文件檔案管理制度常用[15篇]

　　在日新月異的現代社會中，制度對人們來說越來越重要，制度具有使我們知道，應該做什么，不應該做什么，懲惡揚善、維護公平的作用。一般制度是怎么制定的呢？以下是小編為大家收集的文件檔案管理制度，希望對大家有所幫助。

文件檔案管理制度1

　　為加強公司安全基礎檔案管理，發揮好檔案服務于安全工作的功能，完善安全管理過程監督，特制定本制度。

　　1、實行安全文件收發登記制度，上級來文和下發文件，先行登記、分類存放，按照領導簽批意見督辦落實。

　　2、文件應按照收發順序整齊放入檔案盒中，，卷首制作目錄，年終裝訂存檔。

　　3、嚴格按檔案管理要求建立健全各種基礎資料檔案，實行從業人員一人一檔，安全管理每一個過程一檔，每項活動、工作一檔，檔案資料做到真實、有效、完整。

　　4、基礎檔案資料要分類存檔保管，檔案分為長期檔案和短期檔案，短期檔案滿3年之后可以進行銷毀處理。

　　5、檔案基礎資料管理信息，必須實現從購置到退出市場的全過程監督，及時進行更新，確保檔案資料完整性。

　　6、檔案資料借出必須辦理相關登記手續，經公司主要領導審批同意后方可借閱。

　　7、檔案資料由安全科安排專人負責管理，實習專柜存放，落實防護措施，防止損毀。

文件檔案管理制度2

　　1目的

　　規范分公司檔案資料的管理工作。

　　2適用范圍

　　適用于分公司所有檔案資料的管理工作。

　　3職責

　　3.1行政部負責分公司的文件、資料的打印、歸類、發放及登記工作,并保存分公司在管理服務活動中形成的各類檔案。

　　3.2各部門負責管理本部門在管理服務活動中形成的各類檔案。

　　3.3分公司總經理負責上報分公司文件、對外公開文件的發放審批工作。

　　3.4分公司總經理負責審批已過保存期檔案資料的銷毀工作。

　　4實施程序

　　4.1歸檔保存的文件

　　4.1.1分公司在管理服務或公務活動中形成的工作計劃、外來文件、報告、質量記錄及與工作有關的圖表、統計資料等。

　　4.1.2在工作中形成的圖紙、操作說明書等技術檔案。

　　4.1.3在專門業務活動中形成的各種檔案,如:會議紀要、聲像檔案、工作記錄等專項檔案。

　　4.2文件、資料歸檔的要求。

　　4.2.1歸檔的文件資料必須字跡清楚工整,紙張及文件格式符合國家標準。

　　4.2.2歸檔的文件材料要完整齊全。

　　4.2.3每類建設工程竣工必須有兼職資料檔案管理員參加,對其文件材料(含有關圖紙等)完整性、準確性、系統性進行鑒定和驗收。

　　4.2.4保持歸檔文件材料之間的歷史聯系,并進行科學分類、立卷和編號。

　　4.2.5案卷題名應確切反映卷內文件內容,并區分保管期限。

　　4.3檔案資料的保管。

　　4.3.1所有檔案資料均由資料管理員管理。

　　4.3.2存放檔案必須有專用柜架,在排列上架時,應按照類別和保管部門的次序,自左向右,自上而下地排列,以便于管理和查找。

　　4.3.3底圖除修改、送曬外,不得外借。修改后的底圖入庫時,要認真檢查其修改、補充情況,并在檔案資料盒內的面層上注明修改情況。

　　4.3.4存入膠片、照片、錄像帶、軟盤、磁帶要用特制的密封盒和專門的卷盒,按編號順序排列在膠片柜或防火資料柜內。必要時采取復制、拷貝。

　　4.3.5每年一季度,對上一年度的.各種資料檔案進行歸檔,并對庫藏檔案進行清理核對和質量檢查工作,做到完好、齊全。對破損或載體變質檔案,要及時進行修補和復制,發現檔案發霉或蟲害要及時消殺。

　　4.3.6檔案資料柜需做好防盜等設施。

　　4.3.7質量記錄保存期為二年。

　　4.4檔案資料借閱管理。

　　4.4.1分公司所有人員都有保護檔案、借閱檔案的權利和義務。

　　4.4.2分公司員工查閱檔案資料,必須辦理登記手續。

　　4.4.3在借閱檔案資料時,應做到以下幾點:

　　4.4.3.1按規定辦理登記手續,定期歸還;

　　4.4.3.2要愛護檔案資料,不得丟失;

　　4.4.3.3所借檔案不得隨意折疊和拆散,不得對檔案隨意更改、涂寫;

　　4.4.4借出和歸還檔案時,應辦理清點手續,由資料檔案員和借閱者當面核對清楚。

　　4.4.5檔案如有丟失、損壞或泄密,要立即追究當事者責任。

　　4.4.6調離或辭職的人員,必須辦理文檔移交后方可辦理調離手續。

　　4.5檔案鑒定和銷毀

　　4.5.1檔案鑒定工作由檔案鑒定小組負責進行,鑒定小組由分公司總經理、各部門經理、資料檔案員和有關業務管理人員組成,日常的鑒定工作由行政部資料檔案員負責。

　　4.5.2檔案鑒定小組的任務:

　　4.5.2.1負責制訂檔案保管期限表;

　　4.5.2.2對到期檔案提出存、毀意見。

　　4.5.3確定保管期限原則

　　4.5.3.1對有長遠利用價值(如技術圖紙、操作說明書等),并能反映分公司職能活動和歷史面貌的檔案應永久保存。

　　4.5.3.2凡是在一定時間有利用價值的檔案分別為長期或短期保存。

　　4.5.4鑒定工作應該每年進行一次,由資料管理員在每年1月初提出。

　　4.5.5鑒定中發現檔案不準確、不完整,應及時責成有關人員負責修改和補充。

　　4.5.6銷毀檔案的程序包括:

　　4.5.6.1鑒定小組應列出需銷毀檔案的清單和撰寫銷毀報告分公司總經理審批,銷毀清單及報告要保存。

　　4.5.6.2檔案銷毀時,由行政部經理進行監銷并在銷毀清冊上簽名。

　　4.5.7銷毀檔案資料時,要嚴格執行保密規定,對在銷毀檔案過程中出現失密或對分公司造成損失的,將根據有關規定進行處理。

　　5相關文件和質量記錄表格

　　5.1《檔案管理制度》

　　5.2《保密規定》

　　5.3《文件發放登記表》

　　5.4《文件借閱登記表》

文件檔案管理制度3

　　一、目的

　　為加強與安全生產有關的文件、記錄和檔案管理，規范并確保各相關場所使用文件為有效版本，加強安全記錄控制和檔案管理，特制定此制度。

　　二、適用范圍

　　本制度適用于公司安全生產相關的文件、檔案資料的管理。

　　三、工作職責

　　1、企業主要負責人負責批準、發布安全、環保、職業健康等有關管理體系文件。

　　2、綜合管理部負責體系文件的審核、發放、更改、歸檔、保管和作廢文件的回收、銷毀，負責組織體系文件的編制、評審、修訂；負責檔案的收集、整理、立卷、保管、統計和利用等工作；負責有關上級來文的轉發。

　　3、安全環保部負責組織編制、修訂、評審與安全生產有關的各類文件，如安全管理制度、安全操作規程、作業指導書、事故應急救援預案、記錄匯編及其他支持性文件；負責安全生產相關法律、法規、標準、規范、規章等的收集、整理、匯總及發放。

　　4、職能部門負責職責范圍內文件的編制、審核，對職責范圍內記錄的格式及使用負責，對記錄填寫的規范性進行指導及監督，負責保管職責范圍內檔案的收集、保管和統計工作。

　　四、管理要求

　　1、安全生產相關文件的分類

　　（1）安全生產目標；

　　（2）機構和職責；

　　（3）安全投入；

　　（4）法律法規和管理制度；

　　（5）培訓教育；

　　（6）設備設施、工藝信息；

　　（7）作業安全；

　　（8）隱患排查；

　　（9）重大危險源監控；

　　（10）職業健康；

　　（11）應急救援；

　　（12）事故調查、報告和處理；

　　（13）績效評定和持續改進。

　　2、安全生產相關文件的編號和標識

　　安全標準化管理手冊、管理制度、操作規程、作業指導書、記錄等文件的編號由安全保衛科負責，按管理體系要求統一進行編號控制。

　　安全生產相關文件分為“受控”和“非受控”，并以印章標識。受控文件在更改時接受更改服務。持有文件人員因工作變動，應將“受控”文件交回文件發放部門。文件持有人不得私自復制文件，不得私自向外部人員借用、贈送、轉讓。

　　國家標準、行業標準、各級政府主管部門及上級單位下發的文件、規定等采用原名稱及原編號。

　　3、安全生產相關文件的編制、審核和批準

　　安全相關管理體系文件由安全保衛科組織編制、審核，職能部門負責編制、審核職責范圍內的文件。記錄表格的制定由職能部門同時進行，企業已有的表格，可在文件中直接引用。

　　受控文件經審核并確定發放范圍后，由企業主要負責人批準發布。

　　4、安全生產相關文件的`發放

　　行政辦公室負責安全生產相關文件的相關登記、發放工作，并填寫文件清單以便于核對文件版本和檢索。應確保文件使用的各場所都得到相關文件的最新版本。

　　安全生產相關文件的發放范圍由行政辦公室提出，企業主管領導或主要負責人批準后，由xx發放。

　　安全生產相關文件的發放、回收均要填制文件發放、回收記錄。企業建立局域網并實行無紙化辦公的，按照文件網上流轉程序實施文件的收發。

　　政策性方面主要的法律、法規、標準、規范、規章等由職能部門負責收集、整理、識別、登記，填制法律、法規與其他要求清單。

　　5、安全生產相關文件的評審、修訂

　　企業安全管理規章制度、安全操作規程、應急預案等應每年由原組織編制單位組織評審，對安全管理規章制度、安全操作規程、應急預案等的適用性、可操作性、合規性等進行評估。經評估需修訂的，或者由建議修訂的部門提出修訂意見和建議，由編制單位進行修訂、完善后按原審批程序進行發布。文件評審組織部門應保存文件評審和修訂的記錄。

　　對少量的變動可由更改人采用“劃線更正法”進行更改，當一頁有三處以上（含三處）的更改時，采取換頁的方式進行并標注修改次數。安全生產相關文件的版次號從1開始順序標注。當文件出現重大或多次修訂、機構發生重大調整等情況時，對體系文件作整體換版處置，并做出相應的換版標注。

　　所有安全生產相關文件的修訂方式由安全保衛科在文件修訂記錄注明“更改方式”和“負責更改的人員”。

　　6、安全生產相關文件的領用、借閱和復制

　　安全生產相關文件領用人應在發放記錄中簽字。因破損需重新領用文件的，由文件使用部門向文件發放部門提出申請后，以舊換新。若發生文件遺失，由遺失單位提出申請，經行政辦公室負責人審批同意后方可補發。

　　內外部人員借閱與安全管理體系有關的文件時，應填寫文件借閱復制記錄，由行政辦公室負責人批準；內外部人員需復制安全管理體系文件時，由分管領導批準。

　　7、安全生產相關記錄的格式設計和填寫

　　各部門專用的記錄格式，由各部門組織設計編制并經部門負責人審批后交安全保衛部備案。

　　記錄表格樣式的設計應能充分反映規定的活動，滿足支持性文件的有關要求。一般應包括：名稱、編號、日期、項目、數據、描述必要的結果、填寫部門、填寫人員、說明等。

　　安全生產相關記錄填寫要及時、準確、真實、內容完整、字跡清晰、不得隨意涂改。不得用鉛筆和圓珠筆填寫；如因某種原因不能填寫的項目，將該項用斜杠（／）劃去；各相關欄目責任人簽名不允許空白。如因筆誤或計算錯誤要修改原數據，應采用單杠劃去原數據，在其附近用黑色鋼筆或碳素筆填入更改后的數據，簽署更改人的姓名（或加蓋印章）、日期。

　　8、安全生產相關文件保管、作廢與銷毀

　　安全生產相關文件由編制部門或使用部門分類進行保管。需歸檔保存的安全生產相關文件，每年或項目完成時向檔案管理部門及時歸檔。

　　受控的安全生產相關文件失效或因其它原因需要作廢時，由原發放部門提出申請經領導批準后方可作廢，作廢的文件應及時從使用場所撤出，需保存的加蓋“作廢留存”印章，確保防止作廢文件的非預期使用。

　　對要銷毀的作廢文件，由原發放部門填寫文件記錄銷毀清單，經分管領導批準后方可銷毀。方式有：撕毀、燒毀、磁盤格式化，損壞光盤等。

　　9、安全生產檔案的分類

　　歸檔材料應是在生產過程中形成的與安全生產有關的各種文件、規章制度、技術資料、原始記錄、圖片、圖紙等資料。

　　應對下列主要安全生產資料實行檔案管理：

　　（1）安全生產目標；

　　（2）機構和職責；

　　（3）安全投入；

　　（4）法律法規和管理制度；

　　（5）培訓教育；

　　（6）設備設施、工藝信息；

　　（7）作業安全；

　　（8）隱患排查；

　　（9）重大危險源監控；

　　（10）職業健康；

　　（11）應急救援；

　　（12）事故調查、報告和處理；

　　（13）績效評定和持續改進。

　　10、安全生產檔案收集與移交的基本要求

　　歸檔材料應確保完整、準確真實、系統規范，反映企業安全生產各項活動的真實內容和歷史過程。

　　歸檔材料應按照國家有關檔案管理的規定、標準和要求，進行整理、編目造冊。

　　具有重要保存價值的電子文件，應與內容相同的紙質文件同時歸檔。

　　11、安全生產歸檔時間

　　各部門在安全生產活動過程中形成的材料可以按年歸檔，也可按項目活動內容歸檔。

　　12、安全生產檔案保存期限

　　安全生產檔案保管期限分為永久、長期（1—5）年、短期（1年以下）三種。

　　檔案管理人員調動工作時，必須辦理完安全生產檔案移交手續后方可離崗。

　　13、安全生產檔案的利用

　　借閱、復制有密級的安全生產檔案，必須按照國家有關保密的法律和法規辦理。

　　安全生產檔案利用中，要處理好安全生產檔案保密和利用的關系，既要保護企業的知識產權和商業秘密，保障企業的合法權益不受損害，又要充分發揮檔案的指導、借鑒等積極作用。在提供、利用、公布檔案時，不得損害國家利益和他人的合法權益。

　　14、相關記錄

　　文件清單

　　文件發放記錄

　　文件回收記錄

　　文件銷毀記錄

　　文件評審記錄

　　文件修訂記錄

　　文件借閱、復制記錄

文件檔案管理制度4

　　第一章文件管理制度

　　第一條本條規定所指文件是總公司及公司各部門與外界來往的文書及公司內部各部門來往文書,從行文、收發、歸檔全部過程的辦理與控制。

　　第二條公司與外部來往的文書的行文、收發、歸檔由綜合管理部統一辦理,綜合管理部指定人員負責往來文書的打印、復制、收發、登記、分類、校對、監印、歸檔管理。

　　第三條各部門指定專人負責公司內部文件的收發、登記、歸檔,建立文件的.收發登記簿。

　　第四條公司常用公文種類為:請示、批復、報告、通知、通告、決定、函、會議紀要等,要求按公文規定格式行文。

　　第五條以公司名義向上級機關呈報的請示、報告及公司關于人、財務方面的重要決定,發文字號為:×公司發[××年號]第×號。

　　第六條公司內部行文及對外發文,必須使用行文卡,擬稿人、打印校對人、核稿人、簽發人均須簽字方可行文。

　　第七條發文卡、文件底稿、正文由文件管理員留存登記后,方可蓋章行文。

　　第八條打印、復印資料憑部門負責人簽字的打印、復印申請單,任何人不得打印、復印私人材料。打印資料要由打字員先行校對、撰稿人再校。

　　第九條制發文件涉及到多部門時,由主辦部門與有關部門協商會簽。

　　第十條綜合管理部對傳閱的文件要及時收回處理。

　　第十一條公司重要文件資料及各部門接收的重要外來文件要及時叫中和管理部歸檔。

　　第二章檔案管理制度

　　第十二條公司的檔案工作基本原則是:集中管理與分散管理相結合,以集中管理為主。即公司檔案由綜合管理部集中統一管理,有關部門分類管理相關檔案,以便及時利用、維護檔案的完整與安全。公司各部門在各項活動中形成具有參考價值的文件、材料,由承辦部門、主辦人將其已辦完的文件、資料及時歸檔。

　　第十三條公司綜合管理部設專門檔案工作,負責管理公司的全部文書、科技材料等檔案,進行收集、整理、立卷、鑒定、保管。

　　第十四條歸檔資料包括:

　　1、公司與有關單位的來往信件,各種協議、合同;

　　2、公司會議記錄、紀要、決定;

　　3、公司制訂的計劃、統計、預算、決算、工作總結;

　　4、會議形成的領導講話、文件;

　　5、公司對外交流的文件、協議、報告等;

　　6、公司各部門的發文;

　　7、其它具有保存價值的文件、材料。

　　8、外單位發給各部門的抄送信件;

　　9、公司營業執照、稅務登記證等重要文件;

　　10、要的科技文件、技術資料、方案。

　　第十五條檔案的借閱

　　1、借閱檔案要履行借閱手續。借閱檔案只限在檔案室,不能帶出,必須帶出檔案室查閱的,需經部門負責人及綜合管理部負責人批準。

　　2、借檔人不得私自轉借、拆卸、調換、污損,所借檔案,不得在文件上圈點、畫線、涂改、不經允許不得復印檔案。

　　3、文件復制需經綜合管理部負責人批準。

文件檔案管理制度5

　　一、目的

　　加強文件檔案管理，規范公司文件檔案的收集、歸檔程序和方法，確保公司檔案的完整性、準確性和系統性。提供符合公司需求和保證管理體系有效運行的`證據。

　　二、適用范圍

　　適用于公司及各部門檔案的收集、整理、分類、利用及歸檔。

　　三、術語和定義

　　1、檔案：指公司過去和現在各級部門及員工從事業務、經營、企業管理、宣傳等活

　　動中所直接形成的對企業有保存價值的各種文字、圖表、賬冊、憑證、報表、電腦

　　盤片、聲像、膠卷、榮譽實物、證件等不同形式的歷史記錄。

　　2、檔案管理：就是指檔案的收集、整理、鑒定、保管、統計、提供利用等活動。

　　四、職責

　　1、行政人事部：

　　1）負責公司檔案的集中管理和制度執行及檢查工作，并負責督促指導部門檔案管理；

　　2）建立健全公司檔案管理制度，指導、監督和檢查執行情況；

　　3）收集、整理、分類、鑒定、統計、保管公司的檔案和其他資料；

　　4）負責公司檔案的利用和銷毀管理，監控檔案利用和銷毀的全過程，確保公司檔案的安全；

　　5）提高檔案信息的利用效率，促進信息傳遞和溝通；

　　6）負責組織學習和培訓檔案管理辦法、使用知識。

　　2、其他各部門相關人員：

　　1）負責在工作變動時，做好或協助移交工作，并及時通知行政人事部；

　　2）向行政人事部移交合同或文件資料原件或復印件；

　　3）負責本部門文件資料或合同復印件的日常收集、標識、貯存、保管、利用、歸檔；

　　4）財務部負責按規定獨立建檔保管財務檔案資料；

　　3、各部門檔案主管人員

文件檔案管理制度6

　　（一）目的

　　建立主要安全生產過程、事件、活動、檢查的安全記錄檔案，并加強對安全記錄的有效管理，充分利用文件和檔案信息資源，為安全生產服務,規范安全生產文件檔案材料保管借閱銷毀程序,特制定本規定。

　　（二）適用范圍

　　本制度適用于公司的文件、檔案管理。

　　（三）規范性引用文件

　　《中華人民共和國安全生產法》

　　《中華人民共和國檔案法》

　　（四）職責

　　1、行政人事處負責公司安全文件和檔案的日常管理。

　　2、公司各部門負責本部門的安全記錄和檔案的管理。

　　（五）管理要求

　　1.檔案管理范圍

　　1.1公司對涉及主要安全生產過程、事件、活動、檢查的安全生產資料（包括文件和記錄）定期歸檔，實施檔案管理。

　　1.2對一般的安全記錄按公司的《記錄控制程序》執行。

　　2.保管事項

　　2.1公司的安全生產文件和檔案的保管，要符合國家文件和檔案管理要求，有文件柜存檔的文件，使用文件夾檔案袋存柜，分類清楚合理，便于查閱，做到防火防潮防鼠防蛀清潔通風干燥。

　　2.2重要的文件檔案，要按時歸檔，存放在公司檔案室。

　　2.3一般文件、記錄，由各分廠、處室自行按規定保管。

　　2.4保管檔案的場所要做到有專人負責、配備滅火器材，標示嚴禁煙火標志。

　　2.5檔案箱、柜；鑰匙專人保管。無關人員不得進入檔案室。

　　2.6完善安全保管措施，防止檔案人為或自然的損壞。

　　2.7案資料的保管和存放應科學、規范，便于查找。

　　3.歸檔時間

　　3.1辦理完畢的文件，按工作階段性進行歸檔。

　　3.2按年度形成的文件，第二年上半年歸檔。

　　3.3凡是有法律效用的文件材料，一經識別就立即歸檔。

　　3.4凡是有機密性的文件，隨時形成，隨時歸檔。

　　4.文件和檔案保存形式檔案用紙張形式保管。

　　5.安全檔案的借閱

　　5.1凡本公司職工因工作需要查閱技術文件檔案，技術人員登記后方可查閱，其它人員須部門負責人批準，并經檔案員同意后，方可查閱；如查閱財務數據、考勤、工資等須部門分管領導批準，并經檔案員同意后，方可查閱；查閱其它文件的，須部門主管批準，并經檔案員同意后，方可查閱。

　　5.2查閱檔案需辦理登記手續，原件不外借，確因工作需要，須經主管部門批準，予以復制。

　　5.3公司重要的文件、技術資料、合同(協議)，未經公司領導批準同意，任何人不得查閱、借閱。

　　5.4專業工具書，一律實行先歸檔保存，再辦理借閱手續，如長期使用的，部門內部應自備一本。

　　5.5外單位來公司查閱檔案、資料，必須得到分管副總經理以上領導的批準同意。

　　5.6每次借閱檔案資料時間最長為半個月，可以續借，到期由檔案室人員負責催討，如須長期使用的.部門內部則復印予以備份，并保證文件內容不得外泄。

　　5.7查閱、借閱檔案資料人員，要愛護公司財產，使用過程中嚴禁在檔案、資料上劃線、標號涂改、抽取等損害檔案、資料的情況發生，違者嚴肅處理。

　　6.保密事項

　　6.1檔案管理人員要自覺遵守保密紀律，檔案內容不外傳。嚴禁任何人私自保管檔案。

　　6.2對公司下發的保密文件及重要會議材料各部門進行妥善保管，并進行登記管理，不得亂扔亂放

　　6.3保密文件的復制必須履行審批、登記手續。要嚴格按照批準的份數，不得擅自多印留存。復制文件應按原文密級進行管理，復制中形成的廢頁應作為密件銷毀。

　　6.4絕密級文件、資料和密碼電報不得全文抄錄，確因工作必須摘抄的，須經公司領導批準，并履行登記手續。未經同意，不得擅自復印、翻印和摘抄。

　　6.5報廢的、過期的檔案材料及檔案工作中形成的不需進檔的草稿紙，要進行登記，經主管領導審批，送往有關地點監督銷毀，確保保密安全。

　　6.6對夠不上密級又不宜公開的檔案，可劃為“內部”。

　　6.7密級和保密期限的確定和變更以及解密，必須經公司分管領導審核批準。

　　6.8查閱“絕密”檔案必須由總經理批準，未經批準不得復制和摘抄。

　　6.9“絕密”檔案必須放在保險柜中單獨存放。

　　6.10定期檢查檔案保密工作，發現問題及時處理。檔案人員應嚴格遵守保密紀律，防止泄密事件發生，對造成泄密事件的責任者，要視情節嚴肅處理。

　　7.修改、補充事項

　　7.1修改、補充科技檔案，必須填寫修改、補充申請單，并經分管副總經理以上領導審批后，方可修改，任何個人或部門不得擅自改動。

　　7.2檔案室必須對自己歸檔的科技檔案的修改，進行監督和檢查。

　　8.銷毀

　　8.1檔案室對已保管期滿，擬銷毀檔案提出存毀的初步意見，并對擬銷毀檔案按類別登記，由專業技術人員和檔案人員共同鑒定檔案，確定銷毀或續存，分別送交分管副總經理以上領導進行初審。

　　8.2匯總初審意見，編造檔案銷毀清單。銷毀清單是準備銷毀案卷的登記簿。同時還應該撰寫一份銷毀檔案的書面報告。

　　8.3銷毀清單連同銷毀檔案的書面報告送交公司總經理審核批準。

　　8.4銷毀時要進行監銷。

　　經鑒定批準銷毀的檔案，必須送指定地點銷毀，不準出賣或做其它用；銷毀檔案時必須派專人護送到指定地點，由兩人（或兩人以上）監督銷毀，并在銷毀清單上注明"已銷毀"字樣和銷毀日期，監銷人要簽名蓋章，以示負責。經審查不準銷毀的檔案仍繼續保存，并再銷毀清單上詳細注明。

　　8.5檔案銷毀的具體工作由辦公室承辦，并將銷毀清單歸檔。

　　對已到保存期限安全生產文件和檔案材料，由公司生產技術處或相關部門提出申請，由公司分管領導及相關負責人審核簽批，對審批同意銷毀的材料，由公司生產技術處或相關部門銷毀，并在銷毀記錄上簽字。

文件檔案管理制度7

　　1.目的

　　為提高公司文件處理工作的效率和質量,使之規范化、科學化、制度化,結合公司實際工作情況,特制定本制度。

　　2.范圍

　　公司在籌備、成立、生產、管理及產權變動過程中形成的具有保存價值的文件材料均列入歸檔范圍。

　　3.內容

　　3.1公司下列主要安全生產資料應進行檔案管理：主要安全生產文件、風險評價信息；培訓記錄；標準化系統評價報告；事故調查報告；檢查、整改記錄；職業衛生檢查與監護記錄；安全生產會議記錄；安全活動記錄；法定檢測記錄；關鍵設備設施檔案；應急演習信息；承包商和供應商信息；維護和校驗記錄；技術圖紙；人員資格證；安全評價報告等。

　　3.2公司各部門負責歸檔文件材料的收集和整理，并定期交行政部集中管理，任何人不得拒絕歸檔。

　　3.3歸檔文件材料必須齊全、完整、準確、系統、簽署完備。

　　3.4歸檔文件材料必須準確地反映企業生產、基建和生產管理等各項活動的真實內容和歷史面貌。

　　3.5歸檔文件材料必須層次分明，符合其形成規律，保持同一案卷內文件材料的有機聯系。

　　3.6歸檔的文件材料主要包括紙質、光盤、磁帶、照片及底片、膠片、實物等各種載體形式。

　　3.7歸檔的文件材料必須為正本，本企業編制的文件應附發文底稿。

　　3.8歸檔的具有永久、長期保存價值的電子文件應有相應的紙質文件材料一并歸檔保存。

　　3.9非紙質文件材料應與其文字說明一并歸檔。

　　3.10外文（或少數民族文字）材料若有漢譯文的應與漢譯文一并歸檔，無譯文的要譯出標題后歸檔。

　　3.11為便于保管和利用，歸檔的文件材料用的紙張必須優良，紙面清潔，書寫文件材料應用碳素墨水或藍黑墨水，禁用圓珠筆、鉛筆、紅墨水、純藍墨水及復寫紙等不牢固的書寫材料。書寫工整、圖像、字跡清晰。

　　3.12歸檔范圍及保管期限

　　3.13歸檔時間：

　　（1）管理性文件材料一般應在辦理完畢后的第二年第1季度連同收發簿一同移交行政部歸檔。

　　（2）凡專項工程、專題項目等由發生部門將文件材料整理后經部門領導及項目負責人審定后向行政部移交歸檔。周期長的可分階段、單項歸檔。

　　（3）外購設備儀器或引進項目的文件材料在開箱驗收或接收后即時登記，安裝調試后歸檔。

　　（4）工程項目在竣工驗收后三個月內接收歸檔。

　　（5）每年形成的財務檔案，由行政部及有關部門保存一年，在下一年的第一季度內向行政部移交歸檔。

　　（6）電子文件邏輯歸檔實時進行，物理歸檔應與紙質文件歸檔時間一致。

　　（7）榮譽檔案由給合辦收集整理后于次年統一歸檔。

　　（8）聲像檔案在每次活動結束后整理歸檔。

　　（9）相關會議（技術會議、專題會議、年度工作會議），在會議結束后歸檔。

　　（10）外出、出差考察材料由當事人在回來后一個月內整理歸檔。

　　（11）變更、修改、補充的文件材料隨進歸檔。

　　（12）公司內部機構變動和職工調動、離崗時留在部門或個人手中的文件材料隨時歸檔。

　　（13）公司產權變動過程中形成的文件材料隨時歸檔。

　　3.14檔案查（借）閱制度

　　檔案借閱是行政部的日常業務工作，是檔案更好地為生產提供利用服務的基本形式，為做好檔案管理工作，特制訂如下制度：

　　（1）凡本公司有關人員，因工作需要借閱檔案者，一般只允許在行政部閱檔室查閱。查閱內容根據檔案密級程度，取得相關領導簽字，同時做登記。

　　（2）本公司有關人員如有實際情況必須借出者，須辦理相關手續，超過兩天以上歸還者，須經領導批準簽字。但要如期歸還。

　　（3）借閱檔案者應愛護檔案，確保檔案的完整性，不得擅自涂改、勾畫、剪裁、抽取、拆散或損毀。借閱檔案交還時，須當面查看清楚，如發現遺失或損壞，應及時反映給主管領導。

　　（4）外單位借閱檔案者，須持單位介紹信，且經總經理批準后方可借閱，只限在本室查閱，一律不外借，且抄摘內容也須經總經理同意審核后方能帶出。

　　（5）凡屬不成熟的現行技術資料及保密文件一律不外借。

　　3.15檔案的保密制度

　　（1）凡屬密級檔案，必須正確地標明密級，并妥善存放。

　　（2）非綜合行政部人員不得隨便進入行政部，行政部門窗及箱柜應及時關鎖。

　　（3）全體職工對密級檔案、文件、資料均須嚴格執行企業保密規定，不失密。否則應追究責任。

　　（4）凡查閱密級檔案，均須辦理審批和借閱手續，一般只允許在閱檔室查閱，不得帶出或復制，確屬需要者須辦理相關手續。

　　（5）查閱人員對檔案內容承擔保密義務，違反規定造成后果者必須追究責任。

　　（6）檔案人員要忠于職守，認真執行各項保密制度。

　　（7）定期對保密檔案保管情況進行檢查，發現問題及時處理。

　　3.16行政部管理制度

　　（1）檔案存入檢查：

　　1）檔案出入行政部要清點、登記。

　　2）定期對檔案保管狀況進行全面檢查，做好記錄，發現問題要采取積極有效措施，保證檔案的安全。

　　（2）行政部管理：

　　1）行政部未經許可，外來人員不得擅自進入。

　　2）檔案柜、卷排列科學、合理、整齊、美觀，便于調卷。

　　3）行政部門窗須安裝窗簾，行政部內采用白熾燈且照度不超過100lx。

　　4）避免光線直射檔案，更不能在烈日下曝曬檔案。防止有害生物對檔案的危害。

　　5）行政部嚴禁堆放食品和易燃易爆物，必須配備適合檔案用的消防器材并禁止吸煙，定期檢查，杜絕一切發生火災的可能。

　　8）行政部須做到八防：防火、防盜、防光、防有害氣體、防潮、防濕、防蟲、防塵。

　　9）做好檔案接收、移交、保管、鑒定、利用各檔案構成情況的.準確、及時、科學的統計工作。

　　10）建立健全檔案的接收、移交、庫藏、保管、利用和鑒定銷毀等統計臺帳。

　　3.17檔案鑒定、銷毀制度

　　（1）根據《檔案法》中的相關規定，編制本企業的檔案保管期限表。其中會計檔案見會計檔案保存期限表。

　　（2）保管期限分永久、長期、短期三種。介于兩種保管期限，保管期限從長。

　　（3）從檔案的內容、來源、時間、可靠程度、名稱等方面監別檔案的價值。

　　（4）檔案通過鑒定，要求保管期準確，案卷質量達到規定標準。如果鑒定中發現檔案不準確，不完整，應及時責成有關部門修改、補充。

　　（5）銷毀檔案必須嚴格掌握，慎重從事。銷毀前要造具清冊、提出銷毀報告報總經理審批。銷毀檔案時要嚴格執行保密規定，由鑒定小組指定人員會同保密、保衛人員銷毀或監銷，防止失密。檔案銷毀時要有二人以上監銷，并在清冊上簽字。

　　3.18檔案工作人員崗位職責

　　（1）認真學習貫徹執行《檔案法》和檔案工作的方針、政策，堅持以法治檔，忠于職守，全心全意為本部門各項工作做好服務。

　　（2）負責管理本部門的檔案，做好各門類、各種載體檔案的接收、收集、登記、整理、編目、保管、借閱。

　　（3）積極做好檔案的服務利用工作，編制必要的檢索工具和參考資料，及時準確地提供利用。

　　（4）做好檔案的“八防”工作，確保檔案的完整與安全。

　　（5）嚴格遵守“保密制度”工作，未經批準，不得擅自擴大檔案的借閱范圍，不得泄露檔案的保密內容。

　　（6）負責對本部門檔案工作進行監督、檢查和指導。

文件檔案管理制度8

　　1目的

　　為進一步規范公司的安全檔案管理工作，充分保障公司安全管理工作的有效性和長期性，根據《中華人民共和國國安全生產法》、《安徽省安全生產條例》、《中華人民共和國國檔案法》及有關規定，結合我公司職業健康安全的實際狀況，特制訂本制度。

　　2范圍

　　本制度適用本公司范圍內安全文件檔案的建立、更新、使用、保存管理。

　　3術語

　　3.1安全檔案是指公司在安全管理活動中形成的，對企業、國家及社會安全生產具有保存與利用價值的各種文字、圖表、聲像等不同形式的歷史記錄。

　　4主要職責

　　4.1凡是各單位在日常職業健康安全管理、生產管理、設備管理、技術管理及業務聯系工作中，形成的有保存價值的與職業健康安全有關的文件材料、各類檢測證書、報告、安全制度、教育試卷、工作記錄、聲像資料等都應按規定收集齊全，整理歸檔。

　　4.2生產安環部負責公司安全檔案管理檢查督促工作，負責對公司的安全檔案分級管理做出規定。

　　4.3各部門應加強安全檔案管理工作的領導，明確一位負責人主管安全管理檔案工作，保證安全管理檔案工作所需的必要條件。各單位負責各自的安全檔案管理工作。

　　4.4各部門應設置專門安全管理檔案柜，落實安全管理檔案管理人員，集中統一管理本單位安全管理檔案。

　　4.5公司綜合辦負責收集歸檔公司以文件形式下發的有關安全管理方面的各類材料；負責收集建立職工各類職工健康體檢材料的歸檔工作。

　　4.6安全管理檔案工作是公司安全管理的基礎性工作，是維護公司安全生產、經濟利益、合法權益的重要依據，是公司信息資源的重要組成部分。各部門對本單位安全管理檔案具有依法管理、保護、使用的職責。任何個人不得將安全管理檔案據為己有或拒絕歸檔。

　　4.7各級安全生產管理人員應忠于職守，認真執行有關法律法規、制度和標準，協助公司、各單位對收集的安全管理檔案材料的完整程度、準確性以及保存價值進行審核。

　　5工作內容

　　5.1安全管理檔案范圍一般包括但不限于以下內容：

　　5.1.1企業基本情況的內容：企業名稱、地址、法定代表、聯系電話、經濟類型、人數、生產規模、主要原材料及產品、工藝流程、安全管理機構與安全員等。

　　5.1.2企業生產經營場所平面布置圖，并標注清楚以下內容。

　　部門與車間、倉庫等的位置、面積或重要生產、經營、儲存設施、設備的位置、型號、規格等；

　　重大危險源的位置、數量等；

　　主要應急救援設施、設備、器材的位置、數量、型號。

　　5.1.3公司安全生產重點監控部位一覽表（重大危險源、消防重點部位、重點設備、易燃易爆和有毒物質儲存地點及相關危險危害因素分析）。

　　5.1.4公司應急救援體系建設情況。內容包括：事故應急救援預案、應急救援隊伍組成及聯系方式、各類應急救援設施、設備器材的數量以及應急救援演練情況等。

　　5.1.5公司安全組織方面的內容

　　1. 主要負責人的安全資格證書。

　　2. 安全管理人員的安全資格證書。

　　3. 總廠職業健康安全管理網絡。

　　4. 其他與安全組織方面有關的內容。

　　5.1.6企業安全管理制度及相關文件、計劃、總結方面的內容

　　安全目標管理

　　安全生產責任制

　　法律法規標準規范管理

　　安全投入管理

　　安全文件和檔案管理

　　風險評估和控制管理

　　安全教育培訓管理

　　特種作業人員管理

　　設備設施安全管理

　　建設項目安全“三同時”管理

　　生產設備設施驗收管理

　　生產設備設施報廢管理

　　施工和檢維修安全管理

　　危化品及重大危險源管理

　　作業安全管理（動火、高空、受限空間、動力介質等）

　　相關方及外用工（單位）管理。

　　職業健康管理

　　勞動防護用品（具）管理

　　安全檢查及隱患排查治理

　　應急管理

　　事故管理

　　安全績效評定管理

　　安全會議制度

　　安全機構設置與人員配置管理

　　安全操作規程

　　安全通則

　　安全生產管理考核制度

　　參觀人員安全告知書

　　特種設備安全管理（機電類、承壓類）

　　上報的各種安全生產方面的計劃、總結、報告等材料。

　　安全活動日管理制度

　　上級部門有關安全生產方面的文件、通知及執行情況匯報、記錄。

　　其他與安全相關的管理制度

　　5.1.7安全監督執法檢查方面的內容

　　各級政府及行業主管部門監督檢查所發的安全監察指令書等各類執法文書。

　　落實執行各類文件所采取的措施及落實情況及其上報上級主管部門的報告及記錄。

　　安全監督執法方面的其他文件、文書和記錄。

　　5.1.8安全檢查方面的內容

　　日常檢查記錄及處理情況記錄。

　　月、季度及年度檢查記錄及處理情況記錄。

　　安全檢查存在問題整改通知書及整改情況記錄。

　　各方面安全檢查的計劃安排、檢查記錄及處理情況。

　　各項檢查的總結匯報材料。

　　其他與安全檢查相關的材料。

　　5.1.9安全教育培訓方面的內容

　　安全培訓計劃。

　　公司主要負責人、中層管理人員、安全管理人員及班組長安全培訓的記錄。

　　員工三級安全教育記錄。

　　特種作業人員和特種設備作業人員資格證書及教育培訓記錄。

　　換崗教育培訓記錄。

　　日常安全、宣傳、教育培訓記錄及總結。

　　應急救援培訓、演練記錄及總結。

　　5.1.10安全投入方面的內容

　　全年安全投入的計劃及專項安全投入計劃。

　　安全、宣傳、教育培訓投入的情況記錄。

　　隱患整改方面的.投入記錄。

　　防護用品方面的投入記錄。

　　安全防護設備、設施方面的投入記錄。

　　安全評價、安全管理體系建設、安全代理方面的投入。

　　其他與安全有關的投入。

　　5.1.11工傷保險方面的內容

　　參加工傷保險員工的名單。

　　為員工繳納保險費的憑證或單據。

　　發生工傷的員工獲得工傷保險理賠的憑證或單據。

　　其他與工傷保險相關的文件、憑證或單據。

　　5.1.12職業衛生健康管理方面的內容

　　具有職業病危害的崗位情況及可能產生的職業病種類。

　　具有職業病危害的崗位的預防措施情況。

　　具有職業病危害的崗位定期檢測檢驗報告。

　　接觸職業病危害崗位的員工及其身體檢查情況。

　　確診為職業病的員工情況及其身體檢查、治療記錄。

　　與職業病防治相關的文件、材料。

　　勞動防護用品管理制度及其落實執行情況的記錄。

　　各類勞動防護用品發放記錄。

　　員工使用和佩戴勞動防護用品的記錄。

　　其他與勞動防護用品有關的文件、材料。

　　5.1.13“三同時”管理方面的內容

　　有關安全設施和職業衛生方面“三同時”項目的文件、材料。

　　“三同時”項目的設計圖紙及相關資料。

　　“三同時”項目的竣工驗收報告及相關資料。

　　其他與“三同時”項目相關的文件、資料。

　　5.1.14安全防護設備（含職業健康衛生設備，下同）方面的內容

　　各類安全防護設備的種類及型號等基本情況資料。

　　各類安全防護設備管理部門及設備運行情況記錄。

　　各類安全防護設備運行維護保養情況記錄。

　　應急救援設備的種類、數量和型號及管理部門、狀況等記錄。

　　其他與安全防護設備相關的文件、資料和記錄。

　　5.1.15用電管理方面的內容

　　企業用電管理制度及落實情況記錄。

　　配電室運行狀況記錄。

　　臨時用電申請及拆除記錄。

　　配電箱等用電設施運行狀況記錄。

　　5.1.16特種設備方面的內容

　　特種設備的設計文件、制造單位、產品質量合格證明、使用維護說明等文件以及安裝技術文件和資料。

　　特種設備的定期檢驗和定期自行檢查的記錄，特種設備使用證。

　　特種設備的日常使用狀況記錄。

　　特種設備及其安全附件、安全保護裝置、測量調控裝置及有關附屬儀器儀表的日常維護保養記錄。

　　特種設備運行故障和事故記錄。

　　5.1.17事故調查處理方面的內容。

　　發生事故情況經過介紹。

　　事故調查組成人員名單及事故調查的相關會議記錄。

　　事故調查收集各類證據。

　　事故分析會記錄。

　　關于事故的原因分析、責任認定和防護措施的相關決定文件。

　　按“四不放過”原則對事故進行處理的文件。

　　企業月度事故報表。

　　其他與事故相關的文件、材料。

　　5.1.18其他與安全生產相關的內容

　　5.2收集與移交的基本要求

　　5.2.1歸檔材料必須是總廠在生產過程中形成的與職業健康安全管理有關的各種文件、規章制度、技術資料、原始記錄、圖片、圖紙等資料。

　　5.2.2歸檔材料應確保完整、準確、系統，反映公司安全生產各項活動的真實內容和歷史過程。

　　5.3歸檔時間

　　5.3.1基礎建設、物料購置與處理、產品生產等活動中形成的與職業健康安全相關聯材料，在項目結束后整理歸檔。

　　5.3.2各單位在安全管理過程中形成的材料可以按每月、每季或年歸檔，也可按項目或活動歸檔。

　　5.4安全檔案工作人員負責有關歸檔材料的審核。

　　5.5安全檔案工作人員應對各部門送交的各類安全管理檔案認真檢查。檢查合格后交接雙方在移交清冊（一式兩份）和檢查記錄上簽字，正式履行交接手續。接收電子檔案時，應在相應設備、環境上檢查其真實有效性，并確定其與內容相同的紙質安全生產檔案的一致性，然后辦理交接手續。

　　5.6檔案管理

　　5.6.1各單位安全管理檔案整理應根據自身實際情況按各自管理職責分類保存，便于科學管理與利用。

　　5.6.2安全管理檔案保管期限為永久、長期（2—5年）、短期（2年以下）三種。

　　5.6.3對保管到期的安全管理檔案應進行鑒定。對經過鑒定后已失去保存價值的相關檔案，應寫出鑒定報告并編制銷毀清冊，報主管負責人審批。銷毀相關檔案時必須嚴格執行相關的檔案管理規定，銷毀清冊應長期保存。

　　5.6.4應建立安全管理檔案統計工作制度，并按規定向上級有關部門報送安全生產檔案工作基本情況。

　　5.7檔案利用

　　5.7.1安全管理檔案的利用，要處理好保密和利用的關系，既要保護總廠的知識產權和商業秘密，保障企業的合法權益不受損害，又要充分發揮安全生產檔案的指導、借鑒作用。

　　5.7.2公司應積極主動地接受各級安全生產監督管理部門對公司安全檔案管理工作的監督指導，開展企業安全生產檔案信息服務工作。

文件檔案管理制度9

　　一、目的

　　通過對經營部檔案的管理確保公司所有經營資料的完整性并保障公司經營活動的可追溯性,有效督導經營部職員嚴格執行相關工作程序并作為公開、公平考核經營部職員工作成績的依據。

　　二、適用范圍

　　適用于經營部所有工作人員的檔案管理,并作為經營部人員文件處理程序指導文件。

　　三、管理職責

　　3.1經營部配備檔案管理員運用專用電腦及文件柜開展檔案管理工作。

　　3.2檔案管理員負責經營部檔案的電腦輸入、輸出處理及分類整理、保密管理,提供檔案處理意見;負責對檔案的完整性及審批程序與公司工作程序及制度的核對工作;負責管理檔案的借閱、外調;負責客戶定單的傳真、確認工作。

　　3.3經營部主管負責檔案管理員的工作指導、監督及檔案資料處理的建議工作;負責經營部職員經營資料的監督管理及相關經營資料評審程序監督管理。

　　3.4經營部職員按工作程序開展工作并配合檔案管理員工作及時提供準確、全面的經營資料,以便于轉化為經營部檔案。

　　3.5財務部負責經營部合同、定單、發貨記錄等經濟類檔案的審計、統計、報告工作;負責經營部檔案管理專用電腦與財務部電腦聯網的管理工作。

　　3.6總經理負責財務部與經營部檔案管理工作的協調及監督;負責經營部經營資料歸檔情況的監督;負責經營部檔案借閱、外調的審批及經營部檔案處理的最終審批。

　　3.7董事長負責財務部對經濟類檔案管理工作的監督審核及報告的審批。

　　四、管理程序

　　4.1經營部合同必須依照公司相關要求逐級審批后簽訂并結合合同評審文件方可視為有效文件存檔。

　　4.2客戶訂單經逐級審批后發貨的文檔方可視為有效文件存檔。

　　4.3客戶反饋情況的書面報告、經營部職員工作總結報告、經營部工作計劃(工作報告)經有關人員或領導批示意見后方可視為有效文件存檔。

　　4.4經營部會議記錄由參會人員簽名后作為有效文件存檔。

　　4.5客戶聯系資料、客戶經營情況由客戶負責人簽名后作為有效文件存檔。

　　4.6經營部投標文件經公司領導確認標書內容之日起存檔。

　　4.7量體訂制的客戶個人資料自客戶驗收產品之日起存檔。

　　4.8發貨記錄自倉庫發貨并傳真客戶確認之日起作為有效文件存檔。

　　4.9經營部職員出差記錄、經營部制度及工作程序文件由經營部負責人簽名確認后交檔案管理員整理記錄作為有效文件存檔。

　　4.10檔案管理員將1-9文件轉化為檔案時必須依據有效文件要求進行核對后方可進行文件轉化處理。

　　4.11檔案管理員發現不符合要求的文件應反饋至經營部負責人進行監督協調,保障文件的有效性。對于未按程序要求確立的文件經營部負責人應調查研究事情原因并出具說明性文件交總經理審批后作為該文件的補充資料一同交檔案管理員進行存檔管理。

　　4.12檔案管理員應對不完整的文件監督并催促相關人員或領導補充完整進行轉化并管理。

　　4.13檔案管理員應先對有效文件進行分類整理編號,并就文件名稱、文件編號、主題內容、歸檔時間、檔案年限、存放位置等相關內容輸入專用電腦并按數據庫管理要求進行檔案管理。

　　4.14檔案管理員的檔案柜應進行分類編號并將檔案按電腦內所示內容及存放位置放入專用檔案柜。

　　4.15經營部打印資料由檔案管理員于專用電腦及設備進行操作,便于文件的轉換工作。未在專用電腦中處理過的合同文件必須原文輸入電腦,合同原件放于檔案柜內。

　　4.16財務部電腦與經營部檔案管理專用電腦聯網并進行維護工作。便于隨時查閱、審核、統計合同、發貨單、客戶訂單等相關經濟類檔案資料。

　　4.17借閱經營部檔案須經營部負責人同意;外調經營部檔案須經經營部負責人同意并有總經理簽名同意。檔案管理員應對借閱、外調檔案進行登記并及時督促回收。

　　4.18檔案管理員應參照《公司機密管理程序》保證經營部檔案的保密工作,設置電腦密碼、鎖好檔案柜,保管好鑰匙。保障檔案的整潔,進行對檔案柜防潮、防蟲處理,對電腦資料進行及時備份處理。

　　五、獎懲條例

　　5.1檔案管理員恪盡職守,保證了文件轉化為檔案資料手續的`準確正規,保證了檔案資料的機密性、保證了公司經營的有效追溯的將進行表彰及相應的經濟獎勵。

　　5.2經營部職員能主動、及時、準確、全面的提供文件資料進行歸檔工作,全力配合檔案管理員進行工作的將進行表彰并將能此工作配合和檔案資料內體現的內容作為經營部職員工作考核、評定工資、獎金的主要依據。

　　5.3對于違反檔案管理程序條例,未按程序進行文件審批,不準確、全面提供文件資料,未配合檔案管理員工作的將進行批評、警告及經濟處罰并作為工作不良記錄存檔,供工作考核、評定工資、獎金時的重要依據。

　　5.4對于未按照本程序進行操作的檔案管理員按所造成的影響和損失進行批評、警告及相應經濟處罰,并作為工作考核、評定工資、獎金的主要依據。

　　5.5對于未經許可私自動用檔案管理專用電腦,私自開啟檔案柜,私自調閱檔案資料,私自對進行檔案資料復印、拷貝的將依照《公司機密管理程序》相關條款進行處罰并作為不良記錄存檔。

文件檔案管理制度10

　　1、人事檔案應通過機要交通轉遞或派專人送取，不得郵寄或交本人自帶。

　　2、轉遞檔案必須齊全完整，按照規定整理裝訂，嚴包嚴封，不得扣留材料或分批轉出。

　　3、為使人事檔案能隨著人事調動或職務的變動而及時轉遞，人事檔案管理員應在人事檔案密封前通過人事檔案網絡管理系統檢查是否有應歸檔的`材料。

　　4、轉移檔案材料必須填寫統一規定的“人事檔案轉遞通知單”，和檔案材料一起放入檔案袋內密封，并以機密件發出。

　　5、對寄出的檔案，一個月內未收到轉遞單回執的，應寫信（或電話）催問，查明原因。

　　6、凡已調離人員的人事檔案，一年后仍未轉遞走的要收取一定的保管費用。

文件檔案管理制度11

　　一、公司員工必須切實做好文件檔案的收集、分類、整理、立卷、歸檔工作，保證文件檔案資料的齊全完整，使文件檔案管理工作達到標準化、制度化、規范化的要求。

　　二、凡是公司在工作中形成的.文件和具有查考利用價值的各類資料、原始記錄、出版物、各種圖表薄冊、照片以及與本公司生產經營活動相關的上級事文等都要齊全完整地收集、整理、立卷、保管。

　　三、人事部門要做好公司員工人事檔案的收集、整理、立卷、管理工作，確保資料完整。

　　四、文件資料檔案的保管、查閱。

　　1、所有檔案必須入框上架，科學排列，便于查找，避免暴露或捆扎堆放。

　　2、文件柜要保持整潔衛生，要定期檢查、經常核對文件檔案資料，發現問題及時處理、報告并做好相關記錄，確保文件檔案資料的完整與安全。

　　七、公司內部員工因工作需要查閱檔案資料，須報請公司領導批準，外單位人員要查閱、復印公司檔案，必須持單位介紹信并經本公司領導批準后，方可查閱；公司所有檔案一律不允許外借。

　　八、對于公司機密文件及檔案的管理，要有專柜存放并單獨設鎖，無關人員不準接觸，工作人員要嚴守機密。

文件檔案管理制度12

　　1.目的

　　為進一步規范公司安全文件、檔案管理工作，有效地保障安全生產管理工作的順利進行。根據《中華人民共和國安全生產法》、《中華人民共和國檔案法》及有關規定，結合公司實際，制定本制度。

　　2.適用范圍

　　適用于本公司安全文件、檔案管理

　　本制度所稱安全文件、檔案是指在安全生產管理活動中直接形成的，對國家、社會及企業安全生產具有保存和利用價值的各種文字、圖表、聲像等不同形式的歷史記錄。

　　3.管理體制與職責

　　3.1公司的安全生產直接責任人負責安全生產檔案工作的領導，指定一位檔案管理員，負責檔案日常管理工作。

　　3.2安全生產檔案管理員應具有安全生產及檔案專業知識，集中統一管理本公司安全生產檔案，對各部門、車間的安全生產檔案工作進行監督與指導。

　　3.3安全生產管理檔案員職責

　　(1)凡是企業生產及業務活動中形成的有保存價值的與安全關聯性文件材料都應按規定收集齊全，整理歸檔。

　　(2)建立健全安全生產檔案管理責任制和規章制度。

　　(3)安全生產檔案管理員應忠于職守，認真執行有關法律、法規和相關標準，協助各職能部門、車間對收集的安全關聯歸檔材料的完整程度、準確性以及保存價值進行審核。

　　(4)公司辦公室負責收集公司領導在企業安全管理和參加重大安全生產活動中形成的材料。

　　4.檔案的范圍、收集與移交

　　4.1安全生產檔案范圍包括以下內容：

　　1)基礎檔案

　　(1)企業基本情況；

　　(2)廠區平面布置圖；

　　(3)主要管理人員登記表；

　　(4)企業證照文書；

　　(5)危險化學品登記證；

　　(6)職業危害申報表及申報回執單；

　　(7)應急預案備案回執單；

　　(8)重點部位、關鍵裝置和危險崗位一覽表；

　　(10)特種設備登記表；

　　(11)特種作業人員登記表(附操作證復印件)。

　　2)組織機構

　　(1)安全生產組織架構圖；

　　(2)關于成立安全生產領導小組的通知；

　　(3)關于任命安全生產管理人員的決定；

　　(4)關于印發安全生產職責和安全管理制度的通知。

　　(5)其他與安全組織有關的內容。

　　3)安全職責

　　各部門、各級人員安全生產職責

　　4)安全管理制度

　　安全標準化規定的安全管理制度。

　　5)安全操作規程

　　6)教育培訓

　　(1)企業安全教育培訓計劃；

　　(2)企業主要負責人、管理人員的安全教育培訓記錄；

　　(3)員工三級教育培訓卡；

　　(4)員工三級安全教育培訓記錄；

　　(5)特種作業人員安全教育培訓記錄；

　　(6)復轉崗、“四新”安全教育培訓記錄；

　　(7)日常安全、宣傳、教育培訓記錄及總結；

　　(8)應急救援預案演練記錄及總結，

　　(9)其他安全培訓記錄。

　　7)安全檢查

　　(1)各級政府及行業主管部門監督檢查所發的安全檢查指令書、整改通知書等各類執法文書；

　　(2)企業執行各類執法文書所采取的措施及上報主管部門的報告；

　　(3)安全監督執法方面的`其他文件、文書和記錄。

　　(4)安全檢查及整改通知書(企業自檢部分)。

　　(5)車間(部門)、班組例行安全檢查記錄；

　　(6)各專項安全檢查的計劃安排、檢查記錄；

　　(7)安全生產領導小組組織季度、年度安全檢查記錄；

　　(8)各項安全檢查的處理情況及整改驗收記錄；

　　(9)各項安全檢查的總結匯報材料；

　　8)安全投入

　　(1)全年安全投入的計劃及專項安全投入計劃；

　　(2)安全、宣傳、教育培訓投入的情況記錄；

　　(3)安全隱患整改方面的投入記錄；

　　(4)勞動防護用品方面的投入記錄；

　　(5)安全防護設備、設施方面的投入記錄；

　　(6)安全評價、職業安全健康管理體系、安全文化建設的投入；

　　(7)其他與安全有關的投入。

　　9)“三同時”

　　(1)有關安全設施和勞動防護職業衛生方面“三同時”項目的文件、資料；

　　(2)“三同時”項目的設計圖紙及相關資料；

　　(3)“三同時”項目的竣工驗收報告及相關資料；

　　(4)其他與“三同時”項目相關的文件、資料。

　　10)防護裝置(含職業衛生設備、下同)

　　(1)各類安全防護設備的種類及型號等基本情況資料；

　　(2)各類安全防護設備運行維護保養情況記錄；

　　(3)應急救援設備的種類、數量、型號及管理部門、狀況記錄；

　　(4)其他與安全防護設備相關的文件、資料和記錄；

　　11)特種設備

　　(1)特種設備制造單位、合格證書、使用說明書、安裝技術文件和資料；

　　(2)特種設備的定期檢驗記錄；

　　(3)特種設備的日常使用及維護保養記錄；

　　(4)特種設備安全附件、安全保護裝置、測量調控裝置及有關附屬儀器儀表的日常維修保養記錄；

　　(5)特種設備運行故障和事故記錄。

　　12)安全用電

　　(1)變、配電室運行狀況記錄。

　　(2)臨時用電申請及拆除記錄；

　　(3)配電柜(箱)、控制柜(箱)等用電設施運行記錄；

　　(4)變配電室平面圖及供電系統圖。

　　13)工傷保險

　　(1)參加工傷保險員工的名單；

　　(2)企業為員工繳納保險費的憑證或單據；

　　(3)發生工傷的員工獲得工傷保險理賠的憑證或單據；

　　(4)其他與工傷保險相關的文件、憑證或單據。

　　14)職業病防治

　　(1)本公司內產生職業病危害的崗位情況及可能產生的職業病種類；

　　(2)產生職業病危害的崗位的預防措施情況；

　　(3)產生職業病危害的崗位定期檢測檢驗報告；

　　(4)接觸產生職業病危害的崗位的員工及其身體檢查情況；

　　(5)確診為職業病的員工情況及其身體檢查、治療記錄；

　　(6)其他與職業病防治相關的文件、材料。

　　15)勞動防護用品

　　(1)各類勞動防護用品發放記錄；

　　(2)員工使用和佩戴勞動防護用品的記錄；

　　(3)其他與勞動防護用品有關的文件、材料。

　　16)事故調查處理

　　(1)事故調查收集各類證據；

　　(2)事故調查的相關會議記錄；

　　(3)工傷事故調查處理報告書(表)；

　　(4)按“四不放過”原則對事故進行處理的文件；

　　(5)其他與事故相關的文件、資料。

　　17)消防安全

　　(1)消防安全管理制度及落實情況記錄；

　　(2)消防安全管理組織機構和各級消防安全責任人的崗位職責；

　　(3)消防設施、器材平面布置及應急疏散平面圖；

　　(4)火險火災應急處置預案框圖及實施細則；

　　(5)義務消防隊人員名單及其消防裝備情況；

　　(6)建筑物或者場所施工、使用前的消防設計審核、驗收以及消防安全檢查的文件、資料；

　　(7)消防設施、器材及防火材料的合格證明材料；

　　(8)消防設施、器材定期檢查、測試報告以及維修保養記錄；

　　(9)有關電氣設備檢測(包括防雷、防靜電)等記錄資料；

　　(10)火災隱患及其整改情況記錄；

　　(11)其他與消防安全相關的文件、資料和記錄。

　　18)其他與安全生產相關的內容。

　　4.2收集與移交

　　(1)歸檔材料應是企業開展安全生產標準化管理中形成的各種文件、記錄、臺帳、規章制度、原始資料、圖片、圖紙、技術資料等。

　　(2)歸檔材料應確保完整、準確、系統，反映企業安全生產標準化管理活動的真實內容和歷史過程。

　　(3)用紙、用筆標準(不用鉛筆、圓珠筆)，字跡清晰。

　　(4)具有重要保存價值的電子文件，應與內容相同的紙質文件同時歸檔。

　　(5)本公司及各部門在安全生產管理過程中形成的材料應隨時歸檔，對基礎建設、物料購置與處理、產品生產等活動中形成的與安全相關材料，可在項目結束后整理歸檔。

　　(6)安全生產檔案管理員負責有關歸檔材料的審核。

　　(7)安全生產檔案管理員應對各部門送交的各類安全生產檔案認真檢查。檢查合格后交接雙方在移交清冊(一式二份)上簽字，正式履行交接手續。接受電子安全生產檔案時，應在相應設備、環境上檢查其真實有效性，并確定其與內容相同的紙質安全生產檔案的一致性，然后辦理交接手續。

　　(8)在資產與產權變動時，本公司安全生產領導小組應負責安全生產檔案處置工作的組織協調，按國家有關法規做好善后工作。其安全生產檔案由接受單位或原主辦單位保存。

　　5.檔案處理

　　1)根據公司安全標準化管理要求，安全管理檔案建檔，與危化品企業安全標準化《評審標準》一致，設立以下檔案類別，并根據其歸檔內容分別編制檔案目錄。

　　(1)法律、法規和標準

　　(2)機構和職責

　　(3)風險管理；

　　(4)管理制度；

　　(5)培訓教育；

　　(6)生產設施及工藝安全

　　(7)作業安全

　　(8)職業健康

　　(9)危險化學品管理

　　(10)事故與應急

　　(11)檢查與自評

　　2)特殊載體安全生產檔案(錄像帶、照片、磁盤)可按載體形式、所反映問題或形成時間進行分類編目，并分別保存，注明與相關紙質檔案文件的編號。

　　3)檔案保存，設專用柜屜，采取防火、防潮、防蟲、防盜等措施，確保安全生產檔案安全。對破損或載體變質的安全生產檔案要及時進行修補和復制。

　　4)安全生產檔案保管期限分永久、長期(五年)、短期(一年)三種。

　　5)對保管到期的安全生產檔案，由本公司安全生產領導小組及檔案工作人員進行鑒定，對經過鑒定后已失去保存價值的安全生產檔案，應寫出鑒定報告并編制銷毀清冊，經鑒定人員簽字后，報安全生產第一責任人審批。銷毀安全生產檔案時必須履行簽字手續，由兩人以上監銷，銷毀清冊長期保存。

　　6)安全生產檔案工作人員調動工作時，必須辦理完安全生產檔案移交手續后方可離崗。

　　6.檔案利用

　　(1)安全生產檔案的借閱、復制必須經本公司安全生產第一責任人或安全生產直接責任人的批準。

　　(2)在提供、利用、公布安全生產檔案時，不得損害國家利益和他人的合法權益。

　　(3)應積極主動地接受安全生產監督管理部門對安全生產檔案管理工作的監督指導。

文件檔案管理制度13

　　1、目的

　　為了規范安全生產文件檔案的管理，確保文件檔案的完整性、合理性、科學性，使其為今后工作開展提供參考資料和文獻，特制定本制度。本制度適用于公司與安全生產有關的文件檔案的管理。

　　2、職責

　　2.1、安全生產規章制度和操作編程的編制、評審和修訂由行政部牽頭，生產部主管收集、整理、編制并擬定文件和制度，公司總經理簽字同意生效后可以下發各部門實施和遵守。

　　文件的使用：安全生產標準化體系管理文件由行政部統一發放，并做好發放登記工作；技術性文件由生產部門負責發放，并做好發放登記工作；其他部門的專業文件由主管部門負責發放，并做好發放登記工作。

　　2.2、各單位負責本單位文件檔案的管理，并負責監督檢查和考核。

　　2.3、各單位安全員負責本單位文件檔案的'收集、歸檔和保管。

　　3、內容

　　3.1、文件資料收集

　　安全生產文件檔案內容如下：安全生產會議記錄（含紀要）、安全費用提取使用記錄、員工安全教育培訓記錄、勞動防護用品采購發放記錄、危險源管理臺帳、安全生產檢查記錄、授權作業指令單、事故調查處理報告、事故隱患整改記錄、安全生產獎懲記錄、特種作業人員登記記錄、特種設備管理記錄、外來施工隊伍安全管理記錄、安全設備設施管理臺賬（包括安裝、運行、維護等）、有關強制性檢測檢驗報告或記錄、新改擴建項目“三同時”、風險評價信息、職業健康檢查與監護記錄、應急演習信息、技術圖紙等。

　　3.2、立卷歸檔

　　3.2.1、文件資料應根據其相互聯系、保存價值分類立卷，保證檔案的齊全、完整，能反映安全生產主要情況，以便保管和利用。 3.2.2應根據文件資料的重要性，案時間永久、長期和短期等三種進行時間整理，分類歸檔。

　　3.2.3 、各單位在每年2月底前對上年度的文件資料進行歸檔，統一保存。

　　3.2.4、各種文件資料按一定特征進行排列和系統化，應層次分明，編寫頁碼，填寫卷內文件資料目錄。

　　3.2.5、不同價值，不同性質的文件資料應當區別管理，單獨立卷。

　　3.3、檔案保管

　　3.3.1、檔案應入柜上架，科學排列，避免暴露和捆扎堆放。

　　3.3.2、應采取防潮、防蟲措施，防止檔案損壞。

　　3.4、檔案借閱

　　3.4.1、文件資料檔案借閱，必須借閱手續，借閱當案要注意保護，不得丟失、損壞、涂改，要如期歸還，到期不能歸還者，要說明情況，并辦理續借手續。

　　3.4.2、借閱的檔案要注意保密，未經許可，不得隨意公開、發表或轉借他人。

　　3.4.3、歸還檔案時，由檔案管理人員當面查點清楚，并在借閱登記本上注銷。

　　3.5、檔案銷毀對于過期并失去保存價值的文件資料，經單位領導批準，可以定期銷毀，必要時做好銷毀記錄。

文件檔案管理制度14

　　第一章 總則

　　第一條 為使團委學生會文件管理上規范化，對學生會各種文字材料實行科學有效的管理，形成一定的歷史資料，為今后工作提供必要的依據和經驗、教訓。特制定本制度。

　　第二條 學生會檔案由綜合部統一收集管理，由辦公室主任直接負責。

　　第三條 學生會各中心部門未經辦公室主任許可不得隨意翻看。

　　第二章 檔案分類

　　第一條 文件類：學院下發的正式文件，上級學生會下發的正式活動文件，學生會轉發及下發的正式文件。

　　第二條 申請類：學生會各中心部門的活動申請、經費申請、場地申請，學生社團活動申請、活動參與申請等。

　　第三條 計劃類：學生會學期工作計劃，學生會各中心、各部門學期工作計劃，學生會各中心、各部門各項活動策劃，學生社團學期工作計劃、學生社團各項活動策劃。

　　第四條 總結類：學生會學期工作總結，學生會各中心、各部門學期工作總結，學生會各中心、各部門各項活動總結，學生社團學期工作總結。

　　第五條 學生干部檔案類：學生會全體成員檔案（個人申請、筆試試卷、筆試面試成績單等），學生社團負責人檔案。

　　第六條 會議記錄類：學生會全體成員大會會議記錄，主席團會議會議記錄，團委擴大會議會議記錄，部長聯席會議會議記錄，各中心中心例會會議記錄，各部門部門會議會議記錄（備案）。

　　第七條 媒體信息類：學生會各項活動的照片、視頻。

　　第八條 報刊類：學生會所刊發的各類簡報、雜志。

　　第九條 其他類：學生會資產管理資料（財務報表、辦公場所使用登記表等），學生會日常工作管理資料（簽到表、通知簿、值班日志、活動綜合測評、考核匯總表等），學生會外聯資料，學生會集體獲得的獎品、紀念品等。

　　第三章 檔案日常管理

　　第一條 學生會各類檔案必須按照類別、編號存放，各類文件需準備電子稿件及打印件兩種，電子稿由辦公室主任保存，紙質稿存檔。

　　第二條 學生會檔案屬學生會內部資料，學生會檔案資料不得隨意外借。任何部門或個人如需借用，須向辦公室主任遞交正式書面申請使用，并征得辦公室主任的同意，重要資料借出須經得執行主席同意。檔案負責人應記錄檔案名稱、數目及借出時間、歸還時間。任何個人原因導致檔案資料的意識，都將追究其個人的相應責任。

　　第三條 每年年末，辦公室主任負責組織各分管主席共同將本年各種檔案按照分類、編號獨立裝訂。組織機構換屆時，檔案須送至團委審閱，并于新一屆團委學生會成立后移交新一任辦公室管理。

　　第四章 檔案材料的收集

　　第一條 學生會各中心、部門有責任和義務配合綜合部的'材料收集。在相應的時間及時上交有關材料，材料上交工作完成程度將列入《學生會部門考核條例》進行考核。

　　第二條 各中心部門須上交的材料包括：學期工作計劃、活動策劃書、活動花費清單、活動正式通知、班級學生工作考評表、活動綜合測評、活動總結、團學工作計劃報表、會議記錄、各類申請、登記表等。

　　第三條 各中心學期工作計劃在學期開學初由分管主席交至辦公室主任。活動策劃書、活動花費清單、活動正式通知、班級學生工作考評表、活動總結在部門活動結束后一周內由分管主席將電子稿發送至學生會辦公室郵箱，相關紙質稿交至綜合部。

　　第四條 團學工作計劃及總結報表分管主席以中心為單位在每周六晚十點之前將電子稿發送至學生會辦公室郵箱。辦公室主任收集、整理、匯總后將電子稿發送至團委書記、執行主席郵箱。

　　第五條 各中心、部門會議記錄、申請及其他材料在每月月末由分管主席統一收集整理后定期交至綜合部。

　　第六條 綜合部負責將所有電子材料整理歸檔并打印，打印的紙質稿作為紙質檔案歸檔。

文件檔案管理制度15

　　一、目的

　　為了規范安全生產文件檔案的管理,確保文件檔案的完整性、合理性、科學性,使其為今后工作開展提供參考資料和文獻,特制定本制度。

　　本制度適用于公司與安全生產有關的文件檔案的管理。

　　二、職責

　　2.1 安全環保部負責制定本制度,并負責綜合監督管理。

　　2.2 各部門負責本部門文件檔案的管理,并負責監督檢查和考核。

　　2.3 各部門管理人員負責本單位文件檔案的`收集、歸檔和保管。

　　三、內容

　　3.1文件資料收集,安全生產文件檔案內容如下:

　　3.1.1國家有關安全生產法律法規、標準規范及其他要求。

　　3.1.2上級主管部門安全生產文件、批復文、領導指示材料及會議資料等。

　　3.1.3公司安全生產文件、安全生產管理制度、安全操作規程、安全會議記錄材料、安全學習資料、領導指示材料等。

　　3.1.4安全生產工作計劃、總結、報告等。

　　3.1.5各種安全活動記錄、安全管理臺賬、事故報告、安全通報等。

　　3.1.6供應商、承包商相關材料。

　　3.1.7安全設施檢測、校驗報告、記錄等。

　　3.1.8安全、職業衛生評價報告。

　　3.2立卷歸檔

　　3.2.1文件資料應根據其相互聯系、保存價值分類立卷,保證檔案的齊全、完整,能反映安全生產主要情況,以便保管和利用。

　　3.2.2應根據文件資料的重要性,按時間永久、長期和短期等三種進行時間整理,分類歸檔。

　　3.2.3各部門在每年2月底前對上年度的文件資料進行歸檔,統一保存。

　　3.2.4各種文件資料按一定特征進行排列和系統化,應層次分明,編寫頁碼,填寫卷內文件資料目錄。

　　3.2.5不同價值,不同性質的文件資料應當區別管理,單獨立卷。

　　3.3檔案保管

　　3.3.1檔案應入柜上架,科學排列,避免暴露和捆扎堆放。

　　3.3.2應采取防潮、防蟲措施,防止檔案損壞。

　　3.4檔案借閱

　　3.4.1文件資料檔案借閱,必須辦理借閱手續,借閱檔案要注意保護,不得丟失、損壞、涂改,要如期歸還,到期不能歸還者,要說明情況,并辦理續借手續。

　　3.4.2借閱的檔案要注意保密,未經許可,不得隨意公開、發表或轉借他人。

　　3.4.3歸還檔案時,由檔案管理人員當面查點清楚,并在借閱登記本上注銷。

　　3.5檔案銷毀

　　對于過期并失去保存價值的文件資料,經單位領導批準,可以定期銷毀,必要時做好銷毀記錄。

　　四、本制度由安全環保部制定并負責解釋,自發布之日起實施。

【文件檔案管理制度】相關文章：

文件檔案管理制度10-07

公司檔案及文件管理制度02-16

文件檔案管理制度01-04

文件檔案管理制度07-24

文件檔案管理制度10-06

文件檔案管理制度10-25

生產文件檔案管理制度01-11

檔案文件資料管理制度07-30

文件和檔案管理制度05-04

文件檔案管理制度[優選]09-04