提高辦公室工作效率之我見

摘要：辦公室是一個單位的“心臟”和“窗口”，是溝通上下的“咽喉”、聯系左右的“紐帶”，具有特殊的地位和作用。面對新形勢，辦公室工作必須與時俱進，從學習入手，在力求高度、不斷創新上下工夫，參在點子上，謀在關鍵處，立足全局抓大事，把握細節抓小事，想方設法抓難事，統一籌劃，提升效率，緊跟發展步伐。

關鍵詞：辦公室；提高；工作效率

中圖分類號：C931.4 文獻標識碼：A 文章編號：1001-828X（2013）10-00-01

辦公室作為承上啟下、溝通內外的樞紐部門，其工作效能和服務水平的高低，直接影響企業的科學決策和實施。當前，隨著經濟社會的發展，辦公室工作的內容和性質也相繼發生了較大變化，這就要求辦公室必須優質高效地開展工作，發揮參謀助手作用，推動辦公室各項工作全面發展。

一、強化學習意識，不斷提高理論水平和工作能力

辦公室是為領導和機關日常的管理和決策服務的機構。辦公室每一位員工要確立終身學習的觀念，不斷用學習充實自己、提升自己、武裝自己，做到“一學、二勤、三悟”：“一學”就是要在堅持理論學習和業務學習并重，能寫會說的全方位復合型人才，同時要加強廉政學習。廉政學習對于我們確立正確的人生觀、世界觀、價值觀和權利觀，提高思想境界十分重要。要守得住清貧，耐得住寂寞，管得住小節，在任何時候都經得起權利、地位、金錢的誘惑與考驗。“二勤”就是要勤學、勤思、勤干。勤能補拙，要“知”就得勤學苦干，辦公室要自覺做到手勤、腳勤、口勤、腦勤�！叭�悟”就是要領悟黨的路線、方針、政策以及上級的指示精神，結合實際悟出貫徹落實工作的新思路。辦公室工作要正確地領悟領導意圖，體現領導思路和領導風格，避免出現大的失誤。

二、強化服務意識，不斷提高服務水平

辦公室的工作，無論是文稿起草、信息調研、督查催辦等政務工作，還是檔案管理、文書處理、會議安排、機要保密、后勤服務等事務工作，都是圍繞“服務”這一中心運轉的，服務是辦公室最基本的職能。辦公室工作無小事，大到輔助決策，小至接聽電話，一舉一動都體現著辦公室的水平，代表著單位的形象。因此，辦公室人員做任何事情都必須舉輕若重、精益求精、嚴謹細致。

首先，要規范會議服務，提高服務質量。對重要會議，要認真做好會前、會中、會后服務。會前，要對會議的各項準備工作作出全面、周到、細致的安排，并檢查落實情況。會中，要注意了解與會人員的意見、建議和要求，及時改進。會后，要適時協助抓好會議精神的督促落實。其次，要規范文電處理，提高工作效率和質量。一是及時準確辦理好每一份文件電報，杜絕錯送、亂送和積壓文件的現象。二是認真搞好文件校核，嚴格把好行文關、政策關、文字格式關和會簽手續關，提高文件質量。三是嚴格發文程序，規范發文行為，大力精減文件，做到少行文、行短文，杜絕濫發文、亂行文、行“劣文”的現象。第三，要提高信息的有效性。搞好信息撰寫工作，要在求快、求真、上層次上下功夫。求快，就是要把握好信息的時效性，及時報送信息。必須選擇在領導最需要的時候報送，在領導未曾知曉的時候報送。求真，就是要把握好信息內容的真實性和完整性，準確報送信息。必須實事求是、全面真實地反映情況。對在發展變化中出現的重大問題，要實行跟蹤系統收集報送。上層次，就是要正確處理好質與量的關系，搞好信息的綜合開發，對大量、零散、粗淺的信息搞好篩選、分析、歸納、綜合，必要時作進一步的調查發掘，寫出高層次的信息，為領導了解情況、指導工作提供依據。第四，要搞好調查研究。調研工作要緊緊圍繞公司的工作中心和全局性、戰略性的問題，用超前的眼光，選準課題，開展有分量、有影響的調研活動，拿出高質量的、具有超前性的調研成果。要充分發揮公室的協調職能，把有關職能部門和相關部門的調研人員組織起來，走出辦公室，深入基層，作艱苦細致的調查研究，為領導決策提供有價值的參謀意見。

三、強化執行意識，加大督查力度

企業制定了決策僅僅是完成了工作的一半，落實決策才是重要一環。辦公室一定要配合相關職能科室開展好督促檢查工作。督促檢查工作必須圍繞中心、突出重點來檢查，但同時也要改進檢查多和濫的現象。檢查和督促的關鍵是要及時發現問題和矛盾，適時進行工作調整和跟進。

首先，要突出重點。緊緊圍繞公司的重大決策、重要部署、重點工作目標以及領導批示交辦的事項，組織力量開展專項督查，特別是要關注職工群眾反映強烈的熱點和難點問題，努力把督查的過程變成發現問題、解決問題的過程，變成統一思想、協調關系的過程，變成加快實施、促進落實的過程。其次，要創新機制。充分發揮辦公室承上啟下、協調各方的優勢，主動協調主管部門和相關單位開展督查。通過及時制訂督查計劃，分解下達督查任務，明確督查落實的責任單位，做到件件有著落，事事有反饋。真正做到督在實處、導在明處，提高督查工作的實效。第三，要轉變作風。一方面，要深入基層和群眾抓督查；另一方面，對督查中發現的問題，及時反映，務求實效。

辦公室工作要努力形成雷厲風行、求真務實的作風，對于領導交辦的任務要熱心辦、馬上辦、辦得好，決不拖延壓誤。要及時處理各類信息和應急信息，及時辦理領導的每一件批示和指令，及時處理每一張報表和文件，及時修正每一個不翔實的數據和典型，及時承辦每一個接待任務。

四、強化忠誠意識，不斷提高綜合協調能力

辦公室工作的性質和地位，決定了辦公室是一個辛苦的部門，應急事情多、加班加點多、受批挨怨多。辦公室工作人員要甘當無名英雄，經得起各種委屈、誤解、挫折，心胸要寬，氣量要大，標準要高，要求要嚴，同時也要有“自我欣賞”的心態，緩解工作壓力。要通過合理的方式向領導解釋工作中的誤解。扎實做好本職工作，思想上不能懈怠，僅僅是“見子打子”，就給自己降低了工作標準。要以一流的品質、一流的態度、一流的作風做好服務工作，這是辦公室工作特點決定的。

辦公室處于溝通上下、協調左右、聯系內外的中樞地位，辦公室的工作離不開協調，協調無處不在，無處不有。要增強協調的主動性。既要善于根據領導的授權和意圖，按職責分工分解任務，又要機動靈活地處理分工不明確的問題；既要依法辦事，依政策辦事，又要廣泛聽取意見，分別不同情況做出妥善處理。從整體利益出發，局部利益服從整體利益，眼前利益服從長遠利益，一般工作服從中心工作，突出重點，兼顧各方利益。要在既盡職盡責，又不越權越位的前提下，在搞好文件和會議協調的同時，按照適度、實效的原則，重點搞好領導各類公務活動的協調，切實增強協調效果。進一步加強與上下級的協調、聯系與溝通，理順方方面面的關系，為各項工作開展創造良好的外部環境。

總之，要使辦公室工作做得扎扎實實、富有成效，還必須在工作中加強學習，不斷總結和提高。辦公室的職能重要，責任重大，地位突出，作用明顯，尤其要適應新形勢下的新任務，要把握大局，認清形勢，突出工作重點，確保我們的工作效能。

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