財會電算化管理制度
1.目的：為加強(qiáng)財會電算化管理管理，特制定本辦法。
2.適用范圍：本規(guī)定適用于公司及分子公司。
3.財會電算化軟、硬件的購置
3.1電算化軟件的購置、使用運行、升級換版、二次開發(fā)等，由公司財務(wù)部統(tǒng)一負(fù)責(zé)組織實施，并須符合下列條件：
3.1.1購入軟件應(yīng)進(jìn)行可行性論證和方案設(shè)計，在充分考察適合公司情況的基礎(chǔ)上，經(jīng)財務(wù)主管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)方可添購；
3.1.2購入軟件必須是經(jīng)國家財政部統(tǒng)一鑒定合格的、且售后服務(wù)好和技術(shù)支持保障科技含量高的軟件；
3.1.3未經(jīng)批準(zhǔn)不得使用外來軟件（包括應(yīng)用軟件和系統(tǒng)軟件）；不準(zhǔn)對購入軟件進(jìn)行隨意修改，對外拷貝；
3.1.4二次開發(fā)軟件要經(jīng)公司財務(wù)部領(lǐng)導(dǎo)同意、財務(wù)主管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后方可實施，且僅限于對原始數(shù)據(jù)的利用和深加工，不得修改原始數(shù)據(jù)。二次開發(fā)的軟件應(yīng)達(dá)至財政部發(fā)布的《會計核算軟件基本功能規(guī)范》的相關(guān)要求。
3.2電算化硬件的購置
首先由財務(wù)部根據(jù)工作需要提出硬件需要量申請，再由公司信息部進(jìn)行選型和市場價格調(diào)查的工作，選擇性價比好，商品質(zhì)量高的品種和售后服務(wù)好的商家簽訂合同，經(jīng)公司領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后購置。
4.計算機(jī)上崗要求
4.1專職計算機(jī)操作人員經(jīng)專門培訓(xùn)并取得合格證后才能上崗操作，兼職操作人員可逐漸達(dá)到這一要求。
4.2各財務(wù)部使用的計算機(jī)只能用于本公司，未經(jīng)公司財務(wù)部批準(zhǔn)不得對外使用。
4.3為保證系統(tǒng)的正常、安全運行，杜絕各種非法舞弊行為，防止造成系統(tǒng)內(nèi)數(shù)據(jù)的破壞，保證數(shù)據(jù)正確性和運行效率，對上機(jī)操作人員規(guī)定：
4.3.1系統(tǒng)操作員、數(shù)量錄入員、數(shù)據(jù)審核員由財務(wù)負(fù)責(zé)人根據(jù)業(yè)務(wù)需要確定；
4.3.2系統(tǒng)管理員、系統(tǒng)操作員、系統(tǒng)維護(hù)員、數(shù)據(jù)錄入員、數(shù)據(jù)審核員及其他由財務(wù)負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)的有關(guān)財會人員，有權(quán)上機(jī)操作本人權(quán)限范圍內(nèi)的財務(wù)運行系統(tǒng)；
4.3.3與業(yè)務(wù)無關(guān)人員及脫離會計崗位的人員不得上機(jī)運行財務(wù)系統(tǒng)。
4.4嚴(yán)格操作規(guī)則
4.4.1原始憑證需經(jīng)有關(guān)領(lǐng)導(dǎo)審核，并按有關(guān)財經(jīng)法規(guī)填制記帳憑證，憑此進(jìn)行賬務(wù)處理；
4.4.2記帳憑證必須經(jīng)專職審核員審核后才能錄入微機(jī)。數(shù)據(jù)錄入人員應(yīng)嚴(yán)格按照憑證輸入數(shù)據(jù)，不得擅自修改憑證數(shù)據(jù)，如發(fā)現(xiàn)差錯，應(yīng)在輸入計算機(jī)前及時反映給憑證編制人員或系統(tǒng)管理員。已輸入計算機(jī)的數(shù)據(jù)，在登帳前發(fā)現(xiàn)有錯，可按憑證數(shù)據(jù)進(jìn)行修正。如在登帳之后發(fā)現(xiàn)有錯，必須另做憑證，以紅字沖銷，錄入計算機(jī)。最后由復(fù)核員調(diào)正，并在機(jī)內(nèi)簽字，記帳才能進(jìn)行；
4.4.3當(dāng)月機(jī)內(nèi)數(shù)據(jù)必須全部記帳完畢，方可由指定人員進(jìn)行結(jié)帳；
4.4.4除了系統(tǒng)維護(hù)員之外，其他人員一律不得直接打開庫進(jìn)行操作，不得隨意增刪修改數(shù)據(jù)、源程序和庫文件結(jié)構(gòu)；
4.4.5出納人員、軟件開發(fā)人員不得擔(dān)任現(xiàn)金和各類銀行帳的原始數(shù)據(jù)錄入工作，更不允許進(jìn)行系統(tǒng)性操作；
4.4.6系統(tǒng)軟件、二次開發(fā)的文檔資料，均由財務(wù)負(fù)責(zé)人指定專人保管，未經(jīng)許可不得擅自復(fù)制、修改和出借；
4.4.7存檔的數(shù)據(jù)軟盤、帳表、憑證各文檔資料等，由檔案管理員按規(guī)定進(jìn)行復(fù)制、核對、保管；機(jī)內(nèi)數(shù)據(jù)必須每天雙備份；月未根據(jù)需要將明細(xì)帳打印歸檔（如現(xiàn)金、銀行存款、結(jié)算中心往來帳等），年未必須將當(dāng)年所有的明細(xì)帳打印出裝訂成冊歸檔；
4.4.8系統(tǒng)維護(hù)人員必須按有關(guān)的維護(hù)規(guī)定操作；
4.4.9各操作人員在上機(jī)時，應(yīng)認(rèn)真登記姓名、系統(tǒng)時間、業(yè)務(wù)時間等。操作員必須對自己的登機(jī)口令保密，以便帳務(wù)系統(tǒng)自動對其上機(jī)操作進(jìn)行流水登記，財務(wù)部負(fù)責(zé)人定期檢查此上機(jī)記錄，以作為責(zé)任劃分的依據(jù)；操作人員必須嚴(yán)格按操作權(quán)限操作，不得越權(quán)或擅自上機(jī)操作；必須認(rèn)真登記憑證數(shù)據(jù)摘要及有關(guān)附件信息，保證會計信息的全面完整；
4.4.10每次上機(jī)完畢，應(yīng)做好所需的各項備份工作，以防止發(fā)生意外事故；
4.4.11嚴(yán)禁使用來歷不明的軟盤或光盤上機(jī)操作，嚴(yán)禁非法拷貝工作，外購軟盤使用前必須先進(jìn)行防病毒的檢查。
5.軟件升級的審批程序
5.1由系統(tǒng)管理員根據(jù)工作需要提出軟件升級申請報告。
5.2公司財務(wù)部經(jīng)理審查申請報告、信息部論證其可行性、公司分管領(lǐng)導(dǎo)審批。
5.3原程序清單存檔。
5.4手續(xù)完備后，實施軟件升級。
5.5軟件升級后使用變更通知。
5.6進(jìn)行軟件升級后的試運行。
5.7根據(jù)運行的情況總結(jié)并升級文檔資料。
5.8發(fā)出軟件升級后正式運行通知。
5.9軟件更新后的備份與定稿的文檔資料一同存檔。文檔主要包括以上修改或更新的提請人、審批人、維護(hù)人的姓名，維護(hù)時間，修改時間，修改的原因，修改的內(nèi)容，修改后的現(xiàn)狀等。
6.財會電算化檔案管理
財會電算化檔案主要是打印輸出的各種帳簿、報表、憑證，存儲會計數(shù)據(jù)和程序的磁盤或光盤及其它存儲介質(zhì)，系統(tǒng)開發(fā)運行中編制的各種文檔以及其它會計資料。檔案管理的任務(wù)是負(fù)責(zé)系統(tǒng)內(nèi)各類文檔資料的存檔、安全保管和保密工作。電算化財會檔案一般包括以下內(nèi)容：
6.1會計憑證、會計帳簿、會計報表是記錄和反映經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)的重要史料與證據(jù)，財務(wù)部必須加強(qiáng)會計檔案管理工作的領(lǐng)導(dǎo)，建立健全會計檔案的立卷、保管、調(diào)用及管理制度。
6.2記帳憑證由人工統(tǒng)一登記編號，經(jīng)審核人員審查后錄入微機(jī)。定期匯總，按類裝訂成冊，專人保管，帳表必須有會計主管、系統(tǒng)管理員的簽章才能存檔保管。
6.3每月形成的帳簿、報表都應(yīng)按月打印，按科目、類別立卷，裝訂成冊，年底送財務(wù)部檔案室集中管理。
6.4會計檔案一律以紙質(zhì)形式保存，同時以磁質(zhì)形式保存會計檔案，磁質(zhì)檔案一般應(yīng)保存2到3份，保存時限至少為五年。其他各類文檔的保存期限及銷毀手續(xù)，應(yīng)按《會計檔案管理方法》的規(guī)定保管期限進(jìn)行保管。
6.5會計檔案必須做到妥善保管，存放有序，方便查找，備份軟盤應(yīng)貼上保護(hù)標(biāo)簽，標(biāo)簽信息完整，字跡信息完整，字跡清楚，必須用鋼筆填寫。存放在安全、清凈、防熱、防潮的場；同時，嚴(yán)格執(zhí)行保密制度，不得隨意堆放，嚴(yán)防毀損、散失和泄密。
6.6會計檔案為本單位積極提供利用；向外單位提供利用時，檔案原則上不得借出，如有特殊，需經(jīng)公司財務(wù)部經(jīng)理批準(zhǔn)，并應(yīng)記錄下調(diào)用人員的姓名、調(diào)用內(nèi)容、歸還日期等，并按期歸還，且不得拆散原冊。
6.7對于違反上述檔案 管理或保密規(guī)定，以及任何偽造、非法涂改變更、故意毀壞數(shù)據(jù)文件、帳冊、軟盤等的行為將進(jìn)行嚴(yán)肅處理。
7.財務(wù)部會計電算化崗位設(shè)置及工作職責(zé)
7.1會計人員
會計人員應(yīng)孰悉分工負(fù)責(zé)的核算業(yè)務(wù)，既能進(jìn)行手工核算的會計處理，又能適應(yīng)會計電算化工作要求。其職責(zé)范圍除會計法、財政部有關(guān)規(guī)定外還包括：編制會計憑證應(yīng)符合財務(wù)制度的要求，做到經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)處理合法完整、數(shù)據(jù)正確，摘要簡明規(guī)范，編碼完整，符合會計電算化有關(guān)細(xì)則的規(guī)則等。
7.2系統(tǒng)管理員
系統(tǒng)管理員應(yīng)精通本單位的財務(wù)和會計業(yè)務(wù)，具備一定的計算機(jī)知識，熟悉本單位在用系統(tǒng)，由財務(wù)部負(fù)責(zé)人擔(dān)任。主要對系統(tǒng)總的運行情況負(fù)責(zé)，協(xié)調(diào)財務(wù)部內(nèi)外有關(guān)電算化的工作關(guān)系，處理臨時出現(xiàn)的問題。主要職責(zé)有：
7.2.1負(fù)責(zé)電算化系統(tǒng)日常管理工作，監(jiān)督并保證系統(tǒng)的有效、安全、正常運行，在系統(tǒng)發(fā)生保障時，應(yīng)及時監(jiān)督、組織有關(guān)人員恢復(fù)其正常工作；
7.2.2負(fù)責(zé)組織系統(tǒng)各有關(guān)資源（包括設(shè)備、軟件、數(shù)據(jù)及文檔資料等）的調(diào)用、修改和更新的計劃；提出更新軟件或修改軟件的需求報告。
7.3系統(tǒng)操作員
操作員有權(quán)進(jìn)入本公司電算化系統(tǒng)并調(diào)用系統(tǒng)全部或部分功能。操作員應(yīng)熟悉單位財會業(yè)務(wù)，同時有較熟悉的'計算機(jī)操作及數(shù)據(jù)庫知識，熟悉在用系統(tǒng)的使用，操作員一般由經(jīng)過計算機(jī)和會計兩類培訓(xùn)的專業(yè)人員擔(dān)任，對整個系統(tǒng)安全正常進(jìn)行負(fù)責(zé)。其主要職責(zé)包括：
7.3.1嚴(yán)格按照系統(tǒng)操作說明進(jìn)行操作；
7.3.2負(fù)責(zé)系統(tǒng)維護(hù)操作，包括各種環(huán)境庫的修改和更新操作；
7.3.3負(fù)責(zé)各類數(shù)據(jù)的備份和存檔；
7.3.4系統(tǒng)操作過程中發(fā)現(xiàn)故障，應(yīng)及時報告財務(wù)負(fù)責(zé)人和信息部，并做好故障記錄及上機(jī)記錄等；
7.3.5當(dāng)天的日記帳數(shù)據(jù)，當(dāng)天登錄，登錄后打印出當(dāng)天的帳表，做到日日清；
7.3.6月底打印系統(tǒng)所有的明細(xì)帳、總分類帳和會計報表，以及自動轉(zhuǎn)帳憑證；
7.3.7負(fù)責(zé)領(lǐng)導(dǎo)交辦的其他工作；
7.3.8系統(tǒng)操作員是系統(tǒng)運行中的關(guān)健人員，不能由系統(tǒng)開發(fā)人員擔(dān)任，不準(zhǔn)調(diào)用自己權(quán)限內(nèi)的功能。
7.4數(shù)據(jù)錄入員
數(shù)據(jù)錄入員負(fù)責(zé)錄入已審核的手工憑證或其他原始數(shù)據(jù)。數(shù)據(jù)錄入員應(yīng)對會計業(yè)務(wù)知識。有一定的了解，有簡單的計算機(jī)操作知識，能熟練地錄入有關(guān)數(shù)據(jù)。其一般由經(jīng)過打字訓(xùn)練的會計人員擔(dān)任，對錄入數(shù)據(jù)的正確性負(fù)責(zé)。職責(zé)一般包括：
7.4.1檢查專職會計人員提供的數(shù)據(jù)的審批手續(xù)，對非法數(shù)據(jù)不得錄入；
7.4.2嚴(yán)格按照專職會計人員提供的數(shù)據(jù)進(jìn)行錄入，錄入完畢進(jìn)行自檢核對，核對無誤后交數(shù)據(jù)審核員復(fù)核；
7.4.3在輸入過程中，如發(fā)現(xiàn)輸入憑證有疑問或錯誤時，應(yīng)及時向系統(tǒng)管理員或有關(guān)專職會計人員反映，不得擅自作廢或修改；
7.4.4發(fā)現(xiàn)輸入數(shù)據(jù)與憑證數(shù)據(jù)不符時，應(yīng)按憑證數(shù)據(jù)予以修正；
7.4.5每次數(shù)據(jù)錄入結(jié)束后，應(yīng)及時做好數(shù)據(jù)備份；
7.4.6日記帳輸入應(yīng)做好日清月結(jié)；
7.4.7注意安全保密，各自的操作口令不得隨意泄露，備份數(shù)據(jù)應(yīng)妥善保管；
7.4.8、操作過程中發(fā)現(xiàn)問題，應(yīng)記錄故障情況并及時向系統(tǒng)管理員報告；數(shù)據(jù)錄入員不能由系統(tǒng)開發(fā)人員擔(dān)任。
7.5數(shù)據(jù)審核員
數(shù)據(jù)審核員負(fù)責(zé)錄入數(shù)據(jù)和輸出數(shù)據(jù)的正確性審核工作。數(shù)據(jù)審核員應(yīng)熟悉本單位的會計業(yè)務(wù)和全面的會計業(yè)務(wù)，一般應(yīng)由符合條件的會計人員擔(dān)任，其職責(zé)主要包括；
7.5.1負(fù)責(zé)輸入數(shù)據(jù)憑證的審核工作，包括審核各類代碼合法性、摘要規(guī)范性和數(shù)據(jù)的正確性等；
7.5.2負(fù)責(zé)輸出數(shù)據(jù)正確性的審核工作；
7.5.3對不真實、不合法、不完整、不規(guī)范的憑證退還有關(guān)人員更正、補(bǔ)齊，再行審核；
7.5.4對于不符合要求的憑證和不正確的輸出帳表數(shù)據(jù)，不予簽章確認(rèn)。
7.6系統(tǒng)維護(hù)員
系統(tǒng)維護(hù)員是指負(fù)責(zé)系統(tǒng)運行管理與維護(hù)的工作人員。系統(tǒng)維護(hù)員應(yīng)有一定的計算機(jī)知識、會計業(yè)務(wù)知識，應(yīng)能熟練地編制程序，應(yīng)了解所用軟件的結(jié)構(gòu)。系統(tǒng)維護(hù)員可由軟件開發(fā)人員或相應(yīng)的合格人員擔(dān)任。其主要職責(zé)包括：
7.6.1定期檢查軟件、硬件設(shè)備的運行情況；
7.6.2負(fù)責(zé)系統(tǒng)的安裝和調(diào)試工作；
7.6.3按規(guī)定的程序?qū)嵤┸浖耐晟菩浴⑦m應(yīng)性和正確性的維護(hù)。系統(tǒng)維護(hù)員由于熟悉所用的軟件數(shù)據(jù)結(jié)構(gòu)和安全性防范措施，所以不能從事數(shù)據(jù)錄入、復(fù)核等系統(tǒng)的任何操作權(quán)限使用工作。
7.7檔案管理員
檔案管理員負(fù)責(zé)保管各類數(shù)據(jù)和帳表，一般應(yīng)由具備一定計算機(jī)常識，如軟盤的使用與保護(hù)等，具有較強(qiáng)的責(zé)任心的會計人員擔(dān)任。其主要職責(zé)包括：
7.7.1負(fù)責(zé)系統(tǒng)的各種開發(fā)文檔、各類數(shù)據(jù)軟盤、系統(tǒng)軟盤及各類帳表、憑證資料的備份和存檔保密工作；
7.7.2做好各類數(shù)據(jù)、資料、帳表、憑證的裝訂存檔和安全保密工作，不得擅自出借；
7.7.3按規(guī)定期限，向各類有關(guān)人員催交備份數(shù)據(jù)、存檔數(shù)據(jù)、手工憑證和原始憑證。
8.硬件管理制度
8.1計算機(jī)局域網(wǎng)由公司信息部統(tǒng)一管理，財務(wù)系統(tǒng)歸財務(wù)部專用。其他公司查詢數(shù)據(jù)須經(jīng)財務(wù)部主管批準(zhǔn)后由財務(wù)人員根據(jù)要求提供。財務(wù)部計算機(jī)分別由專人負(fù)責(zé)，主要職責(zé)為上、下班及停電時開機(jī)、關(guān)機(jī)、防塵、清潔等日常保養(yǎng)，軟硬件出故障及時向系統(tǒng)管理員匯報。如因事外出必須委托他人代管。
8.2計算機(jī)未經(jīng)批準(zhǔn)不得搬離或任意挪位，各種資料、軟件一律不得帶離單位。
8.3未經(jīng)許可嚴(yán)禁修改硬盤儲存內(nèi)容，不準(zhǔn)備擅自拆開計算機(jī)及修改計算機(jī)有關(guān)軟硬件參數(shù)設(shè)置。
8.4不準(zhǔn)擅自改變上機(jī)內(nèi)容或運行未經(jīng)批準(zhǔn)的軟件。
8.5計算機(jī)配置專門的動力電源，每臺終端配置不間斷電源。停電后必須3一5分鐘內(nèi)存盤正常退出并關(guān)閉UPS電源，人員離開時必須關(guān)閉計算機(jī)、打印機(jī)、UPS和總電源。
8.6 UPS電源不得插接除主機(jī)以外的設(shè)備，如打印機(jī)、電風(fēng)扇、電熱瓶等。
8.7計算機(jī)硬件故障請保持現(xiàn)場，并向系統(tǒng)管理員匯報，由系統(tǒng)管理員安排人員進(jìn)行排除，不得自行拆開處理。
8.8開機(jī)順序：總電源一UPS 電源一外圍設(shè)備（打印機(jī)、顯示器）一主機(jī)。關(guān)機(jī)順序和開機(jī)相反。
8.9系統(tǒng)管理員必須在全部終端都正常退網(wǎng)才關(guān)閉服務(wù)器。
8.10嚴(yán)禁在計算機(jī)上打電子游戲。
8.11外來及新購磁盤、光盤必須先進(jìn)行防病毒檢查方可上機(jī)。
8.12未經(jīng)批準(zhǔn)不得使用外來軟件（包括應(yīng)用軟件和系統(tǒng)軟件），不準(zhǔn)對機(jī)內(nèi)軟件或系統(tǒng)配置隨意修改。
8.13注意數(shù)據(jù)的定期備份，所有軟盤都加上寫保護(hù)，并有規(guī)范的標(biāo)簽。
8.14經(jīng)常對計算機(jī)和軟盤進(jìn)行病毒檢測，并不定期作好殺病毒軟件的升級工作。
8.15各操作員每次對更新數(shù)據(jù)必須及時備份，月末結(jié)帳后磁質(zhì)、紙雙備份。
8.16財務(wù)部各種資料、磁盤、軟件一律不得帶離辦公室，對外（包括公司其他公司）提供數(shù)據(jù)必須經(jīng)財務(wù)部經(jīng)理審批。
8.17計算機(jī)開機(jī)口令和財務(wù)操作員口令需不定期更改，各操作員必須對自己所掌握的口令嚴(yán)格保密，不得對外泄露。
8.18各操作應(yīng)嚴(yán)格權(quán)限操作，不得泄露、打聽他人有關(guān)操作口令，不得以他人名義上機(jī)登錄，更不得試圖獲取不屬于自己職責(zé)范圍內(nèi)的資料數(shù)據(jù)。系統(tǒng)管理員根據(jù)上機(jī)記錄核對，作為工作檢查依據(jù)。
8.19硬件的購置、維護(hù)、維修等按公司規(guī)定執(zhí)行，違反上述規(guī)定造成設(shè)備損壞，由責(zé)任者照價賠償；造成數(shù)據(jù)毀損或泄密者，財務(wù)部將視情況對責(zé)任者予以處理。
9.附則：
9.1本制度由公司財務(wù)部負(fù)責(zé)解釋。
9.2本制度施行后，凡既有的類似規(guī)章制度或與之相抵觸的規(guī)定即行廢止。
9.3本制度經(jīng)總經(jīng)理批準(zhǔn)后自頒布之日起執(zhí)行。修改時亦同。
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