采購管理體系

襄陽鷹牌榮華軸承有限公司采購管理體系

1．鷹牌榮華軸承有限公司采購管理的基本原則

1．1．物資采購：實行質量優先、價格競爭、相對集中、服務及時的原則；

1．2．供應商的選擇：實行從企業的產品開發、生產能力、工藝制造、質量管理水平、

供貨服務和財務狀況等方面進行擇優選擇的原則；

1．3．供應商關系：為戰略合作伙伴關系，實行利益共享、風險共擔的原則；

1．4．供應商管理：實行年度評價、動態管理、優勝劣汰（5%-10%）的原則；

1．5．供貨質量：實行質量賠償和激勵的原則；

1．6．采購過程：實行規范、公平、公正、公開的原則；

2．采購管理體系

2．1供應商管理組織機購

2．1．1 采 購 部--------------供貨部門

2．1．2 質 量 管 理 部--------------質量檢驗部門

2．1．3 技 術 中 心--------------技術部門

2．1．4 財 務 部--------------價格審定及貨款支付部門

2．1．5 人 力 資 源 部--------------監督部門

2．2．采購管理職責

2．2．1．采購部門

(1)負責潛在供應商的推薦、資格認可以及合格供應商確定的組織工作，提供潛在供應商所有的相關資料；

（2）編制物資采購計劃，按確定的合格供應商及采購流程實施相應的采購業務；

（3）組織物資采購招投標、議標工作；

（4）組織對供應商的業績評定和資源分配；

（5）負責供應商的管理；

（6）負責付款計劃的制定；

2．2．2．質量管理部門

（1）參與供應商資格的評定，參與確定合格的供應商；

（2）負責合格供應商所供商品質量的檢驗、質量跟蹤管理；

（3）參與采購物資招投標、議標工作；

（4）負責合格供應商質量業績的評價和考核，參與供應商的年度評價和整合工作；

（5）負責合格供應商的質量改進和培訓；

（6）負責供應商供貨質量的索賠；

（7）負責與合格供應商簽訂質量保證協議；

2．2．3．技術部門

（1）參與供應商資格的評審；

（2）負責提供外購主材及輔材的采購標準；

（3）參與采購物資招投標、議標工作；

（4）參與供應商的年度評價和整合工作；

（5）負責與合格供應商簽訂技術協議、保密協議，并向合格供應商提供產品圖紙、產品接收標準等相關文件；

（6）對供應商供貨樣品的鑒定；

（7）負責合格供應商的技術培訓；

2．2．4．財務部

（1）參與供應商資格的評審；

（2）負責采購結算價格的審定及貨款結算；

（3）參與采購物資招投標、議標工作；

（4）參與商供貨質量的索賠工作；

2．2．5．監督部門

負責對公司采購管理全過程實施監督；

3．采購業務管理

3．1．采購業務管理的依據：依據采購控制程序實施，確定合格供應商名錄和供應商A、

B、C管理方案

3．2．采購計劃、采購合同、采購訂單的管理：采購部根據銷售部門制訂的年、季、月度銷售計劃及追加計劃和物控部門提供的緊急采購計劃，編制年度、季度、月度采購計劃和緊急采購計劃，同時與合格供應商簽訂相應的采購合同，合同的簽訂要遵守國家相關法規和本公司的相關規定，并在每月15日前向供應商提供下月采購計劃，要求供應商按具體的時間、數量和質量要求供貨，并要求供應商提供相關的材質報告、檢驗報告和供貨產品清單；

3．3．采購標準和相關技術要求管理：技術部門根據生產部、采購部、物控部、銷售部

的信息，制訂并下達采購標準，與合格供應商簽訂《技術協議》、發放產品接收準則、檢驗規范、技術文件，并與其簽訂保密協議。

3．4．采購價格管理:

3.4.1．財務部負責制定物資采購詢價、比價、審價的程序；

3.4.2．總經理負責對本公司所有物資采購價格進行審批；

3.4.3．財務部對本公司所有物資采購價格進行審核；

3.4.4．采購部負責采購物資的詢價、比價、談價及簽訂購貨合同或協議；

（1）詢價：物資采購均應采取3家以上的競爭性詢價，采購員應通知供應商提供經簽字或蓋章確認的書面報價；采購員負責詢價資料的準備工作，并保證詢價資料的完整性和準確性，采購員要隨時做好詢價記錄，按一定的方法歸入供應商檔案，便于跟蹤；采購員接到供應商報價后，要評審報價的完整性和準確性。

（2）比價：采購部采購物資必須采用比質、比價、競爭采購的方式，要求參加競價的供應商不少于3家，并在競價的基礎上與供應商進行多輪談判，每輪談判后目標價格重新確定，采購員要做好書面記錄，并存檔。

（3）審價：采購部將貨比三家的供應商報價資料報財務部，,財務部在3日內根據自己的信息渠道收集的市場價格信息對采購物資的價格進行審核，并上報總經理批準；采購部根據總經理批準的價格與供應商簽訂合同；合同簽訂后采購部將合同復印件交財務部，作為財務支付貨款依據。經過審核未被批準的價格，采購部重新按原程序進行詢價、比價、審價；當供應商提出調價時采購部要求供應商重新提供報價單，采購部按原程序進行詢價、比價、審價；財務部負責所有購進物資和外協加工價格的審核，一是總經理審定價格之前對所采購物資的價格進行審核；審核依據:供應商報價資料；采購部提供的比價資料；收集的市場信息；二是采購員報價之前對發票價格進行審核；審核發票價格的依據是公司已審定的物資采購價格目錄及所簽訂的合同。

采購部必須按采購計劃數量進行購買，并對所購物資的質量和價格負責。所購物資價格明顯高于現行市場價格并沒有理由的,財務部發現后不予上帳。

詢價、比價、審價資料由采購部及時歸入供應商檔案，為便于對采購價格的事后監督，每一筆采購業務都要登記備案，登記的內容包括單位名稱、商品名稱、規格型號、價格、技術標準、售后服務以及付款方式等。

財務部負責建立物價信息收集網絡，及時獲得國內外產品價格信息資料，為全公司提供信息服務，公司內部建立部門之間信息交換、溝通和反饋制度，保證物資采購價格管理過程

中得到及時的信息支持。在市場價格不穩定時期，每月或者不定期提出市場價格預計情況和分析資料；監督和指導采購部調整采購價格。

3.5.5．采購物資質量管理：質量管理部門根據采購部門的信息與合格供應商簽訂《質量保證協議》；供應商所供貨物數量的驗收由物控部倉庫管理員核對；所供貨物的質量驗收由質量管理部門按簽訂合同中約定的技術、質量標準進行檢驗；對由于供應商的產品質量問題造成的損失，由質量管理部門按雙方簽訂的《質量保證協方議》進行質量索賠。

3.5.6．供應商發票管理：供應商開具稅務發票必須符合國家稅務部門和本公司的相關規定。供應商對已使用的物資必須及時開具發票，采購人員、 財務人員收到票后須及時核對發票，辦理財務掛帳或退票手續，收到的發票須在當月處理完畢，特殊情況不得超出稅務部門規定的期限。

4.供應商的管理

4.1.1．供應商資源信息獲取的途徑

（1）現有供應商；

（2）供應商自薦；

（3）通過媒體可網上收集相關供應商信息；

（4）公司相關部門或員工推薦；

（5）顧客指定或其他途徑獲得；

4.1.2．供應商應具備的條件

（1）產品工藝技術先進,具備國家相關生產經營資質，生產檢驗設備齊全，

生產能力可滿足批量生產的需求；

（2）具有較強的質量保證能力；

（3）具有較強的產品開發能力；

（4）企業生產經營及財務狀況良好，具有良性發展的潛力；

（5）產品價格合理；

（6）售后服務優秀；

4．1．3．供應商選擇的步驟

（1）采購部通過各種渠道收集符合本公司需求的相關供應商信息；

（2）采購部對收集的供應商信息進行篩選、比較、確認，對基本滿足公司需求的供應商發給《供應商基本情況調查表》，供應商返回調查表后，要進行進一步的分析、確認，并邀請質量、技術部門等單位對供應商進行現場調查。

根據所掌握的供應商信息，對達到滿足公司要求的供應商由采購部填寫《合格供應商評審表》，提交公司質量管理部門、技術部門、財務部門等單位進行評價，必要時要求供應商提交產品樣品進行檢驗。經評審合格的供應商報公司領導批準后納入《合格供應商名錄》。

4．2．合格供應商的管理

4．2．1．合格供應商的業績考評

合格供應商的日常業績由采購部、質量部門從物品質量、交貨期、整改、服務及額外運費等幾方面考核，每月或每季進行一次評價，根據評價結果對合格供應商按優秀（A級）、合格（B級）、基本合格（C級）、不合格（D級）進行分級排序，實行等級管理。

（1）對A級供應商給予表彰并從供貨比例、財務結算等方面給予優先；

（2）對B級供應商應限量采購；

（3）對C級供應商，暫停采購；向其提出整改建議，整改后若不能通過新供應商評審程序，取消其供應商資格，通過評審的保留其合格供應商資格；

（4）對D級供應商取消其供貨資格；

5．供應商產品質量賠償和激勵機制

為提高產品質量，落實產品質量責任，保證供需雙方和公司用戶的合法權益，根據《中華人民共和國產品質量法》和《中華人民共和國消費者權益保護法》的有關規定，本公司將制訂產品質量賠償和激勵的管理辦法，對供應商所供的產品質量責任、質量賠償原則、質量賠償程序、質量賠償項目進行分類、質量損失的計算方法、質量賠償的申訴、質量懲戒和激勵方面作出明確規定。

供應商在與本公司簽訂供貨協議或合同的同進必須簽訂《質量保證協議》和《技術協議》。協議中應明確規定產品質量要求、驗收標準、抽樣方法和標準、檢驗設備和手段、接收準則和拒收內容。

對產品質量穩定、信譽高、售后服務周到、顧客調查滿意度高的優秀供應商，本公司將從供貨份額、貨款結算等方面予以優先辦理。

6．供應商健儲管理

本公司逐步實行物資零庫存管理，并與供應商協商和簽訂有關協議，推行物資零庫存財務結算方式。所為物資零庫存結算，就是供應商結算以我公司已用商品為結算依據，沒用產品作代儲商品管理，代儲商品不作為結算的依據，貨款結算為當月貨款除一定比例的質量保證金外，下月予以滾動結算。

7．采購控制程序

7．1．采購輸入：產品實現策劃活動時，財務部負責提供材料消耗定額，技術部門負責提供產品技術規范和驗收標準，生產部負責提供生產計劃。

7．2．供方調查：采購部根據產品技術規范及質量要求，在國內外同行業廠家或主要原材料生產廠家中，選擇至少三個以上具有良好信譽及質量保證的廠家進行調查，調查內容包括：供方基本情況、生產能力、檢驗和質量保證能力、交付能力等。公司大宗物資采購必須采取招標、競標方式，由相關部門組成招標小組實施。

7．3．采購計劃：采購部根據實際庫存量和銷售部編制的年度銷售計劃及生產部編制的生產計劃，編制采購計劃，經領導批準后實施。銷售部應于每年的１２月３１日前制訂出下一年度的銷售總計劃，應于每月的３１日前制訂出配套和市場的月度銷售計劃，

7．4．采購信息控制：采購合同、采購訂單中應列明所購物品的名稱、型號、規格、類別、數量、技術標準、質量標準、驗收標準、價格、交貨期 。

7．5交期跟蹤：為保證交貨期，采購部必須要求合格供應商具有100%的交貨能力，列明交貨期要求，訂單數量，產品資料，以使合格供應方能滿足此期望。采購員應跟蹤交貨期進度，確保存按期采購入庫，要求采購員提前以電話、傳真、信函或親自到廠商處跟催，以確保采購產品按時供應。采購物品入庫按規定辦理入庫報檢手續。

7．6．采購產品檢驗：采購物品進廠入庫由倉庫管理員驗證物品名稱、規格型號、數量等項目，并報檢；質量管理部門根據有關進貨檢驗規范的要求，對物品進行必要的進貨檢驗；必要時，質量管理部門派檢驗員前往供貨方現場進行采購物資驗證或要求供方檢驗部門提供質量證明資料。質量管理部門按照相關檢驗規范進行采購物品檢驗并開具相關檢驗單。

對日常進貨進貨檢驗中發現的批量不合格或嚴重不合格項目時，由采購部書面通知合格供方，提出糾正和預防措施要求并限期改正。

采購合同管理辦法

合同作為明確合同雙方權利的義務的依據，具有法律約束力，故凡在經營管理活動中以公司名義與外界發生經濟往來的，應當簽訂經濟合同，合同均采用書面形式。

一、 采購合同的內容： 采購合同的條款構成了采購合同的內容，應當在力求具體明確，便于執行，避免發生糾紛的前下，具備以下主要條款：

１．商品的品種、規格和數量： 商品采購分材料采購和成品采購，商品的品種應具體，避免使用綜合品名；商品的數量多少應按國家統一的計量單位標出。必要時，可附上商品品種、規格、數量明細表。如：鍛件采購應列明所用軸承鋼型號、毛坯流量、是退火件還是淬火件等。

２．商品的質量和包裝： 合同中應規定商品所應符合的質量標準，注明是國家或部頒標準；無國家和部頒標準的應由雙方協商憑樣訂（交）貨；對實行保換、保修、保退辦法的商品，應寫明具體條款；對商品包裝材料、包裝式樣、規格、體積、重量、標志、及包裝物的處理等，均應有詳細規定。

３．商品的價格和結算方式： 合同中對商品和價格的規定要

http://http://salifelink.com/news/55D1ED0615999B6A.Html 具體，規定作價的辦法和變價處理等，規定結算方式和結算程序。

４．交貨期限、地點和發送方式： 交（提）貨期限（日期）要按照有關規定，并考慮雙方的實際情況、商品特點和交通運輸條件等確定。同時，應明確商品的發送方式（送貨、代運、自提）。

５．商品驗收辦法： 合同中要具體規定在數量上驗收和在質量上驗收商品的辦法、期限和地點。

６．違約責任： 簽約一方不履行合同，違約方應負物質責任，賠償對方遭受的損失。在簽訂合同時，應明確規定，供應者有以下三種情況時應付違約金或賠償金：

（１）未近合同規定的商品數量、品種、規格供應商品； （２）未按合同規定的商品質量標準交貨； （３）逾期發送商品。

７．合同的變更和解除條件： 在什么情況下可變更或解除合同，什么情況下不可變更或解除合同，通過什么手續來變更或解除合同等情況，都應在合同中予以規定。

除此之外，采購合同應視實際情況，增加若干具體的補充規定，使簽訂的合同更切實際，更有效力。

二、采購合同的簽訂

１．簽訂采購合同的原則： （１）合同的當事人必須具備法人資格。這里的法人，是指有一定的組織機構和獨立支配財產，能夠獨立從事商品流通活動或其他經濟活動，享有權利和承擔義務，依照法定程序成立的企業。 （２）合同必須合法。也就是必須遵照國家的法律、法令、方針和政策簽訂合同，其內容和手續應符合有關合同管理的具體條例和實施細則的規定。 （３）必須堅持平等互利，充分協商的原則簽訂合同。 （４）當事人應當以自己的名義簽訂經濟合同。委托別人代簽，必須要有委托證明。 （５）采購合同應當采用書面形式。

２．簽訂采購合同的程序： 簽訂合同的程序是指合同當事人對合同的內容進行協商，取得一致意見，并簽署書面協議的過程。一般有以下五個步驟：

(1) 訂約提議。訂約提議是指當事人一方向對方提出的訂立合同的要求或建議，也稱要約。公司采購部根據所需采購的物品制定初始采購合同，合同中列明采購物品的規格、型號、單價、付款期限、交貨日期、結算方式等，采購部將合同傳真至供應商手中。

(2) 接受提議。接受提議是指被對方接受，雙方對合同的主要內容表示同意，經過雙方簽署書面契約，合同即可成立，也稱承諾。承諾不能附帶任何條件，如果附帶其他條件，應認為是拒絕要約，而提出新的要約。新的要約提出后，原要約人變成接受新的要約的人，而原承諾人成了新的要約人。實踐中簽訂合同的雙方當事人，就合同的內容反復協商的過程，就是要約→新的要約→再要約→……直到承諾的過程。 供應商確認些合同所列內容后，字后將此合同傳回公司采購部。采購部將此件作為合同附件存檔。

(3) 填寫合同文本。 采購部根據初始合同填寫正式合同一式二份,將加蓋本公司合同章的正式合同以郵寄或傳真的方式傳入合格供應方手中,合格供應方將加蓋合同章的完整合同寄回或傳回本公司,合同簽訂完畢。

(4) 履行簽約手續。 按合同規定的內容跟蹤交期、質量和結算貨款。保證采購任務的順利完成。

有的經濟合同，法律規定還應獲得主管部門的批準或工商行政管理部門的簽證。對沒有法律規定必須簽證的合同，雙方可以協商決定是否簽證或公證。

三、采購合同的管理 采購合同的管理應當做好以下幾方面的工作：

１．加強采購合同簽訂的管理 加強對采購合同簽訂的管理，一是要對簽訂合同的準備工作加強管理。在簽訂合同之前，應當認真研究市場需要的和貨源情況，掌握公司的經營情況、庫存情況和合同對方單位的情況，依據本公司的購銷任務，收集各方面的信息，為簽訂合同、確定合同條款提供信息依據；二是對簽訂合同過程加強管理，在簽訂合同時，要按

照有關的合同法規定的要求，嚴格審查，使簽訂的合同合理合法。

２．建立合同管理機制和管理制度，以保證合同的履行 建立合同登記、匯報檢查制度，以統一保管合同、統一監督和檢查合同的執行情況，及時發現問題，采取措施，解決糾紛，保證合同的履行。同時，可以加強與合同對方的聯系，密切雙方的協作，以利于合同的順利實現。有關修改合同的文書、圖表、傳真件等均視為合同的組成部分，合同作為公司對外經濟活動的重要法律依據和公司內部明確職責的憑證，有關人員應保守合同秘密，并及時按機密程度專門歸檔合同正本一份存財務部，一份存辦分室，只有一份正本的，正本存財務，復印件存辦公室。

各有關人員應按合同妥善保管與合同有關的資料，包括與有關的文書、圖表、傳真件以及合流轉單等。

3．每一合同履行完畢或長期合同的每一階段完成，各有關人員應及時將上述有關資料整理清楚，交檔案整理清楚，交檔案管理人員存檔。以上資料不得隨意得置、銷毀、

4．處理好合同糾紛 當經濟合同發生糾紛時，雙方當事人可協商解決。協商不成，可以向國家工商行政管理部門申請調解或仲裁，也可以直接向法院起訴。

５．信守合同 合同的履行情況好壞，不僅關系到公司經營活動的順利進行，而且也關系本公司的聲譽和形象。

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