訴訟檔案管理操作實務

　　訟文書材料的立卷原則，是指法院審判人員在一個具體訴訟案件辦結后，將零散的、雜亂無章的訴訟文書材料集中收集起來，經過系統整理，按一定規則組合裝訂成訴訟案卷時，必須遵循的客觀規律，以及在觀察、分析、解決訴訟文書材料管理和訴訟檔案實體管理問題時所依據的基本準則，是訴訟文書材料立卷歸檔普遍適用的指導原則。我國法院訴訟文書材料數量巨大，種類繁多，與國計民生關系密切，卓有成效地組織好訴訟文書材料的立卷歸檔工作，必須明確和熟悉訴訟文書材料的立卷原則。

　　訴訟文書材料的立卷原則，由四個相互聯系的有機組成部分構成。

　　一、按年度、類別、審級、一案一號單獨立卷原則

　　《人民法院訴訟文書立卷歸檔辦法》第二條規定：“人民法院的訴訟文書，要根據刑事、民事、經濟、行政等案件類別，按年度、按審級、一案一號的原則，單獨立卷。一個案件從收案到結案所形成的法律文書、公文、公函都使用收案時編定的案號。”這一原則早在新中國成立時就已在法院確立并付諸實施。

　　按年度立卷，就是根據法院受理案件的年度將其分為年度類別進行立卷。按年度分類立卷，可以客觀地反映各法院每年度審判案件的數量、特點和逐年發展變化情況，有利于現行利用和歸檔后提供利用，也與法院工作制度相吻合，同時自然而然地把法院全部案件劃分成了各種年度類別。按年度立卷，要求根據案件收案年度編定的案號歸入相應的年度，某一年度受理的案件應當集中管理，不可分散，不可將一個年度的案件放入另一個年度之中，跨年度審結的案件，無論何時立卷歸檔都應列入收立案年度集中管理。

　　按類別立卷，是指按照案件的性質分類進行立卷。依我國三大訴訟法規定，訴訟案件分為刑事、民事、行政、執行四大類別。

　　按審級立卷，是指按照案件所在的審級進行分類立卷。這里的審級指審判程序，一般分為一審程序、二審程序、死刑復核程序、審判監督程序、特別程序、執行程序等。我國三大訴訟法對審判程序作出了嚴格的法律規定，必須認真遵照執行。

　　按一案一號立卷，是指按照案件在立案部門收案時編定的案號進行立卷。一個案件在同一審級審理時，只能編定一個案號，收、結案登記薄，案件目錄登記表、案件登記表、檔案檢索目錄都應按照立案時編定的案號順序排列。

　　上述四個因素是一個緊密聯系而不可分割的有機整體，缺一不可。執行這一原則必須綜合四個因素合并使用。充分運用這一立卷原則，有利于正確編定案號，簡化管理手續，提高管理效率。法院從受理一個案件開始，就按年度、類別、審級和收案順序編定一個案號，訴訟活動中產生的所有訴訟文書材料以及立卷、歸檔、整理、上架、保管、利用、銷毀等等，都只能使用這個案號。一個案件訴訟活動全過程的所有原始記錄，通過運用這一原則編定的案號，把它們全部統領、集合起來，并有機地結合成一個完整的訴訟檔案實體，從而有效地方便了日常管理，便于查找利用，對沒有按時歸檔的案件也能了如指掌，便于未歸檔案件的清查催歸，有利于確保訴訟檔案的完整與安全。

　　二、并卷管理原則

　　《人民法院檔案管理辦法》第十二案規定：“同一案件由于審級改變或其他原因形成幾個案號的案卷，應當合并保管。并卷的要求是：再審卷并入一審或二審卷；向本院提出申訴所形成的申訴卷并入本院的審判卷；向上級法院提出申訴所形成的申訴卷由上級法院立卷歸檔；近年申訴卷并入早年申訴卷。案卷合并時，要在卷宗封面、卷宗登記薄和檢索卡片上注明移出、移入的相關案號。”這一規定是并卷管理原則的具體化，其核心內容是確定

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