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危機管理初探
危機管理初探1
1982年9月,美國芝加哥地區發生有人服用含氰化物的泰諾藥片中毒死亡的嚴重事故,一時間各地經銷商紛紛拒售強生公司的'產品.
作 者： 高杰 作者單位： 南京審計學院管理學系 刊 名： 中國棉花加工 英文刊名： CHINA COTTON PROCESSING 年，卷(期)： 20xx ""(1) 分類號： F27 關鍵詞：危機管理初探2
論文摘要：當前高校危機事件日益頻發，構建危機管理團隊作為高校全面危機管理的一個基本組織單元顯得迫切而且必要。針對高校處理危機事件不夠延續性和不夠專業性的的現狀，本文提出了一系列高校危機管理中的團隊構建設想，包括初步工作設想、組織系統建立、管理職責分工以及做好危機培訓和危機溝通等工作重點。
論文關鍵詞：高校,危機管理,團隊構建
近年來，部分高校不時發生的危機事件，譬如一些突發的事故災難、公共衛生事件、自然災害以及社會安全事件等，嚴重影響和干擾了學校正常的教學與生活秩序，也給社會帶來了不安定的因素。建立并完善高校危機管理制度，提高危機處理的能力，是高校管理創新的重要內容。面對危機，我們應該建立起多元治理主體高度整合的危機管理體系和組織運作模式。應對危機的思路和具體做法,可能會在因危機的不同種類而千差萬別,但是不管面對什么樣的危機,一種多元主體協調有序地參與的、多層次配套運作的、高度網絡化的彈性結構是必須的。為此,很有必要借鑒企業管理中的團隊結構,利用團隊靈活有機的優點應對公共危機,成為高校危機管理的必然趨勢。
一、團隊在高校危機管理中的必要性分析
高校危機管理是指高校管理者對可能發生或已經發生的危機事件進行信息收集、信息分析、目標決策、計劃制定、控制協調、經驗總結的系統過程。其目的是提高對危機發生前的預防能力和危機發生后的救治能力，避免或減少危機產生的危害，保護學校和師生員工的生命財產安全，維護學校的正常秩序。大量研究表明,在危機管理中,尤其是在危機組織與眾多關聯利益人的溝通中,危機管理團隊(crisismanagementteam,即CMT)起著重要作用。但是,也有一些研究人員認為,CMT成員各自獨特的行為方式和決策方式非常容易削弱甚至扼殺整個團隊全面考慮各種情況和后果,以及做出適當反應的能力。是組織危機管理效果和效率的重要保證。
（一）高校職能部門作為正式組織處理危機的缺陷
目前，我國高校還沒有建立常設性危機管理的綜合協調部門，同時也缺乏具有危機決策功能的綜合管理體系，對于關乎高校自身可持續發展的反危機戰略規劃重視和研究不夠，大多數高校在遭遇危機時常常顯得比較被動。高校的各個職能部門都有各自的工作職責和日常的學生教育管理工作，一旦出現危機，讓某個職能部門作為正式部門處理危機是不太現實的。這種依靠單個職能部門處理危機的一元危機處理體系存在以下幾個方面的缺陷：
1、讓常規的職能工作陷入混亂
職能部門的工作人員本身有各自的工作職責和日常的學生教育管理工作，而一旦出現危機，這些人員就不得不放下手頭的工作，先來處理好危機。一旦危機嚴重而且處理時間過長，這邊被延誤的工作就有可能導致整個部門的職能工作陷入混亂。
2、缺乏成熟的危機處理操作方案
每次危機事件處理如果都是由臨時性的.人員充當危機管理人員，那么就缺乏工作的延續性和專業性。而危機一旦發生，往往無章可循,決策者只憑個人經驗,采取臨時的應急處理辦法,學校各部門充當“救火隊”的角色。這樣常常使學校陷入被動的困境，危機處理的成本加大。
由于高校特有情況的復雜以及高校危機所涉及的范圍很廣，高校危機管理僅僅靠幾個校領導或部分教育管理者是不現實的，而且也無法做到全面管理，因此，一定要依靠全校師生的力量，廣泛凝聚共識，增進溝通協作，在此基礎上構建危機管理團隊顯得尤為必要。
（二）團隊是高校危機管理的組織體系的創新
危機對組織來說是一個契機,是組織“轉機與惡化的分水嶺”。在美國學者L·科塞看來,社會沖突既可能是“其分裂作用”的消極因素,也可能具有校正功能,即社會沖突能夠增強特定社會關系或群體的適應和調節能力。因此,危機既可能是組織走向衰亡的開始,也可能是走向新階段興盛的契機。實際上,目前很多國際上的政府已經建立危機處理的部門，很多企業也有專門的危機處理工作小組，惟獨高校的危機管理體系還不夠健全，因此我們高校要迫切進行組織變革與創新。
20世紀90年代以來,團隊正在成為基本的商業運作模式。當代美國著名管理學者斯蒂芬·羅賓斯(1994)認為,團隊是指一種為了實現某一目標而由相互協作的個體所組成的正式群體。所有團隊都是群體,但只有正式群體才能是團隊。許多跨國公司,例如通用電氣公司、豐田美國電話電報公司、殼牌石油公司等普遍采用團隊并取得明顯的績效。在復雜多變的環境中,團隊比傳統的部門結構或其他固定的群體更靈活、反應更迅速。團隊的優點是:快速組合、部署、重組、解散。那么,團隊在高校組織應對危機時,能否奏效呢?羅伯特·丹哈特在《公共組織理論》寫到:“組織中個人的行為和組織的行為基本是一樣的,而與所要研究的組織類型無關。如果真是這樣,我們可以期望從某一領域所學習到的經驗教訓能夠簡單轉移至其他的領域中去。”根據管理主義理論,在管理層次上,從管理角度看,公共部門與私營部門在本質上并無區別,二者的管理方法、管理原則可以通用。
目前溫州大學包括其他高校都還沒有一個獨立和常設的危機管理協調機制,更沒有專門的團隊來管理危機。每次危機發生后,根據危機的嚴重程度,學校臨時成立一個工作小組,應付危機。這種臨時成立的領導小組不具有延續性,缺乏成熟的危機處理操作方案協調性很差。因此,我們認為應該在高校中構建危機管理團隊,把危機管理團隊作為高校全面危機管理的一個基本組織單元。構建高校危機管理團隊,作為高校的常設機構應對危機。危機管理團隊中需要有來自高校各個部門的成員,并且在組織結構安排上應接近高級管理層。團隊的有效運作需要成員間的技能互補、角色分工。團隊內同時有三種不同技能的人:一是需要具有技術專長的成員；二是需要具有能夠發現問題,提出解決問題建議,并權衡建議做出比較性選擇的決策技能的成員；三是需要若干能夠協調解決沖突,處理人際關系的成員。團隊的核心成員需要很快的與組織機構的最高管理層和最基層取得聯系。
（一）初步工作設想
團隊作為非正式組織，按照工作周期和工作重點，可將高校危機管理可以分為以下五個階段:第一，危機事前管理。指的是高校教育管理者在日常工作中對潛在的和可能發生的危機進行管理，以預防危機的發生，提高高校師生的危機意識和防范能力，并于事先主動采取措施，以減少危機發生時造成的損失和增強高校的危機恢復能力。高校危機事前管理的內容包括成立危機管理機構、制定危機管理預案、進行危機風險管理、開展危機知能培訓、構建危機溝通制度、建立危機預警系統；第二，危機事發階段管理。高校危機事發階段是指危機事件出現最初征兆到正式爆發的這一段時間。在這一階段，需要做好以下工作:強化危機認知，識別危機，縮減危機；第三，危機事中階段管理。管理的目的是盡可能地減少危機損害、降低危機損失，并為危機事后恢復管理奠定基礎；第四，危機事后恢復管理。危機事后恢復管理發揮著善后的功能，從恢復對象及工作重點來看，危機事后恢復管理主要包括危機事后重建、人的恢復、危機事件的反思以及危機預案的修正；第五，危機管理評價。評價的目的是為了進一步增強高校預防危機、處理危機和恢復危機的能力，一般在危機事后恢復管理之后進行。危機管理評價需要堅持一定的原則，并依循這些原則對高校危機管理工作進行評價，最后將評價結果運用于高校危機管理的實際。
（二）組織系統建立
由于高校特有情況的復雜以及高校危機所涉及的范圍很廣，高校危機管理僅僅靠幾個校領導或部分教育管理者是不現實的，而且也無法做到全面管理，因此，一定要依靠全校師生的力量，廣泛凝聚共識，增進溝通協作。因此，高校可以建立專門的危機管理團隊并將其作為常設性機構而真正加以重視，具體建議方案如下:
高校成立危機管理委員會，委員會主任由校黨委書記、校長擔任，所有的校黨委副書記、副校長作為副主任，秘書長由一名校長助理擔任，委員包括所有校領導、參與負責學校危機管理工作的校長助理、各職能部門行政負責人、各院(系)黨政負責人、學校法律顧問以及心理咨詢等有關方面的專家。危機管理委員會下設危機管理辦公室，由參與負責學校危機管理工作的校長助理兼任辦公室主任。
各職能部門、各院(系)以及學校各直屬單位也要結合本單位實際建立相應的危機管理小組，精心安排人員負責和參與危機管理，明確工作職責，保持信息暢通，按照學校危機管理委員會及危機管理辦公室的要求開展工作。從現實的角度而言，要管理好高校各種類型的危機，勢必需要很多危機管理的專業知識和技能，這就要求高校危機管理者必須熟知學校內外部環境并具備較強的危機管理知能，危機管理人員應該來源于多部門、多學科，具有廣泛性，他們應具有顧全大局、勇于創新、善于溝通、嚴謹細致、臨危不亂、決策果斷、富有親和力等品質，如此才一能勝任管理危機的工作。
（三）管理職責分工
高校的黨政一把手無疑應該是高校危機管理的領導者和最高決策者，各級危機管理機構的成員是高校危機管理的主力，他們在校危機管理委員會的統一領導下開展具體的工作。
從功能上來講，危機管理委員會其主要職責是全面負責學校各類危機的管理，對涉及學校安全穩定工作的重大問題和危機事件及時做出決策并進行有效干預。危機管理辦公室的主要職責是在學校危機管理委員會的領導指揮下，為管理委員會提供辦文、辦會、辦事服務；負責制定和不斷完善學校危機管理的總體預案；負責監督和協調全校各所屬單位做好危機預防和處理工作；開展危機管理評價；負責相關信息的收集和整理。職能部門、院(系)以及校直屬單位的危機管理小組的主要職責是在校危機管理委員會及危機管理辦公室的領導和關心下，具體負責本單位職責范圍內的危機管理，與此同時，積極支持和配合校危機管理委員會及危機管理辦公室，力所能及地協助做好校內其它危機的預防和處理工作。
鑒于預防高校危機的客觀需要，從學校的層面而言，還應該在校危機管理委員會的領導下，由危機管理辦公室負責牽頭，對學校危機管理工作進行必要的功能劃分并明確職責，其做法可以是:由危機管理辦公室作為總召集單位并負責總體協調，分別成立安保組、政工組、宣傳組、聯絡組、醫護組、后勤保障組、教務組、基建組、法律援助組、紀檢組等十個明晰的團隊。
（四）工作重點
1、危機培訓
第一，心理培訓。主要是通過加強危機意識，開展心理健康教育及處理緊張心理的訓練，讓高校師生盡可能多了解危機的特征，做好防范危機和承受危機的心理準備，增強心理承受能力。第二，知識培訓。指的是對高校師生開展關于危機識別、防范、處理、恢復等方面的科學知識的培訓。要對危機發生前的多種防范措施以及各類危機發生后的具體應對處理方法進行細致地介紹。知識培訓可以通過講座、自學、舉辦培訓班和沙龍活動等多種方式進行。第三，溝通培訓。重點是訓練高校師生如何消除溝通障礙，如何在平時與學生家長、政府部門、社區、校外媒體及其它高校等保持良好溝通，如何在危機的巨大壓力下進行有效的溝通，掌握溝通的策略和技巧。第四，危機管理機構組建與協同行動培訓。主要是強調如何組建危機管理機構，并訓練機構成員在具體的危機情境中如何將他們的職責分工與團結協作有效結合。第五，學習危機管理預案。危機管理預案作為高校管理危機的指導性文件，是旨在幫助高校克服危機或減輕危機傷害程度的管理方案，在培訓中，應該將危機管理預案的學習作為必修內容。第六，理論指導實踐的培訓。指的就是把以上的理論知識學習與具體的危機事件處理過程相結合，通過運用所學的知識、技能，讓高校師生思考如何應對可能的危機，包括如何尋求支持，最終達到在確保安全基礎上成功解決危機的目的。
2、危機溝通
第一，校內溝通。校內危機溝通既包括危機管理者之間的信息溝通；也包括危機管理者與所有與危機相關的師生的信息交流，還指各種危機溝通渠道和有關技術的提供及應用。建立校內通訊聯絡網，準備校內聲明書的框架。高校可能遇到的危機是很多的，不同的危機對聲明要求的側重點各不相同，因而，高校危機管理者應針對高校可能遇到的各種類型的危機加強研究，事先擬定聲明書的基本框架，若危機真的發生，則可立即結合危機事件的實際對聲明書的框架予以充實和修正。第二，校外溝通。主動爭取社會公眾和輿論的信任、支持是高校工作包括高校危機管理的一項重要內容。高校校外危機溝通主要指高校危機管理者根據管理需要與本校學生家長、教師家屬、上級教育領導部門、政府有關部門、媒體、所在社區、學校投資者以及其他利益相關者所進行的信息溝通。在進行校外危機溝通時，高校危機管理者應掌握主動權，充分利用和挖掘自身的各種資源優勢，在堅持客觀、公正、負責、坦誠的溝通原則的基礎上，通過開展各種形式的交流、聯誼和宣傳活動，拉近與校外單位和利益相關者各方的距離，及時準確發布有利于學校的新聞信息，從而為學校營造一個有利的社會氛圍。第三，媒體溝通。對于媒體溝通，高校危機管理者要應注意以下幾點:1.經常保持危機意識，切勿懷事不關己之念，勿以善小而不為。2.在危機到來前，能主動以坦誠、友好的心態與媒體建立良好的互動關系。3.規定學校消息發布的基準、要求，確定新聞發言人，收集完整的資料，代表學校對外發言。4.建議和指導師生學習學校的媒體政策，遵守媒體采訪、報道程序。5.保持平和心態，正面面對記者采訪，切忌黑面和怒斥記者。6.記者要知的是事實，切忌回答“不愿置評”或說謊話，要針對問題進行作答，切勿扯遠話題，或是向記者披露一些不想被弓I述的信息。7.安排專人負責接聽媒體來電，并委托發言人務必答復或以書面形式回應。8在溝通過程中，如果發現記者掌握的資料有誤，一定要及時予以糾正;若遇到無法馬上回應問題的情況，一定要先進行調查和了解，然后再答復。
總結
經歷危機事件后，高校應當全面檢討在管理、技術、組織機構和運作程序上的不足之處，總結經驗教訓，回應師生及其他利益相關者提出的要求，適應社會形勢及學校環境的變化，進而提出改進危機管理機構建設的意見和措施。高校應當及時檢查危機管理機構及所屬各團隊、各部門存在的功能缺陷，對這些部門的職能、權限、危機應對原則等提出系統的修正和改進意見，并著手進行合理地漸進地變革。事件發生后，高校必須適時進行觀念更新，不斷強化師生的危機意識，在高校日常工作中把正常管理與危機管理、危機事前管理與危機反應管理更加有效地結合起來。只有這樣，高校危機管理團隊的作用才得以充分發揮。
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