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參加電子檔案培訓(xùn)總結(jié)
通過(guò)電子檔案的培訓(xùn)，不僅拓寬了我們對(duì)檔案管理的工作思路，也增強(qiáng)了做好檔案工作的信心。在今后的工作中，要努力做好檔案工作，提高檔案的利用率，使檔案工作成為各位同事的參謀助手，從而不斷推動(dòng)檔案管理的綜合水平。
參加電子檔案培訓(xùn)總結(jié)一
為了提高自身業(yè)務(wù)素質(zhì)，加強(qiáng)在電子檔案管理方面的技巧，我于6月25日至30日期間，在杭州參加了為期5天的有關(guān)《電子文件與電子檔案》方面課程培訓(xùn)。通過(guò)這次學(xué)習(xí)，使我更深入了解到電子文件與電子檔案管理的重要性和迫切性。現(xiàn)對(duì)本次學(xué)習(xí)心得總結(jié)如下：
一、電子檔案的特點(diǎn)：
（一）電子檔案具有隨時(shí)性
電子文件可以在文件處理完成后隨時(shí)歸檔或在某一時(shí)間定時(shí)統(tǒng)一歸檔，避免了歸檔過(guò)程中存在文件遺漏的風(fēng)險(xiǎn)，保證文檔的完整性和歸檔的效率性，也能降低文檔保存的不必要的損害。
（二）電子檔案具有共享性
電子檔案可以由文件形成部門(mén)通過(guò)網(wǎng)絡(luò)傳送給檔案管理部門(mén)，并用電子密碼認(rèn)證，再由檔案工作人員接受登記，儲(chǔ)存文檔，設(shè)立分類(lèi)號(hào)，設(shè)定訪問(wèn)限制級(jí)別，用戶(hù)通過(guò)登陸檔案管理庫(kù)進(jìn)行查找。由于是以網(wǎng)絡(luò)為媒介，因此查閱過(guò)程不受時(shí)間和空間限制，最大限度滿(mǎn)足查閱人員的查閱需求。
（三）電子文檔具有有效性
檔案部門(mén)在接收到文件的同時(shí)，可以馬上給每份文件編制一個(gè)唯一的文件號(hào)，并給出相應(yīng)的分類(lèi)號(hào)和檔案號(hào)，根據(jù)檔案內(nèi)容在給出文件號(hào)，在歸檔的同時(shí)進(jìn)行主題詞。在文件歸檔后，用戶(hù)只須通過(guò)輸入主題詞或者文件分類(lèi)號(hào)即可完成檢索查詢(xún)，找出相應(yīng)的文件和相關(guān)內(nèi)容的文件，不僅提高了檔案工作人員工作效率，同時(shí)也使資料的查詢(xún)和檢索時(shí)間大大縮短。
二、實(shí)行電子檔案管理的意義：
（一）避免信息外漏
電子檔案的查詢(xún)具有條件限制。只有通過(guò)注冊(cè)和登記成為電子檔案庫(kù)會(huì)員，會(huì)員可以通過(guò)遠(yuǎn)程登錄的方式登陸檔案庫(kù)，經(jīng)過(guò)對(duì)會(huì)員進(jìn)行確認(rèn)身份并確定查閱權(quán)限獲得許可后，才能對(duì)所需的電子檔案進(jìn)行查閱利用，最大限度防止文件泄露。
（二）電子檔案的保管可視文件格式統(tǒng)一性
檔案部門(mén)在接收到電子文件后，要對(duì)文件進(jìn)行本單位規(guī)定的統(tǒng)一格式轉(zhuǎn)換，要以統(tǒng)一的格式儲(chǔ)存電子文件，便于檔案管理和保證信息資源的方便和利用。
同時(shí)，由于電子檔案管理過(guò)程中對(duì)計(jì)算機(jī)及網(wǎng)絡(luò)依賴(lài)較大，且由于存檔文件種類(lèi)繁多等原因，在電子檔案管理中還是會(huì)出現(xiàn)一些問(wèn)題。
三、存在問(wèn)題：
（一）過(guò)分依賴(lài)計(jì)算機(jī)
1、 信息與載體的相分離性。電子文件可以在不同的計(jì)算機(jī)之間傳遞，也可在不同的`載體之間相互復(fù)制而信息形態(tài)無(wú)任何變化。這樣很難像紙質(zhì)文件那樣確定哪個(gè)是“原件”，這個(gè)特征直接影響到如何才能保證電子文件的真實(shí)性、可靠性和完整性。
2、 易更改性。電子文件是通過(guò)鍵盤(pán)、掃描儀等工具輸入，存在于磁盤(pán)等介質(zhì)上，更改、偽造數(shù)據(jù)不留痕跡，還有可能因計(jì)算機(jī)病毒及網(wǎng)絡(luò)安全等原因而導(dǎo)致文件變更，所以為保證其安全、準(zhǔn)確，需要解決很多的技術(shù)難題。
3、 數(shù)據(jù)的易消失性。電子文件數(shù)據(jù)存儲(chǔ)在磁盤(pán)、磁帶或光盤(pán)等介質(zhì)上，是無(wú)形物，一旦操作不當(dāng)，則可能損害甚至抹掉，均可造成難以挽回的損失，會(huì)直接影響電子文件的原始依據(jù)的作用或價(jià)值。
（二）、電子文件運(yùn)行所依賴(lài)的軟硬件保護(hù)性措施不力。不同的數(shù)據(jù)庫(kù)管理系統(tǒng)就是不同的軟件環(huán)境，電子文件所依賴(lài)的軟件環(huán)境發(fā)生的頻繁變化，直接造成前后電子文件相互不銜接，新系統(tǒng)無(wú)法讀取舊系統(tǒng)生成的電子文件，隨著時(shí)間的推移，舊系統(tǒng)的參數(shù)及程序?qū)埲辈蝗f系統(tǒng)生成的電子文件也失去了運(yùn)行的基礎(chǔ)。
四、解決問(wèn)題的方法：
（一）、盡量買(mǎi)質(zhì)量好的磁盤(pán)、磁帶或光盤(pán)進(jìn)行文件的刻錄和保存工作，以降低刻錄后文件保存出差錯(cuò)和風(fēng)險(xiǎn)。
（二）、電子文檔采取多種不同形式來(lái)保存，對(duì)重要文件實(shí)施備份。
（三）、定期翻錄、刻錄。
由于檔案文件具有一定的實(shí)效性，因此對(duì)各類(lèi)檔案文件需定期進(jìn)行檢查，完成各項(xiàng)分類(lèi)整理工作，保證檔案文件的動(dòng)態(tài)更新。如：對(duì)超期檔案，根據(jù)管理辦法實(shí)施銷(xiāo)毀等。
（四）對(duì)檔案庫(kù)文件實(shí)施保護(hù)。
由于電子檔案文件存在易更改性和易消失性，因此對(duì)進(jìn)入電子檔案管理庫(kù)的文件可實(shí)行保護(hù)，防止文件的隨意修改；同時(shí)限定下載和修改權(quán)限；制定相關(guān)電子文檔替換、修改、下載流程。把電子檔案文件設(shè)置為只讀形式，使電子檔案管理規(guī)范化、精確化。
隨著信息技術(shù)的不斷發(fā)展，人們對(duì)檔案信息需求的日趨增加，檔案信息的網(wǎng)絡(luò)傳播已成為現(xiàn)實(shí)。電子檔案管理與應(yīng)用也會(huì)不斷的深入，電子文件檔案化管理對(duì)我們?cè)O(shè)計(jì)院具有現(xiàn)實(shí)意義。為提高科技檔案管理水平，實(shí)現(xiàn)電子檔案管理標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化。更有實(shí)際意義。我們迫切希望早日實(shí)現(xiàn)電子化管理。
參加電子檔案培訓(xùn)總結(jié)二
近期，我有幸參加了由市檔案局舉辦的2015年度第二期檔案管理人員培訓(xùn)班。培訓(xùn)中我系統(tǒng)地學(xué)習(xí)了《檔案法》、《檔案管理違法違紀(jì)行為處分規(guī)定》、《機(jī)關(guān)文件材料歸檔范圍和文書(shū)檔案保管期限規(guī)定》（國(guó)家檔案局第8號(hào)令）、《檔案信息化》等各項(xiàng)內(nèi)容，通過(guò)市檔案專(zhuān)家宣講檔案法規(guī)、解讀檔案規(guī)范、現(xiàn)場(chǎng)操作指導(dǎo)、教學(xué)交流互動(dòng)等形式多樣、內(nèi)容豐富的教學(xué)方式，使我更深入地掌握了文書(shū)檔案的整理規(guī)范，全方位地了解了檔案管理工作的重要性，檔案管理人員應(yīng)該具備的職業(yè)素養(yǎng)，看到日后管理檔案工作的發(fā)展方向。雖然，目前工作中還有很多問(wèn)題，但這些正是我以后努力的方向，通過(guò)這次培訓(xùn)使我不斷地思索，不斷地進(jìn)步。下面結(jié)合實(shí)際，談三點(diǎn)體會(huì)。
一、提高了思想認(rèn)識(shí)，增強(qiáng)了檔案法制觀念。在未參加培訓(xùn)前，我對(duì)檔案工作的認(rèn)識(shí)是模糊的，片面的，甚至認(rèn)為不重要。參加培訓(xùn)后，經(jīng)過(guò)專(zhuān)家的講解，使我從全新的角度認(rèn)識(shí)了檔案工作，充分認(rèn)識(shí)到檔案工作是一項(xiàng)保存歷史、傳承文明、服務(wù)社會(huì)的重要工作，是各單位必須做好的一項(xiàng)基礎(chǔ)性工作，也是各項(xiàng)工作順利開(kāi)展的重要保障，必須高度重視，認(rèn)真開(kāi)展。國(guó)家檔案局第30號(hào)令進(jìn)一步明確了檔案管理中違法違紀(jì)行為的處分規(guī)定，更體現(xiàn)了檔案工作的重要性。在我們平時(shí)的工作當(dāng)中仍然存在這樣的現(xiàn)象：把認(rèn)為不重要的文件自行銷(xiāo)毀、相關(guān)科室的文件不及時(shí)上交歸檔等等，身為檔案員的我們?cè)诠ぷ髦胁粌H要以身作則，還要向身邊的同事宣傳檔案法律法規(guī)知識(shí)，增強(qiáng)檔案的法制觀念。
二、專(zhuān)業(yè)知識(shí)和業(yè)務(wù)能力有所提高。我從事檔案管理工作時(shí)間很短，通過(guò)本次的學(xué)習(xí)使我對(duì)文書(shū)檔案的分類(lèi)、保管期限有了清晰的認(rèn)識(shí)，對(duì)檔案的整理原則有了深入的.了解。記得去年我剛接觸檔案工作，整理文件時(shí)，在“歸檔”“保管期限”等方面徘徊不定、不知所措，通過(guò)學(xué)習(xí)運(yùn)用“以人為本、以本單位為中心、從歷史性發(fā)展性全面考慮”的原則，同時(shí)結(jié)合教學(xué)時(shí)專(zhuān)家列舉的事例，再對(duì)照本局的工作實(shí)際，現(xiàn)在整理文件基本能做到得心應(yīng)手了。同時(shí)通過(guò)本次學(xué)習(xí)使我對(duì)電子檔案的管理有了初步的熟悉，對(duì)今后開(kāi)展檔案的信息化建設(shè)工作打下了堅(jiān)實(shí)的技能基礎(chǔ)。
三、明確認(rèn)識(shí)檔案工作的價(jià)值，提升自身職業(yè)素養(yǎng)。一直認(rèn)為檔案工作就是保存歷史記錄而己，從未認(rèn)真思考過(guò)開(kāi)展檔案工作的意義，沒(méi)有認(rèn)識(shí)到檔案工作的保存價(jià)值。經(jīng)過(guò)這次的學(xué)習(xí)，使我認(rèn)識(shí)到檔案工作并不是單一的保存記錄、歷史，而是要發(fā)揮檔案職能，利用檔案服務(wù)人民、服務(wù)社會(huì)。檔案是歷史的真憑實(shí)證，是第一手的參考資料。不起眼的一張紙質(zhì)檔案改變了一個(gè)人的命運(yùn)、一份合同材料檔案為單位挽回了上千萬(wàn)的損失……這一個(gè)個(gè)鮮明的事例使我深知了檔案員肩負(fù)的責(zé)任，要耐得住清苦寂寞，忠于職守、遵守紀(jì)律，不斷加強(qiáng)學(xué)習(xí)，提升自身素質(zhì)，使分局檔案管理水平邁上新的臺(tái)階，更好地為全局工作提供優(yōu)質(zhì)服務(wù)。
[參加電子檔案培訓(xùn)總結(jié)]
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