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辦公室文檔管理制度（精選11篇）
在現在的社會生活中，我們都跟制度有著直接或間接的聯系，制度是國家法律、法令、政策的具體化，是人們行動的準則和依據。擬定制度需要注意哪些問題呢？下面是小編為大家收集的辦公室文檔管理制度，希望對大家有所幫助。
辦公室文檔管理制度 篇1
一、總則
第一條為減少發文數量，提高辦文速度和發文質量，充分發揮文件在各項工作中的指導作用，結合公司的實際情況，特制訂本制度。
第二條文件管理內容主要包括：上級函、電、來文，公司上報下發的各種文件、資料。同級相關方函、電、來文。
二、收文的管理
第三條公文的簽收：
凡來公司公啟文件（除領導訂啟的外）均由辦公室收發員登記簽收
第四條公文的編號保管：
1、辦公室收發員對上級來文拆封后應及時附上"外來文件流單"，并分類登記編號、保管。
2、公司外出人員開會帶回的文件及資料應及時分別送交辦公室收發員進行登記編號保管，不得個人保存。
第五條公文的閱批與分轉。
1、凡正式文件均需由辦公室主任根據文件內容和性質閱簽后，由收發員分送承辦部門閱辦，重要文件應呈送公司領導親自閱批后分送承辦部門閱辦。為避免文件積壓誤事，一般應在當天閱簽完，緊急文件要即閱即辦。
2、一般函、電、單據等，分別由辦公室收發員直接分轉處理。
3、為加速文件運轉，辦公室收發員應在當天將文件送到公司領導和承辦部門，如關系到兩個以上業務部門，應按批示次序依次傳閱，最遲不得超過兩天（特殊情況例外）。
第六條文件的傳閱與催辦。
1、傳閱文件應嚴格遵守傳閱范圍和保密規定，不得將有密級的文件帶回家、宿舍和公共場所，也不得將文件轉借其他人閱看。對尚未傳達的文件不得向外泄露內容。
2、閱讀文件應抓緊時間，當天閱完后應在下班前將文件交辦公室，切忌橫傳，閱批文件一般不得超過兩天，閱后應簽名以示負責。如有領導"批示"、"擬辦意見"，辦公室收發員應責成有關部門和人員按文件所提要求和領導批示辦理有關事宜。
3、辦公室收發員對文件負有催辦檢查督促的責任，承辦部門接到文件應立即指定專人辦理。不得將文件壓放分散，如確系工作需要備查，應按照有關保密規定，并征得辦公室同意后，予以復印或摘抄，原件應及時歸檔周轉，以防丟失。
三、發文的管理
第七條發文的規定：公司上報下發正式文件由辦公室負責。
第八條發文的范圍：
1、凡是以公司名義發出的文件、決定、決議、請示、報告、編寫的會議紀要和會議簡報，均屬發文范圍。
2、下發文件主要用于：（1）公布規章制度；（2）轉發上級文件或根據上級文件精神制訂的工廠文件；（3）公布體制機構變動或干部任免事項；（4）公布重大經營管理、技術、生活福利等工作的決定；（5）發布有關獎懲決定和通報；（6）其他有關重大事項；
3、上行文件主要用于：（1）對上級呈報工作計劃、請示報告、處理決定；外發文主要用于：（2）同相關單位聯系有關重大經營管理、技術、人事、物資供應等事宜。
4、在日常經營管理、技術工作中，有關圖紙、技術文件、審批工作、安排部署、傳達上級指示等事項，應按有關制度辦理，經分管公司領導批準后，由相關業務科室書面或口頭通知執行，一般不用公司文件發布。
5、各業務部門如開專題會議所作的決定，一般都不應發文，可以各業務部門名義發會議紀要。
6、各業務部門與外單位發生的一般業務聯系，可用各部門的`名義對外發函（應各自編號備查）不用公司名義發文。
四、發文程序與要求
第九條發文程序規定：
1、各部門需要發文，應事先向辦公室提出申請；擬搞人應填寫《發文擬稿單》，并詳細寫明文件標題、發送范圍、印刷份數、標定日期；
2、草擬文稿必須從公司角度出發，做到情況確實、觀點鮮明、條理清楚、層次分明、文字簡練、標點符號正確、書寫工整。
3、辦公室對文稿進行審查和修改。對涂改不清、文字錯漏嚴重、內容不妥、格式不符的文稿應退回擬稿部門重新擬稿；
4、經辦公室審查修改后的文稿，送主管領導核稿（對文稿內容、質量負責）；
5、對審核時修改較多，有礙打印和存檔的文稿，應由擬搞部門重新整理清楚；
6、需經會簽的文稿，由辦公室在交付打印前送會簽部門會簽；
7、經領導批準簽發后的文稿交辦公室統一編號打��；
8、文件打印清樣，應由擬稿人校對，校對人員應在發文稿上簽名；
9、文件打字后，由辦公室派專人分發并檢查落實情況。
五、文件的借閱和清退
第十條各部門有關工作人員因工作需要借閱一般文件，需經本部門負責人同意后辦公室方可借閱。
第十一條借閱文件應嚴格履行借閱登記手續，就地閱看，按時歸還。任何人不得將文件帶走或全文抄錄，不允許拆卷和在文件上勾劃等。
第十二條各部門應指定一位責任心強的同志負責文件收交、保管、保密、催辦檢查工作。
六、文件的立卷與歸檔
第十三條文件的歸檔范圍：
以公司名義形成的文件統一由辦公室負責歸檔；其它部門日常工作中形成的活動資料，由各業務部門負責立卷歸檔。
第十四條立卷要求
1、文件立卷應按照內容、名稱、作者、時間順序，分門別類地進行整理歸檔。
2、立卷時，要求把文件的批復、正本、底稿、主件、附件收集齊全，保持文件、材料的完整性。
3、要堅持平時立卷與年終立卷歸檔相結合的原則。重要工作、重要會議形成的文件材料，要及時立卷歸檔。
4、上年度形成的文件材料，要求在下年度5月份以前整理完。6月份正式向辦公室移交，清單一式兩份。（交接部門各留存一份備查）。
七、文件的銷毀
第十五條對于多余、重復、過時和無保存價值的文件，辦公室應定期清理造冊，辦理銷毀手續。
辦公室文檔管理制度 篇2
1、秘書科負責文書檔案的立卷歸檔工作，每個季度的第一個月完成上季度的立卷歸檔任務。
2、凡歸檔的文件資料必須完整齊全，遵循文件的形成規律，進行科學的.分類、編目、登記和必需的加工整理。
3、檔案的查（借）閱必須嚴格履行登記手續，使用檔案者必須愛護檔案，不得擅自抽拆、涂改、勾劃、污損檔案。
4、借出使用的檔案必須妥善保管，不得帶入公共場所。
5、不得向無關人員談論檔案內容。
6、文檔必須排列整齊，編號準確。并做好防霉、防蟲、防火、防盜等工作。確保檔案齊全。
辦公室文檔管理制度 篇3
一、目的
為使我公司公文處理工作規范化、制度化、科學化，結合我公司實際情況，特規定本制度。
二、權責范圍
集團公司行政人事部為本制度管理的權責部門，負責本制度的擬定、審核及執行解釋；總經理負責本制度的批準執行。集團公司行政人事部負責本制度的落實與實施跟進。
三、文件種類
本制度所指公文，包括決定、決議、指示、公告、通告、通報、報告、請求、批復、函、會議紀要及其他各種文件、資料等。
四、文件發行程序
1、各部門依據內、外部信息確定文件編制任務。
2、新編制管理型文件編制完成后，由原編制單位人員進行校對工作，需發行的報行政人事部統一處理，技術型文件報技術質量部進行處理，嚴禁自行將公文直接送呈公司領導或相關職能部門。嚴禁在報送的公文上自行加貼標記或簽署意見。
3、行政人事部受理公文應當檢查公文是否符合報送要求。審核重點是：是否符合行文規則；內容是否合法；涉及其他部門的事項是否已協商會簽；文種使用、公文格式是否規范；附件是否齊全。
4、經審核，對符合行文規則的公文，行政人事部及時進行登記編號
存檔，并加蓋德高公司“文件發行專用章”，不符合行文規則的公文做退件處理。對于符合規定需發行的文件，需在一個星期內必須發行。
5、公文格式
公文一般由秘密等級和保密期限、緊急程度、發文機關標識、發文字號、簽發人、標題、主送機關、正文、附件說明、成文日期、印章、附注、附件、主題詞、抄送機關、印發機關和印發日期等部分組成。
（1）涉及國家和公司秘密的公文應當標明密級和保密期限。
�。�2）緊急公文應當根據緊急程度分別標明"特急"、"急件"。
�。�3）發文字號應當包括單位代字、年份、序號。由行政人事部統一編排發文字號。
（4）公文標題應當準確簡要地概括公文的主要內容并標明公文種類。公文標題中除法規、規章名稱加書名號外，一般不用標點符號。
�。�5）主送機關指公文的主要受理機關，標注時應當使用全稱或者規范化簡稱、統稱。
�。�6）公文如有附件，應在正文之后、落款之前注明附件順序和名稱。
�。�7）對外公文可根據實際情況按不同子公司報送，并應有總裁簽字，及加蓋印章。
�。�8）成文日期以負責人簽發日期為準，聯合行文以最后簽發人的簽發日期為準。
（9）抄送機關指除主送機關外需要執行或知曉公文的其他機關，應當使用全稱或者規范化簡稱、統稱。抄送機關名稱置于印發日期上方。
（10）印章：印章是公文制發單位對公文生效負責的憑證。公文除會議紀要、印有特定版頭的.普發性公文外一律加蓋印章。印章上沿不壓正文，下沿印壓成文日期，做到“騎年蓋月”。
�。�11）主題詞：由反映公文主要內容的規范名詞或名詞詞組組成，
按上級機關要求和《公文主題詞表》標注，位于抄送單位上方�！爸黝}詞”三個字用三號黑體字。
�。�12）公文用字除上述規定外，應選用三號宋體字，從左至右排。公文中漢字和標點符號的用法應符合國家標準，計量單位和數字用法符合國家主管部門的`規定，公文用紙幅面規格采用國際標準A4型，左側裝訂。
6、公文承辦必須做到：
（1）堅持規范與時效并重，呈批公文一般按照公司領導的排列順序由后往前依次呈送。要件、急件先送主要領導。
（2）提高辦文效率，及時將領導批示內容登記并錄入公文管理系統，跟蹤準確。
�。�3）堅持急件急辦、密件密辦，嚴格遵守保密法規和保密紀律。
（4）樹立服務意識，及時回復有關查詢。但非行文單位不得查看公文辦理情況。
7、已辦結的公文，行政人事部應將公文原稿和領導批示整理編號存檔。
注：對于技術性文件由技術質量部依照以上流程作業。
五、文件的修訂與管制
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1.文件和資料在使用過程中，如有相關單位發現不適之處或其他因素需進行修改時，請統一由原編制單位提出申請，并將“文件更改申請單”（附件1）報行政人事部進行審核，由集團總經理批準。
2.修訂文件如為跨部門運作時，修訂單位需將擬修訂稿件及內部文件修訂傳閱單（附件2）一并送至各部門會簽，會簽完成后，再將
修訂稿件送審批部門審批，方可發行。
3.文件修改內容如屬重要作業流程或影響現行作業的，包括重要表單的修改，修改單位必須會簽各部門意見，再行審批、發行。（二）技術型文件的修訂
1.凡涉及研發的技術性文件，如：工程圖紙、產品規格等，則由研發部自行編制和修訂，發放。
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1.凡公司管理型文件（如程序、制度、規定等）由行政人事部統一管理，歸檔。
2.凡公司技術性文件由技術質量部統一整理，歸檔。
3.當行政人事部收到客戶、供應商、外單位所供文件類、技術數據或國際標準，公文、密碼電報、傳真、機要文件時，應對收集的外來文件編制目錄清單，進行登記（附件3），并在其文件上加蓋“外來文件”印章，以示區別。需要傳閱的文件資料，可以電子檔形式發送至相關部門，如需以文本形式傳閱，則由行政人事部作登記（附件4），并由各傳閱部門簽字確認。
4.以電子媒體形態存在的外來文件，行政人事部或技術質量部應將其列印一份以備用。
5.公文發出、接受、內部運轉、查閱、借出必須登記，并在交接時履行簽收手續，需要借閱時，需向管制部門說明借閱理由，并在借閱登記表（附件5）上記錄，不得私自將已借閱的公文傳閱，借閱完畢需立即歸還。
6.各部門人員應將文件看成本公司財產的一部分，并列入移交項目。
7.秘密公文的印發傳達范圍應當嚴格按照要求執行，不得自行翻印、復印或轉載，不得攜帶秘密公文外出。
8.公文立卷應根據公文特征、相互關系和保存價值分類保管，保證公文齊全完整，便于保管、查找和利用。
9.聯合辦理的公文，原件由主辦單位立卷，其他單位保存復印件。
（四）文件的換版及廢止
1.當文件和資料修改次數超過10次以上，則由相關部門提出將整套文件更換版本。
2.如果文件換版時文件編號或名稱發生變化，應重新履行文件發行流程.
3.過期或作廢的公文應在失效之日起一周內交管制部門歸檔，各部門不得私自銷毀。
4.沒有歸檔和沒有價值的公文，經過鑒別和主管領導批準，可以定期銷毀。銷毀公文時，應當進行登記，由二人鑒銷，保證不丟失、不遺漏，嚴禁將內部公文作為廢棄物隨意丟棄或外賣。
4.技術性文件由技術質量部依照以上流程操作。
六、文件和資料編碼原則
1.部門代碼
2.文件及資料的版本號編碼原則
A---第一版B----第二版C----第三版，以此類推3.文件和資料的版次編碼原則
0----修訂初始01----第一次修訂02----第二次修訂，以此類推
七、文件定期審查
1.為確保各有關部門使用文件和資料均為有效版本，由行政人事部或技術質量部定期對所管制文件進行查核。
2.對于所查不符合文件，由責任部門于一星期內回復改善措施，管制部門進行追蹤處理。
八、附則
1、未盡事宜，參照《國家行政機關公文處理辦法》執行。本規定執行中的具體問題，由行政人事部負責解釋。
2、管理規定自公布之日起實施。
辦公室文檔管理制度 篇4
為了進一步加強辦公室的管理，確保各項工作的順利展開，營造一個良好的.辦公室環境，特制定本制度：
一、基本制度
1、進入辦公室必須著裝整潔。
2、在辦公室自覺講普通話，禁止喧嘩、說笑、打鬧，說粗話、臟話。
3、愛護辦公室的各項設施，隨時保持辦公室干凈、整潔、營造一個良好的工作環境。
4、不得利用辦公室會客、聚會、不得在辦公室吃飯，更不允許吸煙。
5、各部門務必及時、認真遞交下個月的工作計劃和上一月的工作總結。
6、辦公室工作由辦公室人員全面負責，其他部門予以配合。
7、不準私自動用辦公室物品，如需應向辦公室登記并做好領取記錄。
二、會議制度
1、參會時，不遲到、不早退；有病、有事的確不能出席會議者應先請假，同意后方有效。
2、社聯干部參會時，務必做好會議記錄，以便及時安排和布置工作。
3、每次例會后，各部須交書面報告和工作計劃。
4、各項會議制度應充分堅持民主、認真、廣泛聽取每位成員的意見。
三、值班制度
1、值班人員必須按時到辦公室。
2、工作中必須熱情、禮貌、認真的原則。
3、在值班記錄本上詳細的記錄當日的值班情況。
4、做好辦公室清潔衛生。
辦公室文檔管理制度 篇5
為創造一個整潔有序的`辦公環境，增強工作人員的責任感和歸屬感、推進局日常工作規范化、秩序化、樹立全局形象，經研究制定辦公室值日制度篇，局內工作人員需嚴格執行：
一、值日時間
值日人員需在早晨7:30之前到達辦公室，完成責任區域的衛生保潔。
二、值日范圍
地面、桌、椅、打印機、廢紙盒、電話、門窗、煙灰缸、污水盆等公共范圍。
三、值日職責
1、桌椅、物品每次使用后擺放整齊;
2、及時清理茶水杯、煙灰缸;
3、打印紙張及時整理回收，杜絕浪費;
4、下班離開前關閉燈、空調等設備電源;
5、值日人員外出之前確定好替補人員，并報給負責人員。
四、衛生標準
1、地面無污物、污水、浮灰;
2、桌面物品擺放整齊，桌椅擺放端正;
3、電腦、打印機等設備無污跡、灰塵。
局內每位工作人員需注意個人辦公桌面整齊，文件、物品擺放有序，保持區域衛生清潔。每周評比一次，最好與最差成績在局內QQ群內公示，評比成績累計達三次最差者，在所屬辦公室連續值日一星期。
辦公室文檔管理制度 篇6
一目的
為規范中煤興安公司辦公區域環境衛生管理，創建文明、整潔、優美的工作環境，特制訂本規定。
二適用范圍
本規定適用于中煤興安公司辦公區及周邊區域衛生值日的管理
三工作職責
各部門值日人員保持各部門辦公區及周邊區域的環境衛生綜合部負責檢查各部門值日執行情況
四工作規定
1值日人員需在當天8點之前到崗，對部門辦公區域進行簡單規整，包括：所有人員辦公桌的簡單整理、垃圾箱的檢查清理、辦公室的開窗通風、保證可視范圍內沒有垃圾。
2值日人員需檢查會議室的衛生，清理會議室內垃圾桶、煙灰缸，保證會議室環境的整潔，并開窗通風。
3值日人員需在當日下班時，檢查部門辦公區域內的門窗關閉情況，所有電器的.關閉情況，清理辦公室及衛生間的垃圾桶、煙灰缸，保證辦公室的整潔。
4對于出差和外出辦事的值日人員，其它人員需協助其完成職責。
5綜合部值日人員負責抽查各部門值日情況，發現問題，及時通知部門主管。
6對于沒有履行職責的值日人員，第一次進行部門內部批評，第二次通報主管領導。
五值日表略
辦公室文檔管理制度 篇7
1.檢查時間：每月15日（如遇雙休日、節假日等特殊情況可另行安排）。
2.檢查人員：學校行政組織相關人員。
3.檢查結果反饋：于周內張貼公布或網上公布。
4.檢查內容：“凈”，室內窗明地凈，無明顯垃圾，桌面干凈整潔無雜物，電話電腦等公用設備擦拭干凈，門后、垃圾桶旁等衛生死角保持整潔。“齊”，桌面物品擺放整齊，櫥柜內物品擺放整齊，其它地方物品（掃帚、拖把、垃圾桶等衛生器具等）擺放整齊。 “美”，辦公室環境整體賞心悅目，物品擺放布局合理，無亂貼亂掛現象，辦公室呈現一定的文化氛圍。
5.檢查細則（10分）：
�。�1）室內各類物品如辦公桌椅、辦公柜子、資料和作業本等用品無灰塵，放置合理并擺放整齊。 （2分）
�。�2）地面打掃干凈，無廢棄物，無堆積垃圾。 （2分）
�。�3）墻壁、門窗干凈，室內無亂貼亂掛現象，無蜘蛛網。 （2分）
�。�4）辦公室內沒有多余物品，無雜物堆放，清潔工具整齊歸放。（2分）
（5）在明顯處張貼輪流值日名單，檢查時能積極配合。（2分）
辦公室文檔管理制度 篇8
一、總則：
1、辦公室全體工作人員，必須熱愛本職工作，認真完成職責范圍內的各項任務，模范遵守工作紀律，不遲到，不早退，不擅離職守，不在工作時間干私事。
2、考勤內容包括按時到崗，堅守崗位和加班等情況。具體包括遲到、早退、事假、病假、曠工和加班等。
3、請假必須事先履行請假手續，經批準后方可離崗，一般不得事后補假。因情況緊急來不及填寫請假單者應電話向主任請假，返回后及時補填請假單。
二、請假：
1、請假必須填寫請假單，按規定程序審批。
2、公休假、婚喪假等國家規定的假均須履行請假手續，經主任審批同意后，按國家有關規定執行。
3、請假期限將到，若要續請，必須提前一天辦理續假手續，續假手續與請假手續相同。續假以一次為限。
4、上班后在主任和考勤員處及時銷假。提前返回，病事假按實際離崗時間計算。
三、簽到制度：
1、上班實行簽到制，上班后10分鐘內為簽到時間，超10分鐘按遲到記錄，提前20分鐘下班按早退計算，遲到或早退30分鐘以上者按曠工半天記。
2、因工作原因不能按時簽到者，本人寫明原因，主任簽署意見后，不作為遲到計算。
辦公室文檔管理制度 篇9
一、辦公室是處理教育教學業務的公共場所，每一位教師都有保持辦公室文明、整潔、舒適的義務。
二、辦公室要注意整潔。辦公桌（包括桌上的物品）要擺放整齊，其它物品擺放要有條理；保持墻壁整潔、不亂擺衣物、不亂涂亂貼、不亂釘它物，做到布置合理；不亂丟扔紙屑、瓜果皮殼等雜物，廢舊物品應及時恰當處理，確保辦公室地面的衛生。
三、辦公室內嚴禁吸煙，工作期間不得大聲喧嘩、不得閑聊和影響他人工作。非辦公室人員無工作聯系不得隨意進入。辦公室內全體成員要團結統一，同事之間要相互尊重、相互關心、相互幫助。每一位教師要談吐文明，注意坐姿，注意細節，以身作則，為人師表。
四、辦公室內不開無人燈、無人扇。電腦應正確使用，倍加愛護，人走關機；教師應把電腦作為教學和工作的工具，如制作課件、查閱資料等，并通過網絡拓寬專業知識，提高教學能力；嚴禁在上班時間利用電腦聊天、玩游戲、看電影、聽音樂等。電話為工作聯系之用，嚴禁利用電話閑聊。
五、值日教師要做好當天的'份內工作，同時監督其他教師保持辦公室的清潔衛生，下班離開前要自覺將電腦、電燈、電風扇等關好，鎖好門窗，做好安全保衛工作。
辦公室文檔管理制度 篇10
1、在院黨委的領導下，負責全院性的秘書、黨務管理工作。
2、及時傳達院黨委會的決定，了解全院各項常務工作情況，隨時進行綜合分析，發現問題及時準確地向院黨委反映。并注意收集職工對執行院黨委決定的反應情況。
3、負責同上級黨委和院外有關方面的工作聯系，做好醫院黨務信息的.收集、整理、反饋工作。
4、協調院黨委領導安排各種常務會議，負責召集院黨委會議等，并做好會議記錄，督促檢查會議、決議的執行情況。
5、負責擬訂院黨委的工作計劃、總結，草擬院黨委領導交辦的各種文件，負責院黨委公文的核稿和催辦，并及時上報下發。
6、按照黨務公函的處理程序，做好黨委文件的收發、登記、傳遞、傳閱、立卷、歸檔、保管、利用和保密工作。
7、按照印鑒及黨委介紹信管理制度，做好院黨委印鑒和常務介紹信的使用和管理工作。
8、嚴格遵守黨委各項規章制度，經常深入科室，做好調查研究。協調各科室工作聯系，根據院黨委領導指示，承辦有關綜合性、臨時性工作。
辦公室文檔管理制度 篇11
1、嚴格遵守上機操作規范，不得攜帶非法、盜版vcd、dvd盤片及未經信息中心許可的各種軟件、u盤和mp3上機使用。
2、正確使用計算機設備，發現故障和問題及時向信息中心報修，確保正常使用，不得隨意維修。
3、不得在計算機上安裝與教學無關的游戲、聊天軟件，更不得隨意安裝更改計算機程序軟件設置。
4、使用計算機設備時注意用電安全，下班后關閉計算機和總電源。
5、辦公室計算機設備未經信息中心許可,不得由任何人帶出辦公室。
6、學校信息中心將不定期對使用情況進行抽查，抽查的結果將在周會上公布。
7 、上班期間，不準進行與教學無關的.電腦游戲、聽音樂和網絡聊天等。
8、嚴格遵守《國家互聯網管理制度》，不得擅自進入未經許可的他人計算機系統刪改文件或發布他人信息。一經發現嚴肅處理，不得在網絡上散發惡意信息，冒用他人名義發送信息，侵犯他人隱私。
9、做好計算機顯示器、主機及計算機桌的保潔工作。
10、夏季雷雨天不得使用計算機，同時切斷總電源。
11、對于違反制度的教師將批評改正，由于人為因素造成的軟硬件設備損壞，后果自負。
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