會議策劃方案過程中需要注意的13個細節

　　為了確保事情或工作有序有力開展，往往需要預先進行方案制定工作，方案是為某一行動所制定的具體行動實施辦法細則、步驟和安排等。方案要怎么制定呢？下面是小編精心整理的會議策劃方案過程中需要注意的13個細節，歡迎閱讀與收藏。

　　一般在找到適當的會議承辦商后，并不意味著作為會議執行方的您就沒有什么可做的了，要想會議能夠順利進行，石家莊會議網認為還需要主辦方深入把握很多細節工作：

　　1、在會議開始之前，全局性的總體策劃還得由您來做，做出會議進程“時間進度表”。

　　2、如果會議形式比較鄭重，除電話聯系外，需要以書面文件或通知單、邀請函的形式與各單位聯系，并取得明確答復（如書面文件或通知單、邀請函需特殊制作，您還得與印刷廠商協商處理）。

　　3、會議開始時參與報到工作，作好協調工作，分發資料，同時可以認識新朋友，加深與老朋友的關系。如果與會代表是要交會務費的，您還得負責收取會務費。

　　4、取得會議承辦方開出的可提供的服務項目表，針對所需的服務與會議承辦方簽署相關協議、合同，以法律手段保護自己的合法權益。

　　5、您必須自己制定出會議日程表和會議演講稿及相關報告內容，如果會議內容并不涉及內部機密，也可將情況告之會議承辦方，請他們協助制定。

　　6、在有了會議承辦方幫助聯系酒店、機場、餐廳、廣告公司、印刷廠商、車隊等單位的同時，根據“時間進度表”進行及時的詢問，落實計劃的進度。

　　7、正式會議開始之前，檢查會場的布置工作（燈光、音響、場形、綠化和特殊設備），確保萬無一失。

　　8、報到結束后，及時通知會議承辦方最準確的人數、房間數，多出或少出的房間及時與酒店協商解決，避免酒店和您不必要的麻煩。

　　9、一般情況下以電話通知各單位在何時、何地舉行會議，并確認各單位與會代表人數。

　　10、制定與公司和此會議的總目標相一致財務預算，定金一般是先預交總費用的50%，其余費用會議結束時一并解清。

　　11、與會議承辦方協商制定出合理的用餐、叫醒、開會時間。

　　12、做好會議期間的協調工作。

　　13、會議結束后，根據實際情況做出此次會議的總結報告，備檔。

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