職場充電要做到這三點

　　會務工作事項多、變化多、環節多，特別是大型會議，千頭萬緒、異常繁雜。如何做到心中有數、不出差錯？結合實踐中遇到的案例，我感到，辦會應做到先行一步、多看一眼、深思一層。只有未雨綢繆，才能有效避免“敗筆”。

　　先行一步

　　某局召開工作匯報會，在主客雙方相互介紹的時候，發現席位牌出錯，把客方某位同志名字中的“俊”打成了“佼”。盡管這位同志并不在意，還開玩笑幫工作人員解了圍，但出現這樣的低級失誤，讓會務工作人員倍感尷尬。事后查找原因，發現是工作人員送給打字員的客方名單上，手寫的“俊”和“佼”比較相似，且會務工作人員在校對時思想上不夠重視，未逐字審核，特別是忽略了會場布置檢查環節，致使發生紕漏。

　　做好會務工作，要求我們務必先行一步。反思案例，如果會務工作人員提前到會場走一走、看一看，把席位安排、人員名單、會議材料等關鍵要素好好查一查、對一對，這樣的低級失誤是可以發現并避免的。若是召開大型會議，還有必要模擬會議召開情形，大到會場布置、議程安排、設施設備，小到會標席卡、材料擺放、進場路線，都要一一檢查落實，對落實不到位或銜接不暢的，要及時發現、及時督促、及時整改，確保人員到位、責任到位。

　　多看一眼

　　某地召開電視電話會議，領導講話時忽然卡殼，會議臨時中斷。設備室的工作人員手足無措，信號傳輸正常、音響設備正常、燈光照明正常……想啟動應急措施都無從下手。迅速與主會場取得聯系后才知道，原來是領導修訂過的講話稿缺失了最后幾頁。事后查明，造成這一重大失誤的原因是工作人員打印講話稿時，因時間倉促，沒有發現打印機缺紙，打印后也未仔細翻閱一遍。一時的疏忽，給會議效果造成很大影響。

　　做好會務工作，要求我們務必多看一眼。反思案例，在日常工作中，打印頁數較多的材料時，時常會出現空白頁或打印不完整的情況。如果我們頭腦中始終繃緊了這根弦，即使時間倉促，也會靜下心來，再好好看一看。會議進行過程中，眼睛既要緊盯各項設備運轉情況，又要安排專人現場跟蹤會議進展，做好會場內外銜接工作，確保應變措施準確有效，保障會議萬無一失。

　　深思一層

　　某系統舉辦全省運動會，離開幕還有一個小時，DVD播放機卻突發故障，無法播出音樂。工作人員急出一身冷汗：眼看開幕式已經進入倒計時，音響師也聯系不上，怎么辦？按照應急預案，應準備兩套播放設備，若所租場地部門沒有，怎么辦？好在大家急中生智，馬上將工作人員分成兩組，一組繼續與場地音響管理部門聯系，一組奔赴附近居民樓，挨家挨戶去借播放機。后來正是從居民家里借到的兩臺播放機解了燃眉之急，避免了嚴重失誤。

　　做好會務工作，要求我們務必深思一層。反思案例，萬幸的是活動前工作人員對設備進行了再次檢查，及時發現了故障。設想，如果故障發生在儀式舉行的過程中，那就難以收場了。因此，我們在籌備大型會議活動前，應多想一想可能出現的突發情況，如設備故障、突然斷電、交通擁堵等，事先形成應急方案，以免措手不及。會議結束后，應及時召開小結會議，從會議分組討論、參會人員交流等情況中，總結有效做法，查找工作不足，形成改進措施，為下一次會務工作打好基礎。

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