《歸檔文件整理規(guī)則》的實(shí)踐與思考

　　【內(nèi)容提要】文章認(rèn)為實(shí)施《歸檔文件整理規(guī)則》后，簡(jiǎn)化了整理方法，減輕了檔案員的工作量，有利于檔案鑒定工作的開(kāi)展。但這一方法也在一定整度上影響了檔案的整理聯(lián)系，配套文件不夠也影響了這一規(guī)則的推行。

【摘  要  題】立卷與歸檔

【關(guān)  鍵  詞】《歸檔文件整理規(guī)則》/實(shí)踐/利弊……

【　　從2001年1月1日起實(shí)施《歸檔文件整理規(guī)則》（以下簡(jiǎn)稱《規(guī)則》）以來(lái)，崇州市檔案局經(jīng)過(guò)對(duì)《規(guī)則》的學(xué)習(xí)、宣傳和對(duì)檔案員的崗位培訓(xùn)，全市各機(jī)關(guān)、事業(yè)單位、鄉(xiāng)鎮(zhèn)全面開(kāi)始實(shí)施。從各單位立卷歸檔工作的情況來(lái)看，《規(guī)則》的實(shí)施已經(jīng)在以下幾個(gè)方面產(chǎn)生了較好的效果。

　　一、檔案工作量減輕了，提高了工作效率。傳統(tǒng)的文書(shū)立卷工作是一項(xiàng)繁瑣、艱巨的勞動(dòng)，劃分類別、劃分保管期限、組卷、抄寫(xiě)卷內(nèi)目錄、填寫(xiě)備考表、裝訂、擬寫(xiě)案卷標(biāo)題、寫(xiě)封面、再編制案卷目錄，程序多，難度高，即使是從事檔案工作多年的檔案員也感到吃力。尤其是在一些案卷數(shù)量較多的單位，一些兼職檔案員要半年甚至更多的時(shí)間才能完成立卷任務(wù)。《規(guī)則》以“件”為單位整理，使檔案員從繁重的手工勞動(dòng)中解脫出來(lái)，節(jié)省了大量的物力、人力。尤其是采用計(jì)算機(jī)管理檔案后，所有的文件都輸入電腦，按照分類大綱編制程序，省去了擬寫(xiě)案卷標(biāo)題、寫(xiě)封面、抄寫(xiě)卷內(nèi)目錄和案卷目錄等一系列工作，極大地提高了工作效率。

　　二、《規(guī)則》易學(xué)、易懂、易教，有利于檔案員掌握。由于基層的檔案員調(diào)動(dòng)頻繁，專業(yè)技能參差不齊，而傳統(tǒng)的立卷方法不僅要求具備檔案專業(yè)理論知識(shí)，還要熟悉立卷工作的規(guī)范、要求，同時(shí)還要求具備一定的綜合分析能力，所以往往造成各單位的檔案質(zhì)量提不高，而檔案行政部門(mén)疲于對(duì)檔案員進(jìn)行培訓(xùn)、指導(dǎo)的惡性循環(huán)局面。《規(guī)則》簡(jiǎn)化了文件整理程序，工作難度相應(yīng)降低，業(yè)務(wù)指導(dǎo)人員好講解，檔案員也容易理解和掌握，便于檔案工作的順利開(kāi)展。

　　三、《規(guī)則》有利于檔案的整理、保護(hù)和利用。由于整理方法簡(jiǎn)化了，工作量減輕，檔案員有了更多的精力來(lái)從事檔案的編研和利用工作，較好地協(xié)調(diào)了檔案的整理、保護(hù)和利用的關(guān)系。傳統(tǒng)的立卷方法中，檔案的案卷由多份文件構(gòu)成，裝訂成一卷，而利用者通常只需查閱其中的一份文件，在查閱時(shí)就會(huì)看到其它無(wú)關(guān)的文件，不利于檔案的保密。由于基層單位工作人員檔案意識(shí)普遍不高，在利用檔案時(shí)往往把案卷拆了，用完后再裝訂。反反復(fù)復(fù)的拆卷裝訂給檔案帶來(lái)了很大的人為損害。同時(shí)檔案的整卷調(diào)出也會(huì)導(dǎo)致沒(méi)有用到的文件無(wú)端損耗，縮短自然壽命。實(shí)行按件管理后，檔案利用者需要哪份調(diào)哪份，既方便又安全保密，也減輕了檔案員調(diào)檔的工作量。即使是完成歸檔后發(fā)現(xiàn)了零散文件，也無(wú)需拆卷、再裝訂，只需插入相關(guān)類別的卷盒中，在備考表或備欄中說(shuō)明即可，方便靈活。

　　四、《規(guī)則》實(shí)施后有利于檔案館（室）開(kāi)展鑒定工作和優(yōu)化館（室）藏檔案。由傳統(tǒng)立卷方法組的卷內(nèi)容雜、卷厚，并且裝訂、編目固定，使檔案館（室）不敢輕易開(kāi)展鑒定工作，逐漸形成了檔案館（室）藏檔案價(jià)值降低、利用效果差的局面。根據(jù)《規(guī)則》，檔案的鑒定工作不再以卷為單位，也不需要重新整理，不再擔(dān)心換卷皮，重?cái)M新寫(xiě)案卷標(biāo)題、重新編頁(yè)號(hào)和案卷號(hào)等一系列問(wèn)題，極大地減少了鑒定工作的難度和工作量。由于在確定歸檔范圍和保管期限時(shí)，盡量照顧各單位自身形成原則和業(yè)務(wù)主管原則，使檔案室歸檔范圍相對(duì)縮小，檔案館以后接收檔案最大限度地避免了重復(fù)件。

　　五、《規(guī)則》較好地解決了計(jì)算機(jī)管理和手工

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