銷售跟單員的工作職責(zé)

一、 跟單員基本工作及要求

(1) 銷售訂單處理

? 客戶下單有：電傳下單、郵寄下單、電話口頭下單等，每張訂單的下法不同，跟單員都

應(yīng)將它們轉(zhuǎn)成書面訂單并錄入訂單跟蹤表，以便進(jìn)行跟蹤。 并在確認(rèn)交期后回復(fù)訂單至客戶再次確認(rèn)，訂單處理與回復(fù)不得超過24小時。

下單時，我們要注意在各方面存在的問題。舉例如：規(guī)格、顏色、數(shù)量、交期的溝通等。 客戶的訂單原件按照訂單完成狀態(tài)分類整理成：待處理訂單、已完成訂單以便分類查閱。 書面或口頭回復(fù)每張訂單并記錄，跟蹤每張單訂單的生產(chǎn)并將貨品順利的交給客戶，收回應(yīng)收回的款項(xiàng)(部分客戶是先款后貨)。 ? ? ?

(2) 銷售送貨安排

? ? 料等情況安排銷售發(fā)貨。 為提高發(fā)貨效率，銷售跟單員務(wù)必在當(dāng)天上午下班前做好下午的發(fā)貨訂單并打印出來，

當(dāng)天下午下班前與倉庫及生產(chǎn)和外協(xié)跟單溝通安排好次日的發(fā)貨計劃并做好初步的發(fā)貨單以及至少一張可以確定的發(fā)貨單(即確保次日一上班就可以裝車的發(fā)貨單)。如因銷售發(fā)貨安排有誤，造成發(fā)貨推遲或延誤的，跟單人員承擔(dān)相應(yīng)責(zé)任。

涉及回款或其它不確定事項(xiàng)的，必要時跟單員安排發(fā)貨需要與銷售主管和財務(wù)做相應(yīng)的溝通。產(chǎn)品短缺時先分配給主要客戶。 ?

(3) 生產(chǎn)庫存跟蹤

? 將客戶訂單結(jié)合庫存情況轉(zhuǎn)化成定額發(fā)料單交付生產(chǎn)或外協(xié)： 一定要把客戶要求在生產(chǎn)

單上寫清楚。交生產(chǎn)部門生產(chǎn)之前，應(yīng)向倉庫了解生產(chǎn)原材料是否足夠本單的生產(chǎn)。并且，不同客戶下達(dá)的相同的產(chǎn)品訂單在前部生產(chǎn)訂單未完成時要盡快合并生產(chǎn)，以便提高生產(chǎn)效率。

交付生產(chǎn)之后務(wù)必跟蹤生產(chǎn)進(jìn)度，并得到生產(chǎn)明確的排場回復(fù)，據(jù)此回復(fù)客戶的交貨期，原則上交貨期誤差控制在1-2天。

生產(chǎn)過程中，如有意外情況不能滿足客戶的要求時，一定要及時將情況反映到公司最高層，最終找到解決的辦法。

小樣：打小樣的目地是看本公司的做貨能否達(dá)到和滿足客戶的要求，同樣也是大貨和產(chǎn)的依據(jù)。一般情況是按正常的手續(xù)，小樣全部是由客戶自己批板后再下單做貨的。 修改定單 一般情況是要求跟客戶重新下單，跟單員重新開單交生產(chǎn)部生產(chǎn)或者取消生產(chǎn)訂單。 ? ? ? ?

(4) 銷售回款跟蹤

?

? 填寫銷售對賬單并與財務(wù)對賬確認(rèn)后匯總，給銷售人員提供準(zhǔn)確及時的收款信息。客戶未及時回款的要向銷售主管提醒并報知財務(wù)注意。 到期應(yīng)收款的，提前一天與財務(wù)核對好并整理好收款單據(jù)交付業(yè)務(wù)員去收款。

? 每月度結(jié)束后，銷售跟單必須與3天內(nèi)將銷售匯總表做好并提交財務(wù)審核歸檔。

(5) 客戶檔案的管理

?

?

? 新客戶及時登記客戶登記表：務(wù)必將客戶的準(zhǔn)確的名稱，地址、聯(lián)系人、電話、傳真、結(jié)算方式等數(shù)據(jù)完整無誤輸入登記表，以便銷售開單時自動查詢相關(guān)數(shù)據(jù); 客戶產(chǎn)品價格信息及時填寫或者更新進(jìn)客戶登記表，以便保持?jǐn)?shù)據(jù)的準(zhǔn)確性，減少對賬送貨工作的復(fù)雜性。 客戶資料有變更的必須及時變更。

(6) 計算報價單

? 客戶產(chǎn)品有變動或特殊要求而致使價格有變動或者是新客戶，需要填寫報價單報財務(wù)和總經(jīng)理審核之后給客戶確認(rèn)，并按雙方確認(rèn)報價執(zhí)行。

? 客戶產(chǎn)品是使用新材料的，接到客戶訂單時必須請示總經(jīng)理客戶報價是否需要做變更，如需變更則填寫報價單獲批，否則按原報價執(zhí)行。

(7) 客戶服務(wù)

? 客戶來訪接待：客戶來訪應(yīng)該做到熱情周到，如果因故不能接待的，務(wù)必請其它員工代為接待，并跟蹤記錄客戶來訪情況。

? 樣品的寄送與登記：客戶需要樣品時與客戶溝通清楚后送樣給客戶，并跟蹤回訪樣品情況。 ? 客戶投訴或是退貨時：對客戶的投訴，我們要了解問題出現(xiàn)的原因，并要采取措施，找到對策，避免下次出現(xiàn)。

? 客戶要求退貨，首先是盡量的使客戶接受我們所出現(xiàn)的問題。若能返修，則再對成品進(jìn)行返修好后再出貨。 很嚴(yán)重的就重新生產(chǎn)，補(bǔ)單生產(chǎn)再送貨。還有采用相互讓步的折扣法。 有時只能按客戶的要求來處理。最重要的是如何想法讓公司同客戶達(dá)到雙贏。

(8) 與各部門的溝通及完成主管交辦事項(xiàng)的處理

跟單最重要的個人素質(zhì)是什么?溝通!!跟單的本質(zhì)是就是一個內(nèi)外溝通的過程! ? 同本廠內(nèi)的各部門溝通：

面對生產(chǎn)部門我們就是客戶，所做的一切在對老板負(fù)責(zé)的同時也要對客戶負(fù)責(zé)。多同各生產(chǎn)部門溝通協(xié)調(diào)，讓他們能更明確的了解到在生產(chǎn)各單時，客戶的意圖，使生產(chǎn)更順利，能更好的滿足客戶的要求。

? 同客戶的溝通：

先要了解客戶的心態(tài)，他們是希望你在最快的時間里，給他最好的貨，價錢也希望是最低的。如果你能體會到這點(diǎn)的話，同客戶的溝通也就不難了。同時，我們?nèi)裟軐⑹稚系拿繌垎巫赢?dāng)作是自己的事至始至終的做好，客戶那當(dāng)然也就不難交差的。其實(shí)，只要我們能對客戶真誠的付出，他們也會在有些問題上會理解你的，不會令你難做。

? 配合銷售主管并完成其交付的其它工作。

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