對高校會計核算摘要欄填制的幾點思考論文

　　一、 “摘要”的作用

　　在高校財務管理中,絕大多數高校都已經完全采用機代替手工進行管理和核算,會計憑證和賬簿也由手工制作和記錄轉向計算機操作。無論高校使用的是哪種財務核算系統,開發商提供的電算化功能都相差無幾。為了減少重復勞動,在財務核算系統中一般都是只要一次輸入會計信息,記賬、查詢、報表均由系統提供的各種功能按鈕來完成。在高校使用的所有的財務核算系統功能中,有一個功能是相同的,那就是,會計賬簿是由會計憑證經過財務核算系統中的“記賬”功能按鈕自動完成的,會計賬簿的摘要直接取之于記賬憑證的摘要。在會計電算化以后,財務管理的賬務查詢和主要使用的是電腦的記錄。《會計法》也將摘要的填制作為會計基礎工作的一項進行法定。摘要填制得完整、準確,可以為我們的財務分析、查詢起到事半功倍的作用;摘要填寫得如何,直接到財務管理部門提供的會計賬簿的質量;摘要填寫的質量,可以反映一個單位財務管理的水平、會計基礎工作的質量、會計人員的業務素質。會計憑證和賬簿是通過摘要欄來記錄和反映經濟業務內容的,對財務管理部門自身來說,審核人員是通過摘要來記錄所審核的經濟業務的來龍去脈,向需要會計信息的人員述說經濟業務的真實面貌;對財務管理部門外如上級主管部門、銀行、投資機構、注冊會計師審計、學校內部各職能部門和相關院系等來說,通過憑證和賬簿所記載的摘要來獲取經濟信息,了解經濟內容并判斷經濟性質。特別是在全面實行財務核算與管理化以后,財務管理部門與各個院系職能部門的經費及賬簿核對是通過對賬單來進行的,對賬單是通過摘要的述說向經費使用者提供經濟信息,反映經濟業務的來龍去脈的。拿出財務管理部門的對賬單需要讓經費使用部門人員看得明白,尤其是在高校提供了高級財務管理平臺以后,各個部門與項目經費的負責人,將會通過高級財務管理平臺直接在校園網絡上實時查詢自己部門經費與項目經費的使用情況,他們只能通過財務審核制作的憑證摘要來獲取和了解財務管理部門提供的會計信息。因此,為了提供準確、完整、簡潔、明了的會計信息,提高財務管理部門賬簿的質量,摘要的填制有待規范。

　　二、“摘要”欄填制存在的

　　摘要的填制需要簡明扼要地反映經濟業務的來龍去脈,使得查詢人員一目了然,這是會計的基礎工作。模糊不清或過于簡單的摘要會讓經費使用部門、賬務查詢人員難以理解和明白,往往會在實際工作中浪費時間和精力,還會造成查詢人員對會計核算和財務管理質量的質疑,對財務管理部門工作質量的懷疑,對會計人員和財務管理部門來說,誰也不想遇到和看到這種現象發生。可現實工作中,我們看到的憑證摘要就是這樣,過于簡單讓人難以判斷。例如:張三老師為教學實習基地的事情出差到山東濟南,回來之后來報銷山東旅費2356元,審核人員制作的憑證摘要是“張三差旅”、“張三旅費”,別人看了以后只知道是張三老師出差了,到哪里去干什么無從知曉。再如,鄭二老師借論文版面費1000元,審核制作憑證的摘要是“鄭二借款”,雖然,我們知道鄭二借了1000元錢,干什么用不知道,在暫付款催賬時也會莫名其妙,而且,在暫付款分析時,這樣的借款不知道該歸為哪一類;還有,馬六老師購置了一些實驗易耗品和辦公用品總計983元,審核制作的憑證摘要是“馬六購物”……有時候,在查詢賬目時為了一筆摘要不清的憑證,不得不花費時間和精力去翻閱原始憑證,重新審核一遍原始單據,造成了相應的人力資源的浪費。高校規模不同,從事審核崗位的人員數量也不同,但據統計,一般高校都有兩人及以上的審核,規模較大的高校甚至有8到10人的審核,而且高校經過多年的合并,會計人員來自于各個不同管理模式的高校,工作習慣、知識面、對業務的理解各不相同,高校合并后由于沒有對經濟業務的摘要進行適當的規范,同樣的經濟業務由不同的審核填制憑證的話,摘要會填制得五花八門。例如:趙四老師購置了一批實驗用碳酸鉀等藥品3687元,對這樣的業務,有的審核會填制摘要“趙四購物”,有的審核會填制摘要“趙四購藥品”,有的審核會填制摘要“趙四購實驗藥品”……不同的審核完全憑自己的意識來填制憑證的摘要,如此種種,不勝枚舉,給財務監督、分析、管理、查詢帶來了諸多不便,財務管理部門提供的賬簿質量也大打折扣。

　　三、對如何填制摘要欄的幾點看法

　　一般的財務核算系統對摘要欄的字數都有一定的限制,會計人員必須在規定的字數內對審核過的經濟業務作恰當的記載。摘要的填制是一項簡明扼要的記載經濟業務的來龍去脈的工作。摘要的填制既需要簡明扼要又需要符合語法要求,不能出現病句。“簡明扼要”需要的是提取經濟業務發生過程的精華,提綱挈領地記錄下來,會計人員自己清楚,別人看了也明明白白,這樣的摘要基本上是完整的、準確的。“符合語法要求”就是填制摘要使用的語句需要符合語言的結構方式,精簡、通順,不是病句。筆者根據自己多年從事審核和賬目查詢、會計分析的經驗,對摘要的填制大致作了如下和分析,列示如此,以與各位同行商榷。

　　(一)差旅費。在高校的差旅費核算中,差旅費的用途主要有會議、購物、實驗、科研、進修培訓、出國等,甚至辦理一些各項業務上的事宜。差旅費的摘要只要注明出差人、出差的地點、出差的目的就能讓人了解該筆業務。一般情況下,“王某某等濟南參加數學研討會旅費”、“李某某上海購書旅費”、“趙某某廣州修理激光檢測儀旅費”、“陳某某北京部聯系學科申報旅費” …… 這樣寫明“某人某地某事”就可以作為差旅費憑證摘要了。

　　(二)購置物品。在日常工作中,購置一些辦公用品、實驗耗材、固定資產、圖書;搞活動用獎品、紀念品、食品等;維修用零配件、維修材料……對于這類業務,需要載明的是“某人購為某事用某物”。例如:“張某購實驗用氧氣3瓶”,“錢某購課題用書10本”,“施某購教學樓維修用水泥5噸”、“李某購生沙龍活動用照相冊20本”,“鄭某購招待專家用水果” ……當然,如果經辦人將多種用途的單據一并報銷,應該按用途進行歸類,摘要中可以將金額較大的物品注明,金額較小的物品用“等”表示。

　　(三)內部結算。高校中的內部結算包括下屬印刷廠、餐廳、車隊、賓館、出版社向學校財務處結算各部門的印刷費、用餐費、用車費、住宿費、出版費、購書費以及下屬單位需要返還學校的工資、水電費、上交利潤等。一般來說,這樣的結算相對業務比較集中,每月發生一到兩筆,各種用途的同類性質費用也比較多,結算的時間跨度也比較長,各相關院系職能部門對費用后所附有的清單基本上都進行過詳細核對,這類憑證的摘要,筆者認為注明“某單位結算某費用”妥當些。如“車隊結算文學院用車費”,“某賓館結算某單位住宿費”等等,經費使用部門領導一看一目了然。對于返還學校的費用,可以使用“某單位返還2004年工資”、“某單位上交2004年度利潤”等等即可。

　　(四)工資核算。工資結算憑證一般一個月才有一張,工資中核算的明細項目比較多,一張憑證涉及的也很多。筆者認為,按照工資核算的項目填制摘要比較好,對整張工資憑證來說反映的業務內容比較清楚,對各個費用的賬簿來說也能清楚地反映哪個月份的何種工資費用。例如:“發放六月份在職(人員)基礎工資”……“發放三月份工資代扣水費”……這樣的摘要比較直觀而且容易讓人明了。

　　(五)內部轉賬。在日常核算中,常常有一些計提費用,內部劃轉費用的發生,對于這類費用的摘要,筆者認為應該按照發生費用的性質填制。如:“計提某月職工福利費”、“計提某年某月至某年某月學生獎學金”、“葉某交科研用信息流量費”、“補貼院系元旦學生活動經費”,如此等等,按照費用的性質分析填制比較容易讓人明白。

　　(六)發放性質的費用。高校經常發生一些帶有發放或領取性質的勞務費用、獎勵費用、購房補貼、安家費、遺屬費等。對發放性質的費用,根據筆者多年的工作經驗,往往有一些是需要核對和經常查詢的。因此,對這樣的費用摘要的填制需要注明發放對象、發放性質。如“張二領引進人才安家費”、“李五領5月份遺屬補助費”、“鄭七領2005年3-5月科研津貼”、“趙九報銷博士論文答辯及評審費”、“發放2004-2005年度本科生獎學金”、“洪八報銷專家自動化控制學術講座酬金”等等。摘要注明到發放對象,方便以后的賬務核對與查詢。

　　(七)收入核算。高校收入來源渠道很多,有財政撥款、科研撥款、捐贈收入、代管性質的收入、收費性質的收入、罰沒收入、銀行或機構借款等等。據筆者經驗,很多收入,在財務管理過程中需要不斷核對、查詢、分析,對于這類憑證的摘要一般必須注明收入性質,摘要盡量完整詳盡。如:“5月份財政撥款”、“5月8日-.14日本科生培養費收入”、“香港大學數學集刊捐贈收入”、“核部撥張四科研經費” 等等。

　　(八) 其他核算。有一些不能劃歸以上類別中的核算業務,像訂正憑證、調賬憑證、特殊費用、指標單、年終結賬等等,對這類核算業務的摘要,需要載明的是訂正什么憑證、調什么賬、何種性質的費用等。如:“訂正2002年8月30號憑證”或者“訂正沈九上海修理儀器費用”,“調整工資中電話補貼費”,“學生宿舍管理系統專項經費指標”,“科研處承辦生命學術會議住宿費”等等,只要能說明業務的主要內容的摘要就算是比較完整的。

　　在工作中往往會遇到有很多不同性質的經濟業務放在一張報銷單據上審批的情況,在填制費用支出摘要時比較方便,按照費用的用途和內容分項填制就可以,而相對應的現金和銀行賬的摘要比較麻煩,可以填制成“蔣某科研用藥品電話費等”、“馬某購實驗藥品等”……不難看出,在規范摘要填制的同時需要對報銷單據的粘貼做到一賬一單,這樣才可以保證現金和銀行賬也清晰明了。按照現行的檔案管理辦法,憑證和賬簿保管時限為15年,而現金和銀行賬保管時限為25年,在憑證和賬簿銷毀以后還能找到經濟業務的本來面目就只有依靠現金和銀行賬的摘要了,可見規范一賬一單制和規范摘要同樣重要。

　　隨著經濟的,的變化,新生事物不斷產生,高校需要核算的經濟業務也會不斷擴大和發展,新的業務會層出不窮,筆者在此不再贅述。總而言之,如何填制憑證的摘要,筆者倡導的原則是語句通順、簡明扼要,并非強求千篇一律;如何填制好憑證的摘要,筆者倡導的是:加強業務,提高業務水平;加強職業素質的培養,提高工作人員的責任心;加強職業道德的,提高工作人員的積極性。

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