辦公室文員工作總結(jié)范文
在這一個(gè)月時(shí)間，我對(duì)自己接手的幾項(xiàng)工作進(jìn)行了總結(jié)和梳理，以使自己在新的一年中再接再勵(lì)做好本職工作。
一、檔案管理：
1、文件收集：文件結(jié)案后，原稿歸檔。歸檔時(shí)，要檢查文件的本文及附件是否完整，如有短缺，應(yīng)即補(bǔ)足。
2、文件整理：點(diǎn)收文件后，應(yīng)依下列方式整理：
a.中文直寫文件以右方裝訂為原則，中文橫寫或外文文件則以左方裝訂為原則。
b.右方裝訂文件及其附件均應(yīng)對(duì)準(zhǔn)右上角，左方裝訂則對(duì)準(zhǔn)左上角理齊釘牢。
c.文件如有皺折、破損、參差不齊等情形，應(yīng)先整補(bǔ)，裁切折疊，使其整齊劃一。
3、檔案分類：應(yīng)視案件日期、內(nèi)容、部門組織、業(yè)務(wù)項(xiàng)目等因素分類。一般情況按照部門將文件分類，重要文件個(gè)別歸類。
4、檔案編號(hào)：各類文件用一定順序依次排列，以便查閱。檔案分類各級(jí)編號(hào)內(nèi)應(yīng)預(yù)留若干空檔，以備將來組織擴(kuò)大或業(yè)務(wù)增繁時(shí)，隨時(shí)增補(bǔ)之用。檔案分類各級(jí)名稱及其代表數(shù)字一經(jīng)確定，不宜任意修改。
5、保存期限：
a.永久保存：
(1)公司章程；
(2)股東名簿；
(3)組織規(guī)程及辦事細(xì)則；
(4)董事會(huì)及 股東會(huì)紀(jì) 錄；
(5)財(cái)務(wù)報(bào)表；
(6)政府機(jī)關(guān)核準(zhǔn)文件；
(7)不動(dòng)產(chǎn)所有權(quán)狀及其他債權(quán)憑證；
(8)工程設(shè) 計(jì)圖；
(9)其他經(jīng)核定須永久保存的文書。
b.10年保存：
(1)預(yù)算、決算書類；
(2)會(huì)計(jì)憑證；
(3)事業(yè)計(jì)劃資料；
(4)其他經(jīng)核定須保存10年的文書。
c.5年保存：
(1)期滿或解除之合約；
(2)其他經(jīng)核定保存5年的文書。
d.1年保存：結(jié)案后無長(zhǎng)期保存必要者。
e.規(guī)章由規(guī)章管理部門永久保存，使用部門視其有效期間予以保存。
6、檔案清理：定期清潔檔案柜，注意防蛀、防潮、防霉變。
7、檔案借閱：僅限于可以外借的檔案，借閱人簽字借閱，并保證原物完整歸還、無污損。
二、辦公用品管理：辦公用品包括辦公文具、耗材、各種票據(jù)等。
1、辦公用品的采購(gòu)遵循“成本最低，質(zhì)量最佳”的原則，每月集中采購(gòu)一次。對(duì)急需品實(shí)行急需急購(gòu)，上門配送的方法。
2、采購(gòu)的辦公用品到貨后，由文員進(jìn)行清點(diǎn)、驗(yàn)收、登記后按物品種類分區(qū)堆碼在文件柜里。
3、規(guī)定各部門每月填寫“辦公用品需求計(jì)劃”，根據(jù)實(shí)際需求采購(gòu)。文員根據(jù)往年辦公用品的領(lǐng)用記錄，確定各種辦公用品的存量，保障采購(gòu)量的合理性。
4、對(duì)消耗品實(shí)行按需申購(gòu)，限量領(lǐng)用。
5、辦公用品領(lǐng)用，需做辦公用品領(lǐng)用記錄，并由領(lǐng)用人簽字。
6、辦公用品庫(kù)存應(yīng)定期進(jìn)行盤點(diǎn)，一年二次，做到賬物相符，出現(xiàn)盤盈或盤虧應(yīng)查找原因，調(diào)整存量記錄。
7、定期對(duì)供應(yīng)方提供的產(chǎn)品質(zhì)量和服務(wù)質(zhì)量進(jìn)行分析，終止嚴(yán)重不合格的供方供貨。
三、辦公設(shè)備管理：
（一）復(fù)印機(jī)、打印機(jī)使用管理：
1、 復(fù)印、打印文件由文員統(tǒng)一管理，嚴(yán)格控制打印、復(fù)印個(gè)人文件。
2、 文員隨時(shí)注意打印機(jī)、復(fù)印機(jī)的運(yùn)行狀況，發(fā)現(xiàn)異常盡快維修和保養(yǎng)。
（二）電腦、網(wǎng)絡(luò)管理：
1、各電腦使用人發(fā)現(xiàn)故障及時(shí)報(bào)告辦公室并進(jìn)行維修，辦公室建立電腦檔案，對(duì)電腦的相關(guān)軟硬件設(shè)備的使用及維護(hù)等進(jìn)行登記。
2、注意防止病毒感染，定期安排用病毒測(cè)試軟件進(jìn)行檢測(cè)，一旦發(fā)現(xiàn)病毒要進(jìn)行清理。
3、注意經(jīng)常檢查電腦設(shè)備的防塵、防濕、防高溫、防高壓損害工作。
（三）辦公電話、傳真管理：
1、文員負(fù)責(zé)登記每月電話費(fèi)用。
2、定期抽查打印電話、傳真清單，以查處和杜絕公話私用。
3、時(shí)時(shí)關(guān)注新的話費(fèi)優(yōu)惠政策，按需求辦理更實(shí)用的資費(fèi)方法。
四、公司日常事務(wù)接待：
對(duì)于公司日常造訪的客人，文員主動(dòng)詢問客人情況，并做出傳達(dá)，為客人倒水，以周到的服務(wù)展現(xiàn)良好的公司文化。
五、辦公環(huán)境的維護(hù)：
文員負(fù)責(zé)公司董事長(zhǎng)辦公室、總經(jīng)理辦公室、行政辦公區(qū)的衛(wèi)生，需每天作到：
1、每天早上要提前15分鐘到辦公室，上班前將衛(wèi)生打掃完畢；
2、擦拭辦公桌椅、清潔地板衛(wèi)生；收拾好茶杯，茶籃、紙籃、煙灰缸，傾倒紙簍；
3、整理辦公桌，更換最新的報(bào)刊雜志；
4、燒好開水，保證上班前開水供應(yīng)；
5、全天時(shí)時(shí)注意辦公室衛(wèi)生，發(fā)現(xiàn)雜物及時(shí)清理。
6、下班后收拾好茶杯，檢查電器開關(guān)、電源是否關(guān)閉。
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