檔案編纂信息主流載體的轉變

時間：2023-05-01 02:00:45 資料我要投稿

相關推薦

檔案編纂信息主流載體的轉變

第二節檔案編纂信息主流載體的轉變

網絡技術、計算機技術、現代通訊技術等現代高新技術的快速發展，將人類社會帶進一個前所未有的數字化世界。在數字環境下的檔案文獻編纂工作必須朝著數字化方向發展，其編纂信息的主流載體也應該脫離手工操作，尋求適合數字化發展的載體技術，這樣才能更好地賦予檔案文獻以新的形式、新的價值，使之在弘揚民族文化、建設新文化方面發揮應有的作用。

一．檔案專題數據庫——數字化的檔案匯編

1.基本概念

檔案數據庫：檔案數據庫屬于文獻數據庫，是檔案自動化的重要內容，它是經過整理組織以機讀形式出現的檔案信息集合。

檔案專題數據庫：它以各種檔案數據庫為主要數據來源，通過檔案信息管理系統，從這些檔案數據庫中提取與某一專題相關的內容，形成一個內容豐富、格式多樣、系統完整的檔案數據集合。通過網絡、多媒體信息等形式向某一類特定的用戶提供利用，具有較強的針對性、實用性。

計算機專題數據庫：是指利用計算機數據庫程序編制的專題性檔案編研成果，具有便于檢索、統計、匯總、分析和利用等許多優點，它突破了傳統紙質檔案編研成果的有形、單一形式，具有自身獨特的無紙形式和強大的信息加工處理能力。

2.檔案專題數據庫的特點

2.1 專題性。檔案專題數據庫注重將館藏中與專題相關的檔案信息提取并揭示出來，并為了說明問題，通常需要對檔案館藏數據庫中的相關數據信息進行整合。

強調的是“精”和“準”，有利于揭示紛繁復雜的館(室)藏內容，也有利于利用者系統、完整地了解和利用某方面的檔案信息。

2.2 多元性。檔案專題數據庫是跨全宗、多類別的檔案數據鏈接的組合。它包括目錄數據、圖像數據、視音頻數據等不同的數據形式，有著豐富多彩的數字復合視聽效果。

根據專題內容的特點，可以分為縱向多元性和橫向多元性。

在信息來源上，檔案專題數據庫不僅局限于館(室)藏檔案。還可以補充采集、鏈接相關的數字化材料。檔案專題數據庫能夠更為全面、直觀地向利用者揭示編纂主題相關的內容。

2.3 系統性。一方面檔案專題數據庫全面涵蓋專題相關的檔案信息資源，通過多角度、多層次的鏈接現有基礎數據庫中相關檔案材料，各種雜亂的、單一相關檔案材料全都有效聚合在一起。

另一方面檔案專題數據庫不是對材料的簡單收集歸納，而必須根據專題定位和子專題的內容進行科學劃分和組織存儲，充分挖掘相關檔案材料之間的有機聯系，系統反映和揭示數據庫所蘊藏和表達的專題內容。

3.檔案專題數據庫功能設置的重點

3.1 數據采集功能強大。

檔案專題數據庫是對多種門類不同載體的檔案數據進行管理，在各種通用檔案管理軟件中都有這些檔案的機讀目錄和電子全文信息，在專題數據庫的數據采集過程中應該充分利用這些已有的信息化成果，直接從原有的數據進行轉換，可以起至事半功倍的效果。

3.2 數據庫設計合理。

建立數據庫時，可以把所有類型的檔案視為一個整體，建立一個包含所有元數據元素的總庫。考慮到數據庫設計的復雜性和維護方便，也可以按照不同的門類不同的載體分別建立相應的子庫，不同的子庫包含不同類型檔案的元數據，實現各子庫的跨庫檢索。

3.3 檢索方式靈活實用。

檢索方式的設置首先要多樣化，可以設置關鍵字和組合式檢索，按照全部字段的條件匹配和多個字段邏輯組合進行檢索，實現對所有目標數據庫的一站式聯合檢索，并對檢索結果進行優化與整合，向用戶提供界面友好、鏈接快速、服務自選的“一站式服務”，從而實現信息服務的“新、快、準、全”和“特、專、全、精”，以滿足用戶的深層次的信息需求。

3.4 利用方式多樣方便。

充分利用各種信息化技術，做到在線和離線并行、被動與主動共存的利用服務。在網絡檢索的基礎上，通過提取特定數據刻錄成光盤然后進行離線利用服務；根據用戶需求，貼合工作熱點，對專題數據庫數據進一步提煉，采用推送的方式主動為用戶提供有參考價值的編研成果，充分發揮檔案管理部門的服務效能，體現檔案管理部門的價值。

4.檔案專題數據庫的基本工作流程

4.1 確定專題。專題的選取要有針對性和有預見性，圍繞大家所關心、所好奇的東西去確定選題。

專題項目建設人員應根據現有檔案資源情況，經充分論證研究，擬制出專題大綱，制定初步的專題方案，大致確定專題的內容架構，并在此基礎上開始組織素材、聚集檔案。

4.2 調查資源。檔案專題數據庫信息資源建設應從館藏檔案資源數字化、檔案基礎數據庫數據采集與重組、網絡虛擬資源挖掘與整合三個方面人手。

4.3 搜集材料。在深入開展資源調查的基礎上，根據調查結果抓好專題材料的搜集工作。材料的完整性，關系到整個專題數據庫的建設質量，搜集工作必須做深、做細。

4.4 搭建平臺。建設檔案專題數據庫，必須選擇一個合適的管理系統作為建設平臺，平臺要解決技術環境的匹配、功能模塊的實現、技術標準的規范等問題。盡量選擇合適的、成熟的、可擴展的、符合國際和國家有關標準的數據庫技術，去構建滿足專題建設需要和目標用戶需求的數據庫功能模塊。

4.5 采集數據。數據采集按專題進行，項目人員根據分配的專題任務可各自單獨采集，到最后階段再進行數據匯總。分為目錄數據采集和全文數據采集。

4.6 存儲鏈接。數據采集后，要通過專題數據庫管理系統將其按專題模塊存儲到相

應的位置，這涉及到元數據的分類與標引。通過數據庫技術，對采集到的數據進行內容標引，包括分析內容、給出主題分類、對內容全文進行相關記錄與主題的動態關聯、元數據資源特征描述等步驟，進行信息資源重組，實現數據存儲。

4.7 信息發布。專題數據的發布采用系統查詢、網站發布、光盤發布及舉辦展覽等形式，盡可能的方便檔案利用，數據庫內容要新穎、形象、直觀，具有很強的感染力和吸引力，盡可能的抓住利用者的眼球。

二．多媒體數據庫——檔案編纂信息的新型組織方式

1.基本概念

多媒體技術：是利用計算機對文本、圖形、圖像、聲音、動畫、視頻等多種信息綜合處理、建立邏輯關系和人機交互作用的技術。多媒體技術所涉及的對象是計算機技術的產物，其實質是將自然形式存在的各種媒體數字化，然后利用計算機對這些數字信息進行加工或處理，以一種最友好的方式提供給用戶使用。

多媒體數據庫：是數據庫技術與多媒體技術集合的產物，是指數據庫中相互關聯的數據的集合，是多媒體文檔的匯集，其中包括文本、圖片、音頻、視頻，半結構化數據，存儲在數據庫系統中的元數據等。它通過統一的模式把多種媒體形式的信息存儲在計算機內，提供對多媒體數據進行操縱、控制的手段。

特點：數據、信息量大；數據的組織和存儲方法復雜；媒體種類多；多種可視聽信息的一體化管理等特點。

2.多媒體數據庫在檔案信息整理中的作用

2.1 有利于存儲、管理各類檔案。

利用多媒體技術，可以對各種專業專門檔案、各種載體形式的檔案信息進行存儲與管理，實現對多種門類、多種載體檔案信息的統一管理，提高管理效率。

檔案多媒體數據庫是以數字形式存儲檔案信息的，便于計算機的處理，可以隨時對有關信息進行存儲、顯示、編輯和打印等操作。并且光盤、磁帶的海量存儲技術為多媒體檔案數據庫的發展提供了便利。

2.2 有利于保護、修復檔案。

利用多媒體數據庫，能夠對檔案進行有關圖形、圖像的存儲，獲得全部信息，可以減少調用原件的頻率，保護檔案原件。

在建庫的過程中，一些破損的傳統檔案也可以得到修復，如利用字跡恢復技術對模糊字跡進行恢復；電子檔案的編輯、數據恢復也更加方便。

2.3 有利于檢索、利用檔案。

多媒體技術的交互性和實時性，是提高檔案檢索水平的速度。便捷的操作界面、簡易的輸入方式，使一般用戶檢索基本沒有什么障礙。

檔案信息“聲、文、圖”一體化，將極大地改善文檔的可讀性，使提供的各類檔案信息更加形象、直觀，易于理解和接受。

多媒體信息的檢索方法全面，操作簡單，減少用戶使用障礙。

2.4 有利于編研、宣傳檔案。

檔案工作者利用圖像制作、音頻剪接、視頻剪接、動畫制作等多媒體功能，能根據需要及時地推出更具直接性和針對性的編研成果，為社會提供更直觀、生動的動態服務。

利用文本、圖像、圖形、音頻、視頻和動畫等制作檔案館全宗指南、館藏檔案介紹、檔案利用效益實例分析、名人傳記等多媒體檔案文檔，向本單位和社會宣傳檔案和檔案工作，令更多的人了解檔案，使檔案走向生活和人民大眾，發揮檔案的社會功能。

2.5 有利于傳遞、交流檔案信息。

多媒體技術與通信技術的結合，利用局域網、廣域網以至環球網來存取多媒體檔案信息，可以實現檔案信息資源的遠距離提供利用服務，消除由于地理障礙而給檔案利用帶來的障礙，擴大檔案的服務范圍，實現檔案信息資源共享，發揮更大的社會效益。

3.多媒體數據庫建設的環節

3.1 數字化信息資源的選擇。

選本館的特色檔案，或重要的檔案，或利用率高的檔案，或用戶有興趣的檔案。并且要注重整體性系統性好，圖、文、聲并存，體現特色具有意義。

3.2 信息文字材料的整理。

多媒體數據庫對文字材料的要求非常嚴格，不得有任何誤差，確保錄入數據的準確和精煉。整理時，應該挑選出原檔案中主要的文字資料及圖像等，以供掃描作數字化處理。保證內容即真實、言簡意賅、完整準確。

3.3 音、像、照片資料的采集。

采集時應尊重充實性原則，應主要收集那些對用戶有用的，具有參考、利用等作用的聲像資料。尊重效益性原則。采集時，應降低成本，注重功效。尊重時效性原則。根據事件發生的階段隨時隨地采集，否則稍縱即逝。

3.4 專題材料的制作。

配樂和解說配音是多媒體的動態特征，也是檔案采集、編纂、利用和儲存的新嘗試。專題檔案不易太大，短小，鮮活，具有感染力即可。

制作步驟，先分頭加工，再進行數字化處理，隨后后輸入數據庫，通過計算機進行綜合程序處理和控制。

三．檔案編纂信息主流載體建設中應注意的問題

1.主體意識不強問題

數據庫建設應以用戶利用需求為導向。在進行建設時，不僅要考慮質量，也要有計劃，有針對性，要以利用需求為導向，變被動服務為主動服務，充分利用檔案信息化的成果，以標準化為前提，以真實性為原則，從館藏實際出發，充分考慮用戶群的特性。拓寬服務領域，創新服務方式，提高服務水平，使操作程序便于掌握，簡便快捷，檢索高效。

2.安全問題

不管是哪種載體的使用，安全問題始終是重中之重。管理時應該從兩個方面入手：

首先是制度方面。在數據庫建立的同時，就應該建立健全相應的配套管理制度，包括數據管理、數據利用方面的制度等。

其次是技術方面。數據庫的安全問題主要涉及介質安全與數據安全兩方面。

3.知識產權保護問題

在數據庫管理系統設計中要高度重視知識產權保護問題，實現對數據細粒度的劃分，加強對數據授權的控制，提供認證機制，只有有利用資格的人才能夠利用該檔案信息。依法辦事，嚴格管理，應用已有的技術，進行制度和技術創新，確保知識產權不被損害。

4.高素質人才培養問題

新信息、數字化時代下，數據庫的建立和完善對檔案工作人員素質的要求也越來越高，必須在較深層次上懂得計算機，會從事制作多媒體產品，多層次多途徑開發利用檔案館資源。

參考文獻：

1. 楊敏. 論網絡環境下的檔案編研工作【J】，曲靖師范學院學報，2004年第6期.

2. 李文以.基于現代信息技術條件的檔案文獻編纂模式探微【J】，檔案學通訊，2008 年第5 期.

3. 劉琳琳.網絡環境下檔案文獻編纂工作的新特點【J】，黑龍江檔案，2012年第1期.