英文信的格式 -書(shū)信

（一） 英語(yǔ)書(shū)信結(jié)構(gòu)、書(shū)寫(xiě)款式及要求：

1．書(shū)信結(jié)構(gòu)
英語(yǔ)書(shū)信結(jié)構(gòu)一般有以下幾個(gè)部分組成：
1）信封（envelope），

英文信的格式

。英語(yǔ)的信封和中文的一樣，有三部分組成，即發(fā)信人地址、收信人地址和郵票。只不過(guò)英語(yǔ)信封的格式除了郵票所貼的位置（信封的右上角）和中文的一樣外，英語(yǔ)信封上要寫(xiě)的發(fā)信人和收信人的地址和中文的大不一樣。發(fā)信人的地址應(yīng)寫(xiě)在信封的左上角，收信人的地址應(yīng)寫(xiě)在信封偏中右偏下處，如下：

2）信頭 (heading)，即寫(xiě)發(fā)信人的地址和日期（右上角）。
3）信內(nèi)姓名地址 (inside address)，即寫(xiě)收信人的姓名和地址（左上角）。
4） 稱呼 (salutation)，即寫(xiě)對(duì)收信人的尊稱（一般用Dear Mr. … ,; Dear Madam Helen,; Dear Miss…,; Dear John,; Dear Professor Smith,等）。稱呼直接寫(xiě)在收信人地址的正下方，中間空一至二行。稱呼后面的標(biāo)點(diǎn)一般只能用逗號(hào)。以上信頭、信內(nèi)姓名和地址三部分的結(jié)構(gòu)如下：

注：如果是相當(dāng)熟悉和隨便的朋友之間，因?yàn)楸舜硕贾�道�?duì)方的地址，故信頭和信內(nèi)的地址常常省略。

5）正文 (body)，即信件內(nèi)的主要內(nèi)容。正文第一句句子一般和稱呼之間空一至二行。
6）信尾客套語(yǔ) (complimentary close)，即寫(xiě)信人在信的右（或左）下角，寫(xiě)上表示自己對(duì)收
信人一種禮貌客氣的謙稱。一般有Sincerely,; Sincerely yours,; Yours sincerely,; Friendly
yours,; Truly yours,; Yours truly,; Cordially yours,; Yours cordially,等。
7）信尾簽名 (signature)，即親筆簽上寫(xiě)信人自己的姓名。如果是用打字機(jī)或電腦寫(xiě)的信，在寫(xiě)信人簽名的上方，同樣應(yīng)該打上寫(xiě)信人的姓名。
除以上七個(gè)部分外，有時(shí)一些英語(yǔ)書(shū)信還包括：（1）附件 (Enclosure)，以Enc. 表示，如“附有。。。。。。證明”應(yīng)寫(xiě)為Enc…Certificate；（2）再啟 (Postscript)，以P.S. 表示；（3）抄送件(Carbon Copy to…)，以c.c. 表示，說(shuō)明一式多份抄送其他有關(guān)人員。這些都是次要的補(bǔ)充部分。P.S. 主要在私人信件中使用，事務(wù)信件中應(yīng)避免使用，以免造成寫(xiě)信人粗心大意的印象。Enc.和c.c. 大都用在商貿(mào)信函中。

2．書(shū)寫(xiě)款式
英語(yǔ)書(shū)信的款式一般有兩種：齊頭式 (Block Style) 和折衷式 (Semi-Block Style)。齊頭式常常在商貿(mào)、官方以及一些正式的信件中使用，以顯示信件內(nèi)容的嚴(yán)肅性，真實(shí)性，
可靠性。而折衷式則顯的比較隨便，主要用于家人、朋友、私人之間來(lái)往的信件。如果兩人之間不是第一次通信，相互比較了解，可以省略信內(nèi)的雙方地址。
以下分別介紹齊頭式和折衷式信件兩種款式。

A: 齊頭式信件款式：
（ 范文 1。 ）

注：用齊頭式信件寫(xiě)信，其正文與稱呼之間空一至二行。每段的第一句句子不需要空
格，但段與段之間需要空一至二行。齊頭式信件的信尾客套話和簽名可以有兩種款式。第一種寫(xiě)在左下方，這是最常用也是最正式的。另外也可以寫(xiě)在右下方，這種形式則表示寫(xiě)信人與收信人之間的關(guān)系比較熟悉隨便。下面是另一種齊頭式信件的格式。
齊頭式信件款式：
（范文 2。）

B: 折衷式信件款式：
用折衷式書(shū)寫(xiě)信件，其正文與稱呼之間空一至二行。第一段第一句的第一個(gè)單詞必須在Dear稱呼的直接下面。以后每段開(kāi)頭都要與第一段第一個(gè)字對(duì)齊。信尾的客套話和簽名都寫(xiě)在右下方。朋友之間寫(xiě)信一般都使用折衷式，而且稱呼與正文之間一般不空行。具體款式和要求參見(jiàn)后面的一些信件。
以下是一封折衷式信件。

3．信件書(shū)寫(xiě)要求：
寫(xiě)英語(yǔ)信件一般可以使用打字機(jī)、電腦，朋友之間比較隨便的信件也可以用鋼筆、圓珠筆甚至彩色筆，但不宜用鉛筆。不管你用什么形式書(shū)寫(xiě)，一些重要的信件，簽名處必須用深藍(lán)色或黑色墨水筆簽名。

（二）各類常用信件

1）感謝信

2）祝賀信

3）邀請(qǐng)信

4）一般信件

5）商業(yè)信件

6）求學(xué)信

7）出國(guó)留學(xué)推薦信 ( Recommendation Letter for Studying Abroad )
隨著我國(guó)出國(guó)留學(xué)生日年增多一般，大部分學(xué)生需要在出國(guó)前讓自己的老師、導(dǎo)師或領(lǐng)導(dǎo)寫(xiě)一份出國(guó)推薦信，從而可以在信中告知對(duì)方學(xué)校申請(qǐng)人的學(xué)歷、能力、為人處世等方面的情況，

書(shū)信

《英文信的格式》(http://salifelink.com)。如果推薦信是寫(xiě)給對(duì)方某某人的，開(kāi)頭用 Dear… ，如果是寫(xiě)給對(duì)方單位或?qū)W校的，則開(kāi)頭可以用To whom it may concern, 或To Whom It May Concern,（意為：有關(guān)負(fù)責(zé)人）。

　
　　（1 ）信頭（Letterhead）。
　　
　　信頭包括發(fā)信人的地址和發(fā)信日期。很多人不太注意保留信封，在信內(nèi)的打上發(fā)信人地址就方便收信人回信。如果使用已經(jīng)印好信頭的信紙，就只要打上發(fā)信日期。信頭位于信的最上方，原則上首先按從小到大的順序（正好與中文書(shū)信相反），門(mén)牌號(hào)碼和街名或單位名占一行（太長(zhǎng)可占兩行），城鎮(zhèn)名和郵政編碼占一行，國(guó)名占一行。然后是發(fā)信日期，它是信頭的最后一行，可以寫(xiě)成日月年（英式）也可寫(xiě)成月日年（美式），如：May8，1996或8May，1996. 必然說(shuō)明的是，月份要寫(xiě)英文名稱，否則有可能產(chǎn)生歧義，如5/8/1996，美國(guó)人會(huì)理解為1996年5 月8 日，而英國(guó)人則理解為1996年8 月5 日。
　　
　　（2 ）封內(nèi)地址（Inside Address）。 　　
　　封內(nèi)地址包括收信人的姓名和地址。封內(nèi)地址必須和信封地址一致，否則就是出了差錯(cuò)，收信人此時(shí)可將信退回或按封內(nèi)地址轉(zhuǎn)寄。封內(nèi)地址的第一行是收信人姓名，第二行職務(wù)，從第三行開(kāi)始寫(xiě)收信人地址，寫(xiě)出法原則上和寫(xiě)發(fā)信人地址一樣。
　　
　　
　　（3 ）稱呼（Salutation）。
　　
　　稱呼應(yīng)與親近程度相吻合。最為正式的也是最不親近的稱呼為Dear Sir（英國(guó)用）或Dear Genteman （美國(guó)用），一般用于給政府機(jī)關(guān)、官員的公函中，或用于首次往來(lái)的商業(yè)書(shū)信中。比較熟識(shí)的人由應(yīng)稱他的姓，最隨便也是最親近的稱呼是直呼其名，一般用于親朋好友，但應(yīng)注意，稱姓時(shí)只稱姓，不要又稱名，而稱名時(shí) 不要加Dr或Mr. 如某人全名為William.另外，如果對(duì)方為女性卻不知應(yīng)稱Mrs.還是Miss時(shí)可稱Ms. 。稱呼后面的標(biāo)點(diǎn)英國(guó)人習(xí)慣用逗號(hào)，而美國(guó)人習(xí)慣用冒號(hào)（親朋好友之間可用逗號(hào)）。
　　
　　（4 ）正文（Body）。
　　
　　正文是信的主體，和中文書(shū)信的要求一樣，正文的內(nèi)容要主題突了出、層次清楚、語(yǔ)言簡(jiǎn)潔、表達(dá)準(zhǔn)確。如果正文很長(zhǎng)需要幾張信紙聯(lián)頁(yè)時(shí)，則應(yīng)在每張聯(lián)頁(yè)左上端都注明頁(yè)數(shù)和收信人名稱，如：Mr.WilliamJ.Hall
　　
　　（5 ）結(jié)束語(yǔ)（Complimentary Close）。
　　
　　結(jié)束語(yǔ)是習(xí)慣的客套用語(yǔ)，它必須和前面的稱呼遙相呼應(yīng)。如果前面稱Dear Sir，則應(yīng)選擇下列結(jié)束語(yǔ)：Very simcerely yours ，Vedry respecrfully yours，Very truly yours ，Sincerely yours 或Yours sincedrely，Respe-crfullky yours 或Yours respecrfullyFaithfully yours 或 Yours faith-fully.如果前面稱姓，則應(yīng)選擇下列是結(jié)束語(yǔ)：Sincerely yours 或Yours sincerely ，Truly yours 或Yokkurs truly ，Yours ever. 如果前面稱名，則表示寫(xiě)信人與收信人的關(guān)系親近友好，應(yīng)選擇下列結(jié)束語(yǔ)：SincerelyYours，Love，All my love.
　　
　　（6 ）簽名和發(fā)信人姓名（Signaturd and Name Addresser）。 　　
　　簽名因?yàn)槭怯H筆手寫(xiě)，可能不好辯認(rèn)，因此必須還要打印出來(lái)。簽名只需簽姓名，不需加Mr. 或Mrs.，以及學(xué)位頭銜等，但打印姓名時(shí)，因?yàn)橹形拿麤](méi)有性別之分，所以中文拼音名前就加Mr.或Mrs.，Miss.，Ms.，以便收信人辨認(rèn)，英文名男性不必加Mr.，但女性要加Mrs.，Miss.，Ms. ，打印名后面可加學(xué)位頭銜等。
　　
　　一封完整的英文書(shū)信必須依序包含上述六個(gè)要素。如果信件有附件并有必要提醒收信人，可在第六個(gè)要素之后加上附件注記（Enclosure 或Encl.）。如果整封信寫(xiě)好后又發(fā)現(xiàn)遺漏了什么，可在附件注記之后加上又啟（Postscript）或其縮寫(xiě)（P.S.）進(jìn)行補(bǔ)充。

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