- 相關(guān)推薦
成本合約部檔案管理制度
成本合約部檔案管理制度
一、總則
1、為加強(qiáng)檔案管理，充分發(fā)揮檔案作用，全面提高檔案管理水平，有效地保護(hù)及利用檔案，特制定本制度。
2、部門檔案，是指部門接收、制作、載錄以及其他各項(xiàng)活動(dòng)直接形成的對(duì)部門工作有保存價(jià)值的各種文字、圖表、聲像等不同形式的歷史記錄。檔案分為受控檔案和非受控檔案。
3、承辦人員應(yīng)保證檔案資料的系統(tǒng)完整。結(jié)案后及時(shí)歸檔。工作變動(dòng)或因故離職時(shí)應(yīng)將經(jīng)辦的材料向接辦人員交接清楚，不得擅自帶走或銷毀。
二、資料的收集管理
1、部門指定專人負(fù)責(zé)文件的管理。
2、文件的收集由部門經(jīng)辦人員負(fù)責(zé)整理，交部門負(fù)責(zé)人審閱后歸檔。
三、歸檔內(nèi)容
歸
檔
內(nèi)
容
1、對(duì)外的正式發(fā)文與有關(guān)單位來往的文書。
2、各種重要的會(huì)議材料、工作計(jì)劃、總結(jié)、報(bào)告、請(qǐng)示、批復(fù)、會(huì)議記錄、統(tǒng)計(jì)報(bào)表等。
3、本部門牽頭與有關(guān)單位簽訂的合同、協(xié)議書等文件材料。
4、本部門參與會(huì)簽的各種文件，包括招投標(biāo)文件、工程變更、簽證、工作聯(lián)系單等與成本相關(guān)的各種文件材料。
5、本部門的各種預(yù)結(jié)算以及審計(jì)材料，與協(xié)作單位業(yè)務(wù)對(duì)接的各種材料。
四、歸檔要求
檔案質(zhì)量總的要求是：遵循文件的形成規(guī)律和特點(diǎn)，保持文件之間的有機(jī)聯(lián)系，區(qū)別不同的價(jià)值，分類建立檔案目錄，便于保管、利用及查閱。
類別
歸檔具體要求
合同
1、所簽訂合同的份數(shù)及頁碼應(yīng)齊全完整；2、與合同相關(guān)的資料一起存檔；3、按年度建立合同檔案；4、按編號(hào)排序，便于查找
公文
公文完整；按年度歸檔；保留收發(fā)憑證并一并歸檔；與公文有關(guān)的資料一并歸檔
預(yù)結(jié)算
資料齊全完整；與合同及各項(xiàng)簽證一并歸檔；按數(shù)序編號(hào)；按年度歸檔
其他
資料齊全完整；關(guān)聯(lián)性資料一并歸檔；按年度歸檔；按順序編號(hào)歸檔
五、檔案管理人員職責(zé)
1、按照有關(guān)規(guī)定做好文件材料的收集、整理、分類、歸檔等工作。
2、按照歸檔范圍、要求，將文件材料按時(shí)歸檔。
3、工作人員應(yīng)當(dāng)遵紀(jì)守法、忠于職守，努力維護(hù)檔案的完整與安全。
六、檔案的利用
1、部門檔案只有內(nèi)部人員可以借閱，報(bào)主管人員批準(zhǔn)后，方可借閱，其中非受控文檔的借閱要由部門負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)，受控文檔的借閱要由部門負(fù)責(zé)人簽字批準(zhǔn)。
2、建立檔案出入臺(tái)賬，建立借、查、閱登記簿；檔案借閱的最長(zhǎng)期限為兩周；對(duì)借出檔案，檔案管理人員要定期催還，發(fā)現(xiàn)損壞、丟失或逾期未還，應(yīng)寫出書面報(bào)告，報(bào)部門負(fù)責(zé)人處理。
3、必須嚴(yán)格保密，不準(zhǔn)泄露檔案材料內(nèi)容，如發(fā)現(xiàn)遺失必須及時(shí)匯報(bào)，追究責(zé)任。
4、不準(zhǔn)拆卷及任意抽、換卷內(nèi)文件或剪貼涂改其字句等；不得任意摘抄或復(fù)制案卷內(nèi)容，如確有需要，必須經(jīng)領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)才能摘抄或復(fù)制。
5、必須愛護(hù)檔案，保持整潔，不準(zhǔn)在檔案材料中寫字、劃線或作記號(hào)等。
6、不準(zhǔn)轉(zhuǎn)借，必須專人專用。
7、用畢按時(shí)歸還，如需延長(zhǎng)借閱時(shí)間，必須通知檔案管理人員另行辦理續(xù)借手續(xù)。
七、本制度即日起開始執(zhí)行。
成本合約部
2015年1月28日 附：合同登記表（題頭）
（注：公文等資料參照該題頭分類建立檔案）
2015年合同登記表
序號(hào)
合同編號(hào)
合同名稱
合同內(nèi)容
我方單位
成本合約部檔案管理制度 對(duì)方單位
合同金額
履行期限
簽訂時(shí)間
備注
1
【成本合約部檔案管理制度】相關(guān)文章：
成本合約部崗位職責(zé)（通用21篇）04-25
合約管理制度05-16
成本合約經(jīng)理的具體職責(zé)精品(14篇)06-28
崗位職責(zé)(合約部)05-28
合約部崗位職責(zé)05-30
工程部檔案管理制度09-25
成本管理制度03-06