英文郵件四大錯誤問題
問題一：Email 主旨要簡短有力，才會讓人一看就懂?
首先，主旨欄千萬不可以空白，否則可能會導致email被當成垃圾信件。
再來，若信件內容經雙方一再的往來答復，內文的討論事項已脫離原主旨，那么請務必刪除先前的信件內文，并換上一個新的主旨，
一來是讓收件人更清楚信件內容，
二來是方便日后搜尋信件和數據歸檔。
而最后，不可將信件所有內容放在信件主旨欄，那只會讓對方對你有亂無章法的壞印象，更別談對方對你會有后續的聯系和回應了。
其實寫一封商業英文書信一點也不難，要記住：忙碌的商務人士每天收到的email 至少約20 封，而主管們甚至會收到上百封的email，因此想吸引收信人的目光或是贏得對方秘書的注意，獲得快速回信，秘訣在于你的email是否下了個好主旨。
一個好的email 主旨，要有三個大原則：條理分明、目標明確、符合內容。以下為幾個email常見的問題，一起來比較錯誤及正確的用法。
錯誤一：主旨不夠清楚明白 Subject: Request(主旨：請求) v.s Subject: Quotation Request for Gift Bags(主旨：贈品袋的詢價請求) 第一個主旨雖然易讀也與內容相關，但卻一點也不明確。第二個主旨把Request(請求)更明確化為Quotation Request(詢價請求)，又再進一步加上for Gift Bags(關于贈品袋)，雖然還沒看完信件全文，但這主旨已夠明確易讀，讓收件人只要一眼瞥過，就可以馬上對應到相關信息和流程，并且快速地回復這封要求信件。
錯誤二：主旨沒有詳細時間說明 Subject: Sales Promotion(主旨：促銷活動) v.s Subject: Sales Promotion for 20xx A/W Collection(主旨：20xx 秋冬新品上市的促銷活動) 第一個主旨雖然比Sales來得明確，但到底是哪種的促銷活動呢?第二個主旨多了for 20xx A/ W Collection，幫助收件人更明確點出信件內文是關于新品上市，這樣的主旨才能快速帶到重點。
問題二：Email 的開頭該直呼名字還是用Dear Sir/Madam ?
在寫英文信件時，是否曾對公式化的Dear Sir/Madam 感到陳腔濫調?也有人會問Dear翻成中文是「親愛的」的意思，我明明和對方不太熟，這樣稱呼會不會太親昵了呢?在英文email規則中，Dear是一種表示禮貌、尊敬對方的意思，Dear Sir/Madam 是使用在寫信給不知其名的人，亦即我們所謂的「敬啟者」。我們也可以將Dear解釋為「致～」，例如Dear Alisa 就是致Alisa的信;當然你有其它更輕松的信件抬頭選擇，其實大部份的人都可以接受在信件抬頭上直接稱呼名字，例如：Hi Alisa, 或是Good morning Alisa, 而該如何拿捏就在于你和收件人的關系、以及你們溝通的頻率。
從信末署名可以看出你與對方想建立什么樣子的關系，想較親近一點，你就可以署名Alisa;若想與對方保持距離，就可以連名帶姓的署名Alisa Tu。同樣地，對方也會從中嗅出你的署名密碼，而和你維系你所預設的雙方關系。
另外，當你收到對方回復時，觀察對方如何稱呼你，以及如何在信末署名，你就知道下一次寫信時，你也能怎么稱呼對方。
問題三：Email 的用詞口氣越正式就越專業嗎?
很多人都認為要寫好一封email 就是要使用正式的措辭和口氣，而且還要公事公辦、就事論事，才能呈現出自己在工作上的專業度。但，這絕對是個錯誤的大迷思。英文email 內文的寫作重點是，讓內文如同平常對話的口氣，不打官腔也不咬文嚼字，所以在一般談話中不會用到的措辭，在email 中也不會出現。
英語教育總是要求我們在寫作時，要使用看似厲害專業的用字遣詞和詞組，和高階的文法技巧，才能得到令人滿意的高分成績，但實際上，一封正確適當的email 內容，是要讓人感到一目了然，又可以明確的收到所要傳達的意思。
以大家常犯的錯誤舉例來說，請比較兩封信中內文的第一段we spoke earlier(信件一)和 we talked in the morning(信件二)。
信件一：Subject: Problem solved!! Jessie --- we spoke earlier, and glad to note the problem is solved. If you need further information or assistance please revert. Thanks & Regards. 中譯：主旨：問題解決了!!潔西 --- 我們剛才講過電話，很高興知道妳的問題已經解決了。如果妳還需要更多信息或是協助，請再跟我說。謝謝，并致上我的問候。
信件二：Subject: PBG Project Problem Solved Hi Jessie,Thank you for your call in the morning. I’m very glad that we were able to find a solution to the PBG Project. Good luck with your future progress on this.I’ll still be in the office until 3 p.m. when you decide how I can help you again. Sara 中譯：主旨：PBG項目問題解決了嗨，潔西，謝謝妳今天早上打來。我很高興我們能夠找出PBG項目的解決辦法。祝妳的項目進展順利。只要妳覺得我們還有機會可以幫上忙，我在下午三點之前都還會在辦公室。
莎拉we spoke earlier在信件一里的意思是：我們剛才講過電話。并沒有明確的提到時間，會讓人摸不著頭緒，不知道我們曾在哪個時間點講過話。
而we talked in the morning 明確的指出，我們在早上通過電話，讓收信者一看就能聯想到早上的'對話內容。
另外，在信件一的最后有一句：If you need further information or assistance please revert. 句末的please revert(請回復)，這句話簡短又明確，建議可以常用在商業信件上。
問題四：Email 的信末問候語用Best Regards 最禮貌?
email 的結尾只有Best Regards 才最得體嗎?Best Regards 翻成中文，叫做「致上我最高的問候」，是不是感覺有點咬文嚼字?或許你會有疑問，這句咬文嚼字的問候語，卻常在商業書信出現，竟然還是大家最熟悉的的問候語?為什么它會這么常見呢?因為，商業人士的時間永遠不夠用，只想用最快的時間處理一封email，而這句話因為太常出現，所以容易被大家接受，商業人士們也不用絞盡腦汁，去想出一句漂亮的信末問候語。
其實當大家都這么做的時候，不見得代表這就是最好的用法。范例一是另外幾個常用的信末問候語，都是一些好記又簡單的單字，可以挑選幾個熟記，在下一次寫信時使用，收件者一定會感受到你的用心。
從范例一的表格看來，email 結尾語的選用可是一門大學問，信末結尾語的使用必需考慮與email收件人的關系和收件人的互動情況。
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