環境保護電子檔案特點及策略論文

　　一、環境保護電子檔案的特點

　　1.環境保護信息海量、立體儲存。環境保護檔案是在環境保護工作中形成的。由于環境污染及地理位置的多樣性，環境保護手段和方法的多變性，從而使環保檔案的來源廣泛而分散，信息量非常大,這就需要一種具有海量存儲的方式對其進行統一的管理。環保電子檔案把信息存儲在計算機存儲介質上，以電子檔案的形式存儲計算，一張光盤的存儲含量假設為700MB，如果按照每冊書本檔案為2×105個漢字計算,一張光盤大約能存儲1800冊紙質檔案。如果使用U盤或者移動硬盤存儲，一個U盤或者硬盤存儲空間已達到64G或者更多，1G就可以存儲10億個字節，這樣就可以存儲更多的信息。環境保護電子檔案海量存儲的特點為環境保護工作信息的存儲節省了巨大空間，同時也節省了檔案管理工作的巨額人力和物力開支。面對復雜繁瑣的環境保護工作，環保工作者希望檔案記錄的信息更加詳盡、精準、完整，以便利用起來更便捷和直觀。如在對某處水污染源進行監測時，環保工作者希望檔案中能夠提供相關水源以前的詳細監測報告，這樣環保工作者就可以根據這些資料及時采取正確的保護措施。環境保護電子檔案可以準確、實時地記錄在工作中獲取的聲音，圖像，影像等信息，這些文字、圖片、視頻、音頻等材料可以集成在一起，使檔案內容更加豐富完善，收集的信息更加立體全面，從而為環保工作者提供及時、全面、準確的信息參考，這大大地提高了檔案信息的利用價值，也為環保工作順利高效地開展提供了基礎的信息支撐。

　　2.環境保護電子檔案存儲的動態性。傳統的紙質檔案是靜態的、被動的，一旦存檔之后，任何人都無法進行修改。相對于紙質檔案，環保電子檔案主要是將信息存儲在光盤、硬盤、閃存、U盤等存儲介質中，由于這些存儲介質具有可重寫性，所以使環保電子檔案也可以進行動態的增加、修改、標注和刪除；并且檔案管理者可以根據使用者的需要重新組織信息，從不同角度了解環保活動的過程；電子檔案還可以按條目進行組織，動態生成用戶查閱的內容，這樣可以減少信息的重復，方便檔案的管理。環境保護電子檔案的動態性，可以把信息按照每個查找者的需求按一定的結構形式組織起來，使得信息的存儲和訪問更加人性化、個體化，同時使得信息的完整性和一致性得到保證。另外在檢索查詢時，利用超鏈接等技術，在查詢某個電子檔案時，可以迅速通過超鏈接訪問到更多的相關信息，使得檔案的“生命”獲得了延續和發展。

　　3.環境保護電子檔案傳遞的便利性。隨著環保事業的發展和科學技術的進步，環保部門內部文件的擬定、下發、落實等運作過程都是在局域網中完成的，上下級之間的文件來往也直接通過網絡傳送。環境監測工作中水、空氣、土壤污染源也相繼采用在線監測，所獲得的大量數據直接通過網絡傳送。隨著環保工作者對環保檔案的需求越來越高，環保檔案的使用，不再局限于本機關的利用，還要滿足于政府決策，滿足于相關單位、企業的利用。檔案的傳遞，不再是提供本單位的幾個簡單數據，而是要求系統地查閱某一事項的詳細參數、前因后果及具體實施。因此，要求環保檔案的傳遞打破時間、地域、部門之間的限制。環境保護電子檔案傳遞的便利性，能夠及時準確地向政府和環保工作者提供所需要的環境保護檔案信息，以便于迅速做出正確的決策，是環保工作順利及時開展的基礎保障。

　　4.環境保護電子檔案檢索更為精準、便捷。環境污染是全國性的普遍現象，其污染范圍之廣，污染程度之高，污染問題之嚴重堪比史上臭名昭著的英國倫敦大霧。面對這樣的問題，需要查閱類似污染問題的檔案，進行綜合分析，并制定有效的解決方案。電子檔案具有快捷查詢、統計、檢索的功能，可以進行精準、便捷的檢索和對比。當使用者需要查找某個環境檔案信息時，可以根據日期、標題、作者、關鍵字等任意一項檢索條目查找所需要的檔案，還可以搜索出相關的主題文章，不必像傳統紙質檔案那樣進行手工翻頁查詢。

　　二、環境保護電子檔案存在的問題與相應策略

　　1.依賴計算機軟硬件，不能直接識別。與以往各種形態的紙質檔案文件相比,環境保護電子檔案的產生和管理都離不開計算機系統。電子檔案是數字化信息技術的產物,在計算機內部,電子檔案是以數字編碼形式存在的，從生成、傳輸到存儲都是通過計算機實現的。使用者查看電子檔案時也需要通過顯示器或其他輸出設備才能看到，一旦離開計算機軟硬件平臺,電子檔案就看不見也摸不著。由于電子檔案是以代碼形式記錄于U盤、光盤和移動硬盤等載體上,其存儲格式各不相同,具有非人工識讀性,必須要依靠相應的電子設備和軟件支持才能還原檔案的內容。隨著電子科學技術的日益更新，新的信息編碼方案、存儲格式、系統軟件對電子信息穩定性和可讀性造成了巨大沖擊,而電子文件對不同設備環境又是不兼容的,從而導致電子文件無法閱讀或難以互換。

　　2.環境保護電子檔案的存儲設備不穩定性，不具備永久保存的條件。由于存儲環保電子文檔的介質具有不穩定性，從而決定了環保電子檔案的不穩定性。其主要表現在兩個方面：一是所用技術的不穩定性。環境保護檔案不論是生成還是管理都需要計算機和電子技術的參與，而現在計算機存儲設備和電子技術發展迅猛，更新換代非常快，這使得管理者和使用者很難了解和掌握這種變化。二是存儲設備的不穩定性。當前，電子檔案大多存儲在硬磁盤、U盤、光盤等幾種主要儲存設備上，然而這些存儲設備的壽命問題對電子檔案的使用年限造成了一定的制約，與紙張相比，它們的穩定性較差。電子檔案存儲介質穩定性要低于紙質檔案，一般保存的壽命不超過70年，且電子存儲設備對保存環境要求較高，對環境的濕度，溫度，灰塵，磁場輻射等都相當敏感。一旦電子存儲設備內部結構稍有變化，存儲在其中的信息便會丟失或無法讀出。目前，對于環境保護電子檔案存儲設備的不穩定性問題，為了防止重要環境保護信息的丟失和無法識別，我們應采取嚴格的保護措施。首先應用安全的數據備份手段,將信息存儲于能夠脫機保存的存儲設備上,并對有檔案價值的電子文件制作紙質或縮微膠片拷貝件保留。這樣，一旦數據發生損壞或者丟失，還可以進行相應的數據修復，從而確保電子檔案的完整。其次，針對電子文件依附的載體壽命不長的問題，應通過制定載體質量標準與環境保存標準，盡量使這類載體具有更長的保存期限，選擇高質量的電子檔案存儲設備和適宜的存放環境，對磁場進行屏蔽，控制環境的溫濕度，保證設備清潔。

　　3.安全問題。由于環保電子信息的易操作性和多媒體集成性，使我們可以根據需要修改電子檔案增減各種信息，但是如果被惡意的修改、刪除和誤操作，我們也是不易察覺的，再識別原件是很困難的。而且在計算機上讀取環保電子檔案或者在互聯網上共享傳遞信息時，都可能感染計算機病毒或是遭到駭客的入侵，這些破壞會造成嚴重的后果，必須在利用時采取必要的防護措施：

　　（1）設定授權訪問。對環保電子檔案信息的參閱、存儲、修改、標記和刪除等工作內容進行嚴格的權限控制，防止非授權訪問的違法事件。

　　（2）防止重要信息泄露和丟失。環保電子檔案管理人員應嚴格按照相關規定和制度，對電子檔案信息進行仔細地鑒定和劃密，確定可在網上提供參考的檔案。對于尚未開放的敏感、機密的檔案信息，則不宜與網絡相連，以避免造成重要信息的泄密。

　　（3）選擇和制定功能強大的防火墻，以防范網絡駭客的攻擊。網絡環境下的檔案利用，隨時面臨著被駭客攻擊的危險，因此，在建立電子檔案時必須要對服務器設立相應的防火墻。

　　（4）對環境保護電子檔案信息的數據進行備份。對于可能發生的突發事件進行事前評估，做好應急準備。一旦發生硬件故障或受到駭客攻擊，則可以在最短的時間里調動各方面進行果斷處理，恢復系統，從而確保電子檔案信息處于安全運行狀態。此外，電子檔案的管理需要高素質的專業檔案管理人才。管理人員除了掌握專業技術之外，還要熱愛本職工作，檔案管理人員還應不定期地循環任職，確保分工明確，各司其職。經十二屆全國人大常委會第八次會議審議通過的新環保法，被稱為“史上最嚴的環保法”。新環保法首次寫入生態保護紅線、規定環境公益訴訟、設計按日計罰制度、增加環境污染公共監測預警機制，在給環境監管部門賦予更大執法權力的同時也賦予我們更大的社會責任。環保電子檔案是制訂環境規劃和標準的重要依據，是環境管理活動決策的重要依據和憑證，是正確進行環境評價、開展環境工作的必要條件，是傳遞、交流、宣傳環保技術信息的重要工具，是我國環保事業的重要組成部分。我們一定要抓住這個契機，將科學的管理思想、方法、技術和手段用于環境保護檔案的管理，使環境保護電子檔案管理現代化水平不斷提高，使其更好地服務于生態文明建設大計。

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