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絕對要看:商務英文信函寫法大全篇
書信是日常生活中常用的文體,是用以交涉事宜、傳達信息、交流思想、聯絡感情、增進了解的重要工具。書信一般可分為商務信件或公函(Business Letter or Official Correspondence)和私人信件(Private Letter)兩大類。值得注意的是,英語書信的寫法與漢語書信有一些明顯區別,應特別加以區分。英語書信通常包括下面幾個組成部分:信端、信內地址、稱呼、正文、結束語、簽名、附件、再啟等。下面我們將逐個進行介紹。
1、信端(Heading)
信端即信頭,一般包括寫信人的地址和寫信日期。一些正式信函的信端還包括發信人或單位的電話號碼、電報掛號、電傳、傳真和郵政編碼等。 西方國家中有些信端甚至還有單位負責人的姓名、職務和職稱等。 信端的目的是使收信人一看便知道書信來自何處,何時發出,便于復信和查閱。用一般的信紙寫信時,信端應寫在信紙的右上角,若字數較多,可從信紙中間或偏右的地方寫起。若字數較少,可適當多向右移一些,使整個信端的重心落在右上角。
信端的寫法主要有并列式和斜列式兩種。從目前情況來看,前者更為常用。采用并列式時,每行開頭要左對齊;采用斜列式時,每行開頭逐次向右移二三個字母的距離。例如:
(1)并列式
16 Fuxing Street
Haidian District
Beijing
Post Code: 100035People’s Republic of China
Tel: 63211234
Aug. 20, 2004
(2)斜列式(Indented Form)
16 Fuxing Street
Haidian District
Beijing
Post Code: 100035
People’s Republic of China
Tel: 63211234
Aug. 20, 2004
寫信端時,先寫發信人的地址,地點的名稱按由小到大的順序排列,然后是其它項目和發信日期。具體次序是:第一行寫門牌號和街名;第二行寫區名、市(縣)名、省(州、邦)名,往國外寄的信,還要寫上國家的名稱;國家名稱的前面加上郵政編碼,其后可寫上電話號碼,最后一行寫發信日期。如果寫信人的地址是機關單位的名稱,則將其作為第一行。如果寫信人的單位沒有門牌號碼和街名,則第一行可寫上所在班級或專業組的名稱;第二行寫系、科、室名稱;第三行寫學校名稱;第四行寫市(縣)、省(州)名稱;然后再寫郵政編碼、國名、電話號碼、發信日期等項。
如果使用標點符號,則在每行末尾加逗號,最后一行的末尾加句號。但當前的信件中行末大都不加標點符號,但在每行之內該用標點符號的地方,仍要用標點。特別要注意的是,門牌號碼和街名之間要加逗號。月份和日期之間不可用逗號。在西方國家,城市名稱之后往往寫有字母或數字(如 New York, 103),表示城市的郵政編碼。
關于發信日期的寫法,應注意以下幾點:
①年份應完全寫出,不能簡寫。
②月份要用英文名稱,不要用數字代替。
③月份名稱多用公認的縮寫式。但 May, June, July, 因為較短,不可縮寫。
④寫日期時,可用基數詞1,2,3,4,5,……28,29,30,31等,也可用序數詞 lst, 2nd, 3rd, 4th, 5th, ……28th, 29th, 30th, 31lst等。但最好用基數詞,簡單明了。
日期可有下列幾種寫法:
① Oct. 20, 2004
② 10 May., 2004
③ 3rd June, 2004
④ Sept. 16th, 2004
其中,①最為通用。
2、信內地址(Inside Address, Introductory Address)
信內地址收信人的姓名和地址,寫在信紙的左上角,從信紙的左邊頂格開始寫,低于寫
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