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大學(xué)學(xué)生檔案管理辦法
隨著社會不斷地進步,很多地方都會使用到制度,制度是指一定的規(guī)格或法令禮俗。擬起制度來就毫無頭緒?以下是小編精心整理的大學(xué)學(xué)生檔案管理辦法,僅供參考,希望能夠幫助到大家。
大學(xué)學(xué)生檔案管理辦法 1
學(xué)生檔案是如實記載學(xué)生在校期間學(xué)習(xí)、生活、成長的記錄,為了貫徹黨的教育方針,真正落實國家頒布的《教育法》,加強對學(xué)生的思想教育和各方面的管理;更好地了解、考察和培養(yǎng)學(xué)生為學(xué)生畢業(yè)后用人單位的錄用起到積極的'作用;為了準(zhǔn)確無誤的整理保管每一名學(xué)生的檔案材料內(nèi)容,特制定本辦法
一、管理原則
學(xué)生檔案管理實行全校學(xué)生檔案集中統(tǒng)一管理,切實維護學(xué)生檔案的完整性和真實性。
二、學(xué)生檔案歸檔范圍
1、學(xué)生高考資料
2、高等學(xué)校畢業(yè)生體檢表
3、高等學(xué)校畢業(yè)生登記表
4、入團志愿書
5、入黨申請書、志愿書及考核、培養(yǎng)、調(diào)查材料
6、學(xué)生獎懲材料
7、學(xué)生學(xué)籍異動材料
8、成績總表
9、學(xué)生教育實習(xí)、畢業(yè)實習(xí)考核成績評定表
10、其它
三、學(xué)生檔案管理人員工作職責(zé)
1、負(fù)責(zé)對各學(xué)院、部門的學(xué)生檔案材料的整理進行指導(dǎo)、督促,在每年十二月對學(xué)生檔案的收集整理進行檢查、考核。
2、積極提供利用并辦理檔案的查閱。
3、保管好學(xué)生檔案,遵守保密制度,保證學(xué)生檔案的安全。
4、做好學(xué)生檔案的進出、交接和轉(zhuǎn)遞工作。
5、辦理其他有關(guān)事宜。
四、部門學(xué)生檔案管理工作職責(zé)
1、各學(xué)院按各自職責(zé)范圍收集和整理相關(guān)學(xué)生檔案材料。
2、學(xué)生檔案材料一律用鋼筆或毛筆書寫。
3、學(xué)生在校期間形成的檔案材料由各學(xué)院收集保管,并在每年十一月底以前完成上一學(xué)年度形成的檔案材料的整理。
五、學(xué)生檔案的查閱
1、查閱人需持有關(guān)證件在閱覽室查閱,不允許將檔案帶出閱覽室。
2、查檔人不允許在檔案上圈劃、涂抹、篡改、批注,不得抽出檔案材料,不得向無關(guān)人員泄露檔案內(nèi)容。
3、檔案原則上不外借,如必須借出使用時,要說明理由,經(jīng)主管部門負(fù)責(zé)人批準(zhǔn),并嚴(yán)格履行登記手續(xù),限期歸還。
4、查閱學(xué)生檔案一般限對學(xué)工處、保衛(wèi)處、教務(wù)處、各學(xué)院。
六、學(xué)生檔案的交接與轉(zhuǎn)遞
1、每年各類招生結(jié)束后,有關(guān)部門(招生辦或教務(wù)處)應(yīng)及時將學(xué)生檔案移交。移交過程中,必須認(rèn)真清點、核對,并辦理交接手續(xù)。
2、招生過程中和招生結(jié)束后,凡涉及學(xué)生退檔,須經(jīng)招生辦同意后,辦理有關(guān)退檔手續(xù)。
3、學(xué)生畢業(yè)派遣后,學(xué)生管理科在一個月內(nèi)將檔案轉(zhuǎn)至畢業(yè)生就業(yè)單位或?qū)W生入學(xué)時的生源所在地畢業(yè)生分配辦公室或人才交流機構(gòu),如有特殊情況,需將檔案保留在校的,經(jīng)有關(guān)部門同意后,按學(xué)校代管檔案辦法辦理。
4、檔案轉(zhuǎn)遞應(yīng)辦理登記手續(xù),填寫“轉(zhuǎn)遞通知單”,通過機要(特快專遞)轉(zhuǎn)遞檔案,“轉(zhuǎn)遞通知單”回執(zhí)返回后應(yīng)及時整理并歸檔備查。
5、學(xué)生檔案轉(zhuǎn)出一律不對學(xué)生個人和家長。檔案接收單位到校領(lǐng)取檔案必須持有公函,并由領(lǐng)取人簽名。
(1)學(xué)生轉(zhuǎn)學(xué),應(yīng)憑轉(zhuǎn)學(xué)審批表和招生錄取名單,辦理檔案的轉(zhuǎn)出或轉(zhuǎn)入手續(xù);
(2)學(xué)生考入高一級院校,憑錄取學(xué)校的錄取通知書或調(diào)檔函辦理檔案轉(zhuǎn)出手續(xù);
(3)根據(jù)國家關(guān)于畢業(yè)生就業(yè)政策的規(guī)定,逾期未落實工作單位的學(xué)生檔案將轉(zhuǎn)至生源所在地畢業(yè)生就業(yè)主管部門保管;
(4)檔案的轉(zhuǎn)遞應(yīng)由工作人員專送或通過機要郵寄,學(xué)生本人或其委托人不得自帶。
大學(xué)學(xué)生檔案管理辦法 2
一、 實驗中心(室)工作檔案管理的內(nèi)容
1、 實驗中心(室)概況:學(xué)校和業(yè)務(wù)主管部門下發(fā)的實驗中心(室)建設(shè)與管理的有關(guān)文件和資料。實驗中心(室)建設(shè)與發(fā)展規(guī)劃,實驗中心(室)占用的房間數(shù)、面積及改造等資料。
2、 實驗中心(室)任務(wù):實驗教學(xué)大綱、實驗教學(xué)進度表、實驗課程及項目、每學(xué)期實驗教學(xué)任務(wù)及實驗開課記錄、實驗教學(xué)科表及實驗項目統(tǒng)計、實驗教學(xué)的考核方法及歷年試題、實驗報告等有關(guān)記錄,承擔(dān)的科研和社會服務(wù)項目及工作量。
3、 實驗中心(室)儀器設(shè)備、低制耐用品及材料:儀器設(shè)備的固定資產(chǎn)帳、卡、分戶統(tǒng)計帳、低制耐用品分戶帳、領(lǐng)用單、使用維修記錄、技術(shù)資料等,大型儀器設(shè)備的論證報告、訂貨合同、安裝驗收報告、損壞維修記錄說明書、使用記錄、說明書等,材料領(lǐng)用記錄等。
4、 實驗中心(室)管理制度和工作記錄:實驗中心(室)人員崗位責(zé)任制、實驗中心(室)專職人員工作日志、實驗中心(室)研究活動記錄、人員考核記錄、培訓(xùn)計劃及實施情況,實驗中心(室)工作計劃、研究論文、成果鑒定證書、自制或改造的實驗儀器設(shè)備裝置的驗收報告等。
5、 實驗中心(室)經(jīng)費使用:實驗中心(室)年度儀器設(shè)備購置、實驗材料消耗、儀器設(shè)備維修、條件建設(shè)等經(jīng)費支出情況統(tǒng)計、實驗中心(室)年度科研項目、對外培訓(xùn)、測試、技術(shù)協(xié)作、勞務(wù)等收入情況統(tǒng)計資料。
6、 實驗中心(室)每年上報的'各種統(tǒng)計報表。
二、 實驗中心(室)工作立卷歸檔的管理
1、 實驗中心(室)及設(shè)備管理工作法規(guī)、制度文件卷:
(1)國家及國家教育部與各部位、市教委有關(guān)實驗中心(室)工作的法規(guī)文件;
(2)學(xué)校有關(guān)實驗中心(室)發(fā)展建設(shè)與改革等文件;
(3)實驗中心(室)建制審批(含實驗中心或?qū)嶒炇医ⅰ⒑喜ⅰ⒄{(diào)整、撤消等)文件;
(4)實驗中心(室)管理的各項規(guī)章制度;
(5)實驗中心(室)建設(shè)發(fā)展規(guī)劃;
(6)實驗中心(室)年度工作總計及實驗中心(室)內(nèi)工作人員考核表等。
2、以學(xué)校名義向上級部門定期或不定期報出的實驗中心(室)工作的各種報告、報表或數(shù)據(jù)卷:
A.實驗中心(室)基本情況類
(1)學(xué)校各實驗中心(室)任務(wù)及人員情況學(xué)年度傳送數(shù)據(jù)與報表;
(2)學(xué)校實驗項目學(xué)年度數(shù)據(jù)傳送數(shù)據(jù)與報表;
(3)學(xué)校專職實驗工作人員學(xué)年度數(shù)據(jù)傳送數(shù)據(jù)與報表;
(4)學(xué)校基礎(chǔ)課教學(xué)實驗中心(室)基本情況學(xué)年度數(shù)據(jù)傳送數(shù)據(jù)與報表。
B、設(shè)備管理類
(1)學(xué)校各實驗中心(室)教學(xué)科研硬件與軟件建設(shè)與使用年度數(shù)據(jù)傳送數(shù)據(jù)與報表;
(2)學(xué)校各實驗中心(室)教學(xué)科研硬件與軟件增減情況傳送數(shù)據(jù)與報表;
3、實驗中心(室)管理卷:
(1)實驗中心(室)環(huán)境條件的增擴與實驗中心(室)改革方案文件;實驗中心(室)工作的評估;實驗中心(室)工作人員及其變更情況;實驗中心(室)管理方面的重要實施細(xì)則;實驗中心(室)主任工作守則與工作人員崗位責(zé)任制等;
(2)儀器設(shè)備固定資產(chǎn)卡片;
(3)大型精密貴重硬件、軟件技術(shù)檔案。如申購可行性報告、訂貨合同、裝箱單、使用說明書、技術(shù)資料、驗收報告及其履歷本、降等降級報告和報損報廢等資料。(其中使用說明書和技術(shù)資料經(jīng)校檔案室建檔后可由實驗中心或?qū)嶒炇医栌帽9埽?/p>
4、實驗教學(xué)管理卷:
(1)實驗教學(xué)大綱、教材、講義、實驗指導(dǎo)書;
(2)每學(xué)年度實驗教學(xué)進度計劃表;
(3)實驗項目(題目)的更新、改造與淘汰等資料;
(4)實驗教學(xué)課程、項目(題目)卡片(統(tǒng)一建立實驗項目庫)。
三、實驗中心(室)工作檔案管理
1、本制度適用于西南財經(jīng)大學(xué)各級各類實驗中心、實驗室。
2、實驗中心(室)檔案管理應(yīng)在學(xué)校檔案館的指導(dǎo)下進行,各單位要有專人負(fù)責(zé)此項工作,單位主管領(lǐng)導(dǎo)要認(rèn)真負(fù)責(zé)檔案管理及監(jiān)督檢查工作。
3、實驗中心(室)工作檔案,從實驗中心(室)建立之日起開始建檔,并逐年積累,嚴(yán)加保管。
4、各單位根據(jù)實驗中心(室)工作檔案的內(nèi)容進行統(tǒng)計整理、編目、立卷、定期歸檔。
5、嚴(yán)格執(zhí)行實驗中心(室)檔案借閱手續(xù),實驗中心(室)主任及具體管理人員變動時,必須及時辦理移交手續(xù)。
6、本制度自下發(fā)之日起施行。由經(jīng)濟管理實驗教學(xué)中心負(fù)責(zé)解釋。
大學(xué)學(xué)生檔案管理辦法 3
一、日常檔案工作辦法
1、校學(xué)生會檔案是學(xué)生會的組織干部管理、教育、活動等工作開展所積累的文字與圖像聲像資料,是校學(xué)生會至關(guān)重要的公共財產(chǎn)。檔案內(nèi)容不得隨意公示、復(fù)制。
2、校學(xué)生會檔案由辦公室分類統(tǒng)一管理;各部門檔案由各部門部長整理,秘書處監(jiān)督管理,每一學(xué)期各部門將進行一次檔案清理,將有關(guān)資料歸檔備案。
3、校學(xué)生會檔案包括人事檔案,工作檔案,財務(wù)檔案及活動檔案。
4、各部門策劃籌備的各項活動的所有資料,必須一式兩份辦公室處存檔,以備查找。
5、檔案形式要求:對于各部文檔案,應(yīng)有文本和電子兩種版本。對于磁盤、磁帶,CD,VCD等介質(zhì),向辦公室索取檔案帶,待總結(jié)完后一并上繳。
6、檔案上繳日期:在該項活動結(jié)束后一周內(nèi)。
7、檔案上交時由辦公室簽收。
二、檔案內(nèi)容要求:
(一)人事檔案 包括個人履歷簡介、年度工作鑒定,以及其它有關(guān)材料,由主席團負(fù)責(zé)考察記錄。
l、個人履歷簡介是校學(xué)生會成員的基礎(chǔ)檔案,由有關(guān)個人及部門填寫。
2、年度工作鑒定是對大學(xué)學(xué)生會成員每年工作的.評定,一式三份,每年由大學(xué)學(xué)生會送一份到被鑒定人所在學(xué)院,作為評定獎學(xué)金、評選三好生、優(yōu)秀學(xué)生會干部的依據(jù)之一。
3、工作鑒定是大學(xué)學(xué)生會成員免職或畢業(yè)離校時對其總體工作的鑒定,由學(xué)校有關(guān)部門存入該學(xué)生檔案。
(二)工作檔案 包括校學(xué)生會工作目錄,各部門工作檔案,上級及外單位來文以及其它有關(guān)檔案,由辦公室整理保管。
l、大學(xué)學(xué)生會工作目錄是校學(xué)生會的大事記,按日期順序記錄,并標(biāo)上詳細(xì)內(nèi)容所在有關(guān)檔案的頁碼。
2、各部門將其各項工作指示、活動通知、會議文件、決定、建議意見、經(jīng)驗總結(jié)等認(rèn)真詳實地加以記載,由分管主席定期檢查并交給辦公室整理后將重大事項列入工作目錄。
(三)財務(wù)檔案 包括賬目、現(xiàn)金收支表、各種有關(guān)票據(jù)、表格等,由主席團負(fù)責(zé),定期檢查,詳見財務(wù)制度。
(四)活動檔案
1、活動檔案內(nèi)容包括活動企劃書;活動籌備情況;活動及進程結(jié)果;活動新聞稿,照片等各種文字與圖像資料。
2、 活動結(jié)束后由主辦部門及時寫出工作總結(jié),并與以上材料一起及時辦公室歸檔。
三、檔案查閱辦法
1、查閱要求:
1) 各部門可以根據(jù)工作所需向秘書要借閱有關(guān)文件,但不得將有關(guān)文件作非工作之用。
2) 各部門借閱文件后,應(yīng)保持文件的完整、清潔,不得在文件上亂涂亂寫,并且應(yīng)該及時歸還,若有遺失應(yīng)做出書面檢討,主席團會做出相應(yīng)的警告、批評。
3) 查閱前請對照辦公室檔案清單,明確檔案名稱及檔案號。
4) 認(rèn)真填寫索檔單,并由部長以上簽名。
5) 各部在指定時間辦理查檔手續(xù),并同時告知辦公室歸還日期。
6) 檔案閱畢后請及時歸還,過期不還辦公室有權(quán)進行查詢并作相應(yīng)處理。
2、借閱手續(xù):
(1)借閱檔案必須有證明,由主席團授權(quán)后方可借閱,沒有證明的一律不予借閱。借閱檔案必須進行注冊登記,登記時應(yīng)注明借閱人姓名、地址、借閱的內(nèi)容和時間等。
(2)借閱檔案應(yīng)辦理登記手續(xù)(包括編號、內(nèi)容、時間、借閱人員、記錄人),做到責(zé)任落實到個人。
(3)借閱時間不得超過一周(主席團同意除外),延期歸還由辦公室給予口頭警告、批評。
(4)復(fù)制文件必須征得主席團的同意。
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