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文件收發管理制度

時間:2023-04-27 18:30:58 管理制度 我要投稿

文件收發管理制度

為加強對公文收發和內部擬文的管理,特制定本制度:

文件收發管理制度

一、文件收發管理

單位所有的公文歸口辦公室管理,實行專人負責,集中管理,以保證公文的使用效益和資料的完整性,有利于加強安全保密工作。

(一)公文的簽收呈辦

1、簽收:辦公室人員應按時領取文件和信件。

2、呈辦:凡收到的文(函)件(包括領導帶回的會議文件),應及時登記、呈送、擬辦、傳遞。對收到的文(函)件,由分管的副主任提出擬辦意見后,再行傳遞。屬急件的隨收隨呈,及時辦理。

(二)公文的保密。

對“三密”文件應按規定的閱讀范圍傳遞,同時做到:不橫傳,不隨意從中抽出文件,不帶到公共場所和宿舍,不在保密室外過夜。并做到日清、月查、及時清退。

(三)公文的借閱承辦。各科室及有關人員須承辦和借閱文件時,均應辦理借閱登記手續,用后及時歸還。

二、內部擬文

(一)行文規則

1、行文應當確屬需要,注重實效,堅持少而精。

2、向上級請示問題,應當一文一事;不應當在非請示公文中夾帶請示事項。

3、向區直有關單位的重要行文,應當同時抄報區委老干部局。

4、與我單位不相隸屬機關之間一般用函行文。

5、與其他同級單位間必要時可聯合行文。

(二)制發程序

主辦科室承辦人擬稿→科室負責人核稿→分管主任審核→主任簽發→辦公室校核公文格式并登記→編號→承辦科室校對→打愈裝訂→辦公室蓋章→封發。

(三)公文起草

1、起草公文一律用藍黑或碳素墨水書寫或在微機上直接錄入打印,不得用紅色墨水、圓珠筆和鉛筆書寫,草擬文稿首頁一律使用發文稿紙。字跡要工整,稿面要清晰。修改文字要運用標準修改符號,不得書寫在裝訂線以外。

2、科室完稿后,一律用藍黑或碳素墨水填寫擬文稿簽,全稿按管理權限或分工逐級送領導審簽,擬稿者按審簽意見進行修改、定稿。做到行文體式得當,行文要素齊全,審簽程序規范,意思表達準確。

(四)公文校核與校對

1、公文正式印制前,由辦公室對公文的審批手續、文件格式以及文字表達、主題詞等進行校核,確定發文字號、印發范圍和印制份數。

2、公文的印制與校核由承辦科室負責,校樣要與原稿一致。公文印制好后,承辦科室要及時將文件、原稿及電子版交辦公室保存。

(五)公文裝訂、傳遞

1、公文裝訂、封發由辦公室或承辦科室負責。

2、需及時下發的會議通知和上報的重要報告、請示,經中心領導簽批后可通過傳真下發、上報。

3、公文上報下發應發給組織,一般不發給個人。

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一、文件收發管理

單位所有的公文歸口辦公室管理,實行專人負責,集中管理,以保證公文的使用效益和資料的完整性,有利于加強安全保密工作。

(一)公文的簽收呈辦

1、簽收:辦公室人員應按時領取文件和信件。

2、呈辦:凡收到的文(函)件(包括領導帶回的會議文件),應及時登記、呈送、擬辦、傳遞。對收到的文(函)件,由分管的副主任提出擬辦意見后,再行傳遞。屬急件的隨收隨呈,及時辦理。

(二)公文的保密。

對“三密”文件應按規定的閱讀范圍傳遞,同時做到:不橫傳,不隨意從中抽出文件,不帶到公共場所和宿舍,不在保密室外過夜。并做到日清、月查、及時清退。

(三)公文的借閱承辦。各科室及有關人員須承辦和借閱文件時,均應辦理借閱登記手續,用后及時歸還。

二、內部擬文

(一)行文規則

1、行文應當確屬需要,注重實效,堅持少而精。

2、向上級請示問題,應當一文一事;不應當在非請示公文中夾帶請示事項。

3、向區直有關單位的重要行文,應當同時抄報區委老干部局。

4、與我單位不相隸屬機關之間一般用函行文。

5、與其他同級單位間必要時可聯合行文。

(二)制發程序

主辦科室承辦人擬稿→科室負責人核稿→分管主任審核→主任簽發→辦公室校核公文格式并登記→編號→承辦科室校對→打愈裝訂→辦公室蓋章→封發。

(三)公文起草

1、起草公文一律用藍黑或碳素墨水書寫或在微機上直接錄入打印,不得用紅色墨水、圓珠筆和鉛筆書寫,草擬文稿首頁一律使用發文稿紙。字跡要工整,稿面要清晰。修改文字要運用標準修改符號,不得書寫在裝訂線以外。

2、科室完稿后,一律用藍黑或碳素墨水填寫擬文稿簽,全稿按管理權限或分工逐級送領導審簽,擬稿者按審簽意見進行修改、定稿。做到行文體式得當,行文要素齊全,審簽程序規范,意思表達準確。

(四)公文校核與校對

1、公文正式印制前,由辦公室對公文的審批手續、文件格式以及文字表達、主題詞等進行校核,確定發文字號、印發范圍和印制份數。

2、公文的印制與校核由承辦科室負責,校樣要與原稿一致。公文印制好后,承辦科室要及時將文件、原稿及電子版交辦公室保存。

(五)公文裝訂、傳遞

1、公文裝訂、封發由辦公室或承辦科室負責。

2、需及時下發的會議通知和上報的重要報告、請示,經中心領導簽批后可通過傳真下發、上報。

3、公文上報下發應發給組織,一般不發給個人。

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