秘書工作藝術談

　　秘書工作的藝術性，表現在技能與技巧的運用上面。要想做一名好秘書，不僅僅要明確認識自己所處的位置，找準自己的坐標，要具備廣博的科學知識，還要懂得一系列工作方法和工作藝術。其方法和藝術主要體現在"三服務"方面。那么，怎樣表現秘書工作的藝術呢？下面是小編整理的秘書工作藝術談，希望大家喜歡。

　　秘書工作藝術談

　　一、尊重而不奉承吹捧

　　理順與領導的關系，是秘書工作者事事碰到，需時時注意、處處謹慎的事情，也是表現工作藝術的地方。總的原則是以事業為重，從工作出發，從領導與被領導的地位出發，對正職和副職領導的工作、地位、人格等，要同等尊重、支持、配合、協助。

　　如果某項工作，正職（或常委會）決定由某一副職負責去抓，秘書在配合進行這項工作時就應該以這位負責的副職領導為軸心進行運轉。有關這項工作的請示、匯報工作，就直接對這位副職，不要越過他再向正職或其他副職請示、匯報了。關于向正職請示、匯報，或向其他副職溝通情況，那是負責這項工作的副職的責任。秘書如搞多頭請示、匯報，就是多余，會把事情弄亂。

　　實踐證明，多位領導者，就有多種個性特點或類型。要根據領導者的性格類型相處，逆著來往往會出問題。如內向性格的領導，喜歡獨自思考問題與辦理事務；外向性格的領導，善于人際交往，喜歡同別人一起商量工作。對待前者，秘書最好是在事前當參謀，事后做助手，當領導在獨立思考的時候，就不“參謀”了，否則，就會干擾他的思考。對待后者，要及時協助他組織人員共同商量工作，秘書要有分寸地參與其中，發揮參謀和助手作用。

　　在與多位領導相處時，一定要以事業為重，從工作出發，盡力維護領導班子的團結和威信，不能從感情出發、看人行事；不能表現出靠近誰、疏遠誰，聽從誰、不聽從誰的行為；更不能當甲領導面吹捧乙領導，當乙領導面吹捧丙領導等。要始終與多位領導者保持經得起考驗的革命同志式的純潔、真誠的友誼。

　　二、主動而不越位脫軌

　　秘書工作是以領導工作為軸心，要緊緊圍繞這一軸心，進行上下、左右、前后同步運行的輔助性工作。輔助性決定了秘書工作的被動性。怎樣變被動為主動，要看秘書的工作藝術。有四個方面：一是爭取同領導者一樣了解和掌握全局性工作；二是爭取同領導者一樣了解和掌握一個時期的中心工作，能夠分清工作的輕重緩急，主動排除干擾中心工作的事項；三是研究領導工作的思路，分析領導的意圖，并加以理解、完善和落實，四是積累和儲存有關工作資料，該記住的要記熟，該保存的要保存。有了這四個方面的基礎，工作中才能與領導者有一致的認識，才有共同情感和語言，商量工作時，補充和修正的意見，才能提到點子上。

　　日常工作中，要善于將領導的決策內容、實施方案和一個時期的中心工作進行分解、立項，明確先做什么、后做什么和怎樣做的措施等，按計劃列出個明細運行圖。

　　三、服從而不盲從附和

　　秘書工作是上情下達、下情上報的樞紐，有調度、協調、綜合加工的作用。秘書人員處在這樣一個重要位置，就得和領導拉一套馬車，按領導者的意圖前進。但是，服從并不等于盲從和不加分析的附和。"分析"有兩層意思：一是從分析中加深理解領導意圖，增強執行的信心；二是從分析中拾遺補缺，起進一步完善的作用。按領導者的意見辦事，也只能是執行正確的意見，對一些不正確的、違法亂紀、以權謀私的點子或行為，不僅不能辦，還要堅決抵制和反對。

　　四、補臺而不挖角拆臺

　　秘書怎樣在多位領導之間當參謀、搞協調？首先，心里要有一桿平衡秤，要一視同仁，不論哪位領導安排工作，都要做好，不能有的去做，有的不去做，或三心二意去做。這與我們日常交朋友多從感情和興趣出發不一樣。在多位領導者面前，不論是在思想感情上，還是在行為活動上都不能產生傾斜度。其次，領導之間產生分歧時，只能被動地雙向地勸慰、彌合、消除，不能主動地、單向地瞎掰扯、亂攪和，或者保持沉默。本著工作上的支持，關系上的愛護，感情上的友誼去做，這比什么都重要。不能站在一邊，冷落一邊，更不能為某一邊提供反對另一邊的材料，對某領導進行挖角、拆臺，擴大分歧，加深矛盾。

　　五、溝通而不封閉堵塞

　　秘書工作起上下達情、左右疏通作用。上下達情也有藝術性，就是調換角度的藝術。在下達的時候，要站在上級角度，把上情不漏地講得清清楚楚；在上報的時候，要站在下級角度，把下情不貪地說得明明白白。

　　現實工作中，上下級領導不論是在看問題的觀點和方法上，還是在解決問題的戰略和戰術上面，都會存在一些程度不同的差異。這些差異的存在是客觀的，可以理解。但是能不能縮小差異、找出差異的結合點，與秘書日常的及時溝通、協調有著密切關系。秘書與兩級領導都不存在差異，才能去做協調上下級的差異的工作，縮小或化解上下級的差異，取得認識一致。

　　六、擋駕而不阻攔干涉

　　擋駕的對象是找上門來的同志，其層次有別，事項的輕重有別。秘書對來者要有正確的認識和態度，它是秘書協助領導理順工作，幫助下級或群眾解決問題的機會，也是提高協調和社交能力的機會。秘書人員要講究工作藝術，對來者都要熱情接待，給予關照協助。來者是辦事的，不是走親訪友。因此，擋駕的重點也要放在辦事上。辦事是以理、以法為準，將來者要辦的事情弄清楚，然后進行分析歸類，屬于哪個部門管的就歸哪里去辦。大致有三種情況：一是屬于領導審批和需要急辦的事項，要立即協助來者找主管領導辦理；如果領導不在一時又找不著，可將事留下，抽空再找領導，有了結果馬上轉告；二是屬于職能部門管理的事項，協助來者找職能部門辦理；三是涉及多方面的事項，應以開會方式解決為好，就建議領導主持開會，召集有關方面人員參加，統一安排布置，妥善處理。

　　擋駕工作是代表領導機關進行的，應該注意機關的良好形象，克服那種"門難進、臉難看、話難聽、事難辦"的作風。對來者的態度要冷靜、謙和、誠摯，要有好風度、好品德。對一些纏身棘手的事項。也要有耐力。不能以煩對火，以火對暴，把事情弄僵了。擋駕過程中，應注意語言藝術和應變能力，應變能力要通過語言藝術表達出來。接待的語言有規律可循，對平級或下級的同志，其語言的基調是謙虛磋商供參考的口氣；但又不能離開大原則。對上級的語言基調則是多用請示報告、探詢的口氣，且不可不懂裝懂。

　　七、分工而不分家自立

　　辦公室的工作是個整體，有幾個科室。有多個秘書。科室之間、秘書之間一般都有分工，這對加強責任心底取扯皮和無人負責現象是非常必要的。但在實際的工作中也往往出，各映各的號、各唱各的調"的現象，不利于辦公室發揮合力作用。因此，必須明確，分工是各有側重，不是分家自立。辦公室是個不管部，許多交不到具體部門承辦的事情，都可交到辦公室去辦。秘書碰上了就不能說不管，管了之后再溝通、協調、解決。

　　【拓展內容】

　　秘書說話技巧

　　第一，說話時要認清自己的身份。任何人，在任何場合說話，都有自己的特定身份。這種身份，也就是自己當時的"角色地位"。比如，在自己家庭里，對子女來說你是父親或母親，對父母來說你又成了兒子或女兒。如用對小孩子說話的語氣對老人或長輩說話就不合適了，因為這是不禮貌的，是有失"分寸"的。

　　第二，說話要盡量客觀。這里說的客觀，就是尊重事實。事實是怎么樣就怎么樣，應該實事求是地反映客觀實際。有些人喜歡主觀臆測，信口開河，這樣往往會把事情辦糟。當然，客觀地反映實際，也應視場合、對象，注意表達方式。

　　第三，說話要有善意。所謂善意，也就是與人為善。說話的目的，就是要讓對方了解自己的思想和感情。俗話說："好話一句三冬暖，惡語傷人恨難消。"在人際交往中，如果把握好這個"分寸"，那么，你也就掌握了禮貌說話的真諦。

　　工作要求

　　主要可概括為“四個轉變”和“六個要求”

　　（一）秘書工作的“四個轉變”

　　秘書工作“三服務”（為中央服務；為中央個部門和各省、自治區、直轄市服務；為人民服務）

　　秘書工作應該發揮“四個作用”（參謀作用、助手作用、提供信息作用、協調作用）

　　實現“四個轉變

　　1.從單純地辦文辦事轉變為既辦文辦事又出謀劃策；

　　2.從單純地傳遞信息轉變為綜合處理信息；

　　3.從被動服務轉變為主動服務：

　　4.從憑老經驗辦事轉變為科學化管理。這四個轉變其實是對秘書人員提出了更高的要求，即秘書工作應該向著綜合處理信息、主動服務與科學化管理的方向發展，而這也是發達國家秘書工作的特點。

　　（二）秘書工作的六個強調

　　1.強調調查研究工作

　　2.強調信息工作

　　3.強調信訪工作

　　4.強調協調工作

　　5.強調督察工作

　　6.強調黨務、政務服務工作

　　工作內容

　　職能和職責的區別

　　職責是秘書人員在輔助管理的活動中所承擔的具體的工作內容。它具有多樣性和具體性的特征，解決的是秘書應當做什么的問題。

　　職能則是秘書人員在職責范圍內一切活動所產生的整體功能，它具有宏觀性和概括性的特征，它不僅解決秘書工作做什么的問題，還要解決秘書工作為什么做和應當怎樣做的問題。

　　（一）秘書的職能

　　1.輔助決策

　　（1）輔助決策的含義：在決策過程中，在知識（包括理論）、能力（包括技術）、經驗和精力等方面給予決策主體全面的補償，以提高決策的科學性和時效性。

　　（2）輔助決策的特征：體現在以下幾個方面：

　　輔助內容的綜合性

　　輔助時間的經常性

　　輔助環節的全過程性

　　（3）輔助決策的原則

　　超前原則

　　定位原則

　　信息原則

　　諫諍原則

　　（4）輔助決策的過程

　　協助領導確定目標

　　協助領導設計方案

　　協助領導評優選優

　　協助領導實施反饋

　　2.協調關系

　　（1）協調關系的含義：秘書的協調是指秘書人員在自己的職權范圍內，自覺地調整各類組織、各項工作、各個人員之間的關系，促進各項活動趨向同步化和和諧化，以實現組織目標的行為過程。

　　（2）協調關系的特征

　　從屬性

　　廣泛性

　　間接性

　　（3）協調關系的原則

　　政策指導

　　客觀公正

　　平等協商

　　注重整體

　　靈活適度

　　（4）協調關系的過程

　　摸清情況

　　找出癥結

　　恰當協調

　　督促落實

　　檢查反饋

　　3.處理信息

　　（1）處理信息的含義：信息是指客觀存在的一切事物通過物質載體發出信號、消息、情報、數據、圖形、指令中所包含的一切有價值的內容。信息不是事物本身，而是表征事物消息和信號中的內容。

　　（2）處理信息的原則

　　及時性原則

　　保真性原則

　　適用性原則

　　預測性原則

　　（3）處理信息的內容

　　歷史信息

　　上級信息

　　內部信息

　　公眾信息

　　社會信息

　　（4）處理信息的過程

　　信息的收集

　　信息的加工

　　信息的傳遞

　　信息的反饋

　　信息的儲存

　　4.辦理事務

　　（1）辦理事務的含義：事務是指一切同領導工作有關的日常具體工作。

　　（2）辦理事務的特征

　　綜合性

　　服務性

　　繁瑣性

　　突擊性

　　（3）辦理事務的原則

　　被動中求主動

　　原則中求靈活

　　繁雜中求規范

　　（4）辦理事務的程序

　　自然程序

　　理論程序

　　指令程序

　　法定程序

　　技術程序

　　習慣程序

　　（二）秘書的職責

　　大致也有以下11個方面：

　　日常事務管理（辦公室管理、通信管理、值班事務、日程管理、印章管理）

　　接待事務（來訪接待、安排服務等）

　　會議事務（會議安排、會場布置、會議服務、會議文件的處理等）

　　行政事務

　　信訪事務（群眾的來信來訪或顧客的投訴處理等）

　　調查研究事務（搜集信息，提供可行性的方案供領導選擇）

　　文書檔案事務（文書撰寫、制作、處理和檔案管理）

　　寫作事務（各種文體的寫作）

　　協調工作（政策、工作、地區、部門、人際關系等)

　　督察工作（督促、檢查領導交辦批辦工作的落實情況）

　　其他領導臨時交辦的任務

　　職業技能

　　在過去的幾十年中，秘書的角色變化得很快，她們不再是打字員或是辦事員。這個變化表明了秘書開始被歸入行政管理工作范疇，秘書的工作職能將涉及項目管理、計算機軟件應用、組織會議和出差、外部網和內部網的通信、文件信息整理、辦公室管理等方面。

　　這種變化使得市場對秘書人才職業技能的需要也開始發生轉變。在21世紀，秘書需要有以下五方面的能力：

　　一、多元化才能。秘書應用懂得兩國甚至三國以上的語言，具有一定的語言處理能力和計算機技能。

　　二、組織能力。秘書應當是一個組織者，她要為各種會議和活動作計劃，并落實安排。同時，她還需要應付一大堆的工作日記、計劃表、文件和電子檔案。

　　三、溝通能力。秘書需要和老板、同事以及客戶打交道，她要善于協調企業內外部的關系。

　　四、獲取新知識的能力。秘書必須通過繼續深造來不斷增長知識和提高技能，特別是在辦公技術方面，她需要跟上計算機應用的發展步伐。

　　五、團隊合作能力。秘書要參加到許多實際項目中去，她需要收集信息，需要督促團隊努力工作。因此團隊合作能力也是秘書工作的一個關鍵部分。

　　職業背景

　　隨著經濟管理全球化、信息化、專業化，秘書也開始以一種全新的思維方式進入到諸多領域之中，成為企業領導者必不可缺的得力助手。為促進秘書工作現代化，提高秘書人員的業務素質和工作能力，國家自九八年起實行秘書專業人員必須持證上崗，并在企事業單位推廣秘書職業資格證書制度。按照勞動和社會保障部安排，定于2008年5月對從事秘書工作的人員進行國家職業資格全國統一鑒定。

　　發展前景

　　秘書屬于公司內勤工作人員，是和老板比較接近的人如果能有效處理老板交代安排的所有工作，自然會得到老板的器重，許多主管人選都是從秘書里產生的。一般而言，秘書的晉升是比較緩慢的，但是從長遠角度看這一崗位是非常穩定的。秘書經常需要與辦公室的其他人員進行溝通或是交流，因此需要有很強的文字和口頭表達能力，如果會一門外語，則會獲得更多參與培訓的機會，如果各方面表現優秀，尤其具備較強的組織管理、領導協調能力，則有機會晉升為行政經理。

　　秘書一般月薪范圍在1500-8000元之間，根據個人學歷、經驗、企業性質、特點等的不同而有所差別。從學歷來看，擁有碩士學歷者的薪資為平均薪資的1.5倍；從外語能力來看，外語精通者的薪資為平均薪資的1.4倍左右，較為熟練者的收入也在平均薪資1.1倍左右；從工作年限來看，3-5年工作經驗是薪資增長期，而8年以上則是薪資豐厚期；從企業性質來看，外商獨資、歐美企業的秘書薪資均為平均年息的1.2倍以上，其中上海達到1.36倍，居各地之首。

　　此外，男秘書在未來也將有廣闊的發展前景，專家指出，男秘書在很多方面其實更具優勢。例如男秘書通常言語較少，注重實質性和程序性的工作；做事富有條理性，很少將不良情緒帶到工作中，并能適時幫助領導分擔一些體力勞動。專家建議，男領導搭配男秘書，其實在理論上是最合適的，因為彼此的工作方式更接近，交流的阻礙更少，也易于杜絕腐敗和浪費。

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