商務(wù)信件及電子郵件禮儀

　　應(yīng)酬書信和電子郵件是商業(yè)和職場領(lǐng)域使用頻率較高的形式，

商務(wù)信件及電子郵件禮儀

。因?yàn)樵谡麄�商務(wù)流通領(lǐng)域，很講究情感的聯(lián)絡(luò)和交往，以此來增進(jìn)友誼，促進(jìn)貿(mào)易。以下是YJBYS小編為您整理的商務(wù)信件及電子郵件禮儀，希望對您有幫助!

　　商業(yè)信件分類

　　所有客戶往來的商業(yè)信件要在對方的名字前面加上其職務(wù)稱謂，如“王博士”、“李經(jīng)理”等。信件的結(jié)尾包括自己的聯(lián)系方式和日期。公司內(nèi)部的其他書面文檔也要保持簡潔扼要、通俗易讀。每個公司對內(nèi)部的信件交流格式有自己的一套規(guī)范，但我在這里不是要討論“辦公室備忘錄”的，雖然它是員工之間最常見的書面溝通方式。我們這里要關(guān)注的是公司與外部書面溝通的方式和內(nèi)容，不包括法律文件和合同。

　　商業(yè)信件主要分為以下幾類：介紹信、推薦信、稱贊信、投訴信、解決商業(yè)糾紛的信函、要求信和拒絕信等。

　　1.稱贊信

　　如果你滿意對方的產(chǎn)品或服務(wù)，寫一封稱贊信。雖然很多人不會這么做，但這是和對方建立良性關(guān)系的開端。如果你很滿意餐廳經(jīng)理的服務(wù)，那么寫一封稱贊信給他的上司，一方面你對他職業(yè)的發(fā)展有很大的幫助，另一方面和他建立好關(guān)系，今后能繼續(xù)接受他的優(yōu)質(zhì)服務(wù)。所以這類利己利人的信件，大家應(yīng)該愿意寫，常常寫，因?yàn)檫@能帶來雙贏。

商務(wù)信件及電子郵件禮儀

　　2.推薦信

　　往往是推薦一個人申請學(xué)校或工作，里面的內(nèi)容要包括你和對方的關(guān)系，你認(rèn)識對方的時間長短，用例子來說明他的特征，例如你要說這個人勤奮，那么舉一個例子來說明這點(diǎn)。離職前，我總習(xí)慣請老板或與我共事的同事寫一份推薦信。個人的推薦信或者提名信是贏得下次工作的有力工具。

　　3.投訴信

　　首先，投訴信要寫給這個組織的最高的領(lǐng)導(dǎo)。其次，避免用情緒化的詞語，要對事不對人。在投訴信的第一段，先將事由作客觀的總結(jié)，讓對方明白寫信的目的。之后講一些具體的事實(shí)，例如發(fā)票號碼、事情發(fā)生時間和地點(diǎn)。投訴信也要盡量保持對對方的鼓勵性的態(tài)度，例如“我知道貴餐廳的服務(wù)很有名，我也常常是因?yàn)椴蛷d的服務(wù)而前來用餐，我想這個服務(wù)員的服務(wù)并不能代表整個餐廳的服務(wù)水平”等文字。投訴信最難寫，可如果寫的是“服務(wù)水平”，對方會比較心平氣和地處理這個投訴。最后的一段是你對解決問題的建議，不要很離譜很貪心，要合理。如果對方賣給你的貨，在使用一周后壞了，可以提議退貨、換新的，或在規(guī)定時間內(nèi)修好。最后一句話應(yīng)該是鼓勵性的，例如“我相信貴公司的服務(wù)是高水平的，也希望這件事情能夠合理解決，今后我們還可以繼續(xù)合作”

　　4.解決業(yè)糾紛的信函

　　因?yàn)楦鞣N原因，在我們購買完某商品后，我們常常需要和對方討個減價，或要求賠償、退貨。在商業(yè)糾紛信中應(yīng)附有購買商品的收據(jù)復(fù)印件，讓對方可以在自己的文件中追溯。商業(yè)糾紛信的內(nèi)容要簡單明了。

　　5.要求信

　　要求信的內(nèi)容包括要求對方開機(jī)票，或?qū)⒛撤菸募�寄給你等，

資料共享平臺

《商務(wù)信件及電子郵件禮儀》(http://salifelink.com)。這類信主要包括對方需要的最基本信息即可，不需其他太多文字。

　　6.拒絕信

　　商務(wù)往來中的拒絕信是一個建立自己品牌、宣傳自己的機(jī)會。要強(qiáng)調(diào)的重點(diǎn)不是對方不適合你，而是雙方互相不適合。還要保持一個開放的心態(tài)，表示我們?nèi)杂信d趣與你合作，如果今后有機(jī)會，可以繼續(xù)探討合作的可能及合作方式。

　　書面溝通優(yōu)點(diǎn)

　　1.一目了然：白紙黑字能使所有參與方對于所討論的論題、事實(shí)根據(jù)和結(jié)論，以及達(dá)成的共識一目了然，并保持跟進(jìn)直至工作完成。當(dāng)討論的結(jié)果被記錄下來、經(jīng)詳細(xì)商討并最終寫在紙上時，投機(jī)取巧的人就沒有施展拳腳的空間了。

　　2.書面跟進(jìn)：能準(zhǔn)確及時地記錄事項(xiàng)進(jìn)程、討論內(nèi)容以及行動細(xì)則，并充當(dāng)了作為每個工作項(xiàng)目歷史檔案的功能。例如：我要協(xié)調(diào)團(tuán)隊(duì)完成一項(xiàng)銷售任務(wù)，時間非常有限，離規(guī)定的完成日期不遠(yuǎn)，此時準(zhǔn)備一份書面?zhèn)渫�錄給我的隊(duì)員、主管以及合作伙伴，將使我更加清楚采取什么步驟，如何對每個人進(jìn)行跟進(jìn)。它促使每個人共同關(guān)注一件事、說同一種語言，以及清楚哪些已經(jīng)做完，還有哪些需要做。最后，書面跟進(jìn)能保證論功行賞。能確保分辨出哪些人履行了承諾，哪些人因及時完成了工作而得到肯定。

　　3.充當(dāng)意見不和、起爭端時的證明：沒有人是完美的。毫無疑問，每一個工作項(xiàng)目都面臨特殊的挑戰(zhàn)，不管這種挑戰(zhàn)是運(yùn)籌上的還是人際關(guān)系上的。書面記錄能幫人關(guān)注于事實(shí)而不是感受，或其他個性和工作風(fēng)格上的差異，并以合理的方式解決意見不和以及爭端。

　　應(yīng)酬書信具體書寫原則

　　應(yīng)酬書信是商業(yè)領(lǐng)域使用頻率較高的書信。因?yàn)樵谡麄�商務(wù)流通領(lǐng)域，很講究情感的聯(lián)絡(luò)和交往，以此來增進(jìn)友誼，促進(jìn)貿(mào)易。這類書信與一般書信的禮儀要領(lǐng)和格式基本相同。應(yīng)酬書信一般由箋文和封文兩部分組成。寫信是借助文字向受信人說話。要使對方感到親切、自然、文明有禮并收到良好的交際效果，寫信就要符合書寫格式和書信語言的禮儀規(guī)范。否則，就會鬧出笑話，影響交際效果乃至誤事。

　　一、稱謂要得體。

　　稱謂即稱呼，要符合寄信人同受信人的特定關(guān)系。一般來說，平時對對方稱呼什么，信的開頭就寫什么。在格式上，稱呼要在信箋第一行起首的位置書寫，單獨(dú)成行，以示尊重，它有很強(qiáng)的禮儀作用。寫給非親屬關(guān)系的長輩，一般在姓氏后面加職務(wù)，如李經(jīng)理、張校長，或以某老相稱;寫給自己敬佩的長者可在稱呼前加上“尊敬的”三字，盡量避免指名道姓;對平輩或小輩則可直呼其名，或稱兄道弟，或稱“小王” 、“小李” ，也可以“同志”相稱。

　　稱呼之后一般還要加提稱語，即用來提高稱謂的詞語，如對尊長用“尊鑒” 、“賜鑒” 、“鈞鑒” 、“崇鑒” ;對平輩用“臺鑒” 、“大鑒” 、“惠鑒” ;對晚輩用“青鑒” 、“收覽” ;對女士用“芳鑒” 、“淑鑒” 、“懿鑒”(對年高者) ;對夫婦用“儷鑒” 、“同鑒” 、“均鑒”等。書信中的這種敬語使用時要注意與稱謂相配合。

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