淺論秘書學的研究領域

淺論秘書學的研究領域 淺論秘書學的研究領域--兼論秘書學研究的重復現象 在秘書學的研究與教學中,常有人為秘書學的研究領域難以界定,以及秘書學與相關學科的重復現象而困惑。如何解除這一困惑呢?筆者曾作過較長時間的思索,現將其結果整理成文,以就教于行家。

一、重復現象豈容忽視

在秘書學的建設中,重復研究的現象較為普遍,且迄今未能引起秘書學界的重視。如果此種現象繼續存在與蔓延下去,不僅會影響秘書學的發展和成熟,而且也不利于秘書學的教學及秘書專業的課程建設。

秘書學研究的重復現象,是指秘書學與文書學、公文寫作、檔案學和行政管理學等相關學科在研究上出現的某些相同或相似之處。其具體表現如下:

其一,秘書學與文書學重復。現有的勸書學著作(教材),幾乎無一例外地都有文書學的內容,但大多是照搬文書學的研究成果,如文書的一般知識,文書工作的任務和原則,文書處理的程序和要求,乃至文書立卷業務,等等。筆者案頭的一部秘書學著作,以全書近六分之一的篇幅,詳細論述文書和文書工作,包括文書立卷業務。 ①

其二,秘書學與公文寫作重復。多數秘書學著作(教材),都把公文寫作的部分內容作研究對象,而且多從微觀操作上進行研究。其中有各種通用公文的寫作,也有機關應用文的寫作,還有經濟文書、涉外文書和交際文書的寫作,甚至學術論文的寫作。如筆者所藏的一部企業秘書著作,有近一半的篇幅是論述企業公文的寫

作。②另有一部秘書學著作,則以超過三分之二的篇幅論述各種應用文體的寫作,酷似一部應用寫作教科書。③

其三,秘書學與檔案學重復。

有相當多的秘書學著作(教材),均以獨立的章節和較長的篇幅論述檔案和檔案工作,主要是機關檔案工作,其內容與檔案學的的某些部分并無二致。如筆者備用的一部秘書學著作,系統地論述了檔案工作的性質,檔案工作的原則和檔案工作的作用,以及檔案的收集、整理、鑒定、保管、統計和提供利用等業務知識,此外還介紹了檔案室的類型、任務和制度。“這些內容,顯然與檔案學特別是檔案管理學的有關部分一模一樣。由筆者主編的一部秘書教材,亦將機關檔案工作劃歸秘書學的研究領域。⑤

其四,秘書學與行政管理學重復。

有一部分秘書學著作(教材),或多或少地擷取了屬于行政管理學的內容。如筆者手頭的一部秘書著作,在“行政與行政管理”的標題下,分六節論述了行政管理與行政原理,行政領導與行政決策,行政組織與行政機關,行政法與行政方法,人事行政與財務行政,行政改革與行政效率等與秘書學關系不大的內容。“另有一部秘書學著作,則以相當的篇幅論述了諸如基建、房產、物資、財務、車輛、食堂、賓館、招待所和機關環境等后勤工作。⑦

不難看出,秘書學研究的重復現象是普遍的,也是嚴重的。難怪有人懷疑秘書學能否成為一門科學,也難怪有人認為秘書學不過是多學科的拼湊,盡管看法失之偏頗,但問題確實存在,其癥結何在呢?以筆者之見,大體有以下幾種原因:

第一,由于秘書學發展迅猛,致使許多研究者忽視了對秘書學自身理論的研究,如秘書學的學科對象、學科分類、研究內容、研究領域、知識體系和相關學科等。從一定意義上講,秘書學的興起是在理論準備不足的背景下開始的,帶有某些先天不足的成分。

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第二,由于秘書工作與文書工作、文字工作和檔案工作密不可分,而且秘書工作迄今包含文書工作和文字工作,因此秘書學與文書學、公文寫作和檔案學的交叉或重復,有著歷史的必然性。加之秘書學的研究沒有處理好借鑒與創造的關系,又助長了重復現象的發生。

第三,由于秘書學評論落后于秘書學研究,學術上的是非缺乏必要的爭鳴與批評,象秘書學研究領域如此重大的理論課題,迄今未能開展認真的討論。因此,使出現了秘書學著作雖然紛紛問世,而重復現象卻依然如故的態勢。

二、研究領域能否劃定

任何一門科學及其分支學科,因受學科對象的規定,都有其特定的研究領域。那么,如何給秘書學的領域劃分界限呢?筆者認為,這需要明確以下三個問題:

首先,是認識問題。在劃分研究界限的認識上,必須堅持兩點論:一方面要承認,給秘書學劃定研究領域,到頭來可能只是一種姿態而已,甚至有失敗的危險。這是因為,不同的研究者有著不同的研究興趣、研究重點、研究層次、研究視角和研究方法。再說,任何一種劃分,哪怕是最權威的劃分,也缺乏約束的力量。另一方面也要承認,如果不大體上劃分其研究領域,那就會出現兩種后果:一是漫無邊際地研究,致使秘書學無所不包;二是研究領域過窄,致使秘書學的研究難以拓展。不論是哪一種后果,都有礙于秘書學的建設與發展。正確的認識,應象美國社學家亞歷克斯·英克爾斯所言:“那些界限應當象一件能勾畫出形體的寬大的斗篷,而不應當象一套僵硬的盔甲,盔甲固然能防御別的學科的人對同一領地提出要求,但它畢竟太約束人⑧

其次,是觀點問題。秘書學作為一門科學,即使研究內容再龐大,研究領域再廣泛,也總是要有個界限的。要給秘書學劃分研究領域,首先必須堅持發展的觀點,即從秘書學自身發展演變的過程,去劃分其研究領域。秘書學原來的研究領域是十分廣泛的,如清代的幕學著作,就包括刑名、錢谷、掛號、書啟、征比等知識。民國時期,由于政治制度的變革,秘書工作開始側重于文稿撰擬、文書處理和檔案管理等業務,因此研究文書與檔案的著作相繼問世。在五六十年代,檔案工作逐步獨立,檔案自成體系;文書工作日趨完善,文書學開始興起。自八十年代以來,寫作學另立門戶,行政學 走向成熟。這就是說,用發展的觀點來看,有不少研究內容不斷從秘書學中分化出去,不再屬于秘書學的研究領域。誠然,也有些研究內容不斷進入秘書學的研究領域,如秘書人才學、秘書教育學、秘書心理學和秘書美學等邊緣學科。如果將已經分化出去的研究內容繼續留在秘書學之中,或者將已經進入秘書學之中的研究內容繼續拒之門外,都不利于科學地劃分秘書學的研究領域。

再次,是途徑問題。要給秘書學劃分研究領域,還必須解決途徑問題。筆者借鑒社會學的研究成果,認為有三條途徑可供采用:一是歷史的途徑,即通過對早期秘書學著作的研究,尋找開創者們最為關心和感興趣的是什么內容。從八十年代初期問世的幾部秘書學著作來看,當時秘書學研究者共同關心和感興趣的內容是秘書史、秘書組織、秘書實務和秘書人員。其中的秘書實務,就包括了公文處理、公文寫作和檔案工作等相關學科的研究內容。“受其影響,在其后的秘書學著作中,大多沿襲了上述研究內容,且成一種傳統。不難發現,歷史的途徑可使秘書學的研究領域保持相對的穩定,保證秘書學發展的連續性。但它也有僵化的危險,因為傳統具有保守的天性。二是現實的途徑,即通過對近期秘書學著作的研究,探討研究者們最關心的是什

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么問題,以確定秘書學的研究領域。從九十年代初期間世的十余部秘書學著作來看,除了繼續保留秘書史、秘書組織、秘書實務和秘書人員等傳統領域外,又新增加了輔助決策、溝通信息、督促檢查、公共關系和辦公自動化等內容。⑩這種變化,不是研究者心血來潮,而是社會經濟和科學技術發展的必然產物。但是,秘書學研究的重復現象依然存在,且有不斷擴大之勢,除了沿襲公文處理、公文寫作和檔案管理等內容外,行政管理學的某些知識成為秘書學的研究領域之一。顯然,這是某種程度上的倒退。三是比較的途徑,即通過對秘書學與相關學科的對比分析,從總體上區分各自的研究范圍,將不屬于秘書學的內容歸還給相關學科。

三、秘書學領地知多少

劃分秘書學的研究領域,應本著宜寬不宜窄的原則,從而勾畫出一件形體寬大的“斗篷”來。筆者根據現有的秘書學著作(教材),擬將秘書學的研究領域界定為四個區域、25項內容:

(一)秘書史

秘書史主要研究秘書活動起源、形成和發展演變的過程,其任務有三:一是描述秘書活動的演進過程;二是總結秘書活動的歷史經驗;三是探討秘書活動的發展規律。秘書史的研究應包括以下內容:(1)中國秘書史,即綜合研究中國秘書活動起源、形成和發展演變的過程;(2)外國秘書史,即綜合研究外國秘書活動起源、形成和發展演變的過程;(3)國別秘書史,即研究某一國家或地區秘書活動發展演變的過程;(4)斷代秘書史,即研究某一朝代或某一歷史階段秘書活動發展演變的過程;(5)專題秘書史,即專門研究某項秘書活動發展演變的過程;(6)秘書思想史,即研究歷史上不同階級、階層和人物關于秘書活動的理論和主張。

(二)秘書理論

秘書理論是泛指關于秘書現象、秘書活動和秘書學自身的理性認識成果。其基本職能有三:一是描述;二是預言;三是解釋。①秘書理論研究應包括如下內容:(1)基礎秘書理論,即研究秘書學自身的理論,如秘書學的學科對象、邏輯起點、知識體系、相關學科、學科性質、研究方法和歷史演進等。(2)應用秘書理論,即研究秘書活動及其構成要素的理論,如秘書活動的性質和特點,秘書活動的職能和效率,以及秘書活動的主體、秘書活動的對象、秘書活動的空間和秘書活動的媒介等。此外,還有行業或部門的秘書活動。(3)交叉秘書理論,即研究秘書學與其他學科相互滲透而形成的邊緣學科的理論。

(三)秘書業務

秘書業務是指秘書人員或秘書部門的專業工作,由于秘書工作的范圍較為廣泛,且有擴大之勢,秘書業務也隨之不斷增加。其主要內容有:(1)文字工作,即文稿的撰擬和審核工作;(2)文書工作,即文書的制發、傳遞、辦理和保管工作;(3)信息工作,即信息的收集、加工、提供、存貯和檢索工作;(4)協調工作,即組織之間、工作之間和人與人之間關系的調整與改善工作;(5)督查工作,即對重大決策、中心工作、重要行

動和領導交辦事項的督促檢查工作;(6)信訪工作,即人民群眾的來信處理和來訪接待工作;

(7)提案工作,即對人大、政協、職代會等所提意見、建議、批評、提案和議案的辦理工作;(8)會

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議工作,即對會議和會談的準備、組織和善后工作;(9)接待工作,即對客人的迎送、招待和服

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