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秘書工作藝術(shù)談

時間:2022-12-04 12:05:10 秘書工作 我要投稿
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秘書工作藝術(shù)談

  秘書工作的藝術(shù)性,表現(xiàn)在技能與技巧的運用上面。要想做一名好秘書,不僅僅要明確認識自己所處的位置,找準(zhǔn)自己的坐標(biāo),要具備廣博的科學(xué)知識,還要懂得一系列工作方法和工作藝術(shù)。其方法和藝術(shù)主要體現(xiàn)在"三服務(wù)"方面。那么,怎樣表現(xiàn)秘書工作的藝術(shù)呢?下面是小編整理的秘書工作藝術(shù)談,希望大家喜歡。

秘書工作藝術(shù)談

  秘書工作藝術(shù)談

  一、尊重而不奉承吹捧

  理順與領(lǐng)導(dǎo)的關(guān)系,是秘書工作者事事碰到,需時時注意、處處謹(jǐn)慎的事情,也是表現(xiàn)工作藝術(shù)的地方。總的原則是以事業(yè)為重,從工作出發(fā),從領(lǐng)導(dǎo)與被領(lǐng)導(dǎo)的地位出發(fā),對正職和副職領(lǐng)導(dǎo)的工作、地位、人格等,要同等尊重、支持、配合、協(xié)助。

  如果某項工作,正職(或常委會)決定由某一副職負責(zé)去抓,秘書在配合進行這項工作時就應(yīng)該以這位負責(zé)的副職領(lǐng)導(dǎo)為軸心進行運轉(zhuǎn)。有關(guān)這項工作的請示、匯報工作,就直接對這位副職,不要越過他再向正職或其他副職請示、匯報了。關(guān)于向正職請示、匯報,或向其他副職溝通情況,那是負責(zé)這項工作的副職的責(zé)任。秘書如搞多頭請示、匯報,就是多余,會把事情弄亂。

  實踐證明,多位領(lǐng)導(dǎo)者,就有多種個性特點或類型。要根據(jù)領(lǐng)導(dǎo)者的性格類型相處,逆著來往往會出問題。如內(nèi)向性格的領(lǐng)導(dǎo),喜歡獨自思考問題與辦理事務(wù);外向性格的領(lǐng)導(dǎo),善于人際交往,喜歡同別人一起商量工作。對待前者,秘書最好是在事前當(dāng)參謀,事后做助手,當(dāng)領(lǐng)導(dǎo)在獨立思考的時候,就不“參謀”了,否則,就會干擾他的思考。對待后者,要及時協(xié)助他組織人員共同商量工作,秘書要有分寸地參與其中,發(fā)揮參謀和助手作用。

  在與多位領(lǐng)導(dǎo)相處時,一定要以事業(yè)為重,從工作出發(fā),盡力維護領(lǐng)導(dǎo)班子的團結(jié)和威信,不能從感情出發(fā)、看人行事;不能表現(xiàn)出靠近誰、疏遠誰,聽從誰、不聽從誰的行為;更不能當(dāng)甲領(lǐng)導(dǎo)面吹捧乙領(lǐng)導(dǎo),當(dāng)乙領(lǐng)導(dǎo)面吹捧丙領(lǐng)導(dǎo)等。要始終與多位領(lǐng)導(dǎo)者保持經(jīng)得起考驗的革命同志式的純潔、真誠的友誼。

  二、主動而不越位脫軌

  秘書工作是以領(lǐng)導(dǎo)工作為軸心,要緊緊圍繞這一軸心,進行上下、左右、前后同步運行的輔助性工作。輔助性決定了秘書工作的被動性。怎樣變被動為主動,要看秘書的工作藝術(shù)。有四個方面:一是爭取同領(lǐng)導(dǎo)者一樣了解和掌握全局性工作;二是爭取同領(lǐng)導(dǎo)者一樣了解和掌握一個時期的中心工作,能夠分清工作的輕重緩急,主動排除干擾中心工作的事項;三是研究領(lǐng)導(dǎo)工作的思路,分析領(lǐng)導(dǎo)的意圖,并加以理解、完善和落實,四是積累和儲存有關(guān)工作資料,該記住的要記熟,該保存的要保存。有了這四個方面的基礎(chǔ),工作中才能與領(lǐng)導(dǎo)者有一致的認識,才有共同情感和語言,商量工作時,補充和修正的意見,才能提到點子上。

  日常工作中,要善于將領(lǐng)導(dǎo)的決策內(nèi)容、實施方案和一個時期的中心工作進行分解、立項,明確先做什么、后做什么和怎樣做的措施等,按計劃列出個明細運行圖。

  三、服從而不盲從附和

  秘書工作是上情下達、下情上報的樞紐,有調(diào)度、協(xié)調(diào)、綜合加工的作用。秘書人員處在這樣一個重要位置,就得和領(lǐng)導(dǎo)拉一套馬車,按領(lǐng)導(dǎo)者的意圖前進。但是,服從并不等于盲從和不加分析的附和。"分析"有兩層意思:一是從分析中加深理解領(lǐng)導(dǎo)意圖,增強執(zhí)行的信心;二是從分析中拾遺補缺,起進一步完善的作用。按領(lǐng)導(dǎo)者的意見辦事,也只能是執(zhí)行正確的意見,對一些不正確的、違法亂紀(jì)、以權(quán)謀私的點子或行為,不僅不能辦,還要堅決抵制和反對。

  四、補臺而不挖角拆臺

  秘書怎樣在多位領(lǐng)導(dǎo)之間當(dāng)參謀、搞協(xié)調(diào)?首先,心里要有一桿平衡秤,要一視同仁,不論哪位領(lǐng)導(dǎo)安排工作,都要做好,不能有的去做,有的不去做,或三心二意去做。這與我們?nèi)粘=慌笥讯鄰母星楹团d趣出發(fā)不一樣。在多位領(lǐng)導(dǎo)者面前,不論是在思想感情上,還是在行為活動上都不能產(chǎn)生傾斜度。其次,領(lǐng)導(dǎo)之間產(chǎn)生分歧時,只能被動地雙向地勸慰、彌合、消除,不能主動地、單向地瞎掰扯、亂攪和,或者保持沉默。本著工作上的支持,關(guān)系上的愛護,感情上的友誼去做,這比什么都重要。不能站在一邊,冷落一邊,更不能為某一邊提供反對另一邊的材料,對某領(lǐng)導(dǎo)進行挖角、拆臺,擴大分歧,加深矛盾。

  五、溝通而不封閉堵塞

  秘書工作起上下達情、左右疏通作用。上下達情也有藝術(shù)性,就是調(diào)換角度的藝術(shù)。在下達的時候,要站在上級角度,把上情不漏地講得清清楚楚;在上報的時候,要站在下級角度,把下情不貪地說得明明白白。

  現(xiàn)實工作中,上下級領(lǐng)導(dǎo)不論是在看問題的觀點和方法上,還是在解決問題的戰(zhàn)略和戰(zhàn)術(shù)上面,都會存在一些程度不同的差異。這些差異的存在是客觀的,可以理解。但是能不能縮小差異、找出差異的結(jié)合點,與秘書日常的及時溝通、協(xié)調(diào)有著密切關(guān)系。秘書與兩級領(lǐng)導(dǎo)都不存在差異,才能去做協(xié)調(diào)上下級的差異的工作,縮小或化解上下級的差異,取得認識一致。

  六、擋駕而不阻攔干涉

  擋駕的對象是找上門來的同志,其層次有別,事項的輕重有別。秘書對來者要有正確的認識和態(tài)度,它是秘書協(xié)助領(lǐng)導(dǎo)理順工作,幫助下級或群眾解決問題的機會,也是提高協(xié)調(diào)和社交能力的機會。秘書人員要講究工作藝術(shù),對來者都要熱情接待,給予關(guān)照協(xié)助。來者是辦事的,不是走親訪友。因此,擋駕的重點也要放在辦事上。辦事是以理、以法為準(zhǔn),將來者要辦的事情弄清楚,然后進行分析歸類,屬于哪個部門管的就歸哪里去辦。大致有三種情況:一是屬于領(lǐng)導(dǎo)審批和需要急辦的事項,要立即協(xié)助來者找主管領(lǐng)導(dǎo)辦理;如果領(lǐng)導(dǎo)不在一時又找不著,可將事留下,抽空再找領(lǐng)導(dǎo),有了結(jié)果馬上轉(zhuǎn)告;二是屬于職能部門管理的事項,協(xié)助來者找職能部門辦理;三是涉及多方面的事項,應(yīng)以開會方式解決為好,就建議領(lǐng)導(dǎo)主持開會,召集有關(guān)方面人員參加,統(tǒng)一安排布置,妥善處理。

  擋駕工作是代表領(lǐng)導(dǎo)機關(guān)進行的,應(yīng)該注意機關(guān)的良好形象,克服那種"門難進、臉難看、話難聽、事難辦"的作風(fēng)。對來者的態(tài)度要冷靜、謙和、誠摯,要有好風(fēng)度、好品德。對一些纏身棘手的事項。也要有耐力。不能以煩對火,以火對暴,把事情弄僵了。擋駕過程中,應(yīng)注意語言藝術(shù)和應(yīng)變能力,應(yīng)變能力要通過語言藝術(shù)表達出來。接待的語言有規(guī)律可循,對平級或下級的同志,其語言的基調(diào)是謙虛磋商供參考的口氣;但又不能離開大原則。對上級的語言基調(diào)則是多用請示報告、探詢的口氣,且不可不懂裝懂。

  七、分工而不分家自立

  辦公室的工作是個整體,有幾個科室。有多個秘書。科室之間、秘書之間一般都有分工,這對加強責(zé)任心底取扯皮和無人負責(zé)現(xiàn)象是非常必要的。但在實際的工作中也往往出,各映各的號、各唱各的調(diào)"的現(xiàn)象,不利于辦公室發(fā)揮合力作用。因此,必須明確,分工是各有側(cè)重,不是分家自立。辦公室是個不管部,許多交不到具體部門承辦的事情,都可交到辦公室去辦。秘書碰上了就不能說不管,管了之后再溝通、協(xié)調(diào)、解決。

  【拓展內(nèi)容】

  秘書說話技巧

  第一,說話時要認清自己的身份。任何人,在任何場合說話,都有自己的特定身份。這種身份,也就是自己當(dāng)時的"角色地位"。比如,在自己家庭里,對子女來說你是父親或母親,對父母來說你又成了兒子或女兒。如用對小孩子說話的語氣對老人或長輩說話就不合適了,因為這是不禮貌的,是有失"分寸"的。

  第二,說話要盡量客觀。這里說的客觀,就是尊重事實。事實是怎么樣就怎么樣,應(yīng)該實事求是地反映客觀實際。有些人喜歡主觀臆測,信口開河,這樣往往會把事情辦糟。當(dāng)然,客觀地反映實際,也應(yīng)視場合、對象,注意表達方式。

  第三,說話要有善意。所謂善意,也就是與人為善。說話的目的,就是要讓對方了解自己的思想和感情。俗話說:"好話一句三冬暖,惡語傷人恨難消。"在人際交往中,如果把握好這個"分寸",那么,你也就掌握了禮貌說話的真諦。

  工作要求

  主要可概括為“四個轉(zhuǎn)變”和“六個要求”

  (一)秘書工作的“四個轉(zhuǎn)變”

  秘書工作“三服務(wù)”(為中央服務(wù);為中央個部門和各省、自治區(qū)、直轄市服務(wù);為人民服務(wù))

  秘書工作應(yīng)該發(fā)揮“四個作用”(參謀作用、助手作用、提供信息作用、協(xié)調(diào)作用)

  實現(xiàn)“四個轉(zhuǎn)變

  1.從單純地辦文辦事轉(zhuǎn)變?yōu)榧绒k文辦事又出謀劃策;

  2.從單純地傳遞信息轉(zhuǎn)變?yōu)榫C合處理信息;

  3.從被動服務(wù)轉(zhuǎn)變?yōu)橹鲃臃⻊?wù):

  4.從憑老經(jīng)驗辦事轉(zhuǎn)變?yōu)榭茖W(xué)化管理。這四個轉(zhuǎn)變其實是對秘書人員提出了更高的要求,即秘書工作應(yīng)該向著綜合處理信息、主動服務(wù)與科學(xué)化管理的方向發(fā)展,而這也是發(fā)達國家秘書工作的特點。

  (二)秘書工作的六個強調(diào)

  1.強調(diào)調(diào)查研究工作

  2.強調(diào)信息工作

  3.強調(diào)信訪工作

  4.強調(diào)協(xié)調(diào)工作

  5.強調(diào)督察工作

  6.強調(diào)黨務(wù)、政務(wù)服務(wù)工作

  工作內(nèi)容

  職能和職責(zé)的區(qū)別

  職責(zé)是秘書人員在輔助管理的活動中所承擔(dān)的具體的工作內(nèi)容。它具有多樣性和具體性的特征,解決的是秘書應(yīng)當(dāng)做什么的問題。

  職能則是秘書人員在職責(zé)范圍內(nèi)一切活動所產(chǎn)生的整體功能,它具有宏觀性和概括性的特征,它不僅解決秘書工作做什么的問題,還要解決秘書工作為什么做和應(yīng)當(dāng)怎樣做的問題。

  (一)秘書的職能

  1.輔助決策

  (1)輔助決策的含義:在決策過程中,在知識(包括理論)、能力(包括技術(shù))、經(jīng)驗和精力等方面給予決策主體全面的補償,以提高決策的科學(xué)性和時效性。

  (2)輔助決策的特征:體現(xiàn)在以下幾個方面:

  輔助內(nèi)容的綜合性

  輔助時間的經(jīng)常性

  輔助環(huán)節(jié)的全過程性

  (3)輔助決策的原則

  超前原則

  定位原則

  信息原則

  諫諍原則

  (4)輔助決策的過程

  協(xié)助領(lǐng)導(dǎo)確定目標(biāo)

  協(xié)助領(lǐng)導(dǎo)設(shè)計方案

  協(xié)助領(lǐng)導(dǎo)評優(yōu)選優(yōu)

  協(xié)助領(lǐng)導(dǎo)實施反饋

  2.協(xié)調(diào)關(guān)系

  (1)協(xié)調(diào)關(guān)系的含義:秘書的協(xié)調(diào)是指秘書人員在自己的職權(quán)范圍內(nèi),自覺地調(diào)整各類組織、各項工作、各個人員之間的關(guān)系,促進各項活動趨向同步化和和諧化,以實現(xiàn)組織目標(biāo)的行為過程。

  (2)協(xié)調(diào)關(guān)系的特征

  從屬性

  廣泛性

  間接性

  (3)協(xié)調(diào)關(guān)系的原則

  政策指導(dǎo)

  客觀公正

  平等協(xié)商

  注重整體

  靈活適度

  (4)協(xié)調(diào)關(guān)系的過程

  摸清情況

  找出癥結(jié)

  恰當(dāng)協(xié)調(diào)

  督促落實

  檢查反饋

  3.處理信息

  (1)處理信息的含義:信息是指客觀存在的一切事物通過物質(zhì)載體發(fā)出信號、消息、情報、數(shù)據(jù)、圖形、指令中所包含的一切有價值的內(nèi)容。信息不是事物本身,而是表征事物消息和信號中的內(nèi)容。

  (2)處理信息的原則

  及時性原則

  保真性原則

  適用性原則

  預(yù)測性原則

  (3)處理信息的內(nèi)容

  歷史信息

  上級信息

  內(nèi)部信息

  公眾信息

  社會信息

  (4)處理信息的過程

  信息的收集

  信息的加工

  信息的傳遞

  信息的反饋

  信息的儲存

  4.辦理事務(wù)

  (1)辦理事務(wù)的含義:事務(wù)是指一切同領(lǐng)導(dǎo)工作有關(guān)的日常具體工作。

  (2)辦理事務(wù)的特征

  綜合性

  服務(wù)性

  繁瑣性

  突擊性

  (3)辦理事務(wù)的原則

  被動中求主動

  原則中求靈活

  繁雜中求規(guī)范

  (4)辦理事務(wù)的程序

  自然程序

  理論程序

  指令程序

  法定程序

  技術(shù)程序

  習(xí)慣程序

  (二)秘書的職責(zé)

  大致也有以下11個方面:

  日常事務(wù)管理(辦公室管理、通信管理、值班事務(wù)、日程管理、印章管理)

  接待事務(wù)(來訪接待、安排服務(wù)等)

  會議事務(wù)(會議安排、會場布置、會議服務(wù)、會議文件的處理等)

  行政事務(wù)

  信訪事務(wù)(群眾的來信來訪或顧客的投訴處理等)

  調(diào)查研究事務(wù)(搜集信息,提供可行性的方案供領(lǐng)導(dǎo)選擇)

  文書檔案事務(wù)(文書撰寫、制作、處理和檔案管理)

  寫作事務(wù)(各種文體的寫作)

  協(xié)調(diào)工作(政策、工作、地區(qū)、部門、人際關(guān)系等)

  督察工作(督促、檢查領(lǐng)導(dǎo)交辦批辦工作的落實情況)

  其他領(lǐng)導(dǎo)臨時交辦的任務(wù)

  職業(yè)技能

  在過去的幾十年中,秘書的角色變化得很快,她們不再是打字員或是辦事員。這個變化表明了秘書開始被歸入行政管理工作范疇,秘書的工作職能將涉及項目管理、計算機軟件應(yīng)用、組織會議和出差、外部網(wǎng)和內(nèi)部網(wǎng)的通信、文件信息整理、辦公室管理等方面。

  這種變化使得市場對秘書人才職業(yè)技能的需要也開始發(fā)生轉(zhuǎn)變。在21世紀(jì),秘書需要有以下五方面的能力:

  一、多元化才能。秘書應(yīng)用懂得兩國甚至三國以上的語言,具有一定的語言處理能力和計算機技能。

  二、組織能力。秘書應(yīng)當(dāng)是一個組織者,她要為各種會議和活動作計劃,并落實安排。同時,她還需要應(yīng)付一大堆的工作日記、計劃表、文件和電子檔案。

  三、溝通能力。秘書需要和老板、同事以及客戶打交道,她要善于協(xié)調(diào)企業(yè)內(nèi)外部的關(guān)系。

  四、獲取新知識的能力。秘書必須通過繼續(xù)深造來不斷增長知識和提高技能,特別是在辦公技術(shù)方面,她需要跟上計算機應(yīng)用的發(fā)展步伐。

  五、團隊合作能力。秘書要參加到許多實際項目中去,她需要收集信息,需要督促團隊努力工作。因此團隊合作能力也是秘書工作的一個關(guān)鍵部分。

  職業(yè)背景

  隨著經(jīng)濟管理全球化、信息化、專業(yè)化,秘書也開始以一種全新的思維方式進入到諸多領(lǐng)域之中,成為企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)者必不可缺的得力助手。為促進秘書工作現(xiàn)代化,提高秘書人員的業(yè)務(wù)素質(zhì)和工作能力,國家自九八年起實行秘書專業(yè)人員必須持證上崗,并在企事業(yè)單位推廣秘書職業(yè)資格證書制度。按照勞動和社會保障部安排,定于2008年5月對從事秘書工作的人員進行國家職業(yè)資格全國統(tǒng)一鑒定。

  發(fā)展前景

  秘書屬于公司內(nèi)勤工作人員,是和老板比較接近的人如果能有效處理老板交代安排的所有工作,自然會得到老板的器重,許多主管人選都是從秘書里產(chǎn)生的。一般而言,秘書的晉升是比較緩慢的,但是從長遠角度看這一崗位是非常穩(wěn)定的。秘書經(jīng)常需要與辦公室的其他人員進行溝通或是交流,因此需要有很強的文字和口頭表達能力,如果會一門外語,則會獲得更多參與培訓(xùn)的機會,如果各方面表現(xiàn)優(yōu)秀,尤其具備較強的組織管理、領(lǐng)導(dǎo)協(xié)調(diào)能力,則有機會晉升為行政經(jīng)理。

  秘書一般月薪范圍在1500-8000元之間,根據(jù)個人學(xué)歷、經(jīng)驗、企業(yè)性質(zhì)、特點等的不同而有所差別。從學(xué)歷來看,擁有碩士學(xué)歷者的薪資為平均薪資的1.5倍;從外語能力來看,外語精通者的薪資為平均薪資的1.4倍左右,較為熟練者的收入也在平均薪資1.1倍左右;從工作年限來看,3-5年工作經(jīng)驗是薪資增長期,而8年以上則是薪資豐厚期;從企業(yè)性質(zhì)來看,外商獨資、歐美企業(yè)的秘書薪資均為平均年息的1.2倍以上,其中上海達到1.36倍,居各地之首。

  此外,男秘書在未來也將有廣闊的發(fā)展前景,專家指出,男秘書在很多方面其實更具優(yōu)勢。例如男秘書通常言語較少,注重實質(zhì)性和程序性的工作;做事富有條理性,很少將不良情緒帶到工作中,并能適時幫助領(lǐng)導(dǎo)分擔(dān)一些體力勞動。專家建議,男領(lǐng)導(dǎo)搭配男秘書,其實在理論上是最合適的,因為彼此的工作方式更接近,交流的阻礙更少,也易于杜絕腐敗和浪費。

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