文員實習總結
文員實習總結2010-05-01 18：06我在這家公司實習的第一環節就是熟悉各種整流器產品，了解它們的生產過程。在這個基礎上，我成功地完成了實習的第一項任務：翻譯最新整流器技術資料。在對公司有了大致了解后，我被安排到辦公室做一名文員。文員工作雖然和英語專業無關，但它的涵蓋面廣，涉及的部門多，需要有很強的適應力和整合力。通過撰寫會議報告、考勤、宣傳企業文化這些點點滴滴的工作，我體會到了企業管理中存在的各種實際困難，也培養出了大學中學不到的忍耐力。文員這活聽起來輕松，而且和我學的專業又沒關系，但它其實很復雜，關系到公司運作的各個層面、各個部門。所以，在這個崗位上能學到很多東西。第一天做文員，剛好遇上公司開月會，需要打出會議登記表，讓每位與會工作人員簽名，記錄會議內容，并將會議的結果整理成會議報告，分發給各個部門。這是部門會議，各個部門的主管在會議上報告本部門上月的工作情況，并提出建議和意見。我快速記下每位主管的發言以及經理對此事所作的批示，等會議一結束，就把記錄整理成電子文件，以便在第二天分發到各部門。但是第二天，文件的分發工作并不順利。問題不是出在文件格式和內容上，而是出在文件中各部門主管的發言順序上。首先是質監部，其次原料供應部，然后生產部，接下來是后勤和辦公室。為什么質監部要排第一呢?因為質監部的工作人員都是資深員工，有著深厚的人脈關系，它的權威性僅次于經理和董事長。原料供應部也是極其重要的部門，它的員工也都是資深的，必須予以尊重。生產部門就不一樣了。車間主任是新聘來的外地人，工人是流動性非常大的民工，對公司沒有什么決定性的作用。后勤和辦公室排在最后，因為這兩個部門都屬于"大后方"，而且經理已決定在本月底把后勤并入辦公室。到那時，辦公室除了日常的行政管理外，還要負責工人的勞動用品、住宿等事務，辦公事文員的工作量也會加大。聽了主任的話，我才理解為什么辦公室常常也叫作"綜合部"，綜合部確實是一個最能學到東西、最鍛煉人的地方。在主任的提點下，我的第二項實習任務：會議報告，終于在這天下午順利地分發到各部門。
接下來的一個多月的文員生活比預想中辛苦得多，也有趣得多。雖然每個部門都配有電腦和打印機，但是主管們都不愿意自己打字。各部門主管的工作報告、計劃都由辦公室代打印。在年終的時候，辦公室還要負責起草和打印經理的年終報告，這時辦公室文員的素質就直接關系到經理人本身的形象。所以，我特地買了《辦公室管理》這本書武裝頭腦，提高職業素養。辦公室工作中的小問題：如何管理檔案、控制話費；大問題：西方辦公室管理方式、辦公室對組織職能的滲透…在這本書中都有精辟的講解。當然，最重要的還是活學活用。因為大部分管理理論都是從西方"借"來的，并不一定適合國內的企業。而國內的各個企業又各有各的特點，不能生搬硬套。中國是一個注重人性的國家，比較適合有彈性的制度。制度定得太死、沒有一點余地，不但執行不了，還會變成工作上的障礙。
辦公室要執行的第一大制度：考勤。考勤和工資、獎金息息相關。普通員工，不管是病假還是事假，請半天假扣半天的工資，一個月內請假超過三天，獎金就沒有了。所以員工們都不來辦公室請假，而是和主管說一聲，出去一兩個小時，最多半天，主管對員工的印象好的話，一般不會報他們缺勤。時間長了，缺勤的人越來越多。為此，經理特別在會議上強調：請假必須通過辦公室，否則屬于擅自離崗。開會的效果立竿見影，第二天就有員工拿著主管的簽字來請假。但過了十幾天，情況又恢復到老樣子：有人缺勤，沒人請假。因為公司里總有一些家族內的員工不請假就走人，其他員工看在眼里，氣在心頭，也不愿意請假了。加上經理和各個部門主管不按考勤制度上下班，員工的制度意識自然淡漠。經理聽說考勤又變得有名無實，特意拿來一本《員工管理簡單講》給我看，并語重心長地說，公司是大家的，哪怕只是一個文員，一個實習生，也是公司的主人翁。我覺得經理說得太對了，考勤制度之所以落實不下去，就是因為員工缺乏主人翁精神。
翻開《員工管理簡單講》，我特別注意到了"企業文化"一章。什么是企業文化?企業文化是企業的精神所在。企業管理不止是制度管理，更是精神管理。員工在精神上認同企業，才會在行為上遵守企業制度。查閱本公司的資料，原來"企業文化"早就寫好了，大到核心理念，小到員工守則，詳巨兼備。缺少的只是貫徹和實行。我對經理說了自己的想法：切實貫徹企業文化，用行動體現文化。經理認為我的想法很好，準備第二天就召開公司大會，號召大家學習企業文化。
這時離我實習結束只剩十天了。我希望自己的實習能比較圓滿地結束，所以在這件工作上分外賣力。"企業文化"中的標語性內容被寫在牌子上，掛在公司的入口處和經理、董事長的辦公室里。每個員工都發到一份"企業文化"學習材料，要求在參加培訓后每人都能背誦里面的內容，并通過考試。試卷由辦公室出，題目緊緊圍繞學習資料。成績以百分計，六十分以下的要扣獎金(這是經理說的)。考試結果出人意料的好，平均分達到九十五分，沒有一個人因不及格而扣獎金。這次企業文化培訓為日復一日的沉悶工作帶來新鮮感，大家的精神為之一振，缺勤的情況也好了不少。主任和經理對我的工作都表示贊賞。經理說，以后這樣的培訓和考試要月月搞，年年搞，讓大家的精神一直處于良性的緊張狀態，這對企業是有好處的。
大部分時間我都在做和英語專業毫不相干的事：打印各部門文件、做會議記錄、考勤、宣傳企業文化。但我相信這些事決不是瑣碎無用的。至少它告訴我現實不像理論那么平滑、清晰。不管以后去哪里、做什么，"綜合部"的文員工作培養出來的忍耐心都不可或缺。很多時候，面對一潭死水，你不可能在短時間內把它變清水。你所能做的只是丟一個石塊下去，或用樹枝攪動出一些漣漪，讓它有點生氣。這是治標不治本的辦法，但總比什么都不做好。
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