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前臺文員職責

時間:2024-03-10 22:50:40 好文 我要投稿

【必備】前臺文員職責

前臺文員職責1

  一、行政前臺接待

【必備】前臺文員職責

  1. 接待來訪者

  接待不明目的的來訪者,先問清對方來訪原因,根據(jù)情況判斷是否需要通知公司相關人員進行接待。若有正當訪問理由或已預約,應快速聯(lián)絡相關人,請來訪者到會客廳等候,并給客人倒水或飲料。若訪問對象是集團總裁或其他高管,應向其秘書確認約見時間,并通知其接待。

  2. 接待咨詢者

  若有業(yè)務咨詢者來訪,應及時請業(yè)務部門的.助理或客服部的人員來協(xié)助接待。

  3. 接聽電話

  接聽電話時,應先說“您好,大地集團”。接聽電話時使用文明禮貌用語,并記錄電話信息及時轉告相關人員(注:不可隨意將集團總裁或其他高管的聯(lián)系電話透漏給他人)。

  4. 接待推銷人員

  上班時間若有其他公司的推銷人員上門推銷,應婉轉拒絕,告知上班時間在公司推銷,會影響他人工作。

  二、信件及報刊雜志轉交

  收到信件及報刊雜志時,應快速、仔細辨認收件人或收件單位,并及時通知收件人前來領取。若收件人是集團總裁或其他高管,應盡快送至其辦公室或轉交其秘書接收。

  三、快遞管理

  1. 接待快遞員

  熟悉目前與公司有業(yè)務往來的快遞公司,及時更新快遞公司聯(lián)系人及其聯(lián)絡方式,并熱情接待每日前來送、取件的快遞員。

  2. 轉交快遞

  收到快遞時,快速、仔細辨認收件人或收件單位,并及時通知收件人前來領取,并做好簽收登記。若收件人是集團總裁或其他高管,應盡快送至其辦公室或通知其秘書前來領取。

  3. 與保安交接快遞工作

  每天下班前將快遞登記簿轉交門衛(wèi)室,第二天早上上班時再將登記簿取回,并同時取回下班時間保安代理接收的快遞,通知收件人前來領取。

  四、會務工作

  1. 會議前準備工作

  主動關注會議信息,向組織者或組織部門了解會議相關情況,及時記錄準備工作內(nèi)容,并積極協(xié)助;協(xié)助保潔工人做好會議室準備工作;協(xié)助會議組織者做好會議通知等工作。

  2. 會議中服務工作

  維護會議室外環(huán)境安靜,根據(jù)會議組織者要求,適時為與會者準備茶水飲料,并隨時待命,協(xié)助做好其他會務工作。

  3. 會議后完善工作

  負責檢查和關閉會議室電子設備及電器;協(xié)助保潔工人整理會議室,協(xié)助會議組織者做好會后完善工作。

  五、每日茶歇時間物品購買及茶歇時間負責

  1、茶歇時間為員工福利,每天早上10:00-10:15分,下午16:00-16:15分,前臺接待人員需做好每日茶歇時間物品購買及擺放,一般提前5分鐘將物品擺放完畢(茶歇時間音樂由保安負責播放)。

  2、負責咖啡機固定清洗(一般一周清洗一次),及協(xié)助保潔人員保持茶水臺周邊環(huán)境的清潔。

  六、行政前臺日常事務

  1.保證前臺電子設備的正常使用

  前臺有觸摸屏、電話等電子設備,若設備發(fā)生故障可以先找同事檢查,若無法維修,可請同事聯(lián)系供貨商或外部維修單位,排除故障。

  2.前臺電源管理

  每日下午下班后,須將前臺電子儀器電源全部關閉后方可下班。

  3.公司鑰匙管理

  前臺備有會議室鑰匙及個別辦公室鑰匙,前臺應妥善保管以備使用。

前臺文員職責2

  前臺文員的工作職責:

  1、接聽電話,接收傳真,按要求轉接電話或記錄信息,確保及時準確。

  2、對來訪客人做好接待、登記、引導工作,及時通知被訪人員。對無關人員、上門推銷和無理取鬧者應拒之門外。

  3、保持單位清潔衛(wèi)生,展示單位良好形象。

  4、監(jiān)督員工每日考勤情況。

  5、負責單位快遞、信件、包裹的收發(fā)工作

  6、負責辦公用品的盤點工作,做好登記存檔。并對辦公用品的`領用、發(fā)放、出入庫做好登記。

  7、不定時檢查用品庫存,及時做好后勤保障工作。

  8、負責每月統(tǒng)計單位員工的考勤情況,考勤資料存檔。

  9、負責復印、傳真和打印等設備的使用與管理工作,合理使用,降低材料消耗。

  10、負責整理、分類、保管單位常用表格并依據(jù)實際使用情況進行增補。

  11、做好會前準備、會議記錄和會后內(nèi)容整理工作

  12、做好材料收集、檔案管理等工作。

  13、協(xié)助上級完成單位行政事務工作及部門內(nèi)部日常事務工作。

  14、協(xié)助上級進行內(nèi)務、安全管理,為其他部門提供及時有效的行政服務。

  15、協(xié)助主任做好單位各部門之間的協(xié)調(diào)工作,積極完成上級交辦的臨時事務

前臺文員職責3

  1、接待接洽工作,公司來訪人員接待。

  2、公司總機電話接聽,轉接,留言,記錄工作。

  3、公司客戶來訪信息的管理.

  4、收發(fā)、整理和保管報刊函件、快遞等。

  5、負責部門會議記錄。

  6、協(xié)助招聘工作(面試人員通知、接待)。

  7、協(xié)助行政事務。

  8、完成領導交辦的其他工作。

前臺文員職責4

  崗位職責:

  1、接待來訪客人并及時準確通知被訪人員;

  2、收發(fā)公司郵件、報刊、傳真和物品,并做好登記管理以及轉遞工作;

  3、負責快件收發(fā);

  4、負責前臺區(qū)域的環(huán)境維護,保證設備安全及正常運轉(包括復印機、空調(diào)及打卡機等);

  5、考勤的制作及整理,數(shù)據(jù)的.錄入。

  6、協(xié)助公司員工的復印、傳真等工作;

  7、辦公用品的申購采買及發(fā)放;

  8、完成上級交辦的其它工作.

  任職資格:

  1、女,形象好,氣質(zhì)佳,年齡18—24歲,身高1.62以上;

  2、1年相關工作經(jīng)驗,文秘、行政管理等相關專業(yè)優(yōu)先考慮;

前臺文員職責5

  1、負責接聽前臺總機電話負責做好轉接工作;

  2、負責前臺來訪人員的'接待;

  3、負責通知發(fā)布、會議室、培訓室的按排及會議記錄、整理、建檔;

  4、根據(jù)要求采購日常辦公用品及員工名片制作等工作;

  5、負責公司考勤記錄及加班統(tǒng)計;

  6、負責檢查會議室、培訓室、總個辦公區(qū)衛(wèi)生環(huán)境管理;

  7、配合行政經(jīng)理的招聘工作及員工入職按排工作;

  8、完成領導交給的其它任務書;

前臺文員職責6

  總要求:主動、熱情、認真、勤快

  一、 接待

  1、 文明用語,言談儀表,大方得體,微笑待人。前臺文員的接待一定程度代表公司形象。

  2、 著裝大方得體,須穿著有袖上裝,最好是職業(yè)裝。

  3、 客人來訪,先請入接待室、電話聯(lián)系后帶入辦公室。接著送上茶水。

  4、 客人離開后,及時收拾接待室、領導辦公室茶杯。

  5、 離開崗位,找辦公室同事頂崗。保持前臺有人在崗,要求頂崗者也坐在椅子上。

  6、 不準在前臺崗位聊天、喧嘩。保持崗位環(huán)境整齊、潔凈。

  7、 經(jīng)理辦公室盛水器皿保持有水狀態(tài),注意提前續(xù)水。每天早上換水。

  8、 為領導泡茶。

  二、 清潔衛(wèi)生

  1、 每天配合清潔工整理領導辦公室內(nèi)務(認真抹桌椅、摘除花木枯黃葉、收拾舊報紙等。

  2、 每周吸塵一次,如太臟立即吸塵。經(jīng)常清理吸塵器。

  3、 每天上午8:50前到。完成清潔工作,如不夠則提早到。

  4、 來到公司先將開水器開關打開。每周一早上將開水器里的積水放完,換水。

  5、 原則上半年清洗一次地毯。如太臟則增加次數(shù)。 特別注意:愛護公物,洗地毯、維修空調(diào)、裝修時,要求桌面、地面都全鋪報紙保護,搬動椅子千萬小心,千萬不要碰壞、劃花,就像愛護自己財務一樣。

  6、 督促清潔工的工作情況,有不滿意之處,及時指出,如不改善則報告主管領導。

  7、 下班后管好領導辦公室、會議室、接待室等門窗。臺風天氣要檢查全部辦公室窗戶關緊,提醒每個部門關緊門窗。

  三、 綠化業(yè)務

  1、 每次緊跟澆花員澆花,做好完全防范。督促清楚黃葉、提前告知更換花木。每天檢查領導辦公室、公共區(qū)域的'花木葉子黃了,馬上動手摘除,不能等等澆花工來了才處理。

  2、 不定期記錄需要更換花木,通知花木公司,跟進換新。

  3、 要求澆花工注意清潔,不準弄臟地毯和桌子。

  4、 換花木弄臟過道時,要及時清潔。

  四、 分發(fā)報紙、訂報、收郵件、處理舊報

  1、 每天上午及時到樓下取報、分發(fā)報紙。

  2、 及時分發(fā)郵件到個人。

  3、 前一天舊報受到接待室夾好。

  4、 領導辦公室報紙整理好。

  5、 每周五下午把每個部門舊報回收到儲物室。

  6、 一季度賣舊報一次,填報《廢報處理表》,把錢交到財務室,做好登記。

  五、 聯(lián)系維修事務

  1、 維修空調(diào),要求出故障及時報告,多催促,講求效率。直接體現(xiàn)辦公室效率,要重視,及時反饋情況:如已聯(lián)系維修公司人員,安排維修時間等。

  2、 經(jīng)常觀察設施、電器、房屋,及時發(fā)現(xiàn)熱水器、門窗、門鎖故障,馬上告知,進行檢查,原則上自行維修。需要時聯(lián)系管理處,了解維修費,是否更換,是否自購零件物品。

  3、 桌椅維修時,如保修期內(nèi)的新物品,查看購物單聯(lián)系維修,保修期滿的則找固定一家維修公司。

  六、 考勤事務

  1、 做好領導及業(yè)務部門經(jīng)理考勤登記,記錄其外出時間、事由。

  2、 保管員工請假單,做好員工休假記錄統(tǒng)計。

  七、 復印資料

  1、 有時協(xié)助打印文件,要求熟練操作WORD、EXCEL 辦公軟件。

  2、 負責資料復印,傳真。

  八、 會議室、接待室管理

  1、 確保會議室隨時可以進行會議。

  2、 會前一小時開窗通風,會前20分鐘開空調(diào)機。

  3、 會前布置會場:清潔衛(wèi)生,擺放桌椅,擺花木,掛橫幅,擺臺卡、煙灰缸、紙巾盒。

  4、 洗手間放紙巾。

  5、 做好茶水供應工作。會前確定供應熱茶或者飲料。每半小時加一次熱茶。

  6、 會后清潔會場:撤下橫幅、收好臺卡、清理茶杯和煙灰缸。

  7、 中午不得讓人在會議室午休。

  8、 不得在里面用餐。

  9、 不得在會議室、接待室放雜物,制止他人放雜物。

  10、 平時要關閉會議室窗戶、窗簾,以防座椅曝曬老化。

  九、 其他

  1、 積極完成領導交代的其它任務。

  2、 協(xié)助籌備公司各項活動。

  二Oxx年x月xx日

前臺文員職責7

  1、接聽、轉接電話,做好記錄并及時傳達給相關人員;

  2、收發(fā)報紙、信件、包裹等,并做好記錄;

  3、外來訪客的'咨詢、登記和接待;

  4、文件資料的打字復印。

  5、做好圖書歸類及擺放;

  6、做好書架及圖書衛(wèi)生清潔;

  7、做好圖書借閱管理。

  8、做好會前用品的準備和擺放(茶杯、礦泉水、桌簽等)、設備啟動,會中服務,會后衛(wèi)生清理等會務工作;

  9、做好會議室、接待室的日常管理。

  10、前臺5S管理;

  11、完成上級領導交辦的其他工作。

前臺文員職責8

  1.客戶接待及信息管理

  2.完成各類文件的'收集、整理、立卷、裝訂、歸檔等保管工作。

  3.協(xié)助其他部門工作

  4.根據(jù)要求采購日常辦公用品,并及時登帳。

  5.管理本部的財產(chǎn)帳目(低值易耗品、固定資產(chǎn))。

  6.做好辦公室每月考勤。做好物品保管工作。

  7.負責公司電話接轉、收發(fā)傳真、文檔復印等工作。

  8.負責各類辦公文檔、商務文檔、合同協(xié)議的錄入、排版、打印。

  9.員工入職相關事項辦理。

  10.日常文書、資料整理及其他一般行政事務。

前臺文員職責9

  職責描述:

  1、負責協(xié)助部門經(jīng)理組織部門員工按部門工作要求落實各項日常性的工作,保證公司服務工作的質(zhì)量。

  2、熟練操作ERP系統(tǒng),維護系統(tǒng)數(shù)據(jù)等。

  3、負責組織接待、處理業(yè)主的'投訴,做好工作記錄,了解事件的真實性,并對投訴制定措施,協(xié)調(diào)各部門、區(qū)域跟進處理,并將事件最終閉環(huán),了解投訴者對事件處理的滿意度。

  4、負責組織部門員工對業(yè)主的意見、投訴、建議進行分類,歸納、統(tǒng)計,并將分析情況做報告,每月將有關情況通報各部門、區(qū)域,落實改進措施。

  5、負責客服內(nèi)勤,文件歸檔,公司對接等相關工作。

  任職要求:

  1、大專以上學歷

  2、形象氣質(zhì)良好,具備較強的溝通能力

  3、1年以上前臺接待或地產(chǎn)客服接待崗位工作經(jīng)驗

前臺文員職責10

  1、負責轉接總機電話,收發(fā)傳真、信件和報刊等;

  2、接待來訪客人,并通知相關部門;

  3、負責做好行政服務支持(開門、放音樂、訂餐、訂水、提供整理復印及打印紙、關門窗、關燈、關門、養(yǎng)護植物、清洗地毯、大廳管理、餐廳管理、桌椅歸位);

  4、打印、復印部門各類文件與表格;

  5、統(tǒng)計監(jiān)管員工考勤,外出登記,發(fā)放各類員工福利物品;

  6、定期更新、下發(fā)企業(yè)員工通訊錄;

  7、協(xié)助人事行政相關事務。如:辦理勞動用工備案、各種員工活動等;

  8、完成部門負責人交辦的其它臨時工作。

前臺文員職責11

  一、日常工作:

  1、負責公司日常接待工作:及時倒好茶水并引入接待室或高層辦公室;

  2、負責文件打印復印、傳真收發(fā);

  3、前臺快遞簽收及公司快件的`寄出;

  二、行政事務:

  1、配合綜合管理部進行會議室安排準備:采購水果(有固定商家,送貨上門);放好會議人員茶杯、紙張、鉛筆;與信息部協(xié)調(diào)準別好投影儀;會后及時鎖好會議室門;

  2、公司辦公用品的采購、統(tǒng)計、發(fā)放,以及新員工入離職辦公用品的發(fā)放與回收工作;

  3、員工生日福利統(tǒng)計并發(fā)放;

  每月考勤系統(tǒng)及時錄入,更新及人員的考勤、外出記錄核對,并及時提交。

  三、后勤工作:

  辦公室飲用水訂購;

  辦公室綠植養(yǎng)護、更換;

前臺文員職責12

  1、為董事長、總經(jīng)理做好服務工作;

  2、草擬上級領導交辦的各類文件;

  3、協(xié)助組織工作會議,做好開會前的準備工作,做好會議記錄;

  4、做好董事長、總經(jīng)理、辦公室的來電、來訪、來客接待工作;

  5、負責公司部分文件,合同的歸檔;

  6、負責公司的書籍、雜志、報紙的.訂閱和管理工作;

  7、協(xié)整理董事長、總經(jīng)理案頭文件;

  8、負責公司重大文件的記載并匯總歸檔;

  9、做好對外接待工作;

  10、負責傳遞董事長、總經(jīng)理簽批的各類文件;

  11、完成上級臨時交辦的其他工作;

  12、幫助市場老師定機票、火車票等;

  13、做好員工的的考勤統(tǒng)計;

  14、遵守“三不”原則,不該看的不看,不該說的不說,不該問的不問,保守機密,守口如瓶;

  15、遵守公司保密制度

前臺文員職責13

  一、日常工作

 。ㄒ唬┙哟忧⒐ぷ。

  1、公司來訪人員接待。

  2、公司總機電話接聽、轉接、留言、記錄工作。

  3、公司傳真收發(fā)的管理,打印機、復印機的管理。

  4、公司票務、酒店等的預定。

 。ǘ┺k公管理工作

  1、公司辦公用品的采購、保管、登記和發(fā)放工作。

  2、公司每日報紙、信件的收發(fā)、領取登記、管理。

  3、公司圖書庫的`管理。

  4、負責每月辦公用品、快遞費用申付及各部門成本登記錄入。

  (三)行政事務

  1、考勤系統(tǒng)的管理、考勤統(tǒng)計(每日/月之考勤報表/請假、加班、出差等手續(xù)跟進辦理/平時查卡、監(jiān)卡等)員工工卡制作發(fā)放、通訊錄制作及更新。

  2、公司物業(yè)管理等費用處理(房租、水電、停車、安檢、盆景租用等)。

 。ㄋ模┴撠煵块T會議記錄

  二、協(xié)助工作

  1.協(xié)助招聘工作(面試人員通知、接待)。

  2.協(xié)助行政事務(辦事處注冊等資料準備、行政報表錄入等)。

  3.協(xié)助公司固定資產(chǎn)出入庫登記,總帳統(tǒng)計。

前臺文員職責14

  1、負責接聽電話、記錄留言、轉接電話工作;

  2、負責來賓來訪的登記和接見引領及接待工作;

  3、負責編制考勤報表、月底對考勤進行匯總、為薪資核算提供可靠依據(jù);

  4、負責公司文件、通知、通告等資料的`發(fā)放和傳送;

  5、負責公司會議室布置和有關會議的準備工作;

  6、負責復印機、打印機、傳真機等辦公設備的維護、管理工作。負責辦公用品發(fā)放與登記、統(tǒng)計;

  7、完成領導交辦的其他工作。

前臺文員職責15

  1、負責公司文件、貨品的郵寄與收取,外來人員的接待工作,接聽電話,收發(fā)傳真;

  2、負責部門下達文件的編輯、打印、復印、檔案管理等相關工作;

  3、負責考勤管理及每月考勤報表制作;

  4、辦公用品及后勤日常用品的.采購及出入庫管理;

  5、公司環(huán)境衛(wèi)生管理。

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