淺談如何做好項目部綜合辦公室的工作

淺談如何做好項目點綜合辦公室的工作

作為南水北調中線工程白河倒虹吸工程項目的綜合辦公室，不僅是中國水利水電第十四工程局有限公司在河南省南水北調戰線的形象窗口，同樣也是項目部的一面鮮明的旗幟。辦公室擔負著參與政務、管理事物、溝通服務的重要職責，起著承上啟下，協調左右，聯系內外的橋梁紐帶作用，又有著傳遞信息，研究方針政策，輔佐領導決策的作用。辦公室工作人員是為領導辦事的腿，為領導想事的腦，因此要求素質比較高，承受的壓力也比較大。所以辦公室的工作人員都要充分認識辦公室工作的各項職能，努力加強辦自身能力和素質的培養，為企業的發展保駕護航。

一、辦公室的五大職能

辦公室被稱為中樞神經；是直接為單位領導服務、工作的綜合性辦事機構；是項目部的參謀中心、運轉中心、信息中心、服務中心和指揮中心，具有參謀、助手、協調、服務、督辦等五大主要職能。

（一）辦公室的參謀職能

領導者的基本責任就是決策。工作中辦公室與領導接觸多，對上對下信息渠道廣、可以及時匯報，及時反饋相關問題，因此辦公室就成了領導決策的“參謀部”，辦公室的工作人員都是“參謀長”。辦公室要

圍繞項目部中心工作，貼近領導想法和思路，為領導出謀劃策，拾遺補缺，積極開展調查研究，把握動向，為領導提供最佳決策參考，多為領導提出備選決策方案，不要讓領導做問答題，而要讓讓領導做“選擇題”，并做好決策實施過程中的控制與反饋。作為“參謀長”要私下練就政策關、業務關、綜合協調關三把“硬刷子”，工作中做到心誠、詞恭、眼活、腿勤，才能更好的為領導當好參謀，保證領導決策的順利執行。

（二）辦公室的助手職能

辦公室作為項目部的行政管理機關，擔負著領導行政事務處理的助手角色，成為輔佐行政領導行政事務的重要機構和部門。行政事務包括很多內容，概括來講主要有辦會、辦文、辦事三項，要求辦會要細致、辦文要規范、辦事要細心。辦會主要是指項目部的各類大會、小會，以及各種儀式和慶典。辦公室在承辦會議時要分清會議的規模大小，制定會議的具體方案；辦文主要是指文件制度的擬草、領導講話稿的起草，公文的審核把關，公文運轉和文件收發等，要嚴格按照公文處理辦法的要求，促進企業各項工作的規范化管理；辦事指日常工作中繁瑣的行政事務，要做到有事速辦，急事急辦，特事特辦。

（三）辦公室的協調職能

對項目部的辦公室來講，協調職能主要體現在圍

繞項目部的中心工作，協調各方面的關系，疏通相關環節，以理順項目部內外的工作鏈條。辦公室的協調職能主要體現在：1、上下關系的協調。上級領導機關的各種指示和文件精神、下屬單位的工作情況和請示事項需要辦公室傳達和轉達，及時向領導進行綜合反饋，便于領導作出科學決策。2、辦公室與領導的關系協調。辦公室工作人員要時刻體察領導在想什么，取得領導信任，建立良好的上下級關系。3、領導成員之間的關系協調。企業領導班子成員分管工作不同，有時由于工作繁忙或外出溝通交流的少。這樣各自的工作進展情況就要通過辦公室進行中間傳遞，使領導掌握全面情況，保證整體目標的實現。4、職能部門之間的協調。由于各職能部門工作分工的不同，會存在工作推諉的現象，這種情況下，辦公室就要從及維護全局利益出發，求同存異，避免部門間扯皮或內耗。

（四） 辦公室的服務職能

做好辦公室工作必須強化服務意識，轉變工作作風，樹立良好形象，以領導和群眾的滿意度作為衡量辦公室工作服務水平的基本依據。1、辦公室是領導的左膀右臂，要默默站在領導身后操心每一個細節，有一個順口溜很形象的體現了辦公室為領導服務的細節：“領導沒行我先行，我看道路平不平；領導沒嘗我先嘗，我看飯菜涼不涼；領導沒坐我先坐，我看位置錯不錯；領導沒講我先講，我看話筒響不響”。2、辦

公室是機關的管家，要和職能部門之間相互尊重，互相支持，做好機關服務，發揮辦公室的橋梁紐帶作用。

3、企業改制后，隨著企務公開的推行，使企業管理的民主化程度大為提高，如今項目部的職工群眾都參與到項目的管理中來。因此辦公室一定要改進和加強為基層服務的方式和能力，克服“門難進、臉難看、話難聽、事難辦”的衙門作風，如實反應基層單位和群眾的意見和合理化建議，有效加強領導與基層的聯系，構建和諧融洽的企業環境。

（五）辦公室的督辦職能

對領導的各項決策、工作部署、重要指示和規章制度等的執行和落實，辦公室要建立科學的登記制度，進行分類登記，并根據領導的批示及時轉交承辦部門。完善督辦手續，健全登記和簽收手續，分輕重緩急進行及時催辦，歷次催辦的過程及情況，應有所記錄，在督辦中要精心組織協調，分階段、有重點地進行督促和檢查，全面了解有關決策的落實情況，善于發現和敢于反映工作中存在的突出問題，以便決策和工作部署貫徹、落實到實處。督辦工作要嚴格執行保密工作規定，強化辦公室督辦人員的責任心，明確專人，辦完辦妥為止。

二、辦公室工作的基本要求

辦公室是綜合性的管理部門，職責賦予辦公室很多權利，使辦公室成為處理繁雜事務的焦點部門，眾

目睽睽、議論紛紛的熱點部門。這就為辦公室工作人員的能力提出了更高的要求。在工作中我們要提高認識、看重責任；低調做人，高效辦事；提升素質，注重創新；淡泊名利，行穩致遠，一步一個腳印將辦公室工作做的更好。

（一）提高認識，看重責任

認識和責任是相輔相成，辯證統一的，對辦公室工作的認識提高了責任心就會增強，責任心增強了那么認識就會加深。要明白在辦公室工作是一件光榮的事情，是一個在領導身邊工作的角色，這不是誰都能做的。把項目部當成自己的家，加班加點，辛苦清貧，從年頭忙到年尾是常有的事，做好這些事情，才能爭取更好的機會。辦公室工作人員要經受得起各種誤解、挫折和委屈，包容的起各種酸甜苦辣，要有強烈的事業心、責任心和榮譽感，踏踏實實、任勞任怨、埋頭苦干。

（二）低調做人，高效辦事

做事先做人。辦公室工作人員經常和領導在一起，所處的環境較為特殊，大家的眼睛都盯著你，所以一定不要張揚，拿出“挾天子以令諸侯”的樣子，弄不好對自己有影響。做人低調才能靜下心來想工作，干工作。領導的指示、決策和意向，辦公室要第一時間領會并安排和傳達，周密督辦，及時反饋，遇到問題

及時向領導匯報、與部門溝通，提高辦事效率。辦公室辦事效率高，才有利于企業的發展。正所謂低調做人就是德，高效辦事就是才，德才兼備才算是合格的辦公室工作人員。

（三）提升素質，注重創新

現代企業制度的不斷完善，企業的管理也在不斷更新，辦公室的工作涉及面比較廣泛，需要辦公室工作人員不斷加強學習，努力提高政策水平、綜合管理水平和現代化管理水平，成為既是智囊型又是管理型的綜合性人才。辦公室工作人員要有一個好的精神面貌，待人接物禮貌自然，對內具有親和力，對外講究溝通技巧。隨著辦公自動化的發展，還需要我們不斷學習，創新工作思路和載體，實行目標管理，提高工作效率和服務質量，促進企業的持續發展。

（四）淡泊名利，行穩致遠

作為辦公室工作人員要愿意為項目工作，為項目奉獻，在工作中對名利不要看的太重，要始終保持一顆平靜的心態，嚴格自律，謹慎言行。作為辦公室的工作人員首先就要做好廉政工作，做到有權不亂用，只求搞好工作，有錢不濫用，只講自覺奉獻，有成績不驕傲，只顧大局，為項目部的穩定發展貢獻一份力量。

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