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會中工作
本文講述的是日常工作會議主要流程之二:會中工作。提到了會中工作所要注意的幾個事項,詳請請閱讀本文。1.會議簽到
按會議簽到工作的基本要求完成會議的簽到工作。
為了隨時掌握報到人數,要認真做好簽到工作。
秘書人員在會議召開前應準備好簽到所需的用品。目前,簽到的方式主要有兩種。
1)簿式簽到
簿式簽到是指與會人員到會時,在簽到簿上簽上自己的姓名、單位、職務等內容,以表示到會。簿式簽到方式簡便易行,但容易在會場門口造成擁擠現象。因此,簿式簽到方式比較適合于小型會議或慶典性會議。
2)卡片式簽到
卡片式簽到又可以分為兩種:一種是將預先印制好的卡片(相當于入場券)提前發給與會者,入場時,交出一張即可;另一種是磁卡簽到,即與會者進入會場時,手持事先領取的磁卡,送進電子簽到機里,簽到機便即時將其姓名、號碼等內容輸入計算機,與會者入場完畢后,簽到情況便立即在計算機屏幕上顯示出來。卡片式簽到方式適用于較大型會議。
2.協助正確使用會場設備并發放會議用品
會場內設備主要包括燈光設備、音響設備、空調設備、通風設備以及必要的安全設施等。秘書人員應當會使用錄音、攝像等設備,秘書人員還應提供會場用品,包括發放會議所需文具,隨時提供主席臺與會場人員飲用的茶水、飲料等。
3.協助完成與會人員的食宿安排
與會者食宿問題是會議召開期間會場外服務工作中最重要的工作,因此必須非常重視。雖然在會議召開前食宿工作都已準備就緒,但與會人員到會后,仍然會對食宿問題提出一些具體的要求和意見,秘書人員應當虛心聽取這些意見,盡可能滿足與會者的要求,做到主動熱情服務。例如,有的與會者由于種種原因提出調整房間的要求,秘書人員應盡量給以調換,實在做不到的,也應耐心給予解釋,并表示歉意;有的與會者可能對飲食不習慣而提出意見,也應盡量改進。總之,應盡量采納合理的意見要求,并給以滿足。
4.會議記錄
1)為會議記錄做好準備工作
作為一個秘書,應在會議期間做好記錄和筆記,擔任好會議的記錄員。會議記錄員應協助主持人進行會議的籌劃和安排工作。正式會議的記錄是會議進程的原始記錄,是具有法律效力的檔案,因此,務必準確、完整和條理清楚。
(1)準備足夠的鋼筆、鉛筆、筆記本和記錄用紙。
(2)準備好錄音機和足夠的磁帶來補充手工記錄。
(3)要備有一份議程表和其他的相關資料文件,需要核對相關數據和事實時隨時使用。
(4)提前到達會場,了解與會人員的座位圖,便于識別會議上的發言者。
(5)在利用錄音機的同時必須手工記錄,這樣可以防止錄音機中途出故障。
2)會議記錄的內容
(1)會議描述。包括會議類型、時間、日期、地點。
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