秘書培訓教你不做＂花瓶＂ -文秘文書

隨著經濟的發展和企業觀念的提升，一個特殊的白領群體出現：她們外表靚麗，談吐不俗，氣質高雅，甚至能講一口流利的英語，對外善溝通，處理事情游刃有余，對內則巧處理，復雜瑣事安排妥帖。她們不一定都很年輕，但卻都拿著令人羨慕的高薪，她們就是日漸吸引人們眼球的高級秘書；她們正以其出色的能力一掃過去的花瓶形象，成為上司的好助手，公司的好管家。 　　　　年輕漂亮不再是首選 　　　　在過去很長一段時間內，企業在招秘書時往往為了滿足老總的虛榮心，不看重文化程度和能力，只要年輕漂亮能帶得出去即可，秘書扮演的不過是花瓶角色，其工作無非是端茶倒水，做一些迎來送往的接待工作。 　　　　近幾年，隨著社會經濟的迅速發展和商業結構的改變，老板文化層次也有了較大提升，對秘書的要求也不再滿足于年輕漂亮和做雜事這種低層次的需要。越來越多的企業認識到找一個徒有外表而沒能力的秘書已經不能滿足企業發展的需求。他們在選擇秘書時，更看重能力，如會英語、會寫作、具有較高的溝通和社交能力等，對形象的要求反而退居其次。在國外，秘書年齡大于老總的屢見不鮮，甚至一些企業還認為50歲的秘書更精明，豐富的閱歷讓她們有很好的應變能力，處理事務更加得體。在我國一些發達地區，高級秘書大都介于30~40歲中間，年輕漂亮已經不再是企業挑選秘書的首選。 　　　　分清輕重，把握尺度 　　　　作為秘書，替老總安排一天的工作非常重要，有的還要提前安排一個星期甚至一個月的工作，包括文件起草、來訪接待、電話記錄、會議安排等，工作雜而具體，繁瑣細微，而且不能出絲毫差錯。如果處理不好，輕則造成不必要的誤會，得罪客人，重則影響到生意的流失。這就要求秘書懂得科學合理安排，分清孰重孰輕，幫助領導梳理好架構，安排好日常工作細節。 　　　　一般來說，秘書的性格要內斂，處事冷靜，如果大事出現遺漏，工作就會很被動，每件事的處理先后要勤動腦，做到既能替領導分憂，也要利于老總做出判斷，另外也要學會處理人際關系，把握一定的分寸，并處理好與領導的私人關系。 　　　　合理進行角色轉換 　　　　通常來說，秘書的職業生涯并不長，一般就三五年，但并不是說這三五年之后秘書就沒了飯碗，對那些只憑美色獲得這個位置的女孩可能會是這樣，但是憑能力取勝的秘書往往還會抓住機會，合理進行角色轉換。 　　　　武漢商學院精之杰教育培訓機構的周總認為，想成為成功的人，就要和成功的人士接近，作為一名秘書，天天和成功的老板在一起，能學到很多處理事務的方法和一些談判技巧，各方面的能力也會快速提高，更容易得到更多發展和成功的機會。所以，作為秘書雖然職業生涯不長，但要學會平常多學、多看，少說話，做好本職工作，才能漸漸贏得領導信任，關鍵時抓住機會進行角色轉換。 　　　　復合型人才優勢凸顯 　　　　英華職業資格培訓中心的戴主任介紹，武昌一家教育學院的一個中文班90％學生都報考了秘書資格證的考試，戴主任說，現在文員、辦公室工作的應聘競爭很激烈，多拿一個秘書證，能夠成為求職者的一個重要砝碼。另外有的已從事秘書崗位的人員，感覺自己的知識結構和技能不能滿足社會發展的需要也會報名進行充電。 　　　　隨著秘書作用的凸顯，企業在招人時更傾向于選擇那些有較高溝通能力和組織能力、閱歷豐富的高素質人才，所以一些培訓機構也開始調整培訓方向，加大了實踐培訓課程，讓學員掌握更多的應變技能和工作技巧。目前除了國家勞動保障廳推出的學費在三百至五百元的秘書、涉外秘書等職業上崗證書的培訓認證外，一些專業性的商務秘書、白領總經理秘書等價格三四千元的高級秘書課程也開始涌現，著重培養企業需要的復合型高級秘書人才。 　　　　　　來源：漢網教育

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