構建現代商務秘書合理的知識結構

教育與培訓

構建現代商務秘書合理的知識結構

劉素琴

某電信公司翻譯隨團一起到國外采購設備，在談及設備技術指標性能時翻譯不知所云，技術人員雖然理解專業術語卻無法草擬合同文本，秘書雖會起草文本卻苦于法律和英語功底欠缺而難以下筆。最后，在翻譯、技術人員、法律顧問、秘書的通力合作下問題才得到了解決。

可見目前我國開設商務秘書專業的院校培養出來的學生在知識結構上存在著明顯缺陷，很難勝任企業秘書工作。因此，有的企業只得從專業技術人員中選擇文字功底較好的員工改行從事秘書工作，這既造成人才的另一種浪費，又抑制了企業對秘書專業畢業生的需求。這就要求開設商務秘書專業的院校在學生知識能力構建和課程體系建設上作進一步的調整與完善，以適應現代化企業管理對秘書人才的要求。我們認為，開設秘書專業的高職高專院校在課程設置上除保持原有的秘書實務、公文寫作等核心課程外，還應增加五個模塊的內容：

一、專業知識是勝任企業工作的基礎。企業的辦公室不僅承擔著秘書工作職能，還承擔著企業策劃、廣告宣傳等職能，企業秘書只有熟悉本行業、本企業的通用業務技術及相關專業術語，才能滿足開展業務活動、進行企業策劃、宣傳企業文化和擬定企業發展規劃、企業目標、業務發展思路等工作的需要。因此，高職高專院校在秘書教育中應改革培養模式，可采取一、二年級打好專業基礎，三、四年級根據就業方向進行班級重組，分別開設不同行業類別的相關專業課程，以增強學生的專業適應性。

二、法律法規知識是依法工作的保障。目前企業的綜合辦公室大多集秘書事務與法律事務于一身，秘書除了做好日常工作外還要從事企業規章制度的起草、審查，參與商務談判、項目招標，負責合同的起草、審查與第一文庫網管理，辦理企業注冊、登記、年檢，處理商標、專利等專業性強且責任重大的事務。企業秘書只有具

備相關的法律法規知識，才能依法從事管理并依法維護企業的合法權益。

三、專業英語是對外溝通的橋梁。隨著國際經濟交往活動的增多，中資企業與外企、外商的業務往來日益頻繁。在涉外活動中，商務秘書要從事外事接待、涉外信函處理，為領導準備相關企業背景材料、業務資料和事務文書，不具備一定的外語水平尤其是專業外語水平和英語口語能力顯然是不行的。

四、財務知識是企業管理的重要工具。現階段，國家對國有企業的管理主要是通過對資產保值增值率、資產負債率、利潤率、凈資產收益率等一系列經濟指標的考核而實現的，對企業的監控也是通過資產負債率、凈資產收益率、市盈率、每股獲利倍數、每股股利等指標實現的，企業內部往往也是通過分析業務收入增長率、資產收益率、利潤率、勞動生產率、職工工資增長率等對企業的經營狀況進行考核和評價的。這就要求商務秘書必須具備較為系統的財務知識。

五、商務禮儀知識是開展工作的通行證。因為商務秘書要經常從事接待工作并安排出訪、會務、談判、慶典、發布會等，所以掌握一定的商務禮儀知識如基本的禮節禮儀、少數民族的風俗習慣、外國的風土人情等就顯得十分必要。

當然，政治素質、政策水平、綜合分析能力、創新能力等對職業秘書來說也是必不可少的，但這些素質與能力的養成并非一日之功，需要秘書不斷學習、培養和積累。

（作者單位：安徽郵電職業技術學院）

《秘書之友》2005年第5期

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