人事部部長的工作總結(3)

　　社團換屆

　　社聯需要薪火傳承，社團也同樣需要。社團換屆同樣是我們部門的一項常規工作。每學年上學期的第十二周到第十六周為社團的統一換屆時間。社團換屆主要包括前期的資料準備、中期的監督換屆以及后期的會長任命儀式。下面主要就社團換屆的中期和后期進行相關的工作總結。

　　中期

　　一、南校區社團換屆監督要點：

　　1.根據安排表拿到自己所監督協會的換屆申請表，第一負責人申請表和換屆監督表，以及黑馬甲或工作證。

　　2.提前一天與協會負責人聯系確認時間地點，提醒其帶會章。

　　3.提前十五分鐘到場與負責人取得聯系。

　　4.提醒負責人當場填寫大會報告表(蓋章)，自己填好大會監督表

　　5.做好監票工作，數清楚到場人數。

　　6.大會結束后與新會長溝通：當場回收紙質版的社團資料表，電子版的社團資料表于兩個工作日內發至人力部門郵箱。

　　7.當場資料收齊后先保管好再統一給負責人。

　　二、北校社團來南校換屆應注意的問題：

　　北校社團來南校換屆一般分為兩種情況：

　　1.社團是屬于北校的，但在南校有分部(如fresh環協，推理愛好者協會)，在南校換屆。

　　①需要我們準備大會報告表給他們當場填寫，大會結束后收大會報告表。②大會結束后與新會長溝通：盡快把協會換屆的電子版的大會報告表和電子版的新一屆協會完整通訊錄都發給北校人力資源部。③留下新會長聯系方式，以便給北校備案。④新會長必須是北校的

　　2.北校與南校有相對應的社團(如愛心社與愛心聯盟，木棉社與木棉人文)，南北校兩社團一起在南校區換屆。

　　這種情況應該南北分別處理，分別聯系南北新會長，對南校社團應按原程序收表和通知交各項資料，對北校社團則按第一種情況中所說的處理。

　　后期

　　老實說，這次會長任命大會舉辦的可以說相當不成功，里面有著各種各樣的原因，也有著我逃不開的責任：

　　1、 任命儀式沒有提前彩排，也沒有跟新老會長以及現場主席嘉賓說明清楚，以致現場的流程比較混亂，主持人主持效果不佳，銜接方面有待改善。

　　2、 ppt以及視頻沒有提前調試好，下次針對需要用到電子文件(包括文本資料以及視頻等)的情況，應盡可能用各種不同的存儲介質進行備份，以備不時之需。

　　3、 會長通知不力，大會舉辦前期沒有再次發短信確認，導致現場開場時間拖延。

　　4、 固定麥以及小蜜蜂等音頻設備沒有提前調試好，導致聲音方面效果不佳。

　　5、 個別干事通知上的疏忽，協會通知時間除了差錯，導致部分協會新老會長急匆匆的趕過來，下次應當進行進一步確認。

　　6、 通知時沒有落實到人，只通知了新會長，并讓新會長通知老會長，導致到場人員不足，老會長缺席現象尤為明顯，針對這種情況，應當落實到人頭上面。

　　7、 通知協會負責人時沒有有效的強調會旗會章對任命儀式交接環節的重要性，以至于現場出現部分協會忘帶漏帶會旗會章的現象。

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