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大型專項審計項目虛擬團隊組織模式研究
作者：孫穎張強
審計月刊 2015年08期
大型專項審計項目是指圍繞某一主題，由上級審計機關統一組織下級審計機關在全國、全省等較大范圍內共同開展的審計項目。通過集中各級審計力量，統一組織項目，對政府關心重視、群眾普遍關注、經濟社會發展迫切需要的一些重大事項開展審計，可以有效發揮審計監督的最大合力，提高審計工作的整體性、宏觀性和建設性，也是審計機關踐行科學審計理念、在更高層次上發揮審計“免疫系統”功能、推動完善國家治理的重要途徑和抓手。深化改革新時期，政府和公眾對審計工作的要求進一步提高，專項審計項目常規的組織和管理模式已經不能很好地適應審計業務的發展和審計目標的提高，審計實踐中暴露出的資源充分利用率低、整合不夠、成本浪費、效率不高等問題，需要重點關注和解決。
一、目前審計項目組織管理模式存在的問題
隨著社會經濟的快速發展，社會各階層各領域出現的問題愈加增多.需要政府相關部門廣泛關注。我國每年都要進行大型專項審計項目，涉及地理范圍廣，動用資源多。在不斷實踐中，也暴露出一些問題，影響和阻礙了審計工作的發展。
一是審計資源整合不夠，資源使用交叉重疊。國家審計機關每年都進行大量的審計項目，涉及經濟責任審計、預算執行審計、財務收支審計等多種類別，有的涵蓋或者涉及了大型專項審計項目的內容，有的由于不在其審計范圍，數據和材料被擱置，未進行重點關注，而大型專項審計項目啟動時又重新進駐被審計單位，造成資源使用重疊，浪費成本。
二是組織協調工作不到位。目前大型專項審計項目組織人力資源分散，重要信息上報不及時，且漏報情況屢有發生，致使一些重要的行業或領域信息資料不完備，或者信息不能夠充分共享。
三是審計質量控制難度大。專項審計項目往往是受到廣泛關注的社會或經濟的焦點性問題或某個重要行業的總體情況，國家審計機關高度重視。然而專項審計過程中，由于時間緊，往往采取突擊式工作，一些重要點因無法得到深入調研而被放棄。
四是采用的技術方法不夠先進，致使審計效率較低。計算機輔助審計應用不夠普遍，大型數據庫不夠完善，未成熟應用數據挖掘技術，程序流程圖、實際或模擬數據文件法等方法還未成為主要的審計方法，不能使審計業務和計劃得到高效執行。
五是審計人員的智慧和能力未得到充分發揮。目前大型專項審計項目周期較短，任務量大，審計人員疲于應付數據和材料的收集與審核，沒有時間深入思考，更不用說打破常規，運用立體思維、系統思維、發散思維去科學推理；抓住先機和重點。
二、大型專項審計項目虛擬團隊的構建和管理
針對大型專項審計項目實踐中所存在的問題，筆者認為可構建大型專項審計項目虛擬團隊組織模式，以突破傳統審計模式，為實現審計全覆蓋奠定組織管理基礎。
（一）大型專項審計項目虛擬團隊的概念
隨著社會經濟系統復雜化程度的提高，大型專項審計項目涉及的領域越來越廣，傳統審計項目組織方式的弊端愈加凸顯。筆者以虛擬項目團隊理論為基礎，提出大型專項審計項目虛擬團隊的概念，即大型專項審計項目虛擬團隊是基于特定的專項審計任務，具有共同目標、資源共享、優勢信息互補，利用先進的電子信息技術，跨越時間、空間和組織邊界，未打破常規審計工作的虛擬網絡中的審計工作群體。虛擬團隊中的成員沒有經過空間的變化，不通過專門組織人力物力，卻能夠讓即使分散的審計主體致力于共同完成某一具體任務，最大限度地發揮審計機構的效能和優化資源布局。大型專項審計項目虛擬團隊突破了傳統的審計項目組織的概念和限制，為審計人員更充分地發揮自身潛力提供了機會，并為審計資源整合和共享創造了條件，能夠在很大程度上提高審計業務的效率。
（二）大型專項審計項目虛擬團隊的工作周期拓展與團隊構建
以往大型專項審計項目和常規審計項目的人員組織都有較為明確的項目周期性，依據任務量和委托方的要求制定審計方案，明確項目期限。通常一個審計項目團隊周期包括團隊組建（團隊領導任職、職能組成立、人員組合）、團隊業務及制度執行、團隊考核和團隊解散等階段。本研究將大型專項審計項目虛擬團隊的工作周期進行時間上的長期性拓展，盡量使項目常態化。國家審計機關主要決策者和研究支持部門對重大社會與經濟問題進行研究，或接受上級機構與其他部門的指導和建議，確定當前一段時期內（可為五年期）的重大問題，作為大型專項審計項目的主題。
第一階段：啟動階段
大型專項審計項目主題確定（立項）后，考慮區域重點、專業特長、領導職級等因素，從國家審計機構及地方審計機構中抽出不同地域、不同專業、不同行政部門和較高領導職級的人（其往往正承擔著不同的審計項目）成立專項審計領導小組。領導小組制定審計目標、重點任務、工作制度，并分析任務特征，確定年度內相關的常規審計項目點。例如，一個大型環保審計項目實施前，應分析當前我國社會環保領域的具體情況、關鍵任務和發展方向，確保審計任務內容的全面性，還應考慮當前正在進行的或本年度內計劃將要進行的工業企業、交通部門、發展改革部門、財政部門等的相關經濟責任審計、預算執行審計等常規審計項目中與審計任務相關的項目點，從其中抽出少量人手，組成專項審計項目核心組。核心組成員不必過多，以10個左右為宜，一般為相關項目組中不擔任“主審”職責的審計工作經驗豐富的人員，其調查分工領域要包含環保方面。核心組負責前期調研，項目任務的需求分析、分解任務，確定重點問題方向。
本階段虛擬團隊的特征與實施難點是項目初期人員磨合不夠，效率較低，又同時承擔著本職審計工作，因此可能會出現抵觸情緒，相互之間認同度不夠，對問題的方向性所持觀點不同，較難達成一致意見。并且組織結構不穩定，易出現團隊成員頻繁調換、調整等情況。因此，本階段專項審計領導小組應加強溝通協調，尤其是對核心組成員的選擇，需要仔細斟酌，綜合考慮，以及對核心組成員的上級領導和下級成員之間需加強交流工作，以提高核心組成員的工作熱情，理順工作機制。
第二階段：構建階段
設計專項審計項目虛擬團隊的總體結構框架和功能模塊，并基于現有審計網絡系統，搭建運行環境，進行試運行。專項審計領導小組和核心組共同確定虛擬團隊的總體架構和團隊成員，包括抽出相關審計項目點的基層審計組織與成員，制定順暢的工作機制和科學合理的工作方法。虛擬團隊的構建指的是團隊結構和組織模式的構建。隨著大型專項審計項目的常態化，其具有依托于現有常規審計項目的特性，因此，在團隊結構不變的情況下，團隊成員個體會進行階段性調整，各個常規審計項目的開始和結束點，都是大型專項審計項目虛擬團隊的基層組織和成員個體的調整環節，在工作機制中需要加入銜接培訓或視頻會議，交代工作進展與業務狀態。因此，虛擬團隊需要在其依托的常規審計項目結束或下一個項目開始時進行工作交接，構建一個小組進行工作交接業務，可由核心組中的成員承擔。
本階段虛擬團隊的特征與實施難點是團隊成員基于較高的交叉性審計任務，會出現較多的溝通、協調問題，此階段應強化團隊成員角色。此外，根據項目的主題和特點，要制定明確的信息規范、標準及各項工作要求。
第三階段：完善與常態階段
此階段主要是項目系統的穩定維護，項目正式運轉起來后，逐步進入完善與常態階段，工作機制進一步調整，建立公共信息庫和組織的信息地圖，并及時更新信息庫。建立正規培訓和在線支持制度，對團隊成員使用網絡溝通技術進行正規培訓，并保證虛擬團隊成員能夠隨時獲得在線的培訓和技術支持，可將有關技術的課件和操作演示放在系統網絡中方便團隊成員選擇學習。
此階段虛擬團隊的特征與實施難點是基層組織和成員個體在依托項目結束或開始時的調整環節是團隊成員重組的關鍵時刻，應更加注重溝通和交流，形成積極向上的虛擬團隊文化。
作者介紹：孫穎，張強，審計署審計科研所
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