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現代企業檔案工作運行機制的建立
摘要：現代企業檔案工作運行機制的建立與企業檔案工作的協調運行是一脈相通的，企業檔案工作運行機制的建立既是一個客觀問題，也是一個主觀問題。我們對建立現代企業檔案工作運行機制的艱巨性應有充分的認識。
關鍵詞：現代 企業檔案 運行機制 建立
企業檔案工作運行機制的建立既是一個客觀問題，也是一個主觀問題。其客觀性是指對一個企業來講，在某一時期內企業檔案工作運行機制的構成要素是相對穩定的、與企業運行特征相適應的企業檔案工作運行機制是客觀存在的。但這一運行機制的建立、運行與維護則又是人的主觀行為，需要人們去研究、去實踐。我們只有在掌握企業檔案工作的普遍理論和一般規律的基礎上，再經過對企業運行特征作一番認真研究，才能建立有效實現這兩者有機結合的企業檔案工作運行機制，才能找到適合本企業運行特征的企業檔案工作運行機制的這一客觀存在。我們對建立現代企業檔案工作運行機制的艱巨性應有充分的認識。
一、現代企業檔案工作運行機制的建立是一項系統的工程
從系統論角度看，在建立企業檔案工作運行機制中，涉及到方方面面的問題。從企業檔案工作與社會關系看，檔案行政管理部門、行業主管部門、行業協會都負有責任，并不完全是企業行為。檔案行政管理部門的職責是宏觀監督、指導服務，面向企業檔案工作提供法規、標準、信息、培訓等服務，其作用一是理順企業檔案工作宏觀管理體制、指導企業建立適合的檔案管理模式，總結與推廣企業檔案工作經驗；二是為企業檔案工作建立控制機制提供法規依據、企業檔案質量依據、建檔制度依據。行業主管部門的作用主要體現在國有或國有控股企業上及有關專業領域內，對所屬行業或系統的企業建立正常的檔案工作運行機制起到不可替代的作用。行業協會的指導、協調作用在某一行業內，尤其是對民營企業檔案工作的運行可以起到推動、制約的作用。
從企業檔案工作與企業的關系看，企業主管領導的具體領導、協調作用，對企業檔案工作運行機制的建立與運行往往起著決定性的作用。從企業檔案工作與企業檔案部門或人員的關系看，企業檔案部門或人員則是企業檔案工作運行機制的運作者、維護者、協調者，在其他條件既定情況下，企業檔案人員的事業心、業務素質對企業檔案工作運行機制的建立、運行起著關鍵性作用。運行機制的綜合性、動態性的實現，關鍵是看檔案人員能否將有關因素及時轉化為推動企業檔案工作運行的助動力與控制力，能否隨企業的發展因勢利導企業檔案工作。
現代企業檔案工作運行機制正是指上述諸因素的相互作用、相互制約、相互協調的原璉與運作方式。如果把影響建立企業檔案工作運行機制的因素分成內因與外因兩個方面，檔案行政管理部門、行業主管部門、行業協會的作用屬外因，企業主管與企業檔案部門或人員的作用屬內因。企業檔案工作運行機制的建立與運行，關鍵在企業內部。
在外因作用力度不夠的情況下，內部動力同樣不足。由于部分企業領導檔案意識不強，單獨的企業檔案機構在多數企業已不復存在，企業檔案人員也多為兼職，檔案人員流動性大、業務素質低、兼職多的情況具有普遍性。而兼職或專職檔案人員面對這一系統工程僅靠個人努力，往往感到勢單力薄、難以應對。企業檔案工作運行機制的建立，不僅是檔案人員的事，也不僅是企業的事，需要有關部門各司其職、齊抓共管。企業領導與檔案人員有責任， 檔案行政管理部門、行業主管部門、行業協會也有不可推卸的責任，不能過于強調企業建檔因屬企業行為而放任自流。因此，企業檔案工作運行機制的建立是一項系統工程。
二、現代企業檔案工作運行機制的建立是一項變革工程
我國目前的所謂現代企業制度下的企業，有的是由國有企業轉制而來，有的是借助民間資本發展而來。鑒于現代企業與傳統企業的基本職能是相同的，檔案工作亦應具有共性，因此，現代企業檔案工作不完全是白手起家。現代企業檔案工作運行機制的建立也同樣如此，應是借鑒與創新的關系，在建立現代企業檔案工作運行機制中弄清其與傳統企業檔案工作運行機制的異同是十分有益的。
從兩者的相同點來看，首先兩者構成大體相同，他們都由動力機制、控制機制和評價機制構成，且每機制的構成要素也大體相似。其次是運行條件相似，兩種運行機制的建立與運行都需要內外因條件的支撐，例如都需要納入企業科技管理制度。但我們必須認識到，這種相同只是形似，更重要的是認識其區別，否則我們就會沿用老一套的管理理念與方式來對待現代企業檔案工作，就不能建立起現代企業檔案工作的運行機制。兩者的區別主要體現在：
1.運行理念不同
構建現代企業檔案工作的運行機制中需要借鑒傳統企業檔案工作運行的歷史經驗，但不能把兩者混為一談，它們最重要的區別是理念的不同。一是傳統企業檔案工作的運行環境是計劃經濟體制，是建立在清一色的國有企業的基礎上的；現代企業檔案工作的運作環境是市場經濟體制，建立在企業多元所有制基礎上的。二是傳統企業檔案工作運行的經驗彼此是孤立的，尚沒有自覺提到運行機制的高度上予以研究；而現代企業檔案工作運行機制的研究，則是把這些個體因素有機的聯系起來，有目的地將其作為整體與部分的關系加以系統研究，重在其相互作用的研究。三是推動傳統企業檔案工作的運行中成本觀念淡薄，較少考慮企業檔案工作的投人產出，而現代企業在推動企業檔案工作運行的同時更注重成本觀念，較少有形式主義的成分。
2.驅動力不同
從整體上看，企業檔案工作運行機制的動力都來自外因與內因的協同作用，但在不同體制背景下，兩種因素作用程度有較大差別。在計劃經濟體制下，在國家各級檔案行政管理部門與專業主管機關的強有力作用下，行政力量往往構成了推動企業檔案工作動力的主導因素，通過有計劃有組織地發布文件、制定計劃、檢查評比、升級達標、人員培訓、經驗推廣等推動企業檔案工作的開展。在市場經濟體制下，現代企業檔案工作雖然也需要外部力量的推動，但由于檔案行政管理部門與專業主管機關職能轉變、企業自主性增強，他們對企業的監督、指導作用已大大減弱，企業內部需求往往構成了推動企業檔案工作的主導因素，重在內需動力的構建。 3.運行形態不同
傳統企業檔案工作運行的形態是比較單一的，運作模式雷同現象明顯，例如在管理機構設置上設立有獨立的檔案機構，在管理形式上對檔案實行集中統一管理，在管理制度上強調建立統一的檔案管理制度。應該說這種運行機制對國有企業是適合的，對現代企業也是有借鑒意義的。但由于現代企業特征所決定，產權的多元化決定了企業檔案所有權的多元性，企業在規模形態、技術形態、經營形態等方面也發生了重大變化，不能再照搬傳統國有企業檔案工作運行的那一套單一模式。事實上目前在企業檔案工作中也出現了多元化的現象。兩者的區別不僅局限上述幾個方面，由上述不難看出現代企業檔案工作運行機制的建立，不是傳統企業檔案工作運行的翻版或重現，而是一項深刻的變革工程，它涉及到管理觀念、管理體制、管理模式、資源建設等方面的變革等，只有在變革和創新中，才能建立起與現代企業制度相適應的企業檔案工作運行機制。
三、現代企業檔案工作運行機制的建立是一個動態工程
現代企業檔案工作與社會、企業有著十分密切的聯系，社會與企業的發展對企業檔案工作運行機制具有規定與制約作用，社會與企業的動態性決定了企業檔案工作運行機制的動態性。在當今社會，社會信息化與企業信息化發展正一日千里，經濟全球一體化催動著社會與企業的變革，企業產權重組與外向型趨勢不斷引發企業形態的變革，現代企業制度的不斷完善將引發企業治理結構與信息需求的變化�，F代企業制度下企業檔案工作運行機制沒有固定模式可言，其基本內涵是指與現代企業制度相適應的、各構成要素相互作用、相互協調的、使企業檔案工作能自主、高效、持久運行的方式。在建立現代企業檔案工作運行機制過程中，我們追求的是功效，但注重的應是過程，建立現代企業檔案工作運行機制的過程，實際上是一項系統工程，是一項變革工程，同時也是一個動態過程。
總之，我們的理想目標是以建立現代企業檔案工作運行機制為抓手，通過理順管理體制和創新管理模式，建立起與現代企業制度相適應的現代企業檔案管理制度；以企業信息需求為導向，依法加強檔案信息資源建設，通過深化服務凸現出企業檔案應有的價值；伴隨企業信息化建設與時俱進地不斷提升檔案信息化管理水平，最終達到推動企業檔案工作自主、持久、協調運行的目的。
參考文獻
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