檔案整理的概念

　　檔案管理系統是整個國家文獻信息系統的組成部分之一，在構成整個社會的科學能力中占有重要地位，下面是unjs小編搜集整理的檔案整理的概念，歡迎閱讀。

　　檔案整理主要內容

　　括：區分全宗、全宗內檔案分類、、案卷封面編目、案卷目錄編制。

　　具體內容：

　　(1)會計憑證類：反映資金牧付業務的原始憑證、記賬憑證、匯總憑證及其他出納憑證。

　　(2)財務報告類：包括月度、季度、年度的出納報告、附注及文字說明，銀行存款對賬單應銀行存款余額調節表，其他出納報告。

　　(3)會計賬簿類：現金日記賬、銀行存款日記賬、其他貨幣資金明細賬、輔助賬簿及其他備查薄。

　　(4)其他類：作為收付依據的合同、協議及其他文件;按規定應單獨存放保管的重要票證單據，如作廢的支票、作廢的發票存根聯與發票、作廢的收據存根聯與收據;出納盤點表和出納考核報告等。

　　(5)檔案管理類：出納檔案移交清冊、出納檔案保管清冊以及出納檔案銷毀清冊。出納人員對檔案進行整理時，一般包括分類、裝訂和成冊三個步驟。

　　檔案整理類型

　　主要有3種類型

　　①系統排列和編目

　　在正常條件下，檔案室接收文書部門和業務部門按照歸檔要求立好的案卷，檔案館接收各機關按照入館要求整理移交的案卷。檔案館和檔案室的整理任務，主要是檢查案卷質量，制訂館(室)內分類排列方案，進行案卷和全宗的系統排列以及案卷目錄的加工

　　②局部調整

　　對已接收但不完全符合整理要求的案卷，進行必要的部分加工整理；對由于遭受損失、銷毀與移出等各種原因致使整理體系發生重大變化的檔案,進行新的系統化調整

　　③全過程整理

　　對必須接收和征集的零散檔案，進行包括整理工作全部內容的系統化和編目。

　　檔案整理要求保持文件之間的歷史聯系，便于保管利用。文件之間的歷史聯系是指文件在產生和處理過程中形成的內部相互關系，主要表現在文件的來源、時間、內容和形式等方面的聯系。維護文件之間的歷史聯系有時可采用不同的方法，在優選時應以便于檔案保管和利用為其最高要求，并使二者統一起來。

　　檔案整理幾個概念

　　(一)檔案整理定義：是指將處于零亂的和需要進一步條理化的檔案，進行基本的分類、組合、排列、編號、編制目錄、建立全宗等，組成有序體系的過程。

　　(二)檔案整理的基本要求：遵循文件材料的形成規律和特點，保持文件材料之間的有機聯系;區分文件材料的價值，確定檔案的保管期限;便于保管和利用。

　　(三)檔案整理的文件范圍：凡是本機關工作活動中形成的，具有查考保存價值的文件材料，包括收發文電、內部文件、會議文件、電話記錄、圖表、簿冊、照片、錄音、錄像、計算機盤片、實物以及本機關編印的出版物等，在辦理完畢后均須整理保存。

　　(四)檔案整理的方法：一是以“案卷”為單位整理。二是以“件”為單位整理。

　　1、以“案卷”為單位整理。

　　1)以“案卷”為單位整理就是立卷，即按照文件材料在形成和處理過程中的聯系將其組合為案卷。

　　2)所謂案卷，就是一組密切聯系的文件的組合體。立卷是一個分類、組合、編目的過程。分類即按照立檔單位的檔案分類方案，對文件材料進行實體分類;組合即將經過分類的文件材料，按一定形式組合起來;編目即將經過組合以后的文件材料，進行系統排列和編目。 tob_id_2536 3)以“案卷”為單位整理的檔案，其基本保管單位是案卷。案卷卷皮有軟卷皮和硬卷皮2種，硬卷皮型號有1.2，1.5，2.0cm三個規格，以軟卷皮裝訂的檔案必須按案卷順序裝入檔案盒。

　　4)以“案卷”為單位檔案整理的依據是1987年12月國家檔案發布的《機關檔案工作業務建設規范》和《文書檔案案卷格式》

　　5)以“案卷”為單位檔案整理的適應范圍

　　(1)大部分單位短期保管(現10年)的文書檔案，鄉財政所、中心學校等二級機構文書檔案一般按“卷”整理

　　(2)各單位專門業務檔案一般按“卷”或是“盒”整理。

　　(3)科技檔案按“卷”整理，整理要求按照國家質量技術監督局頒布的《科學技術檔案案卷構成的一般要求》(GB/T 11822-2000)執行，其中科研檔案還可按國家檔案局頒發的《科學技術研究課題檔案管理規范》DA/T2-92執行。基建工程檔案按照國家檔案局、國家計委1988年頒發的《基本建設項目檔案資料管理暫行規定》執行。

　　(4)會計檔案按“盒(卷)”整理，整理的依據是財政部、國家檔案局1998年發布的關于《會計檔案管理辦法》(財會字〔1998〕32號)。

　　( 5)按“卷”整理的文件整理步驟是：文件分類、鑒定保管期限、排列、編頁號、編制卷內文件目錄、裝訂案卷、填寫備考表、填寫案卷封面、編寫立卷說明、編制案卷目錄、編制全引目錄、檔案排架。

　　2、以“件”為單位整理。

　　1)以“件”為單位整理就是按照文件材料形成和處理的基本單位即“件”來進行整理。

　　2)一般來講，一份文書材料、一張圖紙或照片、一盤錄音帶或錄像帶、一本表冊或證書、一面錦旗、一個獎杯等均為一件。文書材料的正本與定稿作為一件，正文與文件處理單為一件(處理單包括：收文處理單、擬辦單、發文稿頭紙及領導批示的簽批條等)，轉發件與被轉發件為一件，正文與附件作為一件，原件與復制件為一件，報表、名冊、圖冊、刊物等每冊為一件，來文與復文及其他相關文件可為一件。

　　3)以“件”為單位整理的檔案，其基本保管單位是件。以“件”為單位整理的文書檔案最后要裝入檔案盒內。

　　4)以“件”為單位文書檔案整理的依據是2006年12月國家檔案局發布的8號令和2000年12月發布的《歸檔文件整理規則》。

　　5)以“件”為單位檔案整理的適應范圍：

　　(1)全縣副科級以上各級黨的機關、行政機關、社會團體和其他組織需歸檔的文書檔案按“件”整理。

　　(2)企事業單位有關黨群工作、行政管理、經營管理、生產技術管理類歸檔文件材料按“件”整理

　　(3)聲像、電子、實物檔案按“件”整理，電子檔案整理要求按照國家檔案局發布的《電子公文歸檔管理暫行辦法》以及《電子文件歸檔與管理規范》(GB/T 18894-2002)執行。照片檔案整理按國家檔案局2002年發布的《照片檔案管理規范》(GB/T 11821-2002)執行。

　　6)按“件”整理的檔案整理步驟是：文件分類、鑒定保管期限、裝訂、排列、編號、蓋歸檔章、編制歸檔文件目錄、裝盒、填寫備考表。

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