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商務(wù)英語(yǔ)信函寫作的簡(jiǎn)潔原則(2)
三、 句子精練，避長(zhǎng)就短。
句子是寫作的基礎(chǔ)，沒(méi)有句子就沒(méi)有段落，也就沒(méi)有作品。清楚、簡(jiǎn)潔的寫作容易啟發(fā)和說(shuō)服他人。這些寫作是以結(jié)構(gòu)合理、有說(shuō)服力的句子為基礎(chǔ)的。(摘自檀文茹《實(shí)用商務(wù)英文寫作》第9頁(yè)。)
一位深受美國(guó)人愛戴，一項(xiàng)主張不寫長(zhǎng)句，不羅嗦的美國(guó)參議員Stephen Young 每次受到邀請(qǐng)參加會(huì)議、宴會(huì)、演講時(shí)，他的回信只有四個(gè)字：I will be there (我會(huì)到).簡(jiǎn)單明了。也曾經(jīng)有人打趣說(shuō)“商務(wù)英語(yǔ)信函寫作的句子，就應(yīng)該像漂亮姑娘的迷你裙--越短越好”。
通常商務(wù)人士每天都有大量的商務(wù)信函要讀，對(duì)開門見山、長(zhǎng)話短說(shuō)、直接切題的信函特別歡迎。而且“簡(jiǎn)單的語(yǔ)言并不意味著思想過(guò)分簡(jiǎn)單化，簡(jiǎn)單的語(yǔ)言也可以蘊(yùn)藏著潛在的豐富的思想。長(zhǎng)和復(fù)雜的句子有時(shí)會(huì)更容易引起不必要的理解障礙。”因此，寫信要求長(zhǎng)話短說(shuō)，在不影響意思表達(dá)清楚準(zhǔn)確的前提下，句子越短越好，一句話能用兩個(gè)詞表達(dá)清楚的，據(jù)對(duì)不再增加任何一個(gè)單詞。想要做到句子的簡(jiǎn)潔，必須作到以下幾種情況：
由于以前存在盤里的丟失，只能自己從新打一份出來(lái)。今天上午就打出這么多。先貼出來(lái)看看大家的反應(yīng)，不管有沒(méi)有人看，自己費(fèi)心費(fèi)力寫出來(lái)的東西，我會(huì)堅(jiān)持發(fā)完!!
(一) 按照意思拆分復(fù)合句。
長(zhǎng)的復(fù)合句也能表達(dá)清楚所要表達(dá)的意思，但是會(huì)讓人看起也比較吃力。如果我們按照意思或者邏輯關(guān)系將它們拆分為一些簡(jiǎn)單的單句，就能使閱讀變得更為簡(jiǎn)單明了，使讀信人更容易理解和把握信函的要旨。如：
例(8)：Regardless of these seniority, all employees who hope to be prompted will continue their education either by enrolling in the special courses to be offered by the ABC company, scheduled to be given all the next eight Saturdays beginning on January 24 or by taking approved correspondence courses selected from a list available in the Staff Development office.
這是一個(gè)專與過(guò)長(zhǎng)的從句，我們可以按一下方法將其改寫為簡(jiǎn)單的句子：
1、添加標(biāo)志性詞語(yǔ)。如first, second等這些序數(shù)詞。
Regardless of this seniority, all employees who hope to be prompted will continue their education in two ways. First, they may enroll in the special courses to be offered by the ABC Company, scheduled to be given all the next eight Saturdays beginning on January 24. Second, they may take approved correspondence courses selected from a list available in the Staff Development office.
2、用項(xiàng)目符號(hào)來(lái)劃分。
Regardless of this seniority, all employees who hope to be prompted will continue their education in one of the two ways:
● by enrolling in the special courses to be offered by the ABC company, scheduled to be given all the next eight Saturdays beginning on January 24 ,or
●by taking approved correspondence courses selected from a list available in the Staff Development office.
二)將一些支離破碎的簡(jiǎn)單句整理組合。
一般地來(lái)說(shuō)，我們不主張寫長(zhǎng)的句子。但這也并非絕對(duì)的，因?yàn)椤昂?jiǎn)潔句并不是簡(jiǎn)單句，而是只用簡(jiǎn)潔的文字把意思表達(dá)清楚。”(摘自郝邵倫《大學(xué)英語(yǔ)應(yīng)試寫作與應(yīng)用寫作》第33頁(yè))。有些時(shí)候我們會(huì)在商務(wù)信函中看見很多的結(jié)構(gòu)相近、意思表達(dá)連貫的單句。在這種情況下，如果把這些單句整理組合成一個(gè)或者兩個(gè)結(jié)構(gòu)并不復(fù)雜的復(fù)合句，合理地使用一些連詞或者代詞，就會(huì)使得句子更加精悍，篇幅更加短小。而且，還能使句子在意義上更加連貫，結(jié)構(gòu)上更加緊湊。如：
例(9)：①We have received your samples you sent the samples to us on November 20.
②Thank you very much.
③That’s just what can fulfill our order plan.
④So we are pleased to place an order.
⑤And we have enclosed our order sheet with this letter.
這些單句在表達(dá)上并沒(méi)有什么問(wèn)題，而且也非常連貫，可是我們不難發(fā)現(xiàn)它們的結(jié)構(gòu)不夠緊湊。我們可以將其整理組合為一個(gè)復(fù)合句如下：
Thank you for your samples you sent to us on November. We are pleased to place an order as specified on the enclosed order sheet.
原來(lái)的五個(gè)單句共用了44個(gè)單詞，而合并后的兩個(gè)結(jié)構(gòu)并不復(fù)雜的復(fù)合句僅用了25個(gè)，壓縮掉了19個(gè)詞。可能對(duì)于一篇小說(shuō)或者散文來(lái)說(shuō)19個(gè)詞并不算什么。可是，對(duì)于講求效率的商務(wù)信函來(lái)說(shuō)，壓縮掉19個(gè)單詞，可以使得篇幅至少要壓縮一行。
(三)使用簡(jiǎn)潔的詞來(lái)代替冗長(zhǎng)累贅的短語(yǔ)。
例(10)：Wordy: In the sense of his speech he talked on the question of securities.
Concise: During his speech he talked about securities.
例(11)Wordy: During the proceeding year, the company was able to accelerate productive operations.
Concise: Last year, the company was able to accelerate productive operations.
例(10)和例(11)中wordy的句子里In the sense of 可以用During來(lái)代替，同為"在...里"的意思;on the question of 可以用about來(lái)替代，同為"有關(guān)...，關(guān)于..."同理,例(11)中wordy的句子里的During the proceeding year也可以用Last year來(lái)代替。沒(méi)有改變?cè)瓉?lái)句子要表達(dá)的意思，而且顯得更加簡(jiǎn)潔，更加直白，在口語(yǔ)中更加常用。會(huì)使得讀信人更加容易理解。既然如此，商務(wù)信函寫作者為什么不用這些簡(jiǎn)潔、明了、清晰的常用詞來(lái)代替那些冗長(zhǎng)、累贅、空洞的短語(yǔ)呢?
四、詞匯運(yùn)用，力求簡(jiǎn)明。
詞匯是商務(wù)英語(yǔ)信函的基本構(gòu)成單位，所以詞匯的簡(jiǎn)潔運(yùn)用對(duì)于全文篇幅“瘦身”、精練語(yǔ)句來(lái)說(shuō)意義重大。寫作者在擬就一封商務(wù)信函時(shí)，要做的到以下幾點(diǎn)：①用簡(jiǎn)單常見的短單詞代替復(fù)雜生僻的浮華表達(dá);②善于運(yùn)用動(dòng)詞，而不是那些“make類動(dòng)詞+名詞”的表達(dá)方式;③盡量避免意義重復(fù)的修飾詞;④避免使用陳舊的商業(yè)術(shù)語(yǔ);⑤善于運(yùn)用縮略詞和縮略語(yǔ)。下面我將從這幾個(gè)方面用實(shí)例對(duì)商務(wù)英文信函寫作中詞匯的簡(jiǎn)潔運(yùn)用做出論述。
(一)用簡(jiǎn)單常見的短單詞代替復(fù)雜生僻的長(zhǎng)音節(jié)詞。
英語(yǔ)詞匯有十幾萬(wàn)，而最常用的就只有兩三千。寫作者寫作商務(wù)信函的目的是為了將信息準(zhǔn)確有效地傳遞給對(duì)方，那些復(fù)雜生僻的浮華表達(dá)不僅使得信函的篇幅顯得冗長(zhǎng)，而且給讀信人有效地理解信息帶去麻煩。所以有的信函作者喜歡用一些浮華的長(zhǎng)音節(jié)詞，借以顯示自己的英語(yǔ)水平，這是不可取的。如：
例(12)：We will endeavor to utilize this kind of computer on approximately March 15,so we place this order of 100 sets.
(我們公司大約從三月十五日起用這種電腦，所以這次我們向你方訂購(gòu)100臺(tái)。)
如果此句中的endeavor用try來(lái)代替,approximately(大約)用about來(lái)代替，utilize 用use來(lái)代替。即使不刪減任何一個(gè)單詞，只是用這些簡(jiǎn)單常見的詞來(lái)代替原句中的多音節(jié)詞，就會(huì)減掉17字母。或許有人認(rèn)為這17個(gè)字母對(duì)于通篇來(lái)說(shuō)不算什么，并不會(huì)占用很大空間。可是，大家要知道，這只是一句話可以節(jié)省的，如果每句話都能減掉17個(gè)字母一片商務(wù)信函就至少要縮減掉一行。而且由于這些替換詞較之被替換掉的單詞而言，更加常見，是大家都比較熟悉的，對(duì)于讀信人來(lái)說(shuō)，更加易于理解。
(二)善于運(yùn)用動(dòng)詞。
筆者在前邊已經(jīng)提到過(guò)，能用一句話來(lái)表達(dá)清楚的事情，絕對(duì)不用兩句話來(lái)說(shuō)，所以我們?cè)跁鴮懮虅?wù)信函時(shí)要盡量避免在以-ion, -tion, -ment, -ant, -ent, -ance, -ence結(jié)尾的詞前面加上make類的動(dòng)詞來(lái)表達(dá)，而是直接用這些詞的動(dòng)詞形式來(lái)表示，使句子簡(jiǎn)潔有力。如：
例(13)：We have made shipment of your order No.632.
(我方已經(jīng)交運(yùn)你方的632號(hào)訂貨)
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