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文秘專業校內仿真實訓初探論文
摘 要：實踐教學是培養學生的職業技能、職業資格、職業能力的重要途徑，建設與其相適應的校內實訓仿真環境是實現校內實踐教學的先決條件，而校內實訓環境的仿真程度則是決定校內實踐教學成果的關鍵因素。本文通過仿真一體化辦公室建設和仿真網絡無紙化辦公環境的建設來講述文秘實訓環境的仿真建設；通過“模擬公司”教學法在文秘仿真實訓環境中的運用來探討在文秘校內實訓靜態仿真環境下的動態情景的建設。
關鍵詞：文秘；校內實訓；仿真環境
本文著眼于文秘專業的校內教學，初步探討以仿真辦公室為基礎，以仿真教學軟件為輔助，以“模擬公司”教學法為實現途徑的實訓仿真環境建設，并就具體的操作方法進行一般性介紹，冀對文秘專業教育教學和人才培養貢獻綿薄。
一、實訓環境的仿真建設
（一）仿真一體化辦公室建設
文秘人員從業的辦公環境就是辦公室環境，仿真辦公室是文秘專業實訓環境的硬件設施和首要條件。為了節約空間和完整地體現辦公室功能，我們進行了仿真一體化辦公室建設，其構建要融合秘書工作的各項職能，完全按照真實的辦公條件和辦公環境來進行，內容包括辦公材料仿真和空間布局仿真。在建設工作中，我們注重做、學、教相統一，充分發揮學生的積極性，讓學生參與建設，在參與中達到鍛煉的目的。
１．在辦公材料上，仿真一體化辦公室完全按照企事業單位辦公室的辦公材料構建而成。具體操作以現代化公司的辦公設備為參照，選擇先進的、齊全的辦公物資。從滿足一般實訓需求的角度，這些物資設備主要包括辦公桌、屏風、打印機、復印機、檔案柜、一體機、電話、電腦、碎紙機、傳真機、打孔機等，還一些小型的辦公用品，如文件夾、裝訂機、回形針、印油、材料紙、復印紙、文件袋、文件盒、登記簿等。同時，我們還仿真公文和模擬印章，以在公文處理實訓過程中既達到實踐性操作的高度仿真，不會產生真實的效力。
２．在空間布局上，為了節約空間和完整地體現秘書工作的各項職能，我們把辦公室、文印室、檔案室融合為一個仿真一體化辦公室。仿真一體化辦公室大致分成三個區域，即辦公區、文印區、檔案區。每個區域都根據現行公司辦公室的布局規范進行合理的布局，是真實辦公室的模擬再現。
辦公區采用的是開放式辦公室模式，具體又包括接待區和業務處理區。接待區放置茶座和椅子，設在近門處，以便送往迎來不對辦公構成太大影響；業務處理區則設在辦公室中央區域，彼此間可用１米左右高度的屏風分隔，所有座位的朝向統一朝向大門，分成兩排，雙向而坐，辦公時可以相互合作又不會相互干擾。業務處理區的辦公桌上配備了電腦、電話、打印機、文件夾、裝訂機、起釘機、漿糊、計算器、回形針、印油等日常辦公設備和用品，以便學生在具體實踐操作中學習文秘工作各項技能。辦公區整體采用直線式條塊組合，教師桌或領導桌單獨出來，放置于業務處理區的右上方，便于縱觀全局、指導和監督。
文印區包括先進的復印機、速印機、一體化打印機、掃描儀、碎紙機和各種規格的復印紙，位于辦公區旁邊靠墻位置，關窗并安裝深色窗簾，以防日曬，保護設備，也使布局更加美觀。
檔案區放置檔案柜和檔案架，文件夾、文件袋、文件盒若干置于其中，另配一套辦公桌和辦公椅，以及登記簿、打孔機、白色裝訂紗線、裁紙刀、香糊等檔案處理用品。檔案區與辦公室區和文印區之間使用高屏風相隔，位于一體化辦公室的最里面，以加強檔案保密和維護。
（二）仿真網絡無紙化辦公環境的建設
在仿真辦公化辦公室環境的建設硬件建設的基礎上，還要輔之以仿真辦公軟件的應用，建設仿真網絡無紙化辦公環境，從而使實訓辦公室在硬件和軟件上都實現真正徹底的仿真。
在現代化、信息化迅猛發展的今天，文秘人員的辦公模式也日新月異，新型的網絡化辦公向傳統的“公文往返式”辦公提出挑戰，方便、快捷的電子政務得以推廣，并迅速地在全球興起一股“無紙化辦公”的新潮流。面對時代發展、科技進步，我們積極主動應對，不斷改革教學內容，把自動化、網絡、無紙化辦公的新知識、新技能引進文秘實踐課堂，強化文秘職業技能訓練，而在校內仿真實訓環境的建設上，我們要積極營造一個新型的無紙化辦公環境，以滿足時代給秘書工作提出的新的要求。
實行無紙化辦公一個必備條件就是辦公自動化平臺的搭建，安裝運用與其相適應的辦公自動化系統，如可安裝浙科辦公自動化模擬軟件。這類軟件或系統一般具有信息管理、文件管理、郵件管理、公文管理、網絡會議、工作流程管理等功能。利用這些功能，基本能實現辦公的無紙化。
我們在校內仿真實訓環境的建設上，加強了辦公自動化平臺的搭建，在仿真一體化實訓室安裝辦公自動化模擬軟件，積極營造一個真實的新型無紙化辦公環境，通過組織學生學習和運用辦公自動化模擬軟件，掌握現代文秘人員無紙化辦公的職業技能。
二、“模擬公司”教學法在文秘仿真實訓環境中的運用
（一）“模擬公司”仿真公司情景環境建設
在文秘校內實訓教學中，我們通過辦公自動化模擬軟件，有意識的把文秘專業按照年級和班級分成若干公司和分公司，設置不同公司之間進行交流和貿易往來，以及同一公司之間進行緊密協作，從而構建一個仿真公司環境。
在這個仿真的公司環境里，每個年級和班級的學生都應了解和熟悉自己所在公司的名稱、性質、主要業務及運作方式，在其中經歷全部業務操作過程，了解和弄清各環節之間的聯系。學生可以在此進行文秘辦文模擬實訓、文秘辦會模擬實訓、文秘辦事模擬實訓、文秘檔案模擬實訓。模擬時除貨物、資金和印章是虛擬的不發生實體轉移和不生效外，其他如收發文、接聽電話、會議組織、接待工作、文件打印、檔案管理等均按照現實的秘書活動進行設計和運作。
（二）“模擬公司”角色的扮演
按照現行公司的組織結構，對辦公自動化系統中的模擬公司結構進行劃分。一般由指導教師擔任公司董事長，由董事長根據公司產品和服務項目的不同，在每個公司或分公司下設總經理和若干部門，如：秘書部、財務部、人事部、市場部、研發部、客服部、宣傳部等，每個部門下面又分部長和成員。此劃分結構確定下來后，可在辦公自動化軟件里的公司結構圖上直接設置。
學生明確自己在公司的角色后，應及時登陸辦公自動化系統，以明確自己的任務和職責，辦公自動化軟件會自動設置不同角色的使用權限，并且，每個成員的分工和角色定位會在辦公自動化軟件上記錄下來，以便人事部門利用軟件進行人事的無紙化辦公管理。
教學過程就是老師和學生進入工作崗位，進行公司角色的扮演。在學生進行公司角色扮演時，我們對學生提出兩點要求：其一，強調著裝和語言必須符合其角色。在著裝上，要看場合穿服裝，學生進行角色扮演時就像其他公司的職員上班一樣，辦公場合應穿套裝、正裝，不許穿休閑裝、牛仔褲；在語言上，扮演同一公司職員的學生談話時提及公司應講“我們公司……”，在商務活動中要使用尊稱“您”，在接聽電話時注意電話禮儀：“你好！我是××公司的××”，見到領導要有禮貌的稱呼“經理”“部長”等。其二，行為、思想符合其角色。如扮演總經理的學生就要有全局的眼光和思想，思考公司的運作和前景，為公司前景作策劃，當然行為上要起到領導者的引導作用；而每個部門的成員則要從本部門的性質和主要業務著眼，思考問題，及時收集信息，提出建議，積極主動做好本職工作。這些心理和行為方面的適應性，對學習場所向勞動現場過渡的氛圍環境營造非常有效，學生經過角色扮演可以真實體驗“職業人生涯”。這就是“模擬公司教學法”效用的關鍵所在，讓學生自覺進行角色的轉變，由學習者轉向勞動者，從學生思維轉向職業思維。
（三）“模擬公司”項目任務的實施
“模擬公司”運作的基本方式是在“工作崗位”上學習。在“工作崗位”上就是項目任務的承擔和實施，“模擬公司”的運作就是職員在一項項的項目任務實施中自主的學習過程。
教師，也就是董事長，要給出目標任務；各總經理、部長、職員則要圍繞這個任務尋找實施解決的途徑，收集資料或將先前所學的理論知識運用到實際操作中，完成項目任務。在整個教學過程中，教師和學生模仿公司企業中的上下級關系。上司即老師是掌握全局的項目任務的制定和給予者，所以教師要根據教學內容和要求精心設計任務，給學生一個多向思考的空間，激活學生的思維，讓學生自己判斷并找出有用的信息，從而由被動的學習逐漸轉變為自主的學習。
項目任務實施的過程，實質上創造出了教與學和師生互動的公司交往的仿真情境。在這種情境中，通過反復練習，可逐步形成自然的、符合現實秘書活動要求職業行為能力，即在專業能力、方法能力、社會能力和個性方面得到發展。而這個過程也符合職業教學原則下的學習情境建設的要求，即符合建構優先原則下的“學生主動存在”、“教師反應存在”以及“情境真實存在”。
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