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公司接待管理制度

時間:2024-05-23 02:05:36 制度 我要投稿

公司接待管理制度

  在社會發展不斷提速的今天,制度起到的作用越來越大,制度是一種要求大家共同遵守的規章或準則。那么什么樣的制度才是有效的呢?以下是小編幫大家整理的公司接待管理制度,希望對大家有所幫助。

公司接待管理制度

公司接待管理制度1

  一、總則

  (一)為使公司接待工作有所遵循,特制定本制度。

  (二)本制度適用于公司基地接待工作。外駐機構及總部接待工作另作規定。

  (三)行政辦公室負責制度解釋。

  二、接待事務分類

  A類:貴賓接待。指公司領導重要客人公司重要客戶、外賓及參觀團或地方政府部門的接待。

  B類:業務接待。指營銷客戶的'接待。

  c類:普通接待。指一般來客的接待。

  三、接待場所管理

  (一)公司基地設三個接待處所:文化苑用于貴賓接待,商務室用于業務接待,休閑廳用于普通接待。

  (二)其它場所除總經理室外一律不得用做接待場所,待客必須在指定處進行。

  四、接待職責分工

  (一)接待工作是公司窗口式工作,對于塑造企業良好形象、實現“先賣企業后賣產品”營銷策略目標,具有十分重要的意義。各相關部門及人員必須高度重視且規范操行。

  (二)接待內容包括:迎客引入、詢問讓座、接待洽談、參觀介紹及招待服務等。分工如下:

  1.接待中心:提供一般接待良好環境的保障及備品準備,協理貴賓室、商務室定時進行“一般”清掃工作。

  2.警衛值班:提供安全保障及來客導入。

  3.總臺文員:提供信息溝通保障及調度控制和來客記錄,安排來客食宿。

  4.經辦部門:負責接待洽談并陪同始終。

  5.秘書:管理貴賓室、商務室、負責招待服務并陪同洽談及參觀介紹

  (三)辦公室主任對接待工作負有全面責任。

  五、接待方式

  (一)貴賓接待:秘書迎接來客于文化苑入座,公司領導陪客接待,以咖啡、冷飲、熱茶、名煙、水果方式招待,如須就餐由公司領導或指定專人陪同安排于公司或酒店就餐,必要時安排北京市里酒店就餐。

  (二)業務接待:營銷部門主辦人員迎接客戶于商務室洽談,文秘員陪同并服務,以煙茶、飲料、糖果方式招待。原則上安排工作餐,由秘書服務、營銷經辦人陪同。如須安排外出就餐,由營銷部長或指派人員陪同。

  (三)普通接待:業務部門接待并服務,以普通香煙、白開水方式招待,由部門指定人員陪同于餐廳就餐。

  六、接待規則

  (一)接待一般程序

  警衛值班詢清來由后指導路線并通報總臺

  總臺文員禮貌詢問后讓座于休閑廳并通報接待部門及服務人員

  接待經辦人員請來客到專門接待室

  接待洽談,總臺安排食宿

  相關人員禮貌送客

  (二)接待禮儀要點

  1.接待人員須嚴格遵守公司相關規定,不準有任何越格行為發生。

  2.總臺文員于接待進行時,須密切注視接待動態,做好控制指揮工作,保證規范進行。

  3.接待過程中迂有來客提出辦理限制事宜,須婉言解釋。

  (三)接待用品準備

  1.通用備品:煙及配套用品、水及水具、雜志、便箋及鉛筆等。

  2.特殊備品:文化苑速溶咖啡、夏季冷飲、茶品及專用茶具、水果等;商務室夏季飲料及糖果。

  3.備品采購:依物資管理制度進行,秘書辦理采購。

  (四)環境標準

  1.物品擺放整齊,且表面無灰塵;

  2.地面干凈無臟物,空氣流通清新;

  3.室溫適度,燈光合適,電視調好;

  4.備品齊全。

  (五)參觀規定

  1.決定參觀須請示辦公室主任批準。

  2.參觀介紹以秘書為主,接待部門配合。

  3.非經總值班批準不準入室參觀和拍照生產場所。

  4.參觀進行時,原則上介紹者在先、接待經辦在后。

  5.參觀所到之處,作業人員須集中精力做事,不得東張西望,更不許與參觀人員交談。如有必要可禮貌示意。

公司接待管理制度2

  一、目的

  為樹立公司良好形象,提高接待管理水平,加強公司對外聯系和交流,本著“熱情禮貌、服務周到、厲行節約、對口接待,嚴格標準,統一管理”的原則,特制定本制度。

  二、適用范圍

  本制度適用于公司各種接待工作(含業務接待、會議接待、參觀考察等)。

  三、監督管理

  綜合管理部為公司接待工作的歸口管理部門,負責接待工作的安排和管理,擬定重要來賓的接待計劃,協調相關部門落實接待任務,提供后勤保障。

  各部門在接到重要來賓訪預約后,須報綜合管理部,并協調擬定接待計劃,需公司領導出席、綜合管理部協調的重要接待,應提前5天告知綜合管理部。

  四、計劃與準備

  1、在接到公司領導通知或相關部門來訪預約時,需了解來賓基本情況:來賓職務、來訪具體時間、人數、本地逗留日期、目的地和要求等。在此基礎上擬定接待計劃,排出日程安排表,酌情安排接待標準。

  2、根據來賓情況按計劃通知相應的項目做好參觀、接待準備,并通知參加會晤的領導、陪同人員,落實會晤時間及場所。

  3、根據來賓情況提前至少一天按接待標準預定好宴請來賓的酒店,提前按接待標準預約來賓下榻酒店。需為一級接待標準的來賓提前辦理房卡,酌情在房間內準備相關水果。

  4、按分級接待標準安排酒水:接待用酒水由綜合管理部統采購,接待時登記領用,該費用分別于對應的各部門業務費中列支。

  5、相關接待部門與綜合管理部根據情況計劃安排來賓路線,并形成《接待細案》(附件1),填寫《宴請接待審批單》(附件二)進行費用申報。

  6、因會議需要要在會場準備花卉(除簽約儀式外,一般不安排花卉)、水果、茶水、音響設備、投影設備、領導席簽、橫幅、制作歡迎牌、指示牌、名牌等的物料的,需提前至少三天提報申請交給綜合管理部,落實相關事項。特殊的.場合需要安排禮儀人員、邀請新聞媒體、草擬新聞稿、安排攝影像等,由該次接待的業務部門責任人統等。

  7、綜合管理部根據接待行程安排所需車輛,保證車輛清潔,安全性能良好,司機車輛聽從綜合管理部和主接待人員協調安排,統一調度,接待全過程要確保安全駕駛。

  五、接待標準

  菜肴以家常菜為主,不得提供魚翅、燕窩等高檔菜肴和用野生保護動物制作的菜肴。嚴格控制陪餐人數,接待對象在10人以內的,陪餐人數不得超過3人;超過10人的,不得超過接待對象人數的三分之一。

  接待費包括交通費用、住宿費用、餐飲費用或其他因來賓招待而產生的費用;報銷憑證應當包括財務票據、接待細案和派出單位來訪函、調研函、考察函等。

  六、接待禮儀

  1、儀表:面容清潔,衣著得體。

  2、舉止:穩重端莊,從容大方。

  3、言語:語氣溫和,禮貌文雅。

  4、態度:誠懇熱情,不卑不亢。

  5、迎接來賓時:要注意把握迎候時間,提前等候在集團門口或車站機場,接待人員引見介紹主賓時,要注意順序。

  6、接受名片:要以恭敬的態度雙手接受,默讀一下后鄭重收入口袋中。

  7、過走廊時:通常走在客人的右前方,不時左側回身,配合客人腳步,轉彎處伸右手示意,并說“這邊請”。

  8、進電梯時:要告訴客人上幾樓,讓客人先進,先出。

  9、座談時:客人落座后,要以雙手奉茶,先客人,后主人;先領導,后同事;隨時注意添加茶水。

  10、送客時:根據身份確定規格,若送至集團門口、汽車旁,招手待客人遠去,方可離開。

  11、接待中應厲行節約,精打細算,不擺闊氣,不講排場,不奢侈浪費。

  七、注意事項

  接待應有聲像記錄(不適合攝像的場合除外)。接待中涉及機要事務、秘密文電、重要會議,要特別注意保密,接待中既要熟練介紹公司情況,又要內外有別,嚴守本公司商業機密,對不宜攝影攝像的場合,應向參觀人員說明。

  八、信息反饋

  接待人員應及時做好重要來訪信息記錄,將與來訪者交流中取得的信息匯總整理,提取其中對公司有價值的信息匯總后反饋給相關部門領導。

  九、附則

  1、本制度未盡事宜由綜合管理部負責解釋并修訂;

  2、本制度自下發之日起實施。

公司接待管理制度3

  一、總則

  第一條 為進一步提高公司的接待管理水平,促進接待工作的規范化,更好地反映我公司精神面貌,增進各級領導和兄弟單位的支持和合作,達到增進友誼、交流信息、有效改善企業外部環境,樹立良好企業形象的目的,特制定本管理辦法。

  二、接待工作的主要任務

  第二條 安排上級部門、兄弟單位、友鄰部門和基層單位領導來公司人員的吃、住、行。

  第三條 安排重要來賓的檢查、考察、調研等活動。

  第四條 協助辦理公司大型會議的會務工作。

  第五條 協助開展公共關系工作,協調好公司的外部環境。

  三、接待工作的基本原則

  第六條 堅持為提高企業發展和經濟效益服務的原則,強化公關意識,增強接待工作深度,宣傳企業形象,提高公司聲譽,并廣泛獲取信息。

  第七條 接待工作要堅持規范化、標準化,符合禮儀要求,按制度和程序辦事,克服隨意性;既要嚴格執行黨和國家有關廉政建設的規定,又要增加兄弟單位之間的感情,同時也要完成領導交辦的工作任務。

  第八條 接待安排應根據來賓的身份和任務,安排不同領導的接待,確定相應人員的陪同;既要熱情周到、也要講節約,量力而出,反對鋪張浪費。

  第九條 堅持辦公室歸口管理與對口部門接待相結合的原則。辦公室負責接待工作的統一管理,辦理重要接待事務;對涉及較強業務性的接待事務,應由有關項目部牽頭對口接待,辦公室配合。

  第十條 接待工作中應自尊自重,本著尊敬來賓的原則,搞好服務,不允許發生有損我所形象的事件。

  四、接待工作的的程序與規定:

  第十一條 日常接待工作的規范:

  1、接打電話時,要使用文明語言如"您好"、"請問貴姓"、 "您找哪位"、"請稍候"、"謝謝"等等之類的禮貌用語。

  2、在打電話前要準備好記錄用紙、筆或其它所需要的文件、資料,不能等電話接通后,去找所需要的東西而對方拿著聽筒等候。

  3、當客人來訪時,應熱情迎接,主動引客人到辦公室或接待室交談。忌讓客人長久等候無人過問。如本人有事離開辦公室時,應將辦公桌上的文件、資料安放好,以免泄密或丟失。

  4、宴請客人時,應根據宴請的性質和規模不同,分為工作餐、聚餐、宴會;根據來賓的身份,確定不同的人坐陪。

  第十二條 一般性接待工作的程序:

  1、接待前的'準備工作

  1)、對來賓的基本情況做到心中有數。

  2)、制定和落實接待計劃。

  3)、做好接待前的細節工作。

  2、接待中的服務工作

  1)、安排專人迎接來賓。

  2)、妥善安排來賓的生活。

  3)、商訂活動日程。

  4)、安排公司領導看望來賓。

  5)、精心組織好活動。

  6)、安排宴請和瀏覽。

  7)、為客人訂購返程車船或飛機票。

  3、接待后的工作

  1)誠懇地向來賓征求接待工作的意見,并詢問有什么需要接待人員辦理的事情。

  2)把已經訂好的返程車(船、飛機)票送到客人手中,并商量離開招待所或賓館的具體時間。

  3)安排送客車輛,如有必要還應安排公司領導為客人送行。

  五、接待工作的有關要求

  每十三條 根據領導意圖及客人的需求,掌握接待工作的規律,做到目標明確,思路清晰,計劃周密,主次分明,機動靈活,以高度的事業心和責任感,發揚嚴細作風,扎實做好工作。

  每十四條 嚴格執行規定和標準,堅持請示報告制度,在授權范圍以外個人不得擅自作任何決定和承諾。未經同意私自安排的宴請等接待費用,一律不予簽字報銷。

  每十五條 著裝整潔大方,舉止談吐文明禮貌,服務熱情、周到、耐心,保持良好的精神風貌,從各方面體現恩湃公司的良好形象。

  每十六條 辦公室接待管理人員要不斷加強學習和培訓,熟悉接待服務管理知識,掌握公共禮儀規范,了解公司的基本情況以及本省的政治、經濟、人文、地理、風俗民情和風景名勝的一般知識,并具備必需的應變能力和語言表達能力。

  六、附則

  第十七條 本管理辦法經總經理辦公會討論通過,自頒布之日起開始實施。

  第十八條 本辦法由辦公室負責解釋。

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