最新郵件結(jié)尾禮貌用語(yǔ)

時(shí)間：2024-08-20 14:59:00 好文我要投稿

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最新郵件結(jié)尾禮貌用語(yǔ)

　　(1)稱呼：寫一封信，先要把收信人的稱呼頂格寫在第一行，然后，再在后面加上冒號(hào)，表示下面有話要說。

最新郵件結(jié)尾禮貌用語(yǔ)

　　(2)問候語(yǔ)：?jiǎn)柡蛘Z(yǔ)要寫在稱呼的下一行，空兩格。它可以獨(dú)立成為一段。

　　(3)正文：正文一般分為連接語(yǔ)、主體文、總括語(yǔ)三個(gè)局部。每一個(gè)局部開頭都應(yīng)另起一行，空兩格落落筆。

　　(4)祝頌語(yǔ)：祝頌語(yǔ)是表示致敬或祝賀一類的話，如“此致〞、“祝〞等。它可以緊接著正文寫，也可以獨(dú)占一行，空兩格寫。另外，在寫與“此致〞和“祝〞相配套的“敬禮〞、“健康〞一類表示祝愿的話語(yǔ)時(shí)，一般要另起一行頂格寫。

　　(5)署名：寫完信之后，在信的右下角寫上發(fā)信人的姓名叫做署名。在署名的前面一般還要加上稱謂。

　　(6)日期：發(fā)信的日期可也可以另起一行，寫在具名的下邊。

　　一、主題

　　主題要提綱挈領(lǐng)，添加郵件主題是電子郵件和信箋的主要不同之處，在主題欄里用短短的幾個(gè)字概括出整個(gè)郵件的內(nèi)容，便于收件人權(quán)衡郵件的輕重緩急，分別處理。

　　1.一定不要空白標(biāo)題，這是最失禮的。

　　2.標(biāo)題要簡(jiǎn)短，不宜冗長(zhǎng)，不要讓outlook用…才能顯示完你的標(biāo)題。

　　3.最好寫上來自**公司的郵件，以便對(duì)方一目了然又便于留存，時(shí)間可以不用注明，因?yàn)橐话愕泥]箱會(huì)自動(dòng)生成，寫了反而累贅。

　　4. 標(biāo)題要能真反映文章的內(nèi)容和重要性，切忌使用含義不清的標(biāo)題，如 “王先生收〞。也不要用胡亂無(wú)實(shí)際內(nèi)容的主題，例如：“嘿!〞或是“收著!〞

　　5.一封信盡可能只針對(duì)一個(gè)主題，不在一封信內(nèi)談及多件事情，以便于日后整理

　　6.可適當(dāng)用使用大寫字母或特殊字符(如“* !〞等)來突出標(biāo)題，引起收件人注意，但應(yīng)適度，特別是不要隨便就用“緊急〞之類的字眼。

　　二、稱呼與問候

　　1. 恰當(dāng)?shù)胤Q呼收件者，拿捏尺度

　　郵件的開頭要稱呼收件人。這既顯得禮貌，也明確提醒某收件人，此郵件是面向他的，要求其給出必要的回應(yīng);在多個(gè)收件人的情況下可以稱呼大家、ALL。

　　如果對(duì)方有職務(wù)，應(yīng)按職務(wù)尊稱對(duì)方，如“x經(jīng)理〞;如果不清楚職務(wù)，那么應(yīng)按通常的“x先生〞、“x小姐〞稱呼，但要把性別先搞清楚。

　　不熟悉的人不宜直接稱呼英文名，對(duì)級(jí)別高于自己的人也不宜稱呼英文名。稱呼全名也是不禮貌的，不要逮誰(shuí)都用個(gè)“Dear xxx〞，顯得很熟絡(luò)。

　　2. Email開頭結(jié)尾最好要有問候語(yǔ)

　　俗話說得好，“禮多人不怪〞，禮貌一些，總是好的，即便郵件中有些地方不妥，對(duì)方也能平靜的看待

　　三、正文

　　1. Email正文要簡(jiǎn)明扼要，行文通順

　　假設(shè)對(duì)方不認(rèn)識(shí)你，第一件應(yīng)當(dāng)說明的就是自己的身份，姓名或你代表的企業(yè)名是必須

　　通報(bào)的以示對(duì)對(duì)方的尊重，點(diǎn)名身份應(yīng)當(dāng)簡(jiǎn)潔扼要，最好是和本郵件以及對(duì)方有關(guān)，主要

　　功能是為了收件人能夠順利地理解郵件來意。不可沒頭沒腦就是正事，別人不知道你是誰(shuí)

　　還得拉到最后看。但也不可過多，有些聯(lián)系方式之類與正文無(wú)關(guān)的信息應(yīng)在簽名檔中說明。

　　Email正文應(yīng)簡(jiǎn)明扼要的說清楚事情;如果具體內(nèi)容確實(shí)很多，正文應(yīng)只作摘要介紹，

　　然后單獨(dú)寫個(gè)文件作為附件進(jìn)行詳細(xì)描述。

　　正文行文應(yīng)通順，多用簡(jiǎn)單詞匯和短句，準(zhǔn)確清晰的表達(dá)，不要出現(xiàn)讓人晦澀難懂的

　　語(yǔ)句。最好不要讓人家拉滾動(dòng)條才能看完你的郵件，千萬(wàn)不要學(xué)唐僧。

　　2. 注意Email的論述語(yǔ)氣

　　根據(jù)收件人與自己的熟絡(luò)程度、等級(jí)關(guān)系;郵件是對(duì)內(nèi)還是對(duì)外性質(zhì)的不同，選擇恰

　　當(dāng)?shù)恼Z(yǔ)氣進(jìn)行論述，以免引起對(duì)方不適。

　　尊重對(duì)方，請(qǐng)、謝謝之類的語(yǔ)句要經(jīng)常出現(xiàn)。電子郵件可輕易地轉(zhuǎn)給他人，因此對(duì)別

　　人意見的評(píng)論必須謹(jǐn)慎而客觀。 “郵件門〞就是深刻的教訓(xùn)! 3. Email正文多用1234之類的列表，以清晰明確。

　　如果事情復(fù)雜，最好1、2、3、4的列幾個(gè)段落進(jìn)行清晰明確的說明。保持你的每個(gè)段

　　落簡(jiǎn)短不冗長(zhǎng)，沒人有時(shí)間仔細(xì)看你沒分段的長(zhǎng)篇大論。 4. 一次郵件交待完整信息

　　最好在一次郵件中把相關(guān)信息全部說清楚，說準(zhǔn)確。不要過兩分鐘之后再發(fā)一封什么

　　“補(bǔ)充〞或者“更正〞之類的郵件，這會(huì)讓人很反感。 5. 盡可能防止拼寫錯(cuò)誤和錯(cuò)別字，注意使用拼寫檢查這是對(duì)別人的尊重，也是自己態(tài)度的表達(dá)。如果是英文Email，最好把拼寫檢查功能打

　　開; 如果是中文Email，注意拼音輸入法帶給你的弱智同音別字。在郵件發(fā)送之前，務(wù)必自己仔細(xì)閱讀一遍，檢查行文是否通順，拼寫是否有錯(cuò)誤。

　　6. 合理提示重要信息

　　不要?jiǎng)硬粍?dòng)就用大寫字母、粗體斜體、顏色字體、加大字號(hào)等手段對(duì)一些信息進(jìn)行提

　　示。合理的提示是必要的，但過多的提示那么會(huì)讓人抓不住重點(diǎn)，影響閱度。

　　7. 合理利用圖片，表格等形式來輔助闡述

　　對(duì)于很多帶有技術(shù)介紹或討論性質(zhì)的郵件，單純以文字形式很難描述清楚。如果配合

　　圖表加以闡述，收件人一定會(huì)表?yè)P(yáng)你的體貼。四、附件

　　1. 如果郵件帶有附件，應(yīng)在正文里面提示收件人查看附件 2. 附件文件應(yīng)按有意義的名字命名，最好能夠概括附件的內(nèi)容，方便收件人下載后管理

　　3. 正文中應(yīng)對(duì)附件內(nèi)容做簡(jiǎn)要說明，特別是帶有多個(gè)附件時(shí) 4. 附件數(shù)目不宜超過4個(gè)，數(shù)目較多時(shí)應(yīng)打包壓縮成一個(gè)文件 5. 如果附件是特殊格式文件，因在正文中說明翻開方式，以免影響使用

　　6. 如果附件過大(不宜超過2MB)，應(yīng)分割成幾個(gè)小文件分別發(fā)送，

　　另外需要注意的地方：

　　一、語(yǔ)言的選擇和漢字編碼

　　1. 只在必要的時(shí)候才使用英文郵件 2. 尊重對(duì)方的習(xí)慣，不主動(dòng)發(fā)起英文郵件

　　3. 對(duì)于一些信息量豐富或重要的郵件，建議使用中文。你很難保證你的英文表達(dá)水平或收

　　件人中某人的英文理解水平存在問題，而影響郵件所涉及問題的解決。

　　4. 選擇便于閱度的字號(hào)和字體

　　中文老實(shí)點(diǎn)用宋體或新宋體，英文就用Verdana 或 Arial 字型，字號(hào)用五號(hào)或10號(hào)字

　　即可。這是經(jīng)研究證明最適合在線閱度的字號(hào)和字體。不要用稀奇乖僻的字體或斜體，最好不用背景信紙，特別對(duì)公務(wù)郵件。

　　不要為突出內(nèi)容而將字號(hào)設(shè)置過大，拉滾動(dòng)條是很麻煩的事情;也不要過小，費(fèi)心又

　　傷眼睛。

　　二、結(jié)尾簽名