單證管理辦法

時間：2024-02-03 07:02:22 管理辦法我要投稿

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單證管理辦法

　　第一章總則

　　第一條為了規范業務單證管理，保障業務合規經營，防止單證風險，增強公司防風險能力，促進業務健康發展，根據省公司《單證管理辦法》和《單證管理實務》，結合全市系統業務單證管理實際，制定本管理辦法。

　　第二條本辦法所管理的業務單證，是指印有公司形象標識和名稱的各類空白業務單證，包括投保單、保險單、保險證（保險卡）和批單。

　　定額保險單是指保險單上印有保險責任、固定的保險金額和保險費，通過手工或機打方式填寫投保人和被保險人姓名、身份證號碼等信息的業務單證，包括保險憑證。

　　有價定額保險單是指在保險單上直接印刷有保險金額和保險費，并加蓋公司簽章，具有法律效力的定額保險單。

　　第三條業務單證管理是指業務單證的設計、審核、印制、保管、配送、領用、變更、銷毀、檢查等方面的管理。

　　第四條業務單證管理堅持“流程管理、分級負責、規范設計、計劃印制、應用IT、嚴格管控”的原則。

　　第五條公司對于在業務經營活動中形成的有效業務單證，按照公司保險業務檔案管理規定執行。

　　第六條本辦法適用于全市系統保險業務單證管理工作。

　　第二章業務單證管理的職能

　　第七條各支公司經理作為本公司的單證管理第一責任人。單證管理責任人對本公司單證的管理和風險控制負責，定期組織單證管理的檢查，確保單證管理的規范統一，并對單證管理責任事故承擔管理責任。

　　市分公司綜合部是市分公司業務單證的職能管理部門。系統內單證工作實行垂直管理，各支公司單證管理部門（綜合部或財務核算部）為本級公司業務單證管理的職能部門。市分公司設立專門的單證管理崗，負責全市系統的單證管理工作。各支公司要配備專職或兼職單證管理員，要求工作責任心強，懂保險業務，并保持單證管理人員的相對穩定性。支公司單證管理員因工作變動發生變動時，應及時向市分公司書面報告，并填寫《人員代碼及權限變更申請表》，按規定上報各級管理部門批準后支公司留存一份，上交市分公司一份。

　　第八條市分公司綜合部負責全市系統業務單證管理實施辦法的制定，負責全市系統業務單證的保管、配送、銷毀等工作的統一管理。支公司不得自行印制和銷毀單證。第九條支公司根據市分公司業務單證實施管理辦法,制定相應的管理辦法。負責支公司業務單證的申請、領用、登記、發放、保管、使用、廢舊單證的回收; 負責使用單證的日清日結，每天檢查當日處理的紙制單證的使用情況, 核對是否與業務處理系統、單證管理系統中的單證流水號和狀態是否相符，以嚴格保險單的管理和保證數據質量的可靠性，及時上報單證使用的重大事項。

　　第三章單證發放與保管

　　第十條單證征訂由市分公司綜合部實行按季征訂，每季度征訂一次，市分公司各事業部和支公司單證管理部門按市分公司綜合部規定的《業務單證征訂單》、征訂時間的要求上報。因新產品開發需要增訂業務單證，由市分公司綜合部按省公司要求統一時間組織征訂。

　　市分公司各事業部或支公司在征訂業務單證時, 應根據險種、數量進行分類統計，為避免單證浪費，節約費用，統計的數量要盡可能地準確，經分管領導審批后，報市分公司綜合部。業務單證印刷費由市分公司財務部門統一向省公司支付后，根據各支公司實際領用數量劃賬。

　　第十一條各支公司之間不得擅自調劑單證，確需調劑時，申請調入支公司和同意調出支公司向市分公司綜合部提出《業務單證調劑申請》,經確定系統內有被調劑單證時,由市分公司綜合部單證管理員負責調劑。

　　第十二條單證領取登記、發放和保管。各支公司單證管理人員負責從市分公司單證管理部門領取業務單證。各支公司單證員從市分公司領取保險單時，需填寫《業務單證發放登記薄》,單證收到后要清點數量、核對單證號碼，清點無誤后方可簽收。保險單證領回后要及時做好入庫登記，填寫《業務單證總帳》、《業務單證明細帳》。支公司應嚴格履行單證發放登記手續，建立《業務單證發放登記薄》。業務單證的領取與發放，應遵循循序漸進發放的原則，既要滿足業務發展需求,又要防止風險。支公司單證員發放業務單證時，必須認真核對單證管理系統庫存數據，嚴格控制單證發放數量。

　　第十三條支公司出單員應對已使用的保險單進行日結日清處理，支公司單證管理員每天檢查當日處理的紙制單證的使用情況，核對與業務處理系統、單證管理系統中的單證流水號和狀態是否相符，并填寫《業務單證銷號清單》。保險業務單證實行定期盤存。市分公司每季末，對轄內業務單證按《業務單證明細表》進行一次盤存，詳細清點業務單證領用、發放、使用、作廢、遺失、停用、核銷、庫存情況。支公司單證員于每月5日前(節假日順延)，將上月盤存結果(含盤存表和業務單證明細表，業務單證銷號清單)通過新“OA”報市分公司綜合部。每年12月底進行年度盤存，通過盤存，做到“賬單相符,賬表相符,賬賬相符，賬實相符,手工臺賬與系統數據相符”。

　　第十四條對停止使用的重要空白單證，支公司不得擅自銷毀，應按照市分公司有關通知精神進行清理盤點并上繳市分公司統一銷毀。應特別注意及時清收分散在各代理網點和營銷員手中的單證�；厥盏膯巫C應填定《業務單證回收清理表》，清理表應標明單證代碼，單證名稱，單證流水號段，并同時在單證系統作好停用處理，上報市公司綜合部。

　　第十五條各支公司出單員要對已使用的單證按單證流水號的順序號及時進行整理、裝訂。非車險通用全打保單有兩聯業務聯，第一業務聯，歸檔時按保單號裝訂，保單附頁、批單等其它附件與此聯一并裝訂；第二業務聯，歸檔時按單證流水號裝訂；對業務處理中作廢的單證不得擅自銷毀，應在單證各聯加蓋“作廢”印章，與已使用單證按印刷流水號歸檔，不允許缺號、跳號，同時必須在業務處理系統進行作廢單證處理，第十六條支公司要建立單證管理責任追究制，對單證工作管理不善造成遺失、短缺的,要追究相關人員的責任。

　　支公司發現單證遺失，應在3日內填報《業務單證遺失報告表》(節假日順延)，上報市分公司綜合部，并采取相應措施，查明原因，對相關責任人進行經濟處罰，同時在所在地報刊上發布遺失公告，聲明作廢。支公司在發布公告后，要保存相關資料。

　　遺失單證的支公司必須在“單證管理系統”中辦理丟失登記手續，同時登記相應的手工臺賬，保證電子賬、手工臺賬賬賬相符。

　　庫房被盜造成編號單證遺失的，被盜單位要注意保護現場，立即向當地公安機關報案，并在第一時間內上報市分公司綜合部。同時，被盜單位立即清查單證庫存，填制單證遺失報告表，按照遺失單證程序辦理作廢手續，并作為重大事件逐級上報。

　　第十七條支公司和出單點應配備業務單證存放專柜,單證存放專柜應牢實、有防盜鎖, 存放在安全地方,以免單證被盜或丟失。

　　第四章單證核銷

　　第十八條單證核銷包括正常單證核銷、作廢單證核銷、遺失單證核銷和停用單證核銷。核銷要求的原則：實物與臺帳相符，實物與系統相符。

　　第十九條正常單證核銷。重要承保單證使用后，由支公司單證管理人員按支公司出單員提供的業務單證銷號清單（含作廢單證）在單證管理系統中進行核銷處理。第二十條作廢單證核銷。作廢的單證，由支公司出單員在單證管理系統進行作廢登記，對單證全部聯次加蓋作廢章。并由支公司出單員按照流水號順序歸入已使用單證存根聯裝訂。

　　第二十條遺失單證核銷。單證遺失人應向所在單位單證管理部門提交書面遺失說明，經本級單證管理部門負責人簽字確認后，在地市級及以上正式媒體進行聲明，并將該聲明提交單證管理部門保存備案。無故遺失單證的，必須由本級單證管理第一責任人簽字確認。

　　遺失單證核銷由省級分公司單證管理崗人員負責。省級單證管理崗人員對下級單證管理部門上報的遺失單證核銷手續審核確認后，在單證管理系統中進行核銷處理。由監管部門或稅務機關監制的單證遺失，應將流水號及數量向當地行業監管部門或稅務機關報告。

　　第二十一條停用單證核銷。省級分公司單證管理部門組織和監督轄內停用單證的銷毀，并在單證管理系統做核銷登記處理。地市分公司、支公司不得自行銷毀停用單證。單證停用銷毀前，應向當地行業監管部門（保密局）或機關機構報告。

　　第五章單證檢查

　　第二十二條單證的檢查工作實行電子監控和實物盤存相結合的方式，充分發揮單證管理系統的作用和功能。市分公司和支公司單證管理崗，應分別按季、月、周對定額保險單進行盤點，并與單證管理系統、臺賬進行核對，保證賬賬相符、賬實相符。

　　單證檢查采取現場檢查與非現場檢查相結合方式。應重點加強對有價定額保險單的管控，隨時跟蹤檢查使用情況，監督是否及時回收、補錄和核銷。主要內容包括檢查機構設立單證管理崗和配備人員的情況，實行專庫專柜專人保管單證的情況，空白單證登記制度的建立和使用情況，單證簽收、發放和領用手續的履行情況，是否對單證使用實行日清日結，單證庫存的盤查情況，是否做到“賬賬相符、賬實相符”，代理人領用單證的管理情況，以及單證管理系統的使用情況等。在單證檢查過程中發現問題的，應責成有關分支機構限期整改；對于存在責任事故隱患的的問題，應追究有關責任人員的責任；在整改限期內未進行整改的，以及在單證檢查過程中發現已發生單證管理責任事故的，應追究有關單證管理責任人和其他有關責任人員的責任。

　　各級單證管理部門負責組織對未使用單證的發放、核銷和統計等環節開展常規性檢查。單證管理的統一檢查由市分公司綜合部牽頭，組識各產品線部門、出單管理中心，按照每年不少30%比例對各支公司、部單證管理情況進行檢查。第二十三條支公司單證管理員應分別按每月、每季對實物單證進行盤點，并與單證管理系統、臺賬進行核對，保證賬賬相符、賬實相符。市公司單證管理員應及時將盤點結果以書面形式報上級單證管理部門。

　　第二十四條單證檢查結果應及時在全市系統予以通報。對未按照單證管理規定操作的，應要求限期整改。給公司造成損失的，視情況給予相關責任人警告、記過、撤職等處分。

　　第二十五條對違反本辦法給公司造成損失的，市分公司按以下規定予以處罰。

　　1、未建立健全業務單證管理制度，給予單位口頭批評，責令整改；未整改的，給予單位通報批評、分管領導警告處分。

　　2、未使用《單證管理系統》，給予單位通報批評、分管領導記過。

　　3、擅自印制業務單證，或繼續使用廢止業務單證，給予單位通報批評、分管領導記大過。

　　4、對保管不善（不可抗力除外）造成損失的，給予單位通報批評，單位主要領導、分管領導、直接責任人分別給予警告、記過、記大過。

　　5、遺失重要業務單證，對責任人每份單證處以50—200 元的罰款, 并予以記大過。造成嚴重后果的解除勞動合同，移交司法機關處理。

　　第六章附則

　　第二十六條本辦法由市分公司綜合部負責解釋。

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