公文寫作基本要求之表述準確結構嚴謹

　　表述準確，包括表達方式正確，適合公文特點；表達效果不走樣，準確、規范。結構嚴謹，包括各部分內容劃分合理，布局安排恰當，條理清楚，注重內在聯系的外部形式，使全篇首尾相應、渾然一體。下面是小編為大家整理的公文寫作基本要求之表述準確結構嚴謹，希望能夠幫助到大家。

　　（一）直述不曲，表述準確

　　一般文章的表達方式主要五種，既敘述、描寫、抒情、說明、議論。公文經常使用的表達方式是敘述和說明，也有少量的議論。至于描寫和抒情，在公文寫作中則基本不用；即使在個別事務公文中使用，如調查報告，或在講話稿中使用，也是極為少量。

　　1．公文常用的表達方式

　　敘述 敘述是一種敘說、介紹人物經歷情況和事物發展過程的表達方式。

　　通常認為，敘述有六個要素：時間、地點、人物、事件、原因、結果（即新聞的“五個w一個h”反套而成的要素）。古文中使用敘述，多采用復數的第一人稱和第三人稱。敘述的類別。按語言詳略分：有概括敘述，也叫“簡敘”、“略敘”；有具體敘述，也叫“詳敘”、“細述”。按結構形式分：有縱敘，有橫敘。前者按事件發生的時間先后或事件本身的發展過程來敘述；后者按事物的空間位置來敘述。按時間順序分：有順敘、倒敘、插敘、補敘，這實際上是把常用的縱敘法按時間順序進行的再細分；此外，還有一種平敘，即敘述兩件或兩件以上同時發生的事，先敘述一件再敘述另一件。

　　敘述的基本要求是：主線清楚，“一線到底，萬變不離其宗”（清·劉熙載：《藝概·文概》）交待明白，詳略得當，起伏有變。

　　說明 說明是對事物、事理進行解說的表達方式。在應用文章中使用較多。當公文中敘述一件事，介紹環境和背景材料時往往用說明方式。

　　常用的說明方法有詮釋說明（也叫“下定義”）、分類說明、數字說明、對比說明、類比說明、舉例說明、比喻說明、圖表說明等。

　　說明的基本要求是：客觀、準確、科學。注意通俗易懂，語言平實。

　　議論 議論是通過邏輯推理來證明觀點、辨明是非，借以說服人的表達方式。公文中較少使用；使用時也要少而精。

　　論點、論據、論證是議論的三要素。議論可以分為立論、駁論、兼論三類。公文中常用的是立論。立論，就是建立自己的論點，證明這一論點的正確性，所以也叫“證明”。立論的方法有直接論證的例證法（注意典型事例）、分析法（完全歸納法和演繹法），有間接論證的引證法、對比法、類比法等。

　　這里還要說明一點，個別文種根據表達需要，采用描寫方式時，一般也是用白描，即不交代背景的粗線條勾勒，一筆即可，往往是與敘述結合在一起，或干脆以敘代描，將描寫的文字壓縮成短語放在敘述的句子中充當一個成分，顯得只敘不描，文字簡練。調查報告等文種中有時采用這種方法。

　　2．直述不曲，表述準確

　　撰寫公文，要用“直筆”，不用“曲筆”。直筆敘述，就是有什么說什么，不用比喻、借代、轉類、比擬等“曲筆”。新《辦法》的這一提法對公文寫作提出了更高的要求。123

　　常寫文章的同志都有體會，文章寫短難，表達直筆難。這就要求觀察更深入更細致，一下子抓住主要特點，并用平實的語言表述出來；要求思考更深刻，認識更全面，表達更準確，要一語中的，看似平常卻不易更改。這一要求是很高的。

　　表達準確，牽涉問題較多。要而言之，與公文寫作的語言有直接關系。

　　公文寫作的語言有群體性、書面性、明確性、客觀性、程式性等特質，其特點表現為準確、莊重、簡要、平時等。這里集中談談準確。

　　準確、鮮明、生動是語言的“三性”要求，公文更重視的是準確。

　　表述準確，是一條十分嚴格的要求。因為公文是用來指導工作、反映情況的，一詞一句，一個概念、判斷、推理，搞得不準要誤大事。所謂準確，就是只能有一種解釋，不能產生歧義。產生歧義，是公文表達的大忌。要做到語言準確，可以從兩方面入手：一是詞的內涵與所要表達的意圖完全一致。二是對詞的外延要作適當和明確的限制。對外延有了明確限制才會做到無懈可擊，內涵與用意完全一致才不會產生歧義。

　　（二）條理清楚，結構嚴謹

　　這屬公文的正文結構問題，也是構思中謀篇的內容。

　　簡短的公文，主要包括緣由、事項、要求等三部分內容，結構形式大同小異。正文開始要寫發文緣由（引據、目的、用意等），開始一段的末尾用過渡句領起第二部分。第二部分是事項（內容、進程等），可以采用文章式、條款式，也可以篇段合一。末尾有慣用結語，各個文種互不相同，也有提出要求（希望、號召等）的。

　　篇幅較長，信息量大，有點份量的文稿則不同了。不變中有變化，操作比較復雜。但無論多么復雜，也一定要條理清楚。這首先是個“識見” 問題，只有思維清晰，條理才會清楚，想法太亂寫出來也會亂，所以理順思路很重要，是個前提條件。有了前提還要學習他人的經驗，在實踐中逐步把握，以后駕輕就熟，跳出固定模式，怎么寫都是好的。文無定法、文成法立，講的就是這個道理。

　　安排好結構，做到條理清楚、結構嚴謹，可注意以下三個問題：

　　1．層次和段落

　　一篇公文的結構，最起碼的要求是層次清楚，段落分明。這是條理分明的起線。

　　所謂層次，就是指公文的幾個組成部分。安排層次要注意到突出主旨，順序合理，避免交叉，體例勻稱。常見的方式有：

　　總分式 開始先作總的概括（前言，似“導語”，總結報告中則是總體評價），接著分別敘述。分別敘述的各層次間有一定聯系（前后、因果、重輕都可以根據用意來安排），形式上是并列（用序號、小標題或“跳行”），最后一個小結（強調式、升華式、號召式、無尾式或慣用結語）。指示性通知、獎懲性通報、工作計劃、調查報告、綜合報告等文種，常用這種結構形式。

　　遞進式 各層次內容層層推進，前后有一定關系。例行報告、情況通報、工作總結等文種常用這種結構形式。

　　「 1」 「 2」 「 3」

　　時序式 也叫貫通式。按事物進程、時間推移來安排結構。情況報告、事故報告、專題報告等文種，常用此種結構形式。

　　所謂段落，就是公文結構的基本單位，也叫自然段。劃分段落，可以按中心意思（主旨）、條項內容、時間發展階段等來劃分。

　　2．照應和過渡

　　照應 就是公文內容的前后要有關照和呼應。常用方法有三種：首尾照應，前后照應，題文照應。

　　過渡 就是上下文之間的銜接和轉換，起到承上啟下的作用。一是內容轉換時需要過渡，二是由總括到分述之間需要過渡。過渡的形式有三種：過渡詞（于是、就、因此、總之、可是、由此可見、綜上所述，等等），過渡句（公文用在總括文字（前言）的段落末尾，如“現將具體情況報告如下”），過渡段（將過渡句提出來單設一個自然段，一般用在較長的公文中表示內容的明顯轉換）。

　　3．開頭與結尾

　　開頭 方法很多，如引敘式、目的式、概述式、說明式、

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　　拓展：公文寫作基礎

　　（1）發文處理程序與方法

　　發文處理的一般過程

　　1、復核。已經發文機關負責人簽批的公文，印發前應當對公文的審批手續、內容、文種、格式等進行復核；需作實質性修改的，應當報原簽批人復審。

　　2、登記。對復核后的公文，應當確定發文字號、分送范圍和印制份數并詳細記載。

　　3、印制。公文印制必須確保質量和時效。涉密公文應當在符合保密要求的場所印制。

　　4、核發。公文印制完畢，應當對公文的文字、格式和印刷質量進行檢查后分發。

　　（2）收文處理程序與方法

　　收文處理的一般過程

　　1、簽收。對收到的公文應當逐件清點，核對無誤后簽字或者蓋章，并注明簽收時間。

　　2、登記。對公文的主要信息和辦理情況應當詳細記載。

　　3、初審。對收到的公文應當進行初審。初審的重點是：是否應當由本機關辦理，是否符合行文規則，文種、格式是否符合要求，涉及其他地區或者部門職權范圍內的事項是否已經協商、會簽，是否符合公文起草的其他要求。經初審不符合規定的公文，應當及時退回來文單位并說明理由。

　　4、承辦。閱知性公文應當根據公文內容、要求和工作需要確定范圍后分送。批辦性公文應當提出擬辦意見報本機關負責人批示或者轉有關部門辦理；需要兩個以上部門辦理的，應當明確主辦部門。緊急公文應當明確辦理時限。承辦部門對交辦的公文應當及時辦理，有明確辦理時限要求的應當在規定時限內辦理完畢。

　　5、傳閱。根據領導批示和工作需要將公文及時送傳閱對象閱知或者批示。辦理公文傳閱應當隨時掌握公文去向，不得漏傳、誤傳、延誤。

　　6、催辦。及時了解掌握公文的辦理進展情況，督促承辦部門按期辦結。緊急公文或者重要公文應當由專人負責催辦。

　　7、答復。公文的辦理結果應當及時答復來文單位，并根據需要告知相關單位。

　　（3）公文的整理和歸檔

　　1、涉密公文應當通過機要交通、郵政機要通信、城市機要文件交換站或者收發件機關機要收發人員進行傳遞，通過密碼電報或者符合國家保密規定的計算機信息系統進行傳輸。

　　2、需要歸檔的公文及有關材料，應當根據有關檔案法律法規以及機關檔案管理規定，及時收集齊全、整理歸檔。兩個以上機關聯合辦理的公文，原件由主辦機關歸檔，相關機關保存復制件。機關負責人兼任其他機關職務的，在履行所兼職務過程中形成的公文，由其兼職機關歸檔。

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